Mengenal objek database

Tabel

Access menata informasi Anda ke dalam tabel: daftar baris dan kolom yang mengingatkan pada bantalan akuntan atau lembar bentang. Setiap tabel menyimpan informasi tentang subjek tertentu, sehingga sebagian besar database menyertakan lebih dari satu tabel.

Setiap baris dalam tabel disebut rekaman, dan setiap kolom disebut bidang. Catatan berisi semua informasi tertentu untuk entitas tertentu, seperti pelanggan atau pesanan. Bidang adalah item tunggal informasi tentang entitas tersebut. Dalam tabel Produk, misalnya, setiap baris atau catatan akan menyimpan informasi tentang satu produk. Setiap kolom atau bidang berisi beberapa tipe informasi tentang produk tersebut, seperti nama atau harganya. Jika Anda belum terbiasa dengan database tersebut, pelajari dasar-dasar database.

Kueri

Dalam database yang dirancang dengan baik, data yang ingin Anda sajikan melalui formulir atau laporan biasanya terletak dalam beberapa tabel. Anda menggunakan kueri untuk mengambil informasi tersebut dari berbagai tabel dan menyusunnya untuk ditampilkan dalam formulir atau laporan.

Kueri bisa berupa permintaan untuk hasil data dari database Anda, atau bisa digunakan untuk melakukan tindakan pada data, atau mungkin keduanya. Gunakan kueri untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan sederhana, melakukan penghitungan menggunakan data, menggabungkan data dari tabel yang berbeda, dan menambahkan, mengubah, atau menghapus data dari database.

Ada banyak tipe kueri, tetapi dua tipe dasarnya adalah:

Formulir

Forms seperti kasus tampilan di toko—kasus tersebut memudahkan untuk menampilkan atau masuk ke item database yang Anda inginkan. Mirip dengan formulir kertas, formulir Access adalah objek yang dapat Anda atau pengguna lain tambahkan, edit, atau tampilkan data yang disimpan di database desktop Access Anda. Sangatlah penting untuk mendesain formulir Anda dengan mengingat penggunaan. Misalnya, jika untuk beberapa pengguna, formulir yang dirancang dengan baik membantu membuat entri data akurat, cepat, dan efisien.

Laporan

Laporan menawarkan cara untuk menampilkan, memformat, dan meringkas informasi dari database Access Anda. Misalnya, buat laporan sederhana nomor telepon untuk semua kontak atau laporan ringkasan tentang total penjualan di seluruh kawasan dan periode waktu yang berbeda.

Laporan berguna saat Anda ingin menyajikan informasi dalam database Anda untuk:

• Menampilkan atau mendistribusikan rangkuman data.

• Mengarsipkan snapshot data.

• Menyediakan detail tentang rekaman individual.

• Membuat label.

Makro

Makro adalah alat yang memungkinkan Anda mengotomatisasi tugas dan menambahkan fungsionalitas ke formulir, laporan, dan kontrol. Misalnya, jika Anda menambahkan tombol perintah ke formulir dan mengaitkan kejadian OnClick tombol ke makro, tombol kemudian menjalankan perintah setiap kali tombol diklik.

Access menyediakan lingkungan desain untuk membantu Anda membuat makro. Pada dasarnya, Anda menggunakan bahasa pemrograman yang disederhanakan untuk menyusun daftar tindakan yang akan dilakukan. Beberapa tindakan memerlukan informasi tambahan, seperti bidang mana yang ditampilkan untuk mengisi. Lingkungan desain memudahkan untuk membuat makro, saat Anda memilih dari daftar tindakan dan mengisi informasi.

Makro digunakan untuk mengotomatisasi serangkaian tindakan, membuat perubahan pada data dalam database, dan banyak lagi. Melalui tampilan Desain, makro menyediakan subset perintah yang tersedia di Visual Basic for Applications (VBA). Sebagian besar orang merasa lebih mudah untuk menyusun makro untuk menambahkan fungsionalitas ke formulir, laporan, dan kontrol daripada menulis kode VBA, tetapi Anda selalu bisa mengonversi makro ke VBA dari dalam tampilan Desain.

Anggaplah Anda ingin membuka laporan secara langsung dari salah satu formulir entri data Anda. Tambahkan tombol ke formulir Anda lalu buat makro yang membuka laporan. Makro dapat berupa makro mandiri (objek terpisah di database), yang kemudian terikat ke kejadian OnClick tombol, atau makro dapat disematkan secara langsung ke kejadian OnClick tombol itu sendiri. Mana pun caranya, saat tombol diklik, makro akan berjalan dan membuka laporan.

Modul

Modul adalah kode VBA yang Anda tulis untuk mengotomatisasi tugas dalam aplikasi Dan untuk menjalankan fungsi akhir yang lebih tinggi. Anda menulis modul dalam bahasa pemrograman VBA. Modul adalah kumpulan deklarasi, pernyataan, dan prosedur yang disimpan bersama-sama sebagai unit.