שיקולי עיצוב לעדכון נתונים

מניעת עריכה של רשימת הערכים בתצוגת טופס

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס בחלונית הניווט ולחץ על תצוגת עיצוב אותצוגת פריסה.

2. לחץ על הפקד כדי לבחור אותו ולאחר מכן הקש F4 כדי להציג את גליון המאפיינים.

3. בכרטיסיה נתונים של גליון המאפיינים, הגדר את המאפיין אפשר פעולות עריכה של רשימתערכים ללא.

4. לחץ על קובץ ולאחר מכן לחץ על שמור, או הקש Ctrl+S .

ציין טופס אחר לעריכת רשימת הערכים

כברירת מחדל, Access מספק טופס מוכלל לצורך עריכת רשימת הערכים. אם יש לך טופס אחר שבו אתה מעדיף להשתמש למטרה זו, באפשרותך להזין את שם הטופס במאפיין טופס עריכה של פריטי רשימה, באופן הבא:

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס בחלונית הניווט ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב או תצוגת פריסה בתפריט הקיצור.

2. לחץ על הפקד כדי לבחור אותו ולאחר מכן הקש F4 כדי להציג את גליון המאפיינים.

3. בכרטיסיה נתונים של גליון המאפיינים, לחץ על החץ הנפתח בתיבת המאפיין עריכת טופס של פריטי רשימה.

4. לחץ על הטופס שבו ברצונך להשתמש לעריכת רשימת הערכים.

5. לחץ על קובץ ולאחר מכן לחץ על שמור, או הקש Ctrl+S .

בחינת שדה בדיקת מידע בטופס

1. פתח את הטופס בתצוגת פריסה או בתצוגת עיצוב.

2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על פקד תיבת הרשימה או התיבה המשולבת ולחץ על מאפיינים.

3. בגליון המאפיינים, לחץ על הכרטיסיה הכל ואתר את המאפיינים סוג מקור שורה ומקור שורה. המאפיין סוג מקור שורה צריך להכיל רשימת ערכים או טבלה/שאילתה, והמאפיין מקור שורה צריך להכיל רשימה של פריטים המופרדים באמצעות תווי נקודה-פסיק או שאילתה. לקבלת שטח נוסף, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המאפיין ובחר שנה גודל תצוגה או הקש Shift+F2.

   בדרך כלל, רשימות ערכים משתמשות בתחביר בסיסי זה: "item";"פריט";""פריט"

   במקרה זה, הרשימה היא קבוצה של פריטים המוקפים במרכאות כפולות ומופרדים באמצעות תווי נקודה-פסיק.

   שאילתות בחירה משתמשות בתחביר בסיסי זה: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].

   במקרה זה, השאילתה מכילה שני משפטים (SELECT ו- FROM). המשפט הראשון מפנה לטבלה או לשאילתה ולשדות בטבלה או בשאילתה זו. המשפט השני מפנה רק לטבלה או לשאילתה. להלן נקודת מפתח שיש לזכור: משפטים מסוג SELECT אינם חייבים להכיל שם של טבלה או שאילתה, למרות שהם מומלצים, והם חייבים להכיל שם של שדה אחד לפחות. עם זאת, כל משפטי FROM חייבים להפנות לטבלה או לשאילתה. לכן, תמיד תוכל למצוא את טבלת המקור או את שאילתת המקור עבור שדה בדיקת מידע על-ידי קריאת משפט FROM.

4. בצע אחת מהפעולות הבאות.

   • אם אתה משתמש ברשימת ערכים, ערוך את הפריטים ברשימה. הקפד להקיף כל פריט במרכאות כפולות ולהפריד כל פריט באמצעות נקודה-פסיק.

   • אם השאילתה ברשימת בדיקת המידע מפנה לשאילתה אחרת, פתח שאילתה שניה זו בתצוגת עיצוב (לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השאילתה בחלונית הניווט ולחץ על תצוגת עיצוב). שים לב לשם הטבלה המופיעה במקטע העליון של מעצב השאילתות ולאחר מכן עבור לשלב הבא.

     אחרת, אם השאילתה בשדה בדיקת מידע מפנה לטבלה, שים לב לשם הטבלה ועבור לשלב הבא.

5. פתח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים ולאחר מכן ערוך את פריטי הרשימה לפי הצורך.

בחינת שדה בדיקת מידע בטבלה

1. פתח את הטבלה בתצוגת עיצוב‏.

2. במקטע העליון של רשת עיצוב השאילתה, בעמודה סוג נתונים, לחץ או העבר את המוקד לכל שדה מסוג טקסט, מספר או כן/לא.

3. במקטע התחתון של רשת עיצוב הטבלה, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע ולאחר מכן הבט במאפיינים סוג מקור שורה ומקור שורה.

   המאפיין סוג מקור שורה חייב לקרוא רשימת ערכים אוטבלה/שאילתה. המאפיין מקור שורה חייב להכיל רשימת ערכים או שאילתה.

   רשימות ערכים משתמשות בתחביר בסיסי זה: "item";"פריט";""פריט"

   במקרה זה, הרשימה היא קבוצה של פריטים המוקפים במרכאות כפולות ומופרדים באמצעות תווי נקודה-פסיק.

   בדרך כלל, שאילתות בחירה משתמשות בתחביר בסיסי זה: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].

   במקרה זה, השאילתה מכילה שני משפטים (SELECT ו- FROM). המשפט הראשון מפנה לטבלה או לשאילתה ולשדות בטבלה או בשאילתה זו. המשפט השני מפנה רק לטבלה או לשאילתה. להלן נקודת מפתח שיש לזכור: משפטים מסוג SELECT אינם חייבים להכיל שם של טבלה או שאילתה, למרות שהם מומלצים, והם חייבים להכיל שם של שדה אחד לפחות. עם זאת, כל משפטי FROM חייבים להפנות לטבלה או לשאילתה. לכן, תמיד תוכל למצוא את טבלת המקור או את שאילתת המקור עבור שדה בדיקת מידע על-ידי קריאת משפט FROM.

4. בצע אחת מהפעולות הבאות.

   • אם אתה משתמש ברשימת ערכים, ערוך את הפריטים ברשימה. הקפד להקיף כל פריט במרכאות כפולות ולהפריד כל פריט באמצעות נקודה-פסיק.

   • אם השאילתה בשדה בדיקת מידע מפנה לשאילתה אחרת, בחלונית הניווט, פתח את השאילתה השניה בתצוגת עיצוב (לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השאילתה ולחץ על תצוגת עיצוב). שים לב לשם הטבלה המופיעה במקטע העליון של מעצב השאילתות ולאחר מכן עבור לשלב הבא.

     אחרת, אם השאילתה בשדה בדיקת מידע מפנה לטבלה, שים לב לשם הטבלה ועבור לשלב הבא.

5. פתח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים ולאחר מכן ערוך את פריטי הרשימה לפי הצורך.

לראש הדף

הסרת נתונים מרשימת ערכים

1. פתח את הטבלה בתצוגת עיצוב‏.

2. בחלק העליון של רשת העיצוב, בחר את שדה הטבלה שמכיל את רשימת הערכים.

3. בחלק התחתון של הרשת, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע ולאחר מכן אתר המאפיין מקור שורה.

   כברירת מחדל, פריטים ברשימת ערכים מופיעים בין סימני מרכאות כפולות, והפריטים מופרדים באמצעות תווי נקודה-פסיק:"Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

4. הסר את הפריטים מהרשימה לפי הצורך. זכור למחוק את המרכאות שמקיפות כל פריט שנמחק. כמו כן, הקפד לא להשאיר תו נקודה-פסיק מוביל, לא להשאיר זוגות של תווי נקודה-פסיק יחד (;;), ואם אתה מסיר את הפריט האחרון ברשימה, מחק את תו הנקודה-פסיק האחרון.

   חשוב    אם אתה מוחק פריט מרשימת ערכים, והרשומות בטבלה כבר משתמשות בפריט שנמחק, הפריט שנמחק נשאר חלק מהרשומה עד שתשנה אותה. לדוגמה, נניח שלחברה שלך יש מחסן בעיר א', אך בשלב מסוים היא מוכרת מבנה זה. אם תסיר את "עיר א" מרשימת המחסנים, תראה "עיר א" בטבלה עד שתשנה ערכים אלה.

הסרת נתונים מתוך שדה בדיקת מידע

1. פתח את הטבלה בתצוגת עיצוב‏.

2. במקטע העליון של רשת העיצוב, בחר את שדה בדיקת המידע.

3. בחלק התחתון של הרשת, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע ואתר את המאפיינים סוג מקור שורה ומקור שורה.

   במאפיין סוג מקור שורה אמור להופיע טבלה/שאילתה, והמאפיין מקור שורה חייב להכיל שאילתה שמפנה לטבלה או לשאילתה אחרת. שאילתות עבור שדות בדיקת מידע מתחילות תמיד במילה SELECT.

   בדרך כלל (אך לא תמיד), שאילתת בחירה משתמשת בתחביר בסיסי זה: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].

   במקרה זה, השאילתה מכילה שני משפטים (SELECT ו- FROM). המשפט הראשון מפנה לטבלה ולשדה בטבלה זו; לעומת זאת, המשפט השני מפנה לטבלה בלבד. נקודה שיש לזכור: המשפט FROM יציין תמיד את שם טבלת המקור או השאילתה. ייתכן שמשפטי SELECT לא תמיד יכילו שם של טבלה או של שאילתה, למרות שהם תמיד מכילים שם של שדה אחד לפחות. עם זאת, כל משפטי FROM חייבים להפנות לטבלה או לשאילתה.

4. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   • אם השאילתה בשדה בדיקת מידע מפנה לשאילתה אחרת, לחץ על לחצן בנה (בכרטיסיה נתונים של גליון המאפיינים, לחץ על הבאה) כדי לפתוח את השאילתה בתצוגת עיצוב. רשום לעצמך שם הטבלה שמופיע בחלק העליון של מעצב השאילתות, ולאחר מכן המשך לשלב 5.

   • אם השאילתה בשדה 'בדיקת מידע' מפנה לטבלה, רשום לעצמך את שם הטבלה ולאחר מכן המשך לשלב 5.

5. פתח את טבלת המקור בתצוגת גליון נתונים.

6. אתר את השדה שמכיל את הנתונים שנמצאים בשימוש ברשימת בדיקת המידע ולאחר מכן ערוך את הנתונים לפי הצורך.

לראש הדף

הצגת סוגי נתונים

בצע אחת מהפעולות הבאות:

שימוש בתצוגת גליון נתונים

1. פתח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים.

2. בכרטיסיה שדות , בקבוצה עיצוב , הבט בערך ברשימה סוג נתונים. הערך משתנה בעת הצבת הסמן בשדות השונים בטבלה:

   

שימוש בתצוגת עיצוב

1. פתח את הטבלה בתצוגת עיצוב‏.

2. הבט ברשת העיצוב. המקטע העליון של הרשת מציג את השם ואת סוג הנתונים של כל שדה טבלה.

   

כיצד סוגי נתונים משפיעים על הזנת נתונים

סוג הנתונים שאתה מגדיר עבור כל שדה טבלה מספק את רמת השליטה הראשונה בסוג הנתונים המותר בשדה. במקרים מסוימים, כגון שדה טקסט ארוך, באפשרותך להזין את הנתונים הרצויים. במקרים אחרים, כגון שדה מספור אוטומטי, הגדרת סוג הנתונים עבור השדה מונעת ממך להזין מידע כלשהו. הטבלה הבאה מפרטת את סוגי הנתונים Access, ומתארת כיצד הם משפיעים על הזנת נתונים.

לקבלת מידע נוסף, ראה סוגי נתונים עבור מסדי נתונים שולחניים של Access ושינוי או שינוי של הגדרת סוג הנתונים עבור שדה.

לראש הדף

הצגת מאפיינים עבור שדה טבלה

Access מספק שתי דרכים להצגת המאפיינים של שדה טבלה.

בתצוגת גליון נתונים

1. פתח את הטבלה בתצוגת גליון נתונים.

2. לחץ על הכרטיסיה שדות והשתמש בפקדים בקבוצה עיצוב כדי להציג את המאפיינים עבור כל שדה טבלה.

בתצוגת עיצוב

1. פתח את הטבלה בתצוגת עיצוב‏.

2. בחלק התחתון של הרשת, לחץ על הכרטיסיה כללי , אם היא עדיין לא נבחרה.

3. כדי לראות את המאפיינים עבור שדה בדיקת מידע, לחץ על הכרטיסיה בדיקת מידע.

כיצד מאפיינים משפיעים על הזנת נתונים

הטבלה הבאה מפרטת את המאפיינים בעלי ההשפעה הגדולה ביותר על הזנת הנתונים ומסבירה כיצד הם משפיעים על הזנת הנתונים.

לראש הדף

יצירת קשר הגומלין

1. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצגה/הסתרה, לחץ על קשרי גומלין.

2. בכרטיסיה עיצוב , בקבוצה קשרי גומלין, לחץ על הוסף טבלאות (הצג טבלה ב - Access).

3. בחר בכרטיסיה טבלאות , בחר את הטבלאות שברצונך לשנות, לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.

   באפשרותך להקיש SHIFT כדי לבחור טבלאות מרובות, או להוסיף כל טבלה בנפרד. בחר רק את הטבלאות בצדדים ה"אחת" וה"רבים" של קשר הגומלין.

4. בחלון קשרי גומלין, גרור את המפתח הראשי מהטבלה בצד ה"אחד" של קשר הגומלין ושחרר אותו בשדה מפתח זר של הטבלה בצד ה"רבים" של קשר הגומלין.

   מופיעה תיבת הדו-שיח עריכת קשרי גומלין. האיור הבא מציג את תיבת הדו-שיח:

   

5. בחר את תיבת הסימון אכוף שלמות הקשרים בין הטבלאות ולחץ על צור.

הפיכת עדכונים מדורגים לזמינים במפתחות ראשיים

1. בכרטיסיה כלי מסד נתונים, בקבוצה הצגה/הסתרה, לחץ על קשרי גומלין.

2. החלון ' קשרי גומלין' מופיע ומציג את צירופים (המוצגים כקווים מחברים) בין הטבלאות במסד הנתונים. האיור הבא מציג קשר גומלין אופייני:

3. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קו הצירוף בין טבלאות האב והצאצא, ולחץ על ערוך קשר גומלין.

   

   מופיעה תיבת הדו-שיח עריכת קשרי גומלין. האיור הבא מציג את תיבת הדו-שיח:

   

4. בחר עדכן שדות קשורים בהתאם להירארכיית הקשרים , ודא שתיבת הסימון אכוף שלמות הקשרים בין טבלאות נבחרה ולאחר מכן לחץ על אישור.

לראש הדף