Apa perbedaan antara Grup Microsoft 365 dan daftar kontak di Outlook?

Daftar kontak, atau daftar distribusi, adalah kumpulan alamat email yang digunakan untuk mengirim pesan atau undangan rapat ke banyak orang sekaligus. Pelajari cara Membuat, mengedit, atau menghapus daftar kontak di Outlook.

Grup Microsoft 365di Outlook memenuhi kebutuhan sederhana tersebut dan menyediakan array sumber daya bersama yang ditetapkan anggota Grup secara otomatis saat Grup dibuat.

Alat untuk berbagi dan berkomunikasi yang disertakan dengan Grup Microsoft 365

Saat menyiapkan GrupMicrosoft 365 di Outlook, Anda bisa memilih sekumpulan orang yang ingin anda ajak berkolaborasi dan menyiapkan kumpulan sumber daya yang mudah untuk dibagikan orang-orang tersebut. Anda tidak perlu khawatir memberikan izin secara manual untuk semua sumber daya itu sebab menambahkan anggota ke dalam grup otomatis memberi mereka izin yang mereka perlukan ke alat yang tersedia dalam grup.

Berikut adalah beberapa fitur yang membuat grup menjadi solusi yang lebih hebat daripada daftar distribusi email:

Kotak masuk bersama - Tempat percakapan yang Anda miliki secara tradisional dalam daftar distribusi Anda berlangsung. Kotak masuk bersama ini sepenuhnya dapat dicari sehingga membuat arsip hidup pesan grup. Pendatang baru dalam grup dapat mencari atau menggulir kembali menelusuri riwayat untuk mempercepat dengan cepat tentang apa yang telah diposting dalam grup sebelumnya. Lihat: Melakukan percakapan grup di Outlook.

Tips: Jika pengguna Anda masih ingin pesan grup muncul di kotak masuk pribadi mereka, seperti yang mereka lakukan dengan daftar distribusi, yang perlu mereka lakukan adalah berlangganan ke grup dengan mengklik tombol Keanggotaan pada pita di Outlook.
Pustaka file bersama - Grup Anda memiliki pustaka file SharePoint tempat pengguna Anda bisa menyimpan, berbagi, dan berkolaborasi pada dokumen, buku kerja, presentasi, gambar, atau jenis file lain yang perlu mereka kerjakan. Lihat: Berbagi file dengan Grup di Outlook.
Kalender bersama - Grup Anda mendapatkan kalender bersama untuk memposting acara yang terkait dengan grup. Setiap anggota yang telah berlangganan ke grup secara otomatis diundang ke acara yang diposting ke kalender sehingga acara tersebut juga bisa muncul di kalender pribadi mereka jika mereka mau. Lihat: Menggunakan kalender Grup di Outlook untuk menjadwalkan dan mengedit acara.
Buku catatan OneNote bersama - Grup secara otomatis memiliki buku catatan bersama OneNote di mana anggota grup bisa mengumpulkan dan berkolaborasi pada informasi. Banyak grup menggunakan buku catatan untuk membuat wiki hidup dengan tanya jawab umum dan sumber daya lainnya. Lihat: OneNote: Memulai.
Akses tamu - Anda bisa menambahkan kontak eksternal ke grup distribusi sebelumnya, tapi yang mereka dapatkan hanyalah email. Dengan grup, Anda dapat menawarkan akses ke percakapan email, file, dan bahkan buku catatan OneNote bersama kepada tamu. Lihat: Menambahkan tamu ke Grup di Outlook.
Konten dapat ditemukan - Grup di Outlook bersifat publik secara default yang berarti bahwa mereka mudah bagi orang lain di organisasi Anda untuk menemukan dan bergabung atau meninjau materi dalam grup. Jika konten grup lebih sensitif, Anda bisa mengalihkan grup ke privat, yang menyembunyikan konten dari non-anggota dan mengharuskan pemilik grup untuk menyetujui permintaan apa pun untuk bergabung.
Pembuatan layanan mandiri - TI tidak perlu dibatasi oleh permintaan dari pengguna untuk membuat grup. Pengguna dapat membuat grup mereka sendiri sesuai kebutuhan. Jika Anda ingin mengontrol pengguna mana di organisasi Anda yang bisa membuat grup, lihat: Mengelola siapa yang bisa membuat Grup Microsoft 365.

Administrasi grup Anda

Microsoft 365 menawarkan sejumlah alat dan kapabilitas yang berguna untuk mengelola dan mengelola grup Anda dengan lebih mudah. Pelajari selengkapnya di Panduan administrator untuk Grup Microsoft 365 di Outlook.