בעת הגדרת SharePoint ב- Microsoft 365 ב- Microsoft 365, סביר להניח שיש לך מסמכים וקבצים שברצונך להוסיף לאתר הצוות שלך. להלן כמה דרכים שבהן באפשרותך להוסיף סוגים שונים של תוכן לאתר שלך.
הערה: לקבלת מאמר אודות הגדרת אתרי OneDrive לעבודה או לבית הספר צוות כדי שתוכל להשתמש בהם יחד, ראה הגדרת אחסון ושיתוף קבצים של Office 365.
במאמר זה
לפני שתתחיל
לפני שתתחיל להעביר קבצים, בדוק כמה שטח אחסון יש לך עבור SharePoint ב- Microsoft 365 ב- Microsoft 365. כדי למצוא מידע אודות מגבלות אחסון עבור SharePoint ב- Microsoft 365, ראה מגבלות SharePoint.
עצה: חשוב לזכור שב- Microsoft 365, מגבלות האחסון עבור SharePoint ב- Microsoft 365 (אתר הצוות שלך) שונות ממגבלות האחסון עבור Exchange Online (עבור חשבונות דואר אלקטרוני). לקבלת מידע נוסף אודות מגבלות אחסון של תיבותדואר, ראה נמענים , Microsoft 365 תיאורי שירות עבור Exchange Online.
השלב הבא הוא לנתח את התוכן שיש לך כעת. פעולה זו כוללת מסמכים, תמונות, טפסים, ועוד.
עצה: בסייר הקבצים, חפש את הקבצים הקיימים לפי גודל ו לפי תאריך. פעולה זו יכולה לעזור לך לזהות במהירות את הקבצים שהיו בשימוש לאחרונה, או שהם גדולים מאוד.
חשוב כמה מהתוכן נמצא בשימוש קבוע, ואם ברצונך לאחסן את כל התוכן ב- Microsoft 365. בדיוק כפי שהיית עושה בעת מעבר לבית קטן יותר, המטרה היא להחליט מה יתאים לאתר החדש. לדוגמה, אם הארגון שלך משתמש כעת ביותר שטח אחסון Microsoft 365 עבור SharePoint ב- Microsoft 365, עליך לקבל החלטות כגון אלה:
-
אילו קבצים ברצונך להעביר?
-
האם ברצונך לרכוש שטח אחסון נוסף?
-
האם בכוונתך שיהיה לך מקום לגדול באתר שלך? (זה בהחלט יהיה)
אם הארגון שלך גדול או מורכב, שקול להזמין מומחה שיעזור לך. באפשרותך למצוא סיוע מהותי ב- Microsoft Pinpoint. Pinpoint הוא דרך מהירה וקלה עבור חברות בכל רחבי העולם כדי למצוא מומחים ושירותים מקצועיים מוסמכים של Microsoft
יצירת תיקיות, ספריות ואתרי משנה
לאחר זיהוי התוכן שברצונך להעביר, חשוב כיצד ברצונך לארגן אותו. ייתכן שתרצה להתחיל בהעלאת קבצים לספריית המסמכים באתר הצוות שלך. כדאי לארגן את התוכן, במיוחד אם אתה מצפה שבסופו של דבר יהיו לך קבצים רבים. ככל שנפח התוכן גדל, באפשרותך ליצור ספריות מסמכים נוספות, ספריות טפסים וספריות תמונות כדי לאחסן תוכן זה. באפשרותך גם ליצור אתרי משנה עבור סוגים שונים של מסמכים או פרוייקטים.
לקבלת מידע נוסף אודות תכנון מבנה לארגון התוכן באתר שלך, ראה תכנון התוכן עבור אתר הצוות שלך.
העלאת מסמכים, תמונות וקבצים
כדי להעלות קבצים, כגון מסמכי Word, קבצי PDF או תמונות JPG, העלה אותם לספריה או לתיקיה בספריה.
הערה: גודל הקובץ המרבי עבור קובץ יחיד ההעלאה לספריית SharePoint ב- Microsoft 365 הוא כעת 2GB. בנוסף, באפשרותך להעלות רק 100 קבצים או פחות בכל פעם.
הדרך הטובה ביותר לעשות זאת תלויה במספר הקבצים. תחילה עבור אל ספריית היעד ולאחר מכן השתמש בטבלה זו כדי לבחור שיטה:
|
מספר הקבצים |
שיטת העלאה |
|---|---|
|
מסמך בודד |
בחר מסמך >העלה קובץ קייםולאחר מכן אתר את הקובץ במחשב שלך. |
|
מסמכים ותיקיות רבים |
בחר בלחצן פתח באמצעות סייר בכרטיסיה ספריה של רצועת הכלים. לאחר מכן, גרור ושחרר את הקבצים באמצעות סייר הקבצים. |
לקבלת מידע נוסף, ראה העלאה, יצירה או מחיקה של קבצים בספריה.
הערה: קיימים סוגי קבצים מסוימים שלא ניתן להעלות לספריה. לקבלת רשימה של קבצים אלה, עיין במאמר סוגי קבצים שלא ניתן להוסיף לרשימה או לספריה.
שקול ליצור SharePoint עבור אנשי קשר, לוחות שנה וגיליונות אלקטרוניים
לכל עסק יש נתונים בטפסים רבים, כגון לוחות שנה, משימות וגיליונות אלקטרוניים. עבור סוג זה של נתונים, באפשרותך להעביר או להמיר תוכן זה לרשימה באתר שלך. לדוגמה, באפשרותך להמיר את רשימת אנשי הקשר העסקיים שלך לרשימת אנשי קשר. בנוסף, ניתן לעתים קרובות להמיר לוחות שנה SharePoint לוח שנה, שהוא סוג מיוחד של רשימה.
-
כדי ללמוד כיצד ליצור לוח שנה של קבוצה ב- SharePoint ב- Microsoft 365, צפה בסרטון וידאו זה: וידאו: יצירת לוח שנה משלך.
אם אתה משתמש כעת בגליונות אלקטרוניים של Microsoft Excel כדי לעקוב אחר מידע, באפשרותך להעלות גליונות אלקטרוניים אלה ישירות לספריית מסמכים ב- SharePoint ב- Microsoft 365. לחלופין, באפשרותך לייבא גיליון אלקטרוני SharePoint רשימות. מאחר שאנשים רבים יכולים לעדכן רשימה בו-זמנית, רשימות SharePoint עוזרות לעודד שיתוף פעולה. באפשרותך ליצור תצוגות שונות של רשימות כדי לחשוף בדיוק את המידע הרצוי.
-
כדי ללמוד עוד אודות עבודה עם רשימות, ראה הדרכה: יצירה ו הגדרה של רשימה.
שקול SharePoint פתרונות עבור צרכים עסקיים רגילים
דרך נוספת להעביר תוכן היא להשתמש בפתרון SharePoint לניהול משימה קיימת בצורה טובה יותר. לדוגמה, רוב הארגונים רוצים ללכוד ולשתף את הידע היום-יום של האנשים פועלים שם. Wiki באתר שלך עשוי להיות נהדר לשיתוף מסוג זה בדיוק.
טבלה זו מתארת SharePoint יכולות לעזור לך לנהל תהליכים עסקיים.
|
תהליך עסקי |
תיאור |
|---|---|
|
שימוש ב- Wiki כדי לשתף ידע בצוות ולשתף פעולה |
Wikis הם אתרים מיוחדים בהם קהילת משתמשים יוצרת ומתחזקת מידע. Wikis יכול להיות כלי נהדר ללכדה ושיתוף של מידע אודות תהליך או מידע עזר כללי שחשוב לעבודה שלך.
|
|
העברת תזמון משאבים ללוחות SharePoint קבוצה |
לוח שנה קבוצתי יכול להיות דרך טובה לתזמן משאבים משותפים, כגון חדרי ישיבות, ציוד שמע וכן הלאה. מאחר שלוח שנה של קבוצה נמצא באתר SharePoint ב- Microsoft 365, כל האנשים בצוות שלך יכולים להציג אותו בקלות SharePoint או ב- Outlook. |
|
המרת תוכניות מסד נתונים ליישום Access חדש |
באפשרותך להשתמש ב- Microsoft Access 2013 כדי לעצב ולפרסם מסד נתונים ולאחר מכן ליצור יישום Access כדי להשתמש במסד הנתונים באתר הצוות שלך. |
|
הפיכת תהליכים עסקיים לאוטומטיים באמצעות זרימות עבודה |
זרימות עבודה הופך את המשימות הראשיות בתהליך עסקי לאוטומטיות ומעקב אחריהם. הן נהדרות עבור משימות כגון תהליכי אישור או איסוף משוב. |
עזרה למשתמשי אתר למצוא את התוכן שלך
לאחר העברת המסמכים והקבצים שלך אל אתר הצוות שלך, ספר למשתמשי אתר אחרים על כך. באפשרותך להציע כמה דרכים שונות שבהן הם יכולים להשתמש כדי למצוא תוכן באתר.
טבלה זו מתארת שיטות שונות לשימוש.
|
שיטה |
תיאור |
|---|---|
|
שימוש בחיפוש כדי לאתר תוכן |
הדרך הקלה ביותר לאתר תוכן באתר SharePoint ב- Microsoft 365 היא להשתמש בתכונת החיפוש.
|
|
קביעת תצורה של תצוגות ברשימות ובספריות כדי להפוך תוכן לניתן לגילוי |
באפשרותך לבחור את הרכיבים המופיעים בתצוגה. לדוגמה, בתצוגה אחת, אתה עשוי להציג את הכותרת ואת המחבר. בתצוגה אחרת, ייתכן שתרצה להציג רק את הפריטים שנוספו לאחר תאריך מסוים. |
|
התאמה אישית של ניווט באתר |
באפשרותך להתאים אישית את הניווט עבור אתר הצוות שלך כדי לאפשר למשתמשי האתר לאתר תוכן ביתר קלות. |
|
חיפוש בתוכן מקוון כאשר אתה במצב לא מקוון |
באפשרותך להשתמש OneDrive לעבודה או לבית הספר או ב- Outlook כדי לחפש תוכן באתר האינטרנט SharePoint ב- Microsoft 365 במצב לא מקוון
|
|
מעקב אחר עדכוני תוכן |
לקבלת מידע נוסף על דרכים שבהן תוכל לעזור למשתמשי האתר למצוא תוכן בקלות, עיין במאמר מדריך התכנון תכנון התוכן עבור אתרי הצוות שלך .
ספק לנו משוב
האם מאמר זה היה שימושי? אם כן, ספר לנו על כך בחלק התחתון של דף זה. אם הוא לא היה שימושי, ספר לנו מה היה מבלבל או חסר. אנו נשתמש במשוב שלך כדי לבדוק שוב את העובדות, להוסיף מידע ולעדכן מאמר זה.
