Ütemezés importálása az Excelből a Shiftsbe

A témakör tartalma

Áttekintés

Az ütemezés importálása a Műszakok szolgáltatásba

Importálási hibák megtekintése és javítása

Az Excel-mintamunkafüzet

Áttekintés

Az Excel-importálások a következő műveleteket hajthatják végre, amelyeket egyébként manuálisan végezne el a Shiftsben:

Rendeljen műszakokat és szabadidőt a csapat minden tagjához.
Nyitott műszakok hozzáadása.
Műszakok rendezése csoport szerint.
Csoporttagok hozzáadása csoportokhoz.
Jegyzetek hozzáadása a naphoz.

Ha inkább manuálisan szeretne kitölteni egy ütemezést, olvassa el az Ütemezés kitöltése a Műszakokban című témakört.

Megjegyzések:

Az Excel-importálással olyan ütemezési adatokat vehet fel, mint a műszakok, a szabadnapok és a nyitott műszakok. A Shiftsben már meglévő ütemezési adatok szerkesztése vagy törlése Excel-importálással nem lehetséges.
Ha letiltotta a műszakok megnyitását a Shifts beállításaiban, vagy ha nincs engedélye csoportok felvételére a Shiftsbe, akkor nem vehet fel nyitott műszakokat, és nem rendezheti a műszakokat csoportok szerint az Excel-importálással.
Az aktuális dátumnál két évnél hosszabb ütemezés nem importálható.

Először adja meg az ütemezési adatokat egy Excel-munkafüzetben, majd importálja a munkafüzetet a Shiftsbe. A Shifts tartalmaz egy Excel-mintamunkafüzetet, amellyel megadhatja az ütemterv adatait.

Létrehozhat egy új fájlt a mintamunkafüzet alapján, vagy közvetlenül is hozzáadhatja az ütemezési adatokat. Ha a mintamunkafüzetet használja, a fájl feltöltése előtt törölje a mintaadatokat.

Fontos: Győződjön meg arról, hogy az eszközön beállított nyelv és az Excel számformátuma ugyanabba a régióba van állítva. Ez biztosítja, hogy a Teams dátumformátumai megegyeznek az Excelben megadott formátumokkal. A Teams ugyanazt a dátum- és időformátumot tükrözi, mint az eszköz nyelvi, dátum- és időbeállításai.Ha például az eszköz és az Excel angol (Egyesült Államok) értékre van állítva, az Excel 2024.06.03-i dátumformátuma pontosan a 2024. március 3-át jelöli a Teamsben. Ha az eszköz angol (Egyesült Királyság) és az Excel angol (Egyesült Államok) értékre van állítva, az Excel 2024.06.03-i dátumformátuma 2024. június 6-ra lesz értelmezve a Teamsben.

Az ütemezés importálása a Műszakok szolgáltatásba

A Shifts webes vagy asztali verziójában lépjen a Jobb felső sarokban található További beállítások elemre, majd válassza az Ütemezés importálása lehetőséget.
Válassza a Fájl feltöltése lehetőséget. Ha szükséges, válassza a Minta letöltése hivatkozást a minta Excel-munkafüzet beszerzéséhez.
Olvassa el a mintamunkafüzet utasításait, vagy tekintse meg a cikk Excel-mintamunkafüzet című szakaszát az ütemezési adatok hozzáadásának részleteiért.
Töltse ki az ütemtervet az Excelben.
Miután hozzáadta az ütemezési adatokat, készen áll arra, hogy importálja azokat a Shiftsbe. Válassza a Fájl feltöltése lehetőséget, keresse meg az Excel-munkafüzet mentési helyét, majd válassza a Megnyitás lehetőséget.
A fájl feltöltése után ellenőrizheti a feltöltés állapotát és részleteit az Importálási előzmények táblában. Az Állapot oszlopban az alábbi állapotok egyikét láthatja:
- Az Importált érték azt jelzi, hogy az ütemezés importálása sikeresen megtörtént, és most megjelenik a Shifts naptárában.
- A hiba azt jelzi, hogy az ütemezés hibás, és nem lett importálva vagy részben importálva. Az Állapot oszlopban megjelenik a Jelentés letöltése hivatkozás, ha az ütemezést részben importálta.
Fontos: A táblázat a csapatból az elmúlt 30 napban végzett legutóbbi 10 feltöltés állapotát mutatja. A feltöltéseket Ön és a csapat más frontvonali vezetői is láthatják. Ha a csapat több frontvonal-kezelője is importál ütemezéseket a Shiftsbe, ellenőrizze a feltöltés állapotát, mielőtt eltávolítanák a táblából.

Megjegyzések:

Egyetlen Excel-fájl legfeljebb 30 000 ütemezési entitást, entitásonként 10 000-et támogat (műszakok, nyitott műszakok és szabad idő). Ha további elemeket szeretne importálni, hozzon létre egy másik fájlt.
24 óránál hosszabb szabadnapot ütemezhet. A 24 óránál hosszabb műszakok és nyitott műszakok azonban nem támogatottak.

Importálási hibák megtekintése és javítása

Az Excel hibafájljának letöltéséhez válassza a Jelentés letöltése lehetőséget az Állapot oszlopban. Alapértelmezés szerint a fájl a számítógép Letöltések mappájába kerül a következő néven: ImportScheduleErrors_<csapatazonosító>.xls.
Nyissa meg a fájlt, és lépjen a Hibák munkalapra. Minden sor megjeleníti a hiba helyét, és azt, hogy mit kell kijavítani.
Lépjen a Shifts (Műszakok), Open shifts (Műszakok megnyitása) vagy Time off (Szabad idő) munkalapra, és javítsa ki a hibákat. A hibahelyek piros színnel vannak kiemelve. Ebben a példában a műszak 24 óránál hosszabb. A hiba kijavításához módosítsa a műszak kezdő vagy záró dátumát.
Ha végzett a hibák elhárításával, mentse a fájlt, majd importálja újra a Shiftsbe.

Excel-mintamunkafüzet

A mintamunkafüzetünk segítségével az Excelben is elhelyezheti az ütemtervet. A mintamunkafüzet a következő munkalapokat tartalmazza:

Utasítások: Útmutatás az ütemezési adatok megadásához.
Műszakok, szabad ésnyitott műszakok: Műszakok, szabad és nyitott műszakok hozzáadásához.
Napi jegyzetek: Egy adott napnak megfelelő jegyzetek beírásához.
Tagok: A csapat azon tagjainak csak olvasható listája, akikhez műszakokat rendelhet.

Ellenkező esetben hozzon létre egy saját Excel-munkafüzetet a Shifts, Time Off, Open Shifts és Day Notes munkalapon leírt struktúrával.

Fontos:

A munkalapok oszlopainak sorrendjét nem lehet eltávolítani vagy módosítani. Ellenkező esetben hibaüzenetek jelennek meg a fájl importálásakor.
A kötelező oszlopok félkövérként vannak megjelölve minden munkalapon, és nem lehetnek üresek.

Shifts munkalap

A Shifts munkalapon minden műszak 12 oszlopból álló sorként jelenik meg. Az oszlopokról és azok használatáról az alábbiakban olvashat részletesen.

Oszlop	Tulajdonság	Type (Típus)	Leírás	Bevitel	Példa
A	Tag	Nem kötelező	A műszakhoz rendelt csapattag neve.	Adja meg a csapattag nevét.	Martin Fitzgerald
B	Munkahelyi Email	Kötelező	Email csapattag címe.	Adja meg a csapattag e-mail-címét.	mfitzgerald@contoso.com
C	Csoport	Kötelező	Ütemezési csoport, amelyhez a csapattag tartozik.	Írjon be szöveget, számokat és/vagy speciális karaktereket.Új vagy meglévő csoportot is hozzáadhat.	Bőráruk
D	Shift Start Date	Kötelező	A műszak kezdő dátuma.	Formátum: hh/nn/éééé dd/mm/ééééé	2024.08.13. 13/08/2024
E	Műszak kezdési időpontja	Kötelező	A műszak kezdetének időpontja.	Formátum: 12 óra 24 óra	8:30 8:30 8:30
P	Shift End Date	Kötelező	A műszak befejezésének dátuma.	Formátum: hh/nn/éééé dd/mm/ééééé	2024.08.13. 13/08/2024
Cs	Műszak befejezési időpontja	Kötelező	Az a időpont, amikor a műszak véget ér.	Formátum: 12 óra 24 óra	15:45 15:45 15:45
H	Téma színe	Nem kötelező	Szín a műszak kategorizálásához.	Adja meg az alábbi lehetőségek egyikét: 1. Fehér 2. Kék 3. Zöld 4. Lila 5. Rózsaszín 6. Sárga 7. Szürke 8. Kék 9. Sötétzöld 10. DarkPurple 11. Sötétpink 12. DarkYellow	2. Kék
K	Egyéni címke	Nem kötelező	A műszak testreszabásához adja meg a címkét.	Írjon be szöveget, számokat és/vagy speciális karaktereket. Legfeljebb 23 karakter hosszúságú lehet.	Kis bőráruk
J	Ki nem fizetett szünet	Nem kötelező	A műszaktörés időtartama percekben.	Adjon meg egy olyan számot (percben), amely kisebb, mint a műszak időtartama.	45
K	Megjegyzések	Nem kötelező	Megjegyzések a csapattagok számára az adott műszakról.	Írjon be szöveget, számokat és/vagy speciális karaktereket. Legfeljebb 500 karakter hosszúságú lehet.	Az új rendszerünkkel kérheti az áruházba szállítandó elemeket.
L	Megosztott:	Kötelező	Lehetőség arra, hogy az adatok importálása után azonnal megossza a műszakot a csapattal.	Válassza a Megosztott vagy a Nincs megosztva lehetőséget.Ha úgy dönt, hogy nem osztja meg a műszakot, az importálás után megoszthatja azt a Shifts Megosztás csapattal lehetőségével .	Nincs megosztva

Időtúllépési munkalap

Az Időtúllépés munkalapon minden kikapcsolt elem egy 11 oszlopból álló sorként jelenik meg. Az oszlopokról és azok használatáról az alábbiakban olvashat részletesen.

Oszlop	Tulajdonság	Type (Típus)	Leírás	Bevitel	Példa
A	Tag	Nem kötelező	A szabadideje alatt álló csapattag neve.	Adja meg a csapattag nevét.	Martin Fitzgerald
B	Munkahelyi Email	Kötelező	Email csapattag címe.	Adja meg a csapattag e-mail-címét.	mfitzgerald@contoso.com
C	Kezdő dátum	Kötelező	A szabad idő kezdő dátuma.	Formátum: hh/nn/éééé dd/mm/ééééé	2024.08.13. 13/08/2024
D	Kezdés időpontja	Kötelező	Az az időpont, amikor elindul a szabadideje.	Formátum: 12 óra 24 óra	12:00 12:00 00:00
E	Záró dátum	Kötelező	A szabad idő lejáratának dátuma.	Formátum: hh/nn/éééé dd/mm/ééééé	2024.08.20. 20/08/2024
P	Befejezés időpontja	Kötelező	Az az időpont, amikor a szabad idő lejár.	Formátum: 12 óra 24 óra	12:00 12:00 00:00
Cs	Szabadideje ok	Kötelező	Az az ok, ami indokolhatja a szabadidet.	Adjon meg egy időtúllépési okot a csapat Shifts beállításai között elérhető időtúllépési okok listájából.	Vacation
H	Megjegyzések	Nem kötelező	Megjegyzések a csapattag számára a szabadidejükről.	Írjon be szöveget, számokat és/vagy speciális karaktereket. Legfeljebb 500 karakter hosszúságú lehet.	Élvezze az ünnepeket.
K	Téma színe	Nem kötelező	Szín a kikapcsolt idő kategorizálásához.	Adja meg az alábbi lehetőségek egyikét: 1. Fehér 2. Kék 3. Zöld 4. Lila 5. Rózsaszín 6. Sárga 7. Szürke 8. Kék 9. Sötétzöld 10. DarkPurple 11. Sötétpink 12. DarkYellow	7. Szürke
J	Megosztott:	Kötelező	Lehetőség van arra, hogy az adatok importálása után megossza a szabad időt a csapattaggal.	Válassza a Megosztott vagy a Nincs megosztva lehetőséget.Ha úgy dönt, hogy nem osztja meg a műszakot, az importálás után megoszthatja azt a Shifts Megosztás csapattal lehetőségével .	Megosztott:

A Shifts munkalap megnyitása

A Műszakok megnyitása munkalapon minden nyitott műszak 11 oszlopból álló sorként jelenik meg. Az oszlopokról és azok használatáról az alábbiakban olvashat részletesen.

Oszlop	Tulajdonság	Type (Típus)	Leírás	Bevitel	Példa
A	Csoport	Kötelező	Ütemezési csoport, amelyből a nyitott műszak kérhető.	Írjon be szöveget, számokat és/vagy speciális karaktereket.Új vagy meglévő csoportot is hozzáadhat.	Bőráruk
B	Kezdő dátum	Kötelező	A nyitott műszak kezdő dátuma.	Formátum: hh/nn/éééé dd/mm/ééééé	2024.08.13. 13/08/2024
C	Kezdés időpontja	Kötelező	A nyitott műszak kezdetének időpontja.	Formátum: 12 óra 24 óra	8:30 8:30 8:30
D	Záró dátum	Kötelező	A nyitott műszak befejezésének dátuma.	Formátum: hh/nn/éééé dd/mm/ééééé	2024.08.13. 13/08/2024
E	Befejezés időpontja	Kötelező	A nyitott műszak befejezésének időpontja.	Formátum: 12 óra 24 óra	15:45 15:45 15:45
Cs	Nyitott pontok	Kötelező	A csoporttagok által igényelhető nyitott műszakok száma.	Adjon meg 1 és 255 közötti számot.	2
H	Téma színe	Nem kötelező	Szín a nyitott műszak kategorizálásához.	Adja meg az alábbi lehetőségek egyikét: 1. Fehér 2. Kék 3. Zöld 4. Lila 5. Rózsaszín 6. Sárga 7. Szürke 8. Kék 9. Sötétzöld 10. DarkPurple 11. Sötétpink 12. DarkYellow	6. Sárga
K	Egyéni címke	Nem kötelező	Címke a nyitott műszak testreszabásához.	Írjon be szöveget, számokat és/vagy speciális karaktereket. Legfeljebb 23 karakter hosszúságú lehet.	Kis bőráruk
J	Ki nem fizetett szünet	Nem kötelező	A műszaktörés időtartama percekben.	Adjon meg egy olyan számot (percben), amely kisebb, mint a műszak időtartama.	45
K	Megjegyzések	Nem kötelező	Megjegyzések a csapattagok számára az adott nyitott műszakról.	Írjon be szöveget, számokat és/vagy speciális karaktereket. Legfeljebb 500 karakter hosszúságú lehet.	Az új rendszerünkkel kérheti az áruházba szállítandó elemeket.
L	Megosztott:	Kötelező	Lehetőség arra, hogy az adatok importálása után azonnal megossza a műszakot a csapattaggal.	Válassza a Megosztott vagy a Nincs megosztva lehetőséget.Ha úgy dönt, hogy nem osztja meg a műszakot, az importálás után megoszthatja azt a Shifts Megosztás csapattal lehetőségével .	Nincs megosztva

Napjegyzetek munkalap

Minden nap megjegyzést adhat hozzá.

Oszlop	Tulajdonság	Type (Típus)	Leírás	Bevitel	Példa
A	Dátum	Kötelező	Az a dátum, amelyen meg szeretné jeleníteni a jegyzetet az ütemezésben.	Formátum: hh/nn/éééé dd/mm/ééééé	2024.08.13. 13/08/2024
B	Megjegyzés	Kötelező	Üzenet küldése a csapatnak.	Írjon be szöveget, számokat és/vagy speciális karaktereket. Legfeljebb 500 karakter hosszúságú lehet.	Helyszíni oktatás