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Vous avez apporté des modifications à votre planning de projet et sa date de fin est maintenant trop éloignée. Pour changer la date de fin du projet, ajustez les tâches qui ont le plus fort impact sur la date de fin. Ces tâches s’étendent sur l’itinéraire critique du projet. Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de projet. |
Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet.
Lorsque vous apportez des modifications à votre planning, vous devez prendre en compte trois facteurs : le coût du projet, l’étendue des livrables et le temps. Ces facteurs sont souvent affichés sous la forme d’un triangle. Il est impossible de modifier l’un des points du triangle sans affecter les deux autres.
Voici quelques exemples de ce que cela signifie pour la date de fin de votre projet.
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Lorsque vous avancez la date de fin prévue, vous risquez d’entraîner une augmentation des coûts et une diminution de l’étendue du projet.
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Si vous prévoyez de ne jamais modifier les coûts du projet, vous risquez de prolonger le planning et de réduire l’étendue.
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Si vous augmentez l’étendue ou le nombre de livrables, votre projet risque de durer plus longtemps et de coûter plus cher (travailleurs ou ressources supplémentaires).
Si vous débutez dans la gestion de projet Même si vous pensez avoir planifié parfaitement votre projet, il est probable que des problèmes surviendront à un moment ou à un autre. Mieux vaut tenter de les identifier et de les résoudre maintenant plutôt que lorsqu’il sera trop tard.
Voici quelques consignes qui vous aideront à surveiller le bon déroulement de votre projet et à éliminer les éventuels problèmes.
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Examinez tout d’abord les tâches les plus importantes Certaines tâches sont plus importantes que d’autres lorsque vous devez résoudre des problèmes au niveau de votre projet. Les tâches qui ont le plus fort impact sur le planning sont les tâches critiques, celles auxquelles vous devez prêter une attention toute particulière.
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Choisissez le bon affichage pour votre projet Project propose de nombreux affichages et rapports pour vous aider à identifier les problèmes. Pour les projets simples, gardez un œil sur la date de fin du projet à l’aide du diagramme de Gantt. Pour les projets plus complexes, consultez les tables de variance ou les rapports de valeur acquise.
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Générez des rapports d’état hebdomadaires Il n’est pas facile pour les participants d’envoyer des rapports d’état du travail. Les réunions d’équipe hebdomadaires représentent le meilleur moyen d’obtenir des rapports d’état. Les collecter à une fréquence supérieure à une fois par semaine pourrait se révéler contre-productif.
Si vous êtes un gestionnaire de projet expérimenté Vous travaillez comme gestionnaire de projet depuis longtemps, mais vous devez aujourd’hui gérer un projet pour lequel le respect du budget nécessite un suivi rigoureux.
Votre commanditaire souhaite recevoir des rapports de direction chaque mois.
Voici quelques consignes qui vous aideront à surveiller le bon déroulement de votre projet, à générer des rapports et à éliminer les éventuels problèmes.
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Créer une base de référence pour votre projet Une fois que vous avez créé votre planification, enregistrez une version de référence. Une base de référence est une version d’origine de votre projet que vous pouvez utiliser pour comparer la progression de vos tâches.
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Choisissez le bon affichage pour votre projet Project propose de nombreux affichages et rapports pour vous aider à identifier les problèmes. Plus un projet est complexe, plus il est primordial d’examiner les tables de variance ou les rapports de valeur acquise pour identifier les problèmes.
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Générez des rapports d’état hebdomadaires À mesure qu’un projet gagne en complexité, vous pouvez faire appel à des méthodes plus sophistiquées pour recueillir des rapports d’état hebdomadaires. Les membres d’équipe peuvent entrer des informations d’état dans une liste de tâches SharePoint, qui peut ensuite être synchronisée avec Microsoft Project. Si vous utilisez Project Professionnel, vous pouvez aussi utiliser Project Web App pour recueillir des rapports d’état auprès de votre équipe. Une collecte d’état à une fréquence supérieure à une fois par semaine pourrait se révéler contre-productive.
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Comprenez l’analyse de la valeur acquise L’analyse de la valeur acquise aide à déterminer si votre projet est sur de bons rails.
Surveiller votre projet
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Visualisez les mises à jour des tâches envoyées par les membres de l’équipe afin d’identifier les zones à problème. Vous pouvez rapidement effectuer le suivi de l’avancement à l’aide du diagramme de Gantt ou utiliser une analyse sophistiquée de la valeur acquise. Cela vous aide à déterminer si le travail avance comme prévu. |
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Découvrez comment votre projet est planifié. Vous pouvez voir comment les modifications apportées à la planification des tâches affectent la date de fin de votre projet. |
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Affichez les tâches qui ont le plus fort impact sur la date de fin du projet. Examinez ces tâches en priorité afin de résoudre les problèmes liés à votre planning. |
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Utilisez les affichages et rapports offerts par Project pour détecter la source des problèmes et vous aider à modifier le planning. |
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Pour recommencer le suivi, créez un nouveau planning de référence afin de vérifier l’avancement ultérieur. |
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Créez et personnalisez des rapports graphiques de l’avancement du projet. Visualisez ces rapports dans Project ou exportez-les vers d’autres applications telles que PowerPoint, Word ou Excel. |
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Rechercher les problèmes à l’aide de l’analyse de la valeur acquise |
La valeur acquise vous aide à répondre à des questions telles que : « En examinant la quantité de travail effectuée jusqu’à présent dans ce projet, combien d’argent avons-nous été censés avoir dépensé ? » ou « Finirons-nous à l’heure ? » |
Corriger les problèmes
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Choisissez une date qui commence ou se termine à une date antérieure à la date du plan actuel. S’il s’agit d’une option pour votre projet, essayez d’abord de modifier la date de début. |
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Réduisez les durées des tâches pour avancer la date de fin du projet. Assurez-vous de réduire les durées des tâches critiques ayant le plus fort impact sur la date de fin du projet. |
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Lorsque certaines personnes travaillent simultanément sur une trop grande quantité de tâches, faites en sorte que Project distribue le travail de manière plus égale en équilibrant les affectations de ressources. |
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Vous pouvez fractionner une tâche unique si elle comprend plusieurs éléments qui peuvent être utilisés simultanément par différentes ressources. Si vous divisez une tâche de chemin critique dans ces différents éléments avec des affectations différentes, vous pourrez peut-être atteindre la date de fin. |
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Affectez d’autres personnes aux tâches qui repoussent la date de fin du projet. |
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Supprimer des personnes affectées à des tâches est un autre moyen d’avancer la date de fin du projet. La présence d’un trop grand nombre de personnes (ou de personnes inadéquates) sur une tâche peut créer des problèmes de communication susceptibles d’accroître la durée de la tâche. |
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Vous pouvez avancer la date de fin du projet en modifiant les calendriers de travail des participants. Vous pouvez ajouter des jours ouvrés supplémentaires à leurs plannings ou leur demander de faire des heures supplémentaires. |
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Posez vos questions sur Project à des experts. Vous trouverez sur le forum Project sur Answers.com des utilisateurs expérimentés et des conseillers Project prêts à répondre à vos questions. |
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Après avoir modifié le planning d’un participant, communiquez afin que ces informations ne soient pas perdues. |
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Toute modification apportée à un projet s’effectue au dépend du temps, de l’argent ou de l’étendue. Il s’agit des facteurs avec lesquels vous devez jongler à longueur de journée pour que votre plan de projet ne dévie pas des objectifs initiaux. Découvrez comment travailler avec ces contraintes. |
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À mesure que Project ajuste votre planification, les tâches peuvent se déplacer de manière inattendue. Comprenez le grand « Pourquoi ? » derrière le puissant moteur de planification de Project. |
