יצירת טבלה והוספת שדות

יצירת טבלה

מסד נתונים פשוט, כגון רשימת אנשי קשר, עשוי להשתמש בטבלה אחת בלבד. עם זאת, מסדי נתונים רבים משתמשים במספר טבלאות. בעת יצירת מסד נתונים חדש, עליך ליצור במחשב שלך קובץ חדש הפועל כגורם מכיל עבור כל האובייקטים במסד הנתונים, לרבות הטבלאות.

באפשרותך ליצור טבלה על-ידי יצירת מסד נתונים חדש, על-ידי הוספת טבלה למסד נתונים קיים או על-ידי ייבוא או קישור לטבלה ממקור נתונים אחר — כגון חוברת עבודה של Microsoft Excel, מסמך Microsoft Word, קובץ טקסט או מסד נתונים אחר. כאשר אתה יוצר מסד נתונים ריק חדש, נוספת עבורך טבלה ריקה חדשה באופן אוטומטי. לאחר מכן ניתן להזין נתונים בטבלה כדי להתחיל בהגדרת השדות.

לראש הדף

יצירת טבלה חדשה במסד נתונים חדש

1. לחץ על קובץ > חדש ולאחר מכן בחר מסד נתונים שולחני ריק.

2. בתיבה שם הקובץ, הקלד שם קובץ עבור מסד הנתונים החדש.

3. כדי לאתר מיקום אחר ולשמור את מסד הנתונים, לחץ על סמל התיקיה.

4. לחץ על צור.

   מסד הנתונים החדש נפתח, וטבלה חדשה בשם 'טבלה1' נוצרת ונפתחת בתצוגת גליון נתונים.

לראש הדף

יצירת טבלה חדשה במסד נתונים קיים

1. לחץ על קובץ > פתח ולאחר מכן לחץ על מסד הנתונים אם הוא מופיע תחת פריטים אחרונים. אם הוא אינו מופיע שם, בחר אחת מאפשרויות העיון כדי לאתר את מסד הנתונים.

2. בתיבת הדו-שיח פתיחה, בחר את מסד הנתונים שברצונך לפתוח ולאחר מכן לחץ על פתח.

3. בכרטיסיה יצירה, בקבוצה טבלאות, לחץ על טבלה.

   טבלה חדשה נוספת במסד הנתונים והטבלה נפתחת בתצוגת גליון נתונים.

לראש הדף

ייבוא או קישור לצורך יצירת טבלה

באפשרותך ליצור טבלה על-ידי ייבוא או קישור לנתונים המאוחסנים במקום אחר. באפשרותך לייבא נתונים או לקשר לנתונים בגליון עבודה של Excel, ברשימת SharePoint, בקובץ XML, במסד נתונים אחר של Access, בתיקיה של Microsoft Outlook ועוד.

כאשר אתה מייבא נתונים, אתה יוצר עותק של הנתונים בטבלה חדשה במסד הנתונים הנוכחי. השינויים הבאים שתבצע בנתוני המקור לא ישפיעו על הנתונים שיובאו, ושינויים בנתונים שיובאו לא ישפיעו על נתוני המקור. לאחר שתתחבר למקור נתונים ותייבא ממנו נתונים, תוכל להשתמש בנתונים שיובאו מבלי להתחבר למקור. באפשרותך לשנות עיצוב של טבלה מיובאת.

כאשר אתה מקשר לנתונים, אתה יוצר טבלה מקושרת במסד הנתונים הנוכחי, המייצגת קישור חי למידע הקיים שמאוחסן במקום אחר. כאשר אתה משנה נתונים בטבלה מקושרת, השינויים מתרחשים במקור. בכל פעם שנתונים משתנים במקור, שינוי זה מופיע בטבלה המקושרת. אתה זקוק ליכולת להתחבר למקור הנתונים בכל פעם שאתה משתמש בטבלה מקושרת. אין באפשרותך לשנות עיצוב של טבלה מקושרת.

לראש הדף

הגדרת מאפייני טבלה

בנוסף להגדרת שדות מאפיינים, באפשרותך להגדיר מאפיינים החלים על טבלה שלמה או על רשומות שלמות.

1. בחר את הטבלה שברצונך להגדיר את המאפיינים שלה.

2. בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

3. בכרטיסיה עיצוב טבלה , בקבוצה הצג/ הסתר, לחץ על גליון מאפיינים.

   

   גליון המאפיינים של הטבלה מוצג.

4. בגליון המאפיינים, לחץ על הכרטיסיה כללי.

5. לחץ על התיבה מימין המאפיין שברצונך להגדיר ולאחר מכן הזן הגדרה עבור המאפיין.

   אל תשכח להקיש CTRL+S כדי לשמור את השינויים.

   השתמש במאפיין טבלה זה	לשם
   הצגת תצוגות באתר SharePoint	ציין אם ניתן יהיה להציג תצוגות המבוססות על הטבלה באתר SharePoint. הערה: ההשפעות של הגדרה זו תלויות בהגדרה של מאפיין מסד הנתונים הצג את כל התצוגות באתר SharePoint.
   גליון נתונים משני מורחב	הרחב את כל גליונות הנתונים המשניים בעת פתיחת הטבלה.
   גובה גליון נתונים משני	בצע אחת מהפעולות הבאות: אם ברצונך לגרום לכך שחלון גליון הנתונים המשני יתרחב כדי להציג את כל השורות, השאר את הגדרת מאפיין זה כ- ‎0"‎. אם ברצונך לשלוט בגובה גליון הנתונים המשני, הזן את הגובה הרצוי בס"מ.
   כיוון הדפסה	ציין את כיוון התצוגה, בהתאם לכיוון השפה - משמאל לימין או מימין לשמאל.
   תיאור	ציין תיאור של הטבלה. תיאור זה יופיע בתיאורי הכלים עבור הטבלה.
   כלל אימות	הזן ביטוי שחייב להיות נכון בכל פעם שאתה מוסיף או משנה רשומה.
   טקסט אימות	הזן הודעה שתוצג כאשר רשומה מפרה את הביטוי שבמאפיין כלל אימות.
   סנן	הגדר קריטריונים להצגת שורות תואמות בלבד בתצוגת גליון נתונים.
   סדר לפי	בחר שדה אחד או מספר שדות כדי לציין את סדר מיון השורות המוגדר כברירת מחדל בתצוגת גליון נתונים.
   שם גליון נתונים משני	ציין אם גליון נתונים משני יופיע בתצוגת גליון נתונים, ואם כן, איזו טבלה או שאילתה תספק את השורות בגליון הנתונים המשני.
   קישור שדות צאצא	ערוך ברשימה את השדות בטבלה או בשאילתה המשמשים עבור גליון הנתונים המשני, אשר מתאימים למאפיין קישור שדות אב שצוין עבור הטבלה.
   קישור שדות אב	ערוך ברשימה את השדות בטבלה שמתאימים למאפיין קישור שדות צאצא שצוין עבור הטבלה.
   סינון בעת טעינה	החל אוטומטית את קריטריוני המסנן במאפיין מסנן (על-ידי הגדרת האפשרות לכן) כאשר הטבלה נפתחת בתצוגת גליון נתונים.
   סדר לפי בעת טעינה	החל אוטומטית את קריטריוני המיון במאפיין סדר לפי (על-ידי הגדרת האפשרות לכן) כאשר הטבלה נפתחת בתצוגת גליון נתונים.

   עצה    כדי ליצור שטח נוסף להזנה או עריכה של הגדרה בתיבת המאפיין, הקש SHIFT+F2 כדי להציג את התיבה שנה מרחק מתצוגה. אם אתה מגדיר את המאפיין כלל אימות לביטוי מסוים, וברצונך לקבל עזרה בבנייתו, לחץ על לצד תיבת המאפיין ValidationRule כדי להציג את בונה הביטויים.

לראש הדף

שמירת טבלה

לאחר יצירה או שינוי של טבלה, עליך לשמור את העיצוב שלה. בעת שמירת טבלה בפעם הראשונה, תן לה שם המתאר את הנתונים שהיא מכילה. באפשרותך להשתמש ב- 64 תווים אלפאנומריים לכל היותר, כולל רווחים. לדוגמה, תוכל לתת לטבלה את השם 'לקוחות', 'מלאי חלפים' או 'מוצרים'.

Access מספק גמישות רבה בנוגע למתן שמות לטבלאות, אך עליך להיות מודע לכמה הגבלות. שם טבלה יכול להכיל עד 64 תווים, לכלול כל שילוב של אותיות, מספרים, רווחים ותווים מיוחדים למעט נקודה (.), סימן קריאה (!), סוגריים מרובעים ([]), רווח מוביל, סימן שוויון (=) מוביל או תווים שאינם ניתנים להדפסה כגון החזרת גררה. בנוסף, השם אינו יכול להכיל את התווים הבאים: :` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. בחר קובץ > שמור או הקש CTRL+S.

2. אם אתה שומר את הטבלה בפעם הראשונה, הקלד שם עבור הטבלה ולאחר מכן לחץ על אישור.

לראש הדף

הגדרת מפתח ראשי

אלא אם יש סיבה ספציפית שלא לעשות זאת, עליך לציין מפתח ראשי עבור טבלה. Access יוצר באופן אוטומטי אינדקס עבור המפתח הראשי, שיכול לסייע בשיפור ביצועי מסד הנתונים. Access גם מוודא שלכל רשומה יש ערך בשדה המפתח הראשי, ושהערך הוא תמיד ייחודי. ערכים ייחודיים הם חיוניים, מאחר שבלעדיהם אין דרך להבחין בצורה מהימנה בין שורה מסוימת לשורות אחרות.

כאשר אתה יוצר טבלה חדשה בתצוגת גליון נתונים, Access יוצר עבורך באופן אוטומטי מפתח ראשי ומקצה לו שם שדה של מזהה ואת סוג הנתונים 'מספור אוטומטי'.

בתצוגת עיצוב, באפשרותך לשנות או להסיר את המפתח הראשי, או להגדיר את המפתח הראשי עבור טבלה שבה אין עדיין מפתח ראשי.

לראש הדף

קביעה באילו שדות להשתמש כמפתח ראשי

לפעמים, ייתכן שכבר יהיו לך הנתונים שבהם תרצה להשתמש כמפתח ראשי. לדוגמה, ייתכן שיהיו לך מספרים מזהים קיימים עבור העובדים שלך. אם אתה יוצר טבלה כדי לעקוב אחר פרטי עובדים, ייתכן שתחליט להשתמש במזהה העובד הקיים כמפתח הראשי עבור הטבלה. לחלופין, ייתכן שמזהה העובד הוא ייחודי רק בשילוב עם מזהה מחלקה, דבר המחייב אותך להשתמש בשני השדות יחד כמפתח הראשי. מועמד מוצלח לשימוש כמפתח הראשי מתאפיין בתכונות הבאות:

• לכל רשומה יש ערך ייחודי עבור השדה או שילוב השדות.

• השדה או שילוב השדות אינו ריק או Null — תמיד ישנו ערך.

• הערכים אינם משתנים.

אם לא קיימים נתונים מתאימים לשימוש כמפתח ראשי, באפשרותך ליצור שדה חדש לשימוש כמפתח ראשי. בעת יצירת שדה חדש לשימוש כמפתח ראשי, הגדר את סוג הנתונים של השדה ל'מספור אוטומטי' כדי לוודא שהוא מתאפיין בשלוש התכונות שברשימה לעיל.

לראש הדף

הגדרה או שינוי של המפתח הראשי

1. בחר את הטבלה שברצונך להגדיר או לשנות את המפתח הראשי שלה.

2. בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

3. ברשת העיצוב של הטבלה, בחר את השדה או השדות שבהם ברצונך להשתמש כמפתח הראשי.

   כדי לבחור שדה אחד, לחץ על בורר השורות לבחירת השדה הרצוי.

   כדי לבחור יותר משדה אחד, החזק את מקש CTRL לחוץ ולאחר מכן לחץ על בורר השורות לבחירת כל אחד מהשדות הרצויים.

4. בכרטיסיה עיצוב טבלה , בקבוצה כלים, לחץ על מפתח ראשי.

   מחוון מפתחות מופיע מימין לשדה או לשדות שאתה מציין כמפתח הראשי.

לראש הדף

הסרת המפתח הראשי

1. בחר את הטבלה שברצונך להסיר את המפתח הראשי שלה.

2. בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת עיצוב.

3. לחץ על בורר השורות עבור המפתח הראשי הנוכחי. אם המפתח הראשי מורכב משדות מרובים, החזק את מקש CTRL לחוץ ולאחר מכן לחץ על בורר השורות עבור כל אחד מהשדות.

4. בכרטיסיה עיצוב טבלה , בקבוצה כלים, לחץ על מפתח ראשי.

   מחוון המפתח מוסר מהשדה או מהשדות שציינת קודם לכן כמפתח הראשי.

כשאתה שומר טבלה חדשה מבלי להגדיר מפתח ראשי, Access מבקש ממך ליצור שדה חדש עבור המפתח הראשי. אם תלחץ על כן, Access ייצור שדה מזהה שמשתמש בסוג הנתונים 'מספור אוטומטי' כדי לספק ערך ייחודי עבור כל רשומה. אם הטבלה שלך כבר כוללת שדה מספור אוטומטי, Access משתמש בו כמפתח הראשי. אם תלחץ על לא, Access לא יוסיף שדה, ולא יוגדר מפתח ראשי.

לראש הדף

הוספת שדות

כדי לאחסן נתונים חדשים אודות פריט שעבורו כבר יש לך טבלה של Access, שקול להוסיף שדה לטבלה. לדוגמה, נניח שישנה טבלה שמאחסנת את שם המשפחה, השם הפרטי, כתובת הדואר האלקטרוני, מספר הטלפון וכתובת הדואר של כל אחד מהלקוחות שלך. אם ברצונך להתחיל לנהל מעקב אחר אמצעי התקשורת המועדף על כל לקוח, הוסף שדה לאחסון נתונים אלה.

באפשרותך לאחסן בשדה כל חלק מהנתונים שברצונך לעקוב אחריו. לדוגמה, בטבלת אנשי קשר תוכל ליצור שדות עבור 'שם משפחה', 'שם פרטי', 'מספר טלפון' ו'כתובת'. בטבלת מוצרים תוכל ליצור שדות עבור 'שם מוצר', 'מזהה מוצר' ו'מחיר'.

לכל שדה יש מאפיינים חיוניים מסוימים, כגון שם המזהה באופן ייחודי את השדה בתוך טבלה, סוג נתונים המגדיר את אופי הנתונים, הפעולות שניתן לבצע על הנתונים ושטח האחסון שיש להקצות עבור כל ערך.

לפני שתיצור שדות, נסה להפריד את הנתונים לחלקים השימושיים הקטנים ביותר. קל יותר לשלב נתונים במועד מאוחר יותר מאשר להפריד ביניהם. לדוגמה, במקום שדה 'שם מלא', שקול ליצור שדות נפרדים עבור 'שם משפחה' ו'שם פרטי'. לאחר מכן תוכל לבצע חיפוש או מיון בקלות לפי 'שם פרטי', 'שם משפחה' או שניהם. אם אתה מתכונן לבצע דיווח, מיון, חיפוש או חישוב של פריט מידע, מקם פריט זה בשדה משלו.

לאחר שתיצור שדה, תוכל להגדיר גם מאפייני שדה כדי לשלוט במראה ובאופן הפעולה שלו. לדוגמה, המאפיין עיצוב מגדיר את אופן ההופעה של נתונים בגליון נתונים או בטופס הכוללים שדה זה.

לראש הדף

הוספת שדה על-ידי הזנת נתונים

כאשר אתה יוצר טבלה חדשה או פותח טבלה קיימת בתצוגת גליון נתונים, באפשרותך להוסיף שדה לטבלה על-ידי הזנת נתונים בעמודה הוסף שדה חדש של גליון הנתונים (1)‏. Access מקצה באופן אוטומטי סוג נתונים עבור השדה בהתבסס על הערך שאתה מזין. אם לא משתמע סוג נתונים אחר מהקלט שלך, Access מגדיר את סוג הנתונים ל'טקסט', אך תוכל לשנות את סוג הנתונים.

כדי להזין נתונים בעמודה הוסף שדה חדש:

1. צור או פתח טבלה בתצוגה 'גליון נתונים' על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה הרצויה בחלונית הניווט ולאחר מכן לחיצה על תצוגת גליון נתונים מתפריט הקיצור.

2. בעמודה הוסף שדה חדש, הזן את השם של השדה שברצונך ליצור.

   השתמש בשם תיאורי כדי שהשדה יהיה קל יותר לזיהוי.

3. הזן נתונים בשדה החדש.

לראש הדף

הוספת שדה באמצעות תבנית שדה

לפעמים קל יותר לבחור מתוך רשימה מוגדרת מראש של שדות העונים על צרכיך מאשר ליצור שדה באופן ידני. באפשרותך להשתמש ברשימה שדות נוספים כדי לבחור מתוך רשימה של תבניות שדה. תבנית שדה היא ערכה מוגדרת מראש של מאפיינים המתארים שדה. הגדרת תבנית השדה כוללת שם שדה, סוג נתונים, הגדרה עבור המאפיין עיצוב של השדה ומאפייני שדה אחרים.

1. בכרטיסיה בית, בקבוצה תצוגות, לחץ על תצוגה ולאחר מכן לחץ על תצוגת גליון נתונים.

2. בכרטיסיה שדות טבלה , בקבוצה הוסף & , לחץ על שדות נוספים.

   

3. בחר שדה ברשימה שדות נוספים כדי להוסיף את העמודה החדשה. Access ממקם את השדה לשמאלה של העמודה שבה ממוקם כעת הסמן שלך. אם תבחר אחת מאפשרויות השדה המופיעות תחת הכותרת 'התחלה מהירה', כגון 'כתובת', Access יוצר שדות מרובים בטבלה כדי להכיל את החלקים השונים של כתובת.

לראש הדף

הגדרת מאפייני שדה

לאחר שתיצור שדה, תוכל להגדיר מאפייני שדה כדי לשלוט במראה ובאופן הפעולה שלו.

לדוגמה, על-ידי הגדרת מאפייני שדה, באפשרותך:

• לשלוט במראה הנתונים בשדה

• לסייע במניעת הזנה לא נכונה של נתונים בשדה

• לציין ערכי ברירת מחדל עבור שדה

• לסייע בהאצת החיפוש והמיון בשדה

באפשרותך להגדיר להגדיר את חלק ממאפייני השדה הזמינים בתצוגת גליון נתונים. כדי שתהיה לך גישה לרשימה המלאה של מאפייני השדה וכדי שתוכל להגדירם, עליך להשתמש בתצוגת עיצוב.

סוג הנתונים של שדה קובע אילו מאפיינים באפשרותך להגדיר.

לראש הדף

הגדרת מאפייני שדה בתצוגת גליון נתונים

באפשרותך לשנות את שם השדה, את סוג הנתונים שלו, את מאפיין העיצוב שלו ומספר מאפייני שדה נוספים בזמן העבודה בתצוגת גליון נתונים.

1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה שברצונך לפתוח.

2. בתפריט הקיצור, לחץ על תצוגת גליון נתונים.

לראש הדף

הגדרת מאפייני שדה בתצוגת עיצוב

באפשרותך להגדיר כל מאפיין שדה בעת עבודה עם טבלה בתצוגת עיצוב. בתצוגת עיצוב, יש להגדיר את סוג הנתונים של שדה ברשת העיצוב של הטבלה, ולהגדיר מאפיינים אחרים בחלונית מאפייני שדה.

1. בחלונית הניווט, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הטבלה.

2. בתפריט הקיצור, לחץ על תצוגת עיצוב.

לראש הדף

העברת שדה

כדי להעביר שדה, גרור אותו אל המיקום הרצוי. כדי לבחור שדות רצופים מרובים להעברה, לחץ על השדה הראשון, החזק את מקש Shift לחוץ ולאחר מכן לחץ על השדה האחרון. לאחר מכן, באפשרותך לגרור את קבוצת השדות שנבחרה אל מיקום חדש.

גרירת שדה משנה את מיקומו בגליון הנתונים, אך אינה משנה את סדר השדות בעיצוב הטבלה. אם תיגש לשדות באופן תיכנותי, הסדר המקורי יחול. לדוגמה, אם תגרור שדה למיקום חדש בגליון הנתונים ולאחר מכן תיצור טופס מהטבלה באמצעות לחצן 'טופס', השדה יימצא במיקום המקורי שלו.

לראש הדף

למידע נוסף

הוספת שדה מחושב לטבלה

הוספת שדה לטופס או לדוח