ארגון מסמכים ואתרים ב- Microsoft 365

אחסון מסמכים ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר או בספריית אתר הצוות שלך

לקבלת מידע אודות השימוש באתרי OneDrive לעבודה או לבית הספר ובאתרי צוות יחד, המהווה מקום אידיאלי לעסקים קטנים, ראה הגדרת אחסון ושיתוף של קבצי Microsoft 365.

OneDrive לעבודה או לבית הספר הוא ספריית המסמכים האישית שלך ב- Microsoft 365. הקבצים שאתה מאחסן ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר הם פרטיים כברירת מחדל, אך באפשרותך לשתף אותם לפי הצורך. אתר הצוות שלך הוא אתר המשותף על-ידי אנשים ספציפיים בארגון שלך.

באפשרותך לאחסן עד ‎1 TB של נתונים ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר. לקבלת מידע נוסף אודות מגבלות אחסון, ראה מגבלות SharePoint.

כדי לעבור אל OneDrive לעבודה או לבית הספר או לספריית אתר הצוות שלך, היכנס לMicrosoft 365 ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:

• בחר OneDrive בכותרת העליונה ולאחר מכן לחץ על קבציםבסרגל ההפעלה המהירה בצד של המסך. .

• בחר אתרים בכותרת, בחר את האריח אתר צוות, ולאחר מכן בחר ספריית מסמכים בסרגל ההפעלה המהירה בצד המסך.

כדי לבצע פעילויות ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר או בספריית המסמכים באתר הצוות שלך, השתמש באפשרויות בסרגל הפקודות המהירות מעל הספריה, או בשלוש הנקודות (…) בקבצים בודדים:

באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

• יצירת מסמכים חדשים.

• העלאת מסמכים מהמחשב שלך.

• סינכרון OneDrive לעבודה או לבית הספר למחשב שלך לקבלת גישה מקומית לקבצים שלך.

• הצגה ופתיחה של הקובץ שנבחר ביישום שלו.

• שיתוף קבצים. ראה שיתוף קבצים ב-OneDrive לעבודה או לבית הספר לקבלת מידע נוסף.

אם תלחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על מסמך כלשהו, תקבל רשימה נפתחת של אפשרויות אחרות כגון שיתוף, הורדה, מחיקה, העברה או העתקה, ותקבל קישור לקובץ. לקבלת עצות נוספות, ראה ארגון קבצים בספריה.

איתור מסמכים

רוב החברות מייצרות מספר אדיר של מסמכים, וייתכן שתתקשה למצוא את המסמכים הדרושים לך, אפילו אם יצרת אותם בעצמך. Microsoft 365 מספק מגוון דרכים לאיתור המסמכים הדרושים לך במהירות.

הדרך שבה אתה מחפש מסמכים תלויה בדרך כלל בפרטים הידועים לך לגבי המסמך. לדוגמה, באפשרותך לחפש מקומות ספציפיים אם אתה עוקב אחר מסמך, אם מישהו שיתף איתך מסמך, או אם ידוע לך שמסמך מאוחסן ב-OneDrive לעבודה או לבית הספר או בספריית אתר צוות.

במקרים אחרים, ייתכן שתרצה לחפש מסמך לפי שם או אפילו לפי מונח שלדעתך מופיע במסמך. במצב זה, באפשרותך להשתמש בתיבת השאילתה ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר כדי לחפש:

• מסמכים ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר.

• מסמכים שמישהו שיתף איתך.

• מסמכים המאוחסנים באתר שאתה עוקב אחריו.

תיבת החיפוש ממוקמת בפינה השמאלית או הימנית העליונה של OneDrive לעבודה או לבית הספר או של אתר SharePoint.

ב- SharePoint, באפשרותך גם להשתמש בתיבה חפש קובץ מעל המסמכים או בתיבה חפש באתר זה .

כדי לראות סיכום של דרכים לאיתור מסמכים ב- Microsoft 365, ראה איתור קובץ ב-Microsoft 365.

מעקב אחר מסמכים כדי שניתן יהיה למצוא אותם בקלות מאוחר יותר

כאשר אתה עוקב אחר מסמך, הוא מופיע ברשימה שלך מסמכים במעקב ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר.

בנוסף, אם הזנת מידע על עצמך בפרופיל שלך, כגון מילות מפתח בשדות תחומי עניין ושאל אותי אודות, הצעות למסמכים שעשויים לעניין אותך מופיעות ברשימה מסמכים במעקב. בחר עקוב תחת מסמך מוצע כלשהו כדי להוסיף אותו לרשימת המסמכים במעקב.

כדי לעקוב אחר מסמך ב-OneDrive לעבודה או לבית ספר או לספריית אתר:

1. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המסמך שברצונך להתחיל לעקוב אחריו.

   

2. בהסבר המסמך, בחר עקוב. אם אינך רואה את האפשרות עקוב, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ, לחץ על מתקדם ולאחר מכן לחץ על עקוב.

   

הצגת מסמכים שאנשים שיתפו איתך

מסמכים שאנשים משתפים אתך באופן ספציפי, מופיעים בתצוגה משותף איתי ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר. עם זאת, מסמכים "שתף עם כולם" או משותפים באמצעות קבוצות אבטחה אינם מופיעים בתצוגה זו.

1. ב- Microsoft 365, בחר OneDrive לעבודה או לבית הספר בכותרת.

2. לחץ על משותף איתי בסרגל ההפעלה המהירה מימין.

הצגת רשימה של מסמכים שפתחת לאחרונה

OneDrive לעבודה או לבית הספר מציגה מסמכים שפתחת לאחרונה על-פני Microsoft 365, בין אם הם מאוחסנים בספריית OneDrive שלך או בספריית אתר צוות. לחץ על אחרונים בסרגל ההפעלה המהירה מימין כדי להציג את הקבצים.

הגדרת התראות על מסמכים כדי לעקוב אחר שינויים

באפשרותך להגדיר התראה על מסמך כדי לקבל הודעה אודות שינויים כלשהם במסמך, כולל אם הוא נמחק. באפשרותך לציין אם ברצונך לקבל התראות באמצעות דואר אלקטרוני או הודעת טקסט, ולקבוע את תדירות ההתראות.

כדי להגדיר התראה ב- SharePoint

1. בחר את המסמך בספריה.

2. בחר קבצים>שלח לי התראה>הגדר התראה או דף >>שלח לי התראה>הגדר התראה במסמך זה.

3. בחר את האפשרויות הרצויות בתיבת הדו-שיח התראה חדשה, ולאחר מכן בחר אישור.

לקבלת פרטים נוספים על הגדרת התראות, ראה יצירת התראה כדי לקבל הודעה כאשר קובץ או תיקיה משתנים ב-SharePoint.

מעקב אחר אתרים כדי שניתן יהיה למצוא אותם בקלות מאוחר יותר

אם אתה חבר בכמה אתרי צוות בארגון שלך, מומלץ להתחיל לעקוב אחריהם לצורך גישה נוחה. בעת מעקב אחר אתר צוות, הוא מופיע בדף 'אתרים' שלך. בעת מעקב אחר אתרים, באפשרותך לנווט במהירות לספריות באתרים אלה מתוך OneDrive לעבודה או לבית הספר, כמתואר בסעיף הבא.

כדי להתחיל לעקוב אחר אתר:

1. עבור אל האתר שברצונך להתחיל לעקוב אחריו.

2. בחר עקוב מהצד השמאלי של הכותרת.

   

לקבלת מידע נוסף, ראה וידאו: מעקב אחר אתר SharePoint.

מעבר אל ספריות מסמכים באתרי צוות שאתה עוקב אחריהם

ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר, באפשרותך להציג רשימה של אתרי צוות שאתה עוקב אחריהם ב- Microsoft 365, ולאחר מכן לנווט לספריות מסמכים באתרים אלה.

1. בסרגל פעולה מהירה, בחר תיקיות אתר. מוצגת רשימה של כל האתרים שאתה עוקב אחריהם:

   

2. בחר אתר ברשימה כדי לראות את ספריות המסמכים הנמצאות באתר זה.

   

למידע נוסף

הצגה ועריכה של הפרופיל שלך ב-Office לברשותך

וידאו: העתקה או העברה של קבצי ספריה באמצעות הפקודה 'פתח באמצעות הסייר'

יצירת תיקיות, ספריות ואתרי משנה

איתור קבצים אבודים או חסרים ב- OneDrive