ארגון קבצים בספריה

כברירת מחדל, ספריות לעקוב אחר שם קובץ, כמו גם מידע אודות המצב של קובץ, כגון אם הוכנס. באפשרותך לציין עמודות נוספות שיסייעו לקבוצה שלך לסווג לקטגוריות ולעקוב אחר קבצים, כגון המחלקה שם או מספר פרוייקט. הוספת עמודות מסייעת לך להפיק את המרב תצוגות מרובות עבור הספריה שלך.

עומדות בפניך מספר אפשרויות עבור סוג העמודה שתיצור, כולל שורה בודדת של טקסט, רשימה נפתחת של אפשרויות, מספר המחושב מתוך עמודות אחרות, או אפילו את השם ואת תמונה של אדם באתר שלך.

1. ברצועת הכלים, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה.

2. בקבוצה ניהול תצוגות, לחץ על צור עמודה.

   

3. במקטע שם וסוג, הקלד את השם הרצוי עבור העמודה בתיבה שם עמודה.

4. תחת סוג המידע בעמודה זו הוא, בחר את סוג המידע שברצונך להציג בעמודה.

   

5. במקטע הגדרות נוספות של עמודות, הקלד תיאור בתיבה תיאור כדי לסייע לאנשים להבין את מטרת העמודה ואת סוג הנתונים שעליה להכיל. תיאור זה הוא אופציונלי.

6. לחץ על אישור.

באפשרותך להשתמש בתצוגות כדי לראות את הקבצים שהם החשובים ביותר לך או מתאימים ביותר למטרה. לדוגמה, באפשרותך ליצור תצוגות של קבצים שנוצרו לאחרונה, קבצים ממחלקה ספציפית או קבצים שנוצרו על-ידי אדם מסוים. לאחר יצירת תצוגה, היא תהיה תמיד זמינה כאשר תביט ספריה.

כאשר תביט קבצים בספריה, זמני באפשרותך למיין או לסנן את הקבצים על-ידי הצבעה על שם עמודה ולאחר מכן לחיצה על החץ למטה לצד השם. פעולה זו שימושית אם עליך לראות את הקבצים בדרך מסוימת, אבל יש לך לחזור על השלבים בפעם הבאה שהצגת הספריה.

אם בכוונתך להציג את הקבצים מסוימת הדרך לעתים קרובות, באפשרותך ליצור תצוגה. באפשרותך להשתמש בתצוגה זו בכל פעם שאתה עובד איתן הספריה. בעת יצירת תצוגה, היא נוספת לתפריט תצוגה של ספריית.

לספריות יכולות להיות תצוגות אישיות ותצוגות ציבוריות. כל אחד יכול ליצור תצוגה אישית כדי לראות את הקבצים בדרך מסוימת או כדי לסנן רק עבור הקבצים שהם רוצים לראות. אם יש לך הרשאה לעצב אתר, באפשרותך ליצור תצוגה ציבורית שכל אחד יוכל להשתמש בעת הצגת הספריה. באפשרותך גם שתבצע כל תצוגה ציבורית לתצוגת ברירת המחדל, כך שאנשים יראו באופן אוטומטי את התצוגה הזו של הספריה.

בנוסף, בעת עיצוב אתר, באפשרותך לקשר לתצוגות שונות או לעצב דפים באמצעות Web Parts המשתמשים בתצוגות השונות.

אם חברי הקבוצה שלך יציגו את הספריות במכשיר נייד, באפשרותך ליצור תצוגות ניידות המספקות מגבלות, כגון מספר הפריטים המוצגים בתצוגה, שהוא הטוב ביותר עבור רוחב הפס ומגבלות המכשירים. חפש קישורים למידע נוסף אודות יצירת תצוגות בסעיף למידע נוסף.

ההליך הבא משמש ליצירת סוג רגיל של תצוגה. באפשרותך לבחור שהאפשרויות יהיו שונות עבור כמה סוגים אחרים של תצוגות, אך השלבים הבסיסיים ליצירת תצוגה דומים.

1. ברשימה או בספריה שבה ברצונך ליצור תצוגה, לחץ על הכרטיסיה רשימה או ספריה ולאחר מכן לחץ על יצירת תצוגה.

   הערה: אם יצירת תצוגה אינה זמינה, אין לך את ההרשאות ליצירת תצוגה. בדוק עם מנהל האתר שלך.

   

2. לחץ על התבנית, כגון תצוגה רגילה או תצוגה קיימת, שעליה ברצונך לבסס את התצוגה שלך.

3. בתיבה שם תצוגה, הקלד שם עבור התצוגה. בחר באפשרות הגדר תצוגה זו כברירת המחדל אם ברצונך להגדיר תצוגה זו כתצוגת ברירת המחדל של הרשימה או הספריה. רק תצוגה ציבורית יכולה להיות תצוגת ברירת המחדל של רשימה או ספריה.

4. במקטע קהל, תחת קהל התצוגה, בחר באפשרות צור תצוגה אישית או צור תצוגה ציבורית.

   הערה: אם האפשרות צור תצוגה ציבורית אינה זמינה, אין לך את ההרשאות ליצירת תצוגה ציבורית עבור רשימה או ספריה זו.

   במקטע עמודות, בחר את העמודות הרצויות בתצוגה ונקה את העמודות שאינך מעוניין תופיע. לצד המספרים בעמודה, בחר את הסדר שבו ברצונך לעמודות מופיעים בתצוגה. עבור עמודות ביום נוספות, ראה יצירת עמודה ברשימה או בספריה.

5. במקטע מיון, בחר באפשרויות עבור אם וכיצד ברצונך למיין את הקבצים. באפשרותך להשתמש בשתי עמודות עבור המיון. לדוגמה, באפשרותך למיין תחילה לפי המחבר ולאחר מכן לפי שם הקובץ עבור כל מחבר.

6. במקטע סינון, בחר באפשרויות עבור אם וכיצד ברצונך לסנן את הקבצים. תצוגה מסוננת מראה לך מבחר קטן יותר של הקבצים, כגון רק הקבצים שנוצרו על-ידי מחלקה ספציפית או רק קבצים שאושרו.

7. במקטע קיבוץ לפי, באפשרותך לקבץ פריטים עם אותו ערך במקטע, כגון מקטע של מסמכים של כל מחבר שתוכל להרחיב או לכווץ.

8. במקטע סכומים, באפשרותך לספור את מספר הפריטים בעמודה כגון המספר הכולל של נושאים. במספר מקרים ניתן לסכם או לזקק מידע נוסף, כגון ממוצעים.

9. במקטע סגנון, בחר את סגנון התצוגה הרצוי, כגון רשימה מוצללת שבה כל שורה שניה מוצללת.

10. אם הספריה שלך מכילה תיקיות, באפשרותך ליצור תצוגה שאינה כוללת את התיקיות. פעולה זו נקראת לעתים תצוגה שטוחה. כדי להציג את כל הקבצים שלך באותה רמה, לחץ על הצג את כל הפריטים ללא תיקיות במקטע תיקיות.

11. באפשרותך להגביל את מספר הקבצים יכולים לצפות בספריה או ניתן להציג את מספר הקבצים באותו עמוד. הגדרות אלה חשובות במיוחד אם אתה יוצר תצוגה עבור מכשיר נייד. במקטע מגבלת פריטים, בחר את האפשרויות הרצויות.

12. אם אתה מתכנן להציג את הספריה במכשיר נייד, בחר את האפשרויות הרצויות במקטע נייד.

13. לחץ על אישור.

אם יש לך מספר סוגים של מסמכים או תוכן מגוון בתוך ספריה, באפשרותך ליצור תיקיות כדי לסייע לך לארגן את התוכן.

1. אם הספריה אינה פתוחה כבר, לחץ על שמה בהפעלה המהירה.

   אם שם הספריה שלך אינו מופיע, לחץ על תפריט הגדרות , לחץ על תוכן אתר או הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה שלך.

2. לחץ על הכרטיסיה קבצים, לחץ על תיקיה חדשה.

   

   הערה: ייתכן שהאדם שיצר את הספריה שלך ציין שלא ניתן ליצור תיקיות בספריה. במקרה כזה, הפקודה תיקיה חדשה אינה זמינה.

3. הקלד שם עבור התיקיה ולאחר מכן לחץ על שמור או על אישור.

הפוך תצוגת עץ לזמינה

1. לחץ על תפריט הגדרות ולאחר מכן לחץ על הגדרות האתר.

2. תחת המקטע מראה ותחושה, לחץ על תצוגת העץ.

3. בדף תצוגת עץ, באפשרותך להגדיר אם ההפעלה המהירה או תצוגת עץ זמינים. מכיוון שתצוגת העץ יופיע בהפעלה המהירה, קרוב לוודאי תרצה לאפשר את שניהם.

4. לחץ על אישור.