Najbolje prakse za Outlook

Mape pretraživanja

Mape pretraživanja korisne su za prikupljanje informacija iz različitih mapa pošte i RSS-a. Mape pretraživanja osobito su korisne ako morate prikupiti informacije koje su pohranjene u različitim mapama, na primjer kada se spremate za kvartalni sastanak.

Ako primate velik broj poruka (više od 200 dnevno), mape za pretraživanje mogu vam olakšati pregledavanje pošte različitih pošiljatelja.

Favoriti (dodatno)

Odjeljak Favoriti ističe mape koje bi inače bile skrivene na popisu mapa pošte.

Favoriti, podskup mapa e-pošte, prikazuju se pri vrhu okno za navigaciju. Korištenje favorita nije preduvjet za rad ovog sustava, ali ako imate mali zaslon, navigacijsko okno možete minimizirati, a poruke i dalje uspješno izvoditi povlačenjem poruka na minimiziranu traku, izvođenjem uobičajenih pretraživanja i kretanjem do kalendara ,kontakatai zadataka.

Preporučenim načinom rada smatra se ako odjeljak Favoriti sadrži sljedeće mape: Ulazna pošta, 1-referenca, Poslane stavke i Izbrisane stavke.

Vrh stranice

Zadana zastavica

Smatra se da je najbolje postaviti zastavicu brzi klik na Danas (što je zadana postavka).

Vrh stranice

Dodatni brzi koraci

Ovisno o poslu i uobičajenim dnevnim aktivnostima, osim navedenih brzih koraka možda ćete morati stvoriti sljedeće vrste brzih koraka:

Nakon što započnete stvarati brze korake, vidjet ćete da možda postoje drugi načini na koje možete optimizirati broj klikova koji su potrebni da se nešto izvrši. Kada shvatite da stalno izvršavate isti zadatak, pokušajte stvoriti brzi korak. Kako se projekti mijenjaju, ažurirajte brze korake tako da nova funkcija odražava zadatke koje zaista morate izvršiti.

Vrh stranice

Izbrišite je

Izbrišite poruke koje ne morate pročitati. Ako je riječ o neželjenoj poruci, izbrišite je.

Ako nikada više ne želite primiti poruku koja je dio određenog razgovora, zanemarite je.

Učinite to: dvo-minutna vježba

Nevjerojatno je što možete učiniti za dvije minute. Na mnoge se poruke, primjerice, može odgovoriti za dvije minute ili manje. No ako vam je za poruku potrebno više od dvije minute, odgodite je. Da biste stekli dojam koliko traju dvije minute, sami mjerite vrijeme.

Nakon što na poruci izvršite određenu akciju, učinite nešto od sljedećeg:

• Izbrišite je ako nije važna.

• Pohranite je u neku od mapi referenci (na primjer 1-referenca) pomoću brzog koraka.

Da biste zabilježili što ste učinili, osobito u svrhu odraza u vrijeme godišnjih izvješća ili za pripremu izvješća, koristite gotovi brzi korak, koji poruke označava i kao dovršene.

Delegirajte je

Ponekad primate poruke koje su zapravo namijenjene nekome drugome. U tim slučajevima odgovorite i uvrsti osobu na koju delegite poruku u retku Prima. Ako to često činite, razmislite o stvaranju brzog koraka koji odgovara i dodaje ovlaštenika u redak Prima.

Ako kasnije želite raditi na toj poruci, označite je zastavicom prije slanja. Na traci s obvezama označite zadatak pomoću kategorije @Čekanje.

Odgodite je

Negativan odgovor

Dok pregledavate kalendar i popis zadataka realno odredite količinu zadataka koje možete izvršiti. Ponekad to znači da morate reći "ne". Slijedi popis nekoliko primjera kako reći ne da biste dobili na vremenu:

• Odbijte sastanke na kojima ne morate sudjelovati. Da, to možete učiniti.

• Izbrišite zadatke koje ne morate izvršiti ili za koje znate da ih nećete izvršiti.

• Pošaljite poruke da biste korisnicima dali do znanja da radite na odgovoru (i obavezno ga prilikom slanja radi svoje evidencije označite zastavicom). Bolje je neku osobu obavijestiti da ćete joj odgovoriti s malim zakašnjenjem nego da misli da ste zaboravili na njezin zahtjev.

Organiziranje kalendara

Ako vam je dan ispunjen sastancima, imate manje vremena za izvršavanje zadataka i pisanje poruka, pa zadatke prebacite na neki drugi dan.

Ako će vam za izvršavanje zadataka biti potrebno puno vremena ili ako je riječ o nečemu što morate učiniti (za razliku od zadataka za koje ste procijenili da ih ne morate izvršiti), povucite ih s dnevnog popisa zadataka na kalendar da biste rezervirali vrijeme.

Načini stvaranja zadataka

Kada budete pregledavali kalendar i zadatke, zasigurno ćete početi razmišljati o ostalim zadacima koje morate izvršiti. Evo nekoliko načina stvaranja zadataka u programuOutlook:

• Poruku označite zastavicom.

• Prvi vrhu popisa zadataka u okvir Upišite novi zadatak upišite novi zadatak.

• Novi zadatak stvorite pomoću tipkovnog prečaca CTRL+SHIFT+K.

• Dok vozite, zadatke snimite pomoću funkcije govornih poruka na mobilnom uređaju ili mobilnom telefonu (ako je to u skladu sa zakonom i ne ugrožava sigurnost) te ih kasnije prepišite na popis zadataka.

• Ako se nalazite na sastanku, vodite bilješke u programu OneNote. Stavke označene zastavicom OneNote se na popisu Outlook zadatka.

Načini organiziranja zadataka

Slijedi nekoliko načina na koje si možete olakšati rad na zadacima:

• Dodajte zadatke dok vam dolaze upisivanjem u okvir Upišite novi zadatak na traci To-Do ili pri vrhu popisa zadataka, u prazan prostor na popisu dnevnih zadataka ili tako da na vrpci odaberete Novi zadatak.

• Očistite zadatke koji vam nisu potrebni. Popis zadataka vaše je sveto mjesto – nemojte ga pretrpati ili će se njegova svrha izgubiti. Za poruke označene zastavicom koje želite zadržati odaberite Ukloni s popisa, u suprotnom samo Izbriši.

• Zadatke koje ste dovršili označite kao dovršene da biste ih uklonili s trake s obvezama.

• U zadacima označite akciju tako da promijenite predmet zadatka poruke označene zastavicom. Na primjer, u poruci označenoj zastavicom redak predmeta u kojem piše Članstvo grupe nije moguće promijeniti pomoću tipkovnice promijenite u Odgovori Luki, što predstavlja sljedeću akciju za ovaj zadatak. Da biste promijenili predmet zadatka, odaberite stavku na traci To-Do i upišite novi predmet ili kliknite desnom tipkom miša, a zatim odaberite Preimenuj zadatak. Promjenom predmeta zadatka nećete promijeniti predmet poruke. Mijenjaju se samo predmeti koje vidite na popisu zadataka.

• Stvarajte i dodijelite kategorije boja da biste mogli prepoznati gdje morate biti da biste mogli poduzeti sljedeći korak i da bi se neki zadaci istvorili.

• Razmjestite zadatke tako da grupirate one koji su slični, kao što su zadaci u istoj kategoriji. Da biste premjestili zadatak, odaberite zadatak na popisu zadataka i povucite ga. Na taj način istovremeno možete raditi na sličnim zadacima.

• Povucite zadatke na popisu zadataka i na traci s obvezama na dan kada ga planirate obaviti. Zadatke za koje je potrebno više vremena povucite na kalendar da biste rezervirali vrijeme kada ćete ih obaviti.

Iako je dobro biti organiziran, nemojte suviše vremena utrošiti na određivanje prioriteta i organiziranje popisa zadataka. Postupak organiziranja zadataka ne smije postati smisao vašeg života!

Upotreba kalendara: stvaranje obveza za organiziranje vremena

Zapamtite: zadataka uvijek ima više nego vremena.

Da biste dobro organizirali vrijeme, dio vremena morate odvojiti za bavljenje porukama, organiziranje obveza i zadataka te smišljanje sljedećih koraka.

To vrijeme možete zakazati za sebe pomoću redovitih obveza i sastanaka u kalendaru. Kalendar treba biti pravi plan vašeg vremena – ako ste nešto zakazali, to morate i obaviti u zakazano vrijeme.

Vrijeme odvojite za sljedeće:

• Bavljenje porukama. Odvajanje vremena radi bavljenja porukama osobito je važno ako dobivate mnogo poruka. Čak i ako ste postavili pravila tako da se u mapi ulazne pošte pojavljuju samo važne poruke, i dalje će vam za bavljenje tim porukama trebati vremena.

• Zadatke i obveze pregledavajte jedanput dnevno i jedanput tjedno. Pregledajte kalendar i zadatke te uskladite obveze i zadatke sa svojim prioritetima. Ako vam je kalendar pretrpan, vrijeme je za sljedeće:

• čišćenje obveza koje su u sukobu jer ne možete biti na dva mjesta istovremeno

• zakazivanje vremena za obavljanje posla

• promišljanje o onome što radite, bila riječ o kvalitetnom iskorištavanju vremena ili o određivanju prioriteta

• Redovito se sastajte sa svojim šefom. Redoviti sastanci mogu vam omogućiti da objasnite na čemu radite i promijenite prioritete ako je to potrebno. Da biste postavili redoviti ili ponavljajući sastanak, odaberite Ponavljanje .

Vrh stranice

Tjedni pregled

Kada zadatke stavite u kontekst vremena, lakše ćete odrediti prioritet važnih poslova u odnosu na manje važne zadatke. Tako će ostali lakše uvidjeti što mogu, a što ne realno očekivati da ćete obaviti. Pregled proteklog i sljedećeg tjedna može vam pomoći i da se pripremite za tjedni sastanak sa šefom, kao i da sastavite izvješće koje šaljete e-poštom.

Mjesto obavljanja posla

Nakon što obradite poruke, najbolje mjesto za obavljanje posla u programu Outlook (odgovaranje na poruke itd.) jest u odjeljku Zadaci. Kada se prebacite u odjeljak Zadaci, neće vas ometati poruke koje stižu u mapu ulazne pošte.

Istovremeno obavljanje više zadataka

Dok budete pregledavali popis zadataka i kalendar, slične zadatke odradite istovremeno. Na primjer, ako imate samo nekoliko minuta, obavite sve telefonske pozive (ako ih nema puno). Kada budete imali energije, obavite zadatke koji traže mnogo truda (za nekoga to može biti odgovaranje na poruke). Zadaci za koje ne treba mnogo truda, kao što je čitanje poruka s izvješćima, obavite kasnije tijekom dana kada budete umorniji. Istodobnim obavljanjem više zadataka napredovat ćete istodobno sa svim svojim projektima.

Jedan od načina na koje možete istodobno obavljati zadatke jest da raspored promijenite iz Raspoređeno po: početnom datumu u Raspoređeno po: kategorijama. Da biste to učiniti, odaberite naslov Raspoređeno po, a zatim Kategorije.

Dovršavanje zadataka

Kada zadatak dovršite, označite da je dovršen. Outlook automatski čuva popis dovršenih zadataka. To može biti koristan sažetak dovršenih poslova. Ako ne morate čuvati zapis o dovršenim zadacima ili porukama, izbrišite ih ili očistite zastavicu.

Izvanmrežni rad

Ako imate mnogo zadataka, preporučujemo da se prebacite u izvanmrežni rad da biste izbjegli poplavu dolaznih poruka koje vas ometaju.

Kada se prebacujete iz mrežnog u izvanmrežni način rada, mijenju se i svi računi e-pošte u vašem profilu programa Outlook.

• Na kartici Slanje/primanje u grupi Preference odaberiteIzvanmrežni rad.

  

Naredba Izvanmrežni rad istaknuta je kada radite izvanmrežno.

Odaberite istaknuti izvanmrežni rad da biste se vratili u mrežni način rada.

Vrh stranice

Pronalaženje poruke određene osobe

• Ako želite pronaći poruku određene osobe, odaberite okvir Pretraživanje u bilo kojoj mapi, a zatim na kartici Pretraživanje odaberite Iz.

  

• Upišite ime osobe.

  

Možete i početi upisivati naziv u okvir Pretraživanje, a zatim pritisnuti tipku sa strelicom dolje da biste odabrali Od da biste suzili rezultate.

Pronalaženje poruke s privitkom

Da biste pronašli poruku s privitkom, odaberite okvir Pretraživanje, a zatim na kartici Pretraživanje odaberite Ima privitke.

Svi su pojmovi za pretraživanje dodatak, pa ako želite pronaći poruku od nekoga s privicima, odaberite naredbe na vrpci (Od, Ima privitke) da biste izgradili pretraživanje.

Pronalaženje poruka u cijelom poštanskom sandučiću

Ponekad poruku ne možete pronaći samo pretraživanjem samo u mapi s referencama – to može biti poruka koju ste poslali ili je možda pogrešnofilirana. U tim slučajevima započnite pretraživanjem u bilo kojoj mapi(Ulaznapošta , 1-Referencaitd.), a zatim odaberite padajući izbornik u okviru za pretraživanje, a zatim odaberite Trenutni poštanski sandučić.

Možete i odabrati Trenutni poštanski sandučić nakartici Pretraživanje.

Ako sumnjate da bi ono što tražite moglo biti u prihvaćenom zahtjevu za sastanak (pa se nalazi u vašem kalendaru), pokušajte odabrati Sve Outlook stavke.

Ako često izvodite pretraživanja na cijeloj mapi ulazne pošte, prijelazom u prikaz Backstage možete postaviti zadani opseg pretraživanja da bi se uvijek pretraživale sve mape.

1. Odaberite karticu Datoteka, a zatim Mogućnosti.

2. Odaberite Pretraživanje.

3. U odjeljku Rezultatiodaberite Trenutni poštanski sandučić.

   

Prekid pretraživanja

Kada ste pronašli stavku koju tražite i spremni ste za prelazak na sljedeći zadatak, odaberite ikonu zatvori pokraj okvira Trenutno pretraživanje ili na kartici Pretraživanje u grupi Zatvori odaberite Zatvori pretraživanje.

Temeljna pravila pisanja poruka: što se preporučuje

• Prije slanja pročitajte poruku.

• Neka predmet bude opisan i sadrži akciju. Na primjer: Prodajni tim: pošaljite predložene datume za sastanak uprave, pri čemu je Prodajni tim naziv grupe, a Pošaljite je akcija. Ostali korisni prefiksi obuhvaćaju Informativno: i Potrebna akcija.

• Ako je potrebno poduzeti akciju, u okviru Predmet navedite što želite.

• Ako se predmet razgovora promijeni, promijenite i predmet poruke.

• Neka sve poruke budu kratke i jasne.

• Sadržaj poruke organizirajte od najviše do najmanje važnog.

• Preporučujemo da važne informacije navedete podebljanim fontom.

• Akcije koje je potrebno poduzeti ili pitanja pišite u zasebnim recima da bi bili istaknuti i uočljiviji.

• Prilikom postavljanja pitanja podebljajte imena osoba kojima ih upućujete. Na primjer: “Marko: koji je status projekta?

• Poruku pošaljite samo onim osobama koje je moraju pročitati.

• Osobe koje želite samo informirati stavite u polje Kopija.

• Osobe koje moraju odgovoriti ili poduzeti neku akciju stavite u polje Primatelj.

• Potpis koristite ako je to prikladno; neka bude jednostavan, kratak i profesionalan te, ako je moguće, bez grafičkih elemenata.

• Ako želite da primatelj odmah odgovori, nemojte poslati poruku. Telefon ili slanje izravne poruke.

• Ako se nalazite u razgovoru e-pošte s više od deset poruka bez rješenja, razmislite o postavljanju sastanka da biste razgovarali o problemu. E-pošta nije uvijek učinkovit medij za rješavanje složenih problema. Ako je poruka odabrana, na kartici Polazno u grupi Odgovor odaberite Sastanak.

  

• Potvrdite primitak poruke za koju je potreban opširniji odgovor. Ako ste prezauzeti da biste odgovorili u potpunosti, javite korisniku da razmatrate problem i da ćete mu odgovoriti do određenog vremena ili datuma. Radi svoje evidencije zastavicom označite da ćete na nju odgovoriti kasnije.

• Koristite vrlo štedno.

  

• Ako postavljate pitanje, a na njega može odgovoriti više osoba, umjesto da pitanje pošaljete grupi osoba, odaberite samo jednu osobu.

Daljnje praćenje: označavanje zastavicom prilikom slanja

Kada poruku šaljete nekome od koga tražite odgovor, učinite sljedeće:

• Sami je označite zastavicom prilikom slanja.

• Promijenite naziv zadatka poruke označenog zastavicom na traci s obvezama tako da počinje izrazom Daljnje praćenje.

• Označite ga kategorijom @Čekanje.

• Kada poduzmete ta tri koraka, znate da je vaša sljedeća akcija slanje druge poruke ili čekanje odgovora.

Temeljna pravila pisanja poruka: što se ne preporučuje

• Nemojte koristiti šablone.

• Svojeg šefa nemojte uvrstiti u svaku poruku koju šaljete.

• Nemojte slati poruke kada ste ljuti. Bolje je da poruku napišete, spremite je u mapu sa skicama, a zatim je kasnije pregledate.

• Ako pošaljete dugačku poruku (dulju od dva odlomka), nemojte očekivati brzi odgovor.

• Poruke za daljnje praćenje nemojte slati samo dan nakon slanja prve poruke. Ako se ne čujete na vrijeme, pokušajte koristiti telefon ili aplikaciju za razmjenu poruka kao što je Microsoft Teams.

• Potvrdu o primitku ili pročitanoj poruci nemojte koristiti za svaku poruku koju šaljete. Koristite ih samo ako niste sigurni hoće li primatelji primiti poruku.

• Nemojte prilagati zastavice ni važne svakoj poruci koju pošaljete. Primatelji će ih ubrzo početi zanemarivati.

• Nemojte koristiti VELIKA SLOVA.

• Nemojte slati privitke, radije šaljite veze. To se pravilo osobito odnosi na zahtjeve za sastanak, u kojima privici mogu znatno utjecati na kvotu slobodnog prostora na poslužitelju.

• Nemojte širiti popise za raspodjelu. Proširivanjem popisa za raspodjelu otežava se čitanje poruka te se poruke osoba koje koriste pravila isporučuju u pogrešne mape.

• Nemojte biti sarkastični. Vaš se smisao za humor može pogrešno shvatiti.

• Nemojte pisati ono za što ne želite da svi u tvrtki pročitaju. Nikada ne znate gdje vaša poruka može završiti.

• Nemojte koristiti kurziv ni neobičan font koji je teško čitati.

• Nemojte koristiti crveni font jer ga je teško čitati i moguće ga je protumačiti kao kritiku.

• Nikada nemojte odgovoriti svima iz grupe kontakata tražeći da vas se ukloni iz te grupe. Nikada.

Savjet za grupe kontakata (nekadašnjih popisa za raspodjelu)

Ako odgovarate velikoj grupi kontakata, pridržavajte se svih naputaka o tome što je preporučljivo, a što ne činiti.

Ako vam su vam potrebne dodatne informacije ili problem zasebno proučavate, odgovorite cijeloj grupi kontakata da bi svi znali da odgovarate na poruke, a zatim određenoj osobi odgovorite zasebno. Nakon što riješite problem, cijeloj grupi kontakata pošaljite rješenje. Na taj se način ostali kontakti iz grupe kontakata mogu pozvati na rješenje.

Upotreba umetnutih komentara

Dodavanje umetnutih komentara u poruku koju primate prikladan je način odgovaranja na pitanja i izravno rješavanje problema. Preporučujemo da učinite sljedeće:

1. U poruci napomenite da komentirate umetnutim komentarima. Na primjer, napišite "U nastavku potražite dodatne komentare".

2. Neka se vaš tekst razlikuje od izvornog teksta. Na primjer:

   • Promijenite boju fonta.

   • Prije komentara navedite svoje ime ili inicijale u uglatim zagradama, na primjer [Luka Abrus].

     

   • Promijenite font u kurziv, podebljani font ili i jedno i drugo.

3. Nemojte brisati ništa što vi niste napisali.

Ako želite komentirati samo mali dio dugačke poruke, kopirajte taj odjeljak poruke u svoj odgovor. Koristite drugu boju, citirani tekst stavite u navodnike, a zatim napišite odgovor.

Korištenje retka Skrivena kopija

Ako ime primatelja dodate u okvir Skrivena kopija u poruci, tom će se primatelju poslati kopija poruke, no ostali primatelji poruke neće vidjeti ime tog primatelja.

Značajku skrivene kopije koristite da biste višak osoba uklonili iz razgovora e-pošte ako smatrate da im dodatna poruke e-pošte više nije potrebna ili da se tema promijenila.

Na primjer, ako ste jedna od pet osoba kojima je upućeno pitanje i želite na njega odgovoriti, ostale četiri osobe premjestite u redak Skrivena kopija i napišite nešto slično sljedećem: "Ivan, Ivica, Iva i Ivana. Evo odgovora…" Buduće ćete poruke razmjenjivati samo vi i izvorni pošiljatelj.

Skrivenu kopiju nemojte koristiti da bi netko treći (na primjer, šef) vidio neku povjerljivu poruku. Primatelj skrivene kopije možda neće shvatiti da je primio skrivenu kopiju pa će odgovoriti svima te time otkriti da je primio skrivenu kopiju. Ostali bi mogli otkriti da ste se nepošteno ponijeli.

Umjesto da pomoću skrivene kopije obavještavate neku treću osobu o problemu, poruku nakon slanja proslijedite.

Vrh stranice

Kada sazvati sastanak?

Sastanak sazovite u sljedećim slučajevima:

• Nova grupa ljudi zajedno radi prvi put.

• Razmijenjeno je više od deset relativno dugačkih poruka između nekoliko osoba.

• Potrebno je razgovarati, razmjenjivati ideje ili surađivati.

• Sazovite sastanak ako on predstavlja najučinkovitiji način rješavanja problema, a prije no što ga sazovete jasno istaknite cilj sastanka.

Koga pozvati

Pozovite samo one osobe koje moraju sudjelovati. Svaka dodatna osoba koju pozovete na sastanak učinit će sastanak duljim i teže ćete ga voditi. S druge strane, ako je potrebno donijeti odluku, obavezno pozovite sve osobe kojih se ta odluka tiče jer ćete u suprotnom na sastanak uzalud utrošiti vrijeme i resurse.

Odabir vremena sastanka

Vrijeme sastanka odaberite tako da u kalendaru osoba koje ste pozvali pogledate podatke o slobodnom i zauzetom vremenu te vidite kada su svi slobodni za sastanak. Pomoću pomoćnika za planiranje rasporeda pogledajte dostupnost svih sudionika sastanka.

Rešetka za slobodno/zauzeto prikazuje dostupnost sudionika. Par redaka i isticanje prikazuju predloženi početak i kraj sastanka.

Da biste Pomoćnik za planiranje rasporeda prilikom sastavljanja zahtjeva za sastanak, na kartici Sastanak u grupi Prikaz odaberite Pomoćnik za planiranje rasporeda.

Okno Alat za pronalaženje prostorija sadrži predložena razdoblja koja vam najbolje odgovaraju za sastanak (kada je većina sudionika slobodna). Da biste odabrali vrijeme sastanka, odaberite prijedlog vremena u oknu Alata za pronalaženje prostorija u odjeljku Predložena vremena ili odaberite vrijeme na rešetki slobodno/zauzeto.

Napomena: Ako se okno Alata za pronalaženje prostorija ne prikaže, na kartici Sastanak u grupi Mogućnosti odaberite Traženje prostorija.

Ako pronađete da redovito stvarate sastanke s istom grupom osoba, stvorite grupu u navigacijskom oknu da biste lakše vidjeli podatke o slobodnom zauzetom vremenu. Te grupe mogu obuhvaćati i prostorije, čime se olakšava pronalaženje slobodne prostorije za sastanke.

Da biste stvorili grupu kalendara, učinite sljedeće:

• U odjeljku Kalendar u navigacijskom oknu pomaknite se prema dolje do popisa kalendara i desnom tipkom mišakliknite Moji kalendari.

• Unesite naziv nove grupe kalendara pa odaberite Enter.

• Desnom tipkom miša kliknite novu grupu kalendara pa odaberite Dodaj kalendar.

• Odaberite izvor, a zatim kalendare koje želite dodati.

Sastanak uživo i udaljeni sastanak

Sastanite se uživo u nekom od sljedećih slučajeva:

• Vaša će grupa prvi put raditi zajedno.

• Koristit ćete ili ćete podijeliti materijale koji nisu u elektroničkom obliku.

• Svrha sastanka razmjena je ideja.

• Na sastanku ćete morati usko surađivati.

• Nema svatko telefon, internetsku aplikaciju za konferencije ili odgovarajući softver i opremu za elektroničke sastanke.

U suprotnom razmislite o korištenju aplikacije za mrežni sastanak, npr. Microsoft Teams sastanak putem telefona.

Rad s povezanim dokumentima

Kada se pripremate za sastanak, imajte na umu da se često prije i tijekom sastanka razmjenjuju dokumenti.

Ako su svi sudionici povezani s vašom korporacijskom mrežom, dokumente stavite na web-SharePoint ili na zajednički mrežni pogon.

Ako je neki sudionik izvan vaše tvrtke (primjerice, dobavljač koji nema pristup intranetu), razmislite o korištenju radnog prostora SharePoint radnog prostora.

U zahtjevima za sastanak nemojte slati privitke.

Priprema dnevnog reda sastanka: neka zadaci pomažu

• @Sastanak je središnje mjesto za stavke dnevnog reda sastanka   .

Stvorite jedan zadatak, označite ga kategorijom @Sastanak i postavite datum početka ili krajnji rok na datum sastanka. Kako se datum sastanka približava i polako osmišljavate teme za razgovor, dodajte komentare, grafičke oznake i svoja razmišljanja onim redom kojim vam padaju na pamet. Taj će zadatak predstavljati dnevni red sastanka.

Nakon sastanka označite zadatak kao dovršen, a za akcije koje je potrebno izvršiti stvorite nove zadatke.

• Ako želite raspravljati o skupu poruka ili samo jednoj poruci...   

Ako na sastanku želite razgovarati o nekoj poruci, označite je zastavicom za dan sastanka i kategorijom @Sastanak.

Ako imate više od tri poruke za raspravu, nemojte označavati svaku od njih jer će onečisćiti popis zadataka. Umjesto toga stvorite novi zadatak s nazivom sastanka; desnom tipkom miša kliknite i povucite poruke na zadatak (kopiranje u oknu). Označite ovaj zadatak pomoću @Meeting kategorije.

• Ako vam je potrebno više prostora za vođenje bilježaka...   

Ako surađujete s drugim osobama ili vam je potrebno više prostora za svoje misli, razmislite o korištenju bilježnice OneNote, koja se može zajednički koristiti putem web-mjesta SharePoint ili lokalnog poslužitelja. OneNote nudi bogatiji doživljaj bilješci od Outlook zadataka.

TIjekom sastanka: način suradnje

Alat koji koristite za suradnju tijekom sastanka ovisi o mjestu i pristupu sudionika.

Ako surađujete na nekom dokumentu, a svi se sudionici nalaze u istoj prostoriji, koristite značajke praćenja promjena i komentara u programu Word.

Ako prezentirate, a neke su udaljene, koristite mrežni sastanak i značajke čavrljanja programa Microsoft Teams ili za manje formalne sastanke, pridružite se svima pomoću grupnog čavrljanja u Microsoft Teams-u i zajednički koristite radnu površinu ili drugi monitor.

Ako želite surađivati na ad hoc način, pomoću programa OneNote bilježaka u jednoj bilježnici. Ako nije riječ o zajedničkoj bilježnici, nakon sastanka u poruci svima pošaljite bilješke.

Ako zapisujete bilješke ili minute za sastanak, možete koristiti i OneNote za umetanje detalja o sastanku iz Outlook u bilješke. Nakon sastanka bilješke možete sudionicima poslati u obliku poruke.

Kako završiti ponavljajući sastanak

Kada je serija sastanaka pri kraju, umjesto da sastanak poništite, u kojem će se slučaju ukloniti iz povijesti sastanaka, promijenite način ponavljanja tako da se završi sa zadnjim održanim sastankom. Da biste to učiniti, odaberite gumb Ponavljanje i promijenite datum završetka.

Kada i kako zajednički koristiti kalendar

Možda nećete morati zajednički koristiti kalendar jer svi u vašoj tvrtki ili ustanovi mogu vidjeti kada ste slobodno, a kada niste, iako možda ne vide sadržaj ili predmet sastanaka i obveza. No ako želite da svi vide sve vaše sastanke i obveze, na jednostavan način svoj kalendar možete zajednički koristiti sa svojim timom.

Možda želite da netko drugi upravlja vašim kalendarom u vaše ime, primjerice, pomoćnika koji može prihvatiti ili odbiti sastanke za vas. U tom slučaju kalendar možete delegirati. Ako delegirate kalendar, odaberite samo jednu osobu: nemojte sve učiniti delegatom kalendara. Ako imate više ovlaštenika, može uzrokovati pogreške u kalendaru.

Stvorite kalendar SharePoint za grupne aktivnosti kojima svi imaju pristup, a ne za zajedničko korištenje kalendara. Da biste, na primjer, pratili raspored godišnjih odmora grupe, stvorite kalendar na web-mjestu sustava SharePoint.

Kada zakazujete sastanke s osobama koje ne mogu vidjeti vaše podatke o slobodnom vremenu, na primjer s osobama izvan tvrtke, kalendar pošaljite u poruci.

Vrh stranice

Kada koristiti Outlook kontakti u korporativnom okruženju

Čak i ako radite za tvrtku s globalnim popisom adresa, doći će do prilika kada želite zadržati kontakt u Outlook. Kontakte stvorite za sljedeće osobe:

• osobe koje ne rade u vašoj tvrtki

• osobe čije podatke želite zapamtiti ili za čiji kontakt želite dodati neki podatak, na primjer rođendan

• osobe koje želite sinkronizirati sa svojim mobilnim telefonom, pogotovo ako vaš telefon nije povezan s korporacijskim adresarom ili za slučaj da se s njime ne možete povezati

Kada stvoriti grupu kontakata u Outlook

Stvorite grupe kontakata (prijašnje poznate kao osobni popisi za raspodjelu) u aplikaciji Outlook kada želite olakšati slanje poruka grupi osoba izvan vaše tvrtke. Za sve grupe u tvrtki stvorite javnu grupu kontakata (od IT administratora zatražite upute kako to učiniti).

Vrh stranice

Što su brzi koraci?

Brzi koraci daju vam mogućnost izvođenja više akcija jednim klikom. Oni su koristan alat koji će vam pomoći zadržati čistu ulaznu poštu i općenito biti učinkovitiji u korištenju Outlook. Svaki put kada se nađete da ponavljate iste korake u programu Outlook, pokušajte stvoriti brzi korak.

Zašto se okno za čitanje prikazuje zdesna, a ne pri dnu (ili zašto nije isključeno)?

Čitati dugačak stupac uskog teksta jednostavnije je nego čitati kraći, a širi odjeljak. Na velikim udaljenostima oči je jednostavnije pomicati prema dolje nego slijeva udesno jer se može dogoditi i da zbog pomicanja glave i vrata osjetite umor. Uključeno okno za čitanje omogućuje vam da ne otvarate svaku poruku da biste pročitali njezin sadržaj.

Što s mapama koje više nisu potrebne?

Na popisu mapa u navigacijskom oknu moraju se nalaziti samo mape koje često koristite. Ako se u njemu nalaze mape kojih se čak ni ne sjećate, svu poštu premjestite u mapu s referencama i izbrišite postojeće mape.

Kako da sve poruke poslane izravno meni budu obojene plavom bojom?

1. Na kartici Prikaz u grupi Trenutni prikaz odaberite Prikaz Postavke.

   

2. U dijaloškom okviru Postavke prikaz odaberite Uvjetno oblikovanje.

   

3. U dijaloškom okviru Uvjetno oblikovanje odaberite Dodaj.

4. U okvir Naziv upišite Ja, a zatim odaberite Font.

5. U dijaloškom okviru Font u odjeljku Bojaodaberite Plava, a zatim U redu.

6. U dijaloškom okviru Uvjetno oblikovanje odaberite Uvjet.

7. U dijaloškom okviru Filtar potvrdite okvir Gdje se nalazim pokraj mogućnosti Jedina osobau retku Prima , a zatim u svakom otvorenom dijaloškom okviru odaberite U redu.

   Napomena: Pomoću padajućeg izbornika možete promijeniti uvjet Mjesto na kojem se nalazim.

Kada koristiti prikaz razgovora?

Prikaz razgovora koristan je u sljedećim slučajevima:

• Poruke pregledavate rijetko pa odjednom morate pregledati više poruka.

• Imate mnogo razgovora u kojima se razmjenjuje mnogo poruka.

• Morate vidjeti tko je kome odgovorio.

• Imate mnogo poruka.

Pregledom poruka u prikazu razgovora možete jednostavno vidjeti u kojim se razgovorima razmjenjivalo najviše poruka. U tim slučajevima preporučujemo da pročitate samo zadnju poruku u razgovoru i odgovorite na nju. Možete odabrati i cijeli razgovor te na njemu izvršiti akciju. Na primjer, možda postoji dugačak niz poruka, a u zadnjoj poruci jednostavno piše "Hvala, to je odgovor na moje pitanje", pa možete izbrisati cijeli razgovor.

Kada se nalazite u prikazu razgovora, možete vidjeti i poruke iz drugih mapa, što je vrlo praktično ako primite novu poruku u dugačkim razgovorima – možete vidjeti cijelu povijest razgovora, zajedno sa svojim odgovorima.

Čuvanje osobnih i službenih poruka e-pošte

Smanjivanje broja mjesta na kojima čitate poruke ne znači da morate miješati osobne i službene poruke. Preporučujemo da za poslovnu i osobnu komunikaciju koristite zasebne račune e-pošte. No preporučuje se da smanjite broj adresa e-pošte koje morate koristiti. Srećom, Outlook možete istodobno pregledavati više računa. Osim računa e-pošte na poslu (Exchange Server), možete dodati i druge račune kao što su Outlook.com ili Gmail u isti profil u Outlook.

Statusi pročitanih i nepročitanih poruka e-pošte

Čitanje i nepročitana stanja u Outlook pomoći tako da brzo pokažete koje su poruke pročitane barem jednom, a koje nisu. No statuse pročitanih i nepročitanih poruka moguće je lako promijeniti ako kliknete negdje na poruku, stoga oni nisu savršeno točan podatak, već samo alat.

Da biste poruku brzo označili kao pročitanu, pritisnite tiskovni prečac CTRL+Q. Da biste je označili kao nepročitanu, pritisnite CTRL+U.

Zašto status pročitanih i nepročitanih poruka e-pošte nije dovoljan?

Neke osobe koriste statuse pročitanih i nepročitanih poruka e-pošte da bi označile je li neka stavka nova ili referentna. No nepročitano stanje nije pouzdano jer čim poruka izgubi fokus (kada odaberete drugu poruku), ona se automatski označava kao pročitana i prečesto drugi uređaji (primjerice telefoni) označavaju poruke kao pročitane. Zbog toga ćete poruke ponovno čitati i nećete odmah shvatiti što s njima morate učiniti. Upotreba statusa pročitane i nepročitane poruke kao način razlikovanja stavki u mapi ulazne pošte koji predstavljaju zadatke i one koje još nisu obrađene ne funkcionira kada primate mnogo poruka od kojih neke nećete nikada pročitati jer već samim pogledom na predmet možete zaključiti da ih ne morate pročitati. Puno učinkovitiji način upravljanja mapom ulazne pošte jest pregled poruka i procjena što učiniti sa svakom pojedinom porukom. Nakon toga poruku premjestite iz mape ulazne pošte i nemojte je ostaviti u statusu "nepročitana".

Zašto pohranjivati poruke?

Preporučenim načinom rada smatra se upotreba središnjeg spremišta za poruke da biste ih mogli pogledati nakon što ih riješite. Upotrebom ograničenog broja mapa koje je potrebno pregledati (1-Referenca i 2-Osobno) ne morate se pitati jeste li poruku premjestili u pogrešnu mapu ili je kopirali u više mapa ako se ona odnosi na više tema ili projekata.

To ne znači da neće biti potrebno pregledavati poruke koje su vezane uz određenu temu ili projekt. Outlook bolje alate, kao što su kategorije i mape pretraživanja, da biste mogli učinkovito pretraživati.

Zašto imati samo jednu referentnu mapu?

Ako upotrebljavate samo jednu mapu, ne morate voditi brigu o tome u kojoj se mapi nalazi neka poruka jer znate da ste sve poruke koje se nalaze u toj mapi već pregledali i da ih želite zadržati.

Ako koristite više mapa, pri spremanju poruka morate razmišljati koju mapu koristiti. To je još kompliciranije ako za pojedinu poruku postoji više odgovarajućih mapa. Budući da se mnoge mape ne koriste ako postoji više odabira, time se stvara gužva.

Iako se čini da je sve poruke potrebno ostaviti u mapi ulazne pošte, nepotrebno ćete trošiti vrijeme ako pogledate poruku i upitate se "Moram li se ovom porukom baviti ili je ona tu samo radi reference?" Ulazna pošta u kojoj se nalaze samo nove poruke može djelovati smirujuće. Ulazna je pošta mjesto koje je u doticaju s drugim ljudima. Što ćete staviti u mapu s referencama, ovisi samo o vama.

Zašto za grupe kontakata upotrebljavati različite mape?

• Različite stope arhiviranja    Trebali biste imati različite mape za različite grupe kontakata na temelju teme i učestalosti automatskog arhiviranja. Na primjer, ako ste član grupa kontakata za odlazak na posao jednim automobilom, poruke u mapi Zajednički odlazak na posao moraju se svakodnevno brisati. Grupa kontakata koja se odnosi na teme vezane uz posao mora se rjeđe arhivirati, na primjer jedanput godišnje.

• Učinkovito grupiranje razgovora    Kada za grupe kontakata vezane uz različite teme upotrebljavate zasebne mape, vidjet ćete grupirane razgovore. Ako želite, mapu možete učinkovito pretraživati.

Zašto imati zasebne mape za grupe kontakata i RSS-ove?

Poruke koje se šalju na velike popise za raspodjelu i RSS sažeci sadržaja mogu jednostavno preplaviti vašu mapu ulazne pošte. Tim tijekovima informacija postupajte kao s novinama – možda sadrže koristan i zanimljiv članak, no čitanje cijelih novina oduzima mnogo vremena. Upotrebljavajte pravila da biste pročitali samo najzanimljivije i najvažnije članke.

Koje se grupe kontakata moraju prosljeđivati u mapu umjesto u mapu ulazne pošte?

Sljedeći su popisi za raspodjelu dobri kandidati za pravilo popisa za raspodjelu i mapu:

• oni od kojih primate mnogo poruka

• oni koji sadrže mnogo primatelja

Korporacijske poruke s važnim novostima (na primjer od predsjednika uprave) i poruke od IT odjela koje sadrže obavijesti o nedostupnosti poslužitelja ne smiju se prosljeđivati u mapu. Za poruke grupe kontakata koje samo povremeno sadrže koristan ili zanimljiv sadržaj, bez obzira na učestalost, mora postojati pravilo i mapa.

Kako postaviti pravila za RSS?

Ako ste pretplaćeni na nekoliko RSS sažetaka sadržaja, tretiraj ih kao drugi popis za raspodjelu. Premještanje zanimljivih RSS stavki (na temelju ključnih riječi) u ulaznu poštu; u suprotnom neka se automatski arhivi u RSS mape.

Što ako postoje pravila o zadržavanju ili mrežna arhiva sustava Exchange Server?

Umjesto automatskog arhiviranja upotrebljavajte rješenje vaše tvrtke i uvijek se pridržavajte pravila tvrtke. Ako pravila vaše tvrtke nalažu da za svaku vrstu stavke morate imati zasebnu mapu, pridržavajte se tog pravila.

Čemu služe pravila?

S vremenom ćete vjerojatno primati sve više poruka. Ne možete pročitati sve poruke koje primite, niti biste to trebali. Pročitajte samo važne poruke. Pravila će vam pomoći prilikom određivanja prioriteta važnih poruka i poruke vas neće ometati.

Datumi koji se postavljaju pomoću zastavica

Što sa zadacima i poštom označenom zastavicom koji se nalaze na traci s obvezama, a koji su stari više godina?

Ako zadatke ili zastavice ne koristite aktivno za neku svrhu, odaberite sve stavke, kliknite ih desnom tipkom miša, a zatim odaberite Izbriši. Tom ćete akcijom izbrisati stare zadatke i ukloniti zastavice s poruka i kontakata, a da pritom ne izbrišete stavke.

Što s neiskorištenim kategorijama?

Izbrišite sve kategorije koje ne namjeravate koristiti. Isti skup kategorija odnosi se na sve stavke pa ako za kontakte koristite neku kategoriju, zadržite je.

Koji je najbolji način odabira boja?

Prilikom stvaranja kategorija boja, pažljivo birajte boje. Na primjer, nemojte odabrati istu boju za @Telefon i @E-pošta, ali za sve 1:1 kategorije odaberite slične boje (na primjer, nijansu zelene). S vremenom ćete moći pogledati popis zadataka i samo prema boji odrediti je li zadatak trenutno moguće obaviti. Na primjer, ako je kategorija @Doma označena ljubičastom, a nalazite se na poslu, ljubičaste zadatke ne možete obaviti.

Zašto rezervirati vrijeme za sebe?

Raspoređivanjem vremena na kalendaru samo za sebe vaši će podaci o zauzetom i slobodnom vremenu biti ažurirani i vjerojatnost da će vam netko zakazati obvezu za to vrijeme manja je. Ako vam je kalendar pun obveza, to može biti jedini način na koji možete odvojiti vrijeme za obavljanje posla.

Pomaže vam i da se opredijelite za rad – ako ga stavite u kalendar, trebali biste biti predani tom poslu u tom trenutku. Ako netko zakaže vaše radno vrijeme, obavezno zakažete svoje vrijeme. Nemojte se prevariti!

Što s 10 000 poruka u mapi ulazne pošte?

Ako mapa ulazne pošte sadrži više od 20 stavki, obradite poruke od prošlog tjedna, a zatim odaberite preostale poruke i premjestite ih u mapu 1-referenca. Da, to možete učiniti i osjećat ćete se sjajno.

Zašto primate toliko poruka?

Ako ste zatrpani porukama, vjerojatno primate više poruka no što možete podnijeti pa morate postaviti zahtjevnija pravila. Pokušajte analizirati odakle vaše poruke dolaze tako da ih razvrstate prema polju Pošiljatelj, a zatim sažmite sve naslove. Čitate li grupe kontakata koje ne morate čitati? Ako je tako, stvorite pravilo. Ako promijenite prikaz, nemojte ga zaboraviti vratiti!

Imate deset minuta: što biste najprije trebali pročitati u mapi ulazne pošte?

Ako nemate puno vremena, na primjer, završili ste jedan sastanak, a uskoro imate drugi, pročitajte poruke označene plavom bojom, tj. poruke koje su poslane izravno vama. Te poruke često čekaju neki sljedeći korak i najvažnije su.

Koliko često treba čitati poruke?

Za mnoge od nas čitanje je poruka poput ovisnosti. Ujutro utrošite 20 minuta na pregledavanje poruka, a zatim svoju pažnju usmjerite na dnevni pregled popisa zadataka. Zatim započnite dan! Ako čitanje poruka ograničite tako da ih čitate jedanput ujutro i jedanput krajem dana, znatno ćete povećati svoju produktivnost. Pokušajte to jedan tjedan i uvjerite se.

Kako upravljati složenim zadacima?

Za neke zadatke potrebno je više prostora za planiranje. Za te zadatke koristite OneNote. Na primjer, ako planirate projekt s više koraka, ugniježđenih zadataka i tako dalje, OneNote je prikladniji alat.

Ako samo želite zapamtiti nekoliko povezanih zadataka, navedite ih u tijelu zadatka. Ako postoje s njima povezane poruke, povucite ih u zadatak.

Je li dobro zajedno čuvati osobne i poslovne zadatke?

Ako je to moguće, osobne i poslovne zadatke držite na jednom mjestu. Održavanjem jednog popisa smanjujete broj mjesta na kojima morate tražiti zadatke. Čak i ako već imate samo jedan popis, pomoću kategorija razdvojite osobne i poslovne zadatke da biste učinkovito upravljali popisom. Osobni će se zadaci pohraniti u sustavu Exchange Server tvrtke i mogu biti vidljivi IT odjelu, stoga na popis osobnih zadataka stavite samo prikladne zadatke.

Zašto zadatke jednostavno ne pamtiti?

Čuvanje zadataka u vašoj glavi ne funkcionira. Oslobađajuće je ovisiti o Outlook umjesto o preusmjeravanja u mozak da biste pratili svoje zadatke. Možete prestati trošiti snagu na mozak podsjećajući se na svoje zadatke ("U redu, ne zaboravite poslati Ivanu poruku o predlošcima, pošaljite Ivanu poruku o predlošcima...") i usredotočite se na aktivnost koja vam je pri ruci.

Zašto zadržati zadatke u Outlook ?

Zašto popis zadataka u Outlook funkcionira bolje od papirnatog popisa:

• papirnati se popisi ne mogu automatski ažurirati

• na papirnatim popisima raspored nije jednostavno izmijeniti

• Popis zadataka Outlook na webu koristiti za prikaz s bilo kojeg mjesta.

• Outlook se integrira s OneNote i Microsoft SharePoint Server i mobilnim uređajem.

• papirnate je popise jednostavno izgubiti

Dodatno: kako stvoriti mapu pretraživanja za poruke e-pošte?

Skupu poruka o određenoj temi za sastanak možete jednostavno pristupiti. Stvorite kategoriju za sastanak, a zatim stvorite mapu pretraživanja sa sljedećim kriterijima: kategorija <naziv> i nedovršene i iz određenog razdoblja. Kada primite poruke s tom temom, označite ih tom kategorijom. Nakon sastanka, poruke koje ste raspravili označite kao dovršene.

Vrh stranice

Knjige i ostali resursi

• Mehanizmi za uspješno obavljanje zadataka autora Davida Allena i sur.

• Organizacija radnog dana pomoću programa Microsoft Outlook autora Michaela Linenbergera

• Lifehacker Savjeti i preuzimanja za bolje obavljanje poslova

• Kako radi Bill Gates, časopis Fortune 500 na web-mjestu CNNMoney.com

Vrh stranice