Anda telah mendengar tentang Microsoft 365 Groups dan bagaimana Anda dapat menggunakannya di Outlook, tetapi mungkin Anda tidak yakin cara memulai. Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui beberapa langkah dasar untuk bagaimana Anda dan tim Anda dapat mulai menggunakan Microsoft 365 Groups di Outlook. Kami juga akan memberi Anda beberapa tautan ke konten yang lebih mendalam ketika Anda siap untuk melakukan lebih banyak hal.
Jika tidak yakin apa itu grup, Anda mungkin ingin mengunjungi Pelajari tentang grup Microsoft 365 terlebih dahulu.
Untuk memanfaatkan Microsoft 365 Groups di Outlook, Anda harus memiliki paket Microsoft 365 yang mendukung Exchange online dan SharePoint online, seperti Business Premium, E3 atau E5.
Catatan: Untuk menggunakan Grup Microsoft 365 di Outlook di Windows, Anda harus menggunakan Outlook dalam Mode Exchange Singgahan. Untuk informasi selengkapnya tentang hal tersebut, lihat Mengaktifkan Mode Exchange Singgahan.
Pilih tab di bawah ini untuk menemukan informasi selengkapnya tentang memulai fitur tersebut.
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuat grup Anda. Membuat grup di Outlook adalah proses yang sangat sederhana. Versi singkat ceritanya adalah:
-
Klik Grup Baru dari bagian grup di Pita. Jika Anda menggunakan Outlook di web , bukan versi desktop, Anda bisa memulai proses ini dengan mengklik panah jatuh di samping Baru dan memilih Grup. Atau, masuk ke bilah navigasi di margin kiri dan pilih ikon Grup yang terletak di bawah ikon Orang. Lalu, pilih 'Grup baru' di sudut kiri atas.
-
Beri nama grup Anda.
-
Atur pengaturan privasi. Grup bersifat Privat secara default. Ini berarti mereka hanya bisa dilihat oleh anggota grup dan memerlukan izin pemilik grup untuk bergabung. Grup publik bisa ditampilkan, dan digabungkan, oleh siapa pun di organisasi Anda. Pengaturan tidak memperlihatkan grup Anda kepada orang-orang di luar organisasi kecuali Anda secara khusus mengundang mereka sebagai tamu.
Tips: Grup bersifat Privat secara default saat mereka membuat menggunakan Outlook di web. Dalam beberapa bulan mendatang, aplikasi tersebut akan bersifat Pribadi secara default saat dibuat menggunakan salah satu aplikasi Outlook .
-
Putuskan apakah Anda ingin anggota baru mengikuti grup (Opsi tingkat lanjut). Anggota yang mengikuti grup akan mendapatkan salinan setiap pesan grup di kotak masuk pribadi mereka. Anggota yang hanya bergabung harus masuk ke kotak masuk bersama grup untuk berpartisipasi dalam percakapan grup.
Lakukan lebih banyak hal:
-
Untuk informasi selengkapnya tentang membuat grup, lihat Membuat grup di Outlook.
-
Untuk informasi selengkapnya tentang bergabung dalam grup yang telah dibuat orang lain, lihat Bergabung dalam grup di Outlook.
-
Untuk informasi selengkapnya tentang cara berhenti menerima pesan grup di Kotak Masuk Anda atau untuk keluar dari grup secara bersamaan, lihat Meninggalkan grup di Outlook.
Setelah grup dibuat, Anda dapat menambahkan anggota ke grup. Untuk menambahkan anggota baru:
-
Masuk ke grup Anda di Outlook dengan menemukannya di panel navigasi di sebelah kiri. Kotak surat harus berada di bawah kotak surat Anda di bagian Grup . Jika Anda menggunakanOutlook di web,
-
Setelah Anda berada dalam grup, klik Tambahkan Anggota di Pita. Jika Anda menggunakan Outlook di web klik di mana tertulis berapa banyak anggota grup Anda, di dekat kanan atas jendela, lalu klik Tambahkan anggota. Atau, masuk ke bilah navigasi di margin kiri dan pilih ikon Grup yang terletak di bawah ikon Orang. Di panel kiri, di bawah Grup, pilih grup yang ingin Anda undang orang untuk bergabung. Pilih ikon 'Tambahkan anggota' di samping tombol kirim email dan ikon pengaturan.
-
Ketikkan nama atau alamat email setiap orang yang ingin Anda tambahkan dalam bidang yang disediakan. Setelah selesai, klik OK dan mereka akan ditambahkan. Masing-masing dari mereka akan menerima pesan email yang menyambut mereka ke grup dan memberi mereka tautan yang nyaman untuk mengakses konten grup.
Tips: Jika Anda ingin menambahkan semua anggota daftar distribusi yang sudah ada, cukup ketik nama daftar distribusi dan semuanya akan ditambahkan dalam satu langkah.
Lakukan lebih banyak hal:
-
Untuk informasi selengkapnya tentang mengundang tamu dari luar perusahaan Anda ke grup Anda, lihat Akses tamu di grup Microsoft 365.
-
Untuk informasi selengkapnya tentang menambahkan atau menghapus anggota dari grup Anda, lihat Menambahkan dan menghapus anggota grup di Outlook.
Percakapan di Grup Microsoft 365 di Outlook terjadi di kotak masuk bersama untuk grup. Pengguna dapat membaca dan membalas pesan, dan anggota dapat dengan mudah mencari atau menggulir kembali riwayat pesan untuk mengetahui apa yang telah dibahas sebelumnya. Kotak masuk bersama terlihat seperti kotak masuk pribadi yang sudah tidak asing lagi bagi pengguna Outlook . Setiap percakapan muncul secara terpisah dalam daftar pesan di sebelah kiri dan mengklik salah satunya akan membukanya di panel baca. Jika pengguna menandai pesan, atau percakapan, sebagai dibaca tidak memengaruhi bagaimana pesan muncul untuk anggota grup lain sehingga Anda tidak perlu khawatir bahwa anggota lain mungkin melewatkan pesan penting.
Tips: Perubahan terbaru dalam cara pesan ditampilkan, dan dihitung, dalamOutlook mungkin telah mereset nomor yang Anda lihat di samping nama grup Anda di panel navigasi Outlook . Jika Anda ingin mereset angka tersebut ke nol, Anda bisa mengklik kanan grup dan memilih Tandai semua sebagai sudah dibaca.
Setelah grup dibuat, mari kita mulai percakapan baru. Anda bisa memposting pesan baru dengan membuka kotak masuk bersama untuk grup dan mengklik Percakapan Baru di Pita. Atau Cukup kirim email ke alias grup. Semua anggota grup akan bisa membaca pesan baru yang Anda posting dan setiap anggota yang mengikuti grup akan mendapatkan salinan pesan Anda di kotak masuk pribadi mereka.
Lakukan lebih banyak hal:
-
Jika Anda ingin menggunakan Outlook di web lihat Memiliki percakapan grup di Outlook.
Setiap Grup Microsoft 365 mendapatkan pustaka file bersama tempat Anda dapat menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi pada dokumen, buku kerja, presentasi, atau hampir semua jenis file.
Akses pustaka file dengan masuk ke grup Anda di Outlook (di panel navigasi kiri) dan klik File di Pita. Pustaka file akan terbuka di browser dan dari sini Anda bisa membuat file baru, mengunggah file dari komputer Anda dan melakukan apa pun yang bisa dilakukan pustaka dokumen SharePoint. Pikirkan tentang jenis file apa yang akan berguna untuk dibagikan dengan grup Anda, dan jangan merasa terbatas pada file Microsoft Office. Anda juga dapat berbagi PDF, foto, atau hampir semua jenis file lain yang akan berguna bagi grup Anda.
Untuk mengunduh atau menghapus file, cukup pilih file dan opsi tersebut akan muncul di toolbar di bagian atas.
Lakukan lebih banyak hal:
-
Untuk informasi selengkapnya tentang bekerja dengan file di grup Anda, lihat Berbagi file grup.
Setiap Grup Microsoft 365 mendapatkan buku catatan OneNote bersama sendiri di mana mereka dapat mengumpulkan ide, berkolaborasi, dan menyimpan riset.
Masuk ke grup Anda di Outlook dengan menemukannya di panel navigasi kiri, atau diOutlook di web dengan masuk ke ubin Orang. Setelah Anda berada di sana, klik Buku Catatan di Pita untuk membuka buku catatan bersama grup.
Saat pertama kali Anda membuka buku catatan bersama grup, buku catatan tersebut akan terbuka di browser di OneNote di web. Anda bisa melakukan pengeditan di sana, atau jika Anda memiliki OneNote 2016 dan Anda lebih suka menggunakannya cukup klik Edit di OneNote dari Pita. Setelah membukanya di OneNote, buku catatan akan disinkronkan ke daftar buku catatan yang terbuka dan Anda bisa mengaksesnya langsung dari dalam OneNote tanpa harus masuk ke grup terlebih dahulu.
Cobalah masuk ke buku catatan OneNote grup Anda dan pikirkan apa yang mungkin berguna bagi grup untuk mengumpulkan ide dan berkolaborasi. Misalnya Anda mungkin memiliki bagian yang Anda gunakan untuk mengumpulkan dan mengomentari konten web yang relevan dengan tim Anda.
Catatan: Buku catatan grup Anda juga tersedia untuk Anda di ponsel cerdas atau tablet Anda menggunakan OneNote untuk iOS atau Android.
Lakukan lebih banyak hal:
-
Untuk mulai menggunakan OneNote, lihat Tugas dasar di OneNote 2016 untuk Windows.
Kemungkinan besar grup Anda memiliki acara, rapat, tonggak pencapaian, atau item lain yang akan mendapatkan manfaat dari kalender bersama. Setiap Grup Microsoft 365 memiliki kalender bersama yang dapat dilihat dan disumbang oleh semua anggota.
Bekerja dengan kalender grup Anda tidak berbeda dengan bekerja dengan kalender pribadi Anda. Jika Anda memilih tombol kalender di panel navigasi, Anda akan melihat kalender pribadi Anda, ditambah kalender bersama dari setiap grup tempat Anda menjadi anggotanya. Anda bisa mencentang kotak di samping setiap kalender yang ingin Anda lihat dan menampilkannya berdampingan atau tumpang tindih.
Menambahkan item ke kalender bersama berfungsi seperti halnya di kalender pribadi Anda. Setiap rapat yang Anda tambahkan ke kalender bersama juga akan mengundang anggota grup lain ke acara tersebut, sehingga mereka bisa memilikinya di kalender mereka sendiri. Janji yang ditambahkan ke kalender Grup bersama tidak muncul di kalender pribadi anggota lain.
Setelah mendapatkan kalender bersama, coba tambahkan rapat atau acara mendatang yang mungkin diikuti grup Anda.
Lakukan lebih banyak hal:
-
Untuk informasi selengkapnya tentang menggunakan kalender bersama grup Anda, lihat Menjadwalkan rapat pada kalender grup di Outlook.
Jadi sekarang bahwa Anda memiliki grup Anda dan berjalan, di mana Anda pergi dari sana?
-
Microsoft Planner memungkinkan Anda menetapkan dan mengelola tugas untuk orang-orang dalam grup Anda. Dapatkan informasi selengkapnya di Bantuan Planner.
-
Anda dapat mengundang tamu dari luar organisasi untuk bergabung dan berkolaborasi dalam grup. Lihat Akses tamu di grup Microsoft 365.
-
Migrasikan daftar distribusi yang sudah ada ke grup Microsoft 365. Lihat Mengapa Anda harus memutakhirkan daftar distribusi ke grup di Outlook.
-
Tambahkan Microsoft Team ke grup Anda untuk obrolan tetap. Lihat Mulai Cepat Microsoft Teams.
Lihat juga
Punya pertanyaan?
Kunjungi Microsoft Tech Community untuk memposting pertanyaan dan berpartisipasi dalam percakapan tentang Grup Microsoft 365.
Kami mendengarkan
Ben terakhir memperbarui artikel ini pada 25 Juni 2021 sebagai hasil dari umpan balik Anda. Jika merasa kontrol umpan balik di bawah ini bermanfaat, dan terutama jika tidak, silakan klik kontrol umpan balik di bawah ini dan tinggalkan komentar yang membangun agar kami dapat terus menyempurnakannya. Terima kasih!
