Membuat kueri dengan lebih dari satu sumber data

Cobalah!

Sering kali, untuk mendapatkan jawaban yang diperlukan, Anda membuat kueri yang mengumpulkan informasi dari lebih dari satu tabel atau dari kombinasi tabel dan kueri.

Mulai menggunakan gabungan

Terkadang Anda harus menggunakan data dari lebih dari satu sumber (tabel atau kueri) untuk menjawab pertanyaan. Misalnya, Anda mungkin ingin melihat berapa banyak pelanggan di kawasan tertentu yang memesan produk tertentu.

Saat Anda menambahkan lebih dari satu sumber data, Access menggunakan hubungan yang sudah ada dan ditentukan di antara mereka atau membuat gabungan di antaranya untuk tujuan kueri. Gabungan hanyalah tipe hubungan antar sumber data dalam kueri.

Gabungan dalam

Sebagian besar gabungan adalah gabungan dalam. Hal ini berlawanan dengan gabungan luar, yang dibahas dalam kueri Create dengan gabungan luar.

Gabungan dalam mengembalikan data dari satu sumber saja ketika menemukan rekaman yang cocok di sumber lain. Misalnya, jika Anda meminta informasi tentang produk dan pesanan, Anda hanya melihat data untuk produk yang memiliki pesanan yang cocok.

Gabungan mandiri

Gabungan mandiri menggabungkan dua salinan tabel atau kueri yang sama. Gunakan untuk menggabungkan rekaman dari tabel yang sama ketika ada nilai yang cocok dalam bidang yang digabungkan.

Misalnya, Anda memiliki tabel Karyawan yang mencantumkan semua karyawan di organisasi Anda, termasuk manajer. Tabel berisi bidang Laporan Ke, yang berisi ID manajer karyawan.

Untuk menemukan nama manajer karyawan, temukan karyawan dalam tabel, temukan ID manajer di bidang Laporan Ke, lalu cari ID manajer di bidang Karyawan yang sama. Misalnya, Nancy melaporkan kepada manajer yang ID karyawannya adalah 5—yaitu Steven Thorpe.

Untuk mengotomatisasi tugas ini, tambahkan tabel Karyawan ke kueri Anda dua kali lalu buat gabungan mandiri. Saat Anda menambahkan sumber data untuk kedua kalinya, Access menambahkan _1 ke nama instans kedua. Misalnya, jika Anda menambahkan tabel Karyawan dua kali, instans kedua dinamai Employees_1. Untuk menampilkan nama manajer untuk setiap karyawan, buat gabungan antara bidang Laporan Kepada dalam tabel Karyawan dan bidang ID Karyawan dalam tabel Employees_1.

1. Menambahkan sumber data

• Pilih desain kueriCreate >.

Tambahkan semua tabel dan kueri yang Anda perlukan sebagai sumber data. (Jangan khawatir. Jika lupa, Anda masih memiliki kesempatan untuk menambahkan lebih banyak sumber data nanti.)

Sumber data mungkin menyertakan tabel yang ingin Anda tampilkan informasinya (seperti tabel produk) dan tabel yang berisi informasi yang perlu Anda gunakan untuk kriteria.

Ingat bahwa kueri yang sudah ada dan disimpan juga tersedia sebagai sumber data. Misalnya, jika Anda sudah membuat kueri untuk menemukan semua pesanan untuk bulan tertentu, gunakan kueri tersebut ditambah tabel produk untuk memperlihatkan semua produk yang dijual dalam bulan tertentu.

2. Menggabungkan sumber data terkait

• Untuk menambahkan gabungan sendiri, seret bidang dari satu sumber data ke bidang terkait di sumber data lain. Secara default, Access membuat gabungan dalam.

Untuk sebagian besar hubungan, Access membuat gabungan dalam. Dan, jika Anda telah menentukan bahwa integritas referensial harus diberlakukan, integritas tersebut akan disertakan. Namun, dalam beberapa kasus, Access tidak membuat gabungan yang Anda perlukan. Misalnya, jika Anda menambahkan kueri yang sudah ada ke kueri baru dan belum membuat hubungan, Access tidak membuat gabungan secara otomatis.

3. Menyelesaikan kueri

• Ikuti langkah-langkah yang biasa untuk membuat kueri: tambahkan bidang output, tambahkan kriteria apa pun, dan jalankan atau simpan kueri Anda. Untuk mempelajari caranya, lihat Create kueri dasar.

Ingin tahu lebih banyak?

Pelatihan Excel

Pelatihan Outlook