« Vous pouvez l’avoir bon, rapide ou bon marché. Choisissez-en deux.
Les ingénieurs le disent aux chefs de projet depuis des décennies.
En termes légèrement différents, chaque projet équilibre un « triangle » de temps, d’argent et d’étendue : vous ne pouvez pas en changer un sans affecter au moins l’un des autres. Le travail du chef de projet consiste à empêcher que le triangle entier ne se désagrège.
Procédure Tout d’abord, lorsqu’un problème survient, localisez-le dans le triangle du projet : s’agit-il d’une question de temps (calendrier), d’argent (budget) ou d’étendue ? Ensuite, déterminez les côtés du triangle que vous pouvez modifier et ceux qui sont « fixes » en place. Troisièmement, ajustez ce que vous pouvez pour résoudre le problème et optimiser le projet. Quatrièmement, terminez le projet et célébrez !
Contenu de cet article
Temps + argent + étendue = qualité
Le triangle de projet est également appelé le « triangle de fer » et, moins poétiquement, les « triples contraintes ». Quoi que vous appeliez cela, cela équivaut à la même chose : vous ne pouvez pas modifier le budget, la planification ou l’étendue d’un projet sans affecter au moins l’une des deux autres parties
Voici quelques exemples de fonctionnement :
-
Pour intégrer le date de fin (temps), vous pouvez dépenser plus de ressources (argent) pour terminer le travail plus rapidement ou réduire les fonctionnalités (étendue) afin qu’il y ait moins de travail à faire avant la nouvelle échéance.
-
Pour terminer le projet en dessous du budget (coût), vous pouvez vous débarrasser des heures supplémentaires et terminer le projet plus tard (heure) ou réduire les fonctionnalités (étendue).
-
Pour ajouter des fonctionnalités à un produit (étendue), vous pouvez prolonger l’échéance afin de prendre du temps pour le nouveau travail (temps) ou ajouter des personnes pour le faire plus rapidement (coût). Vous pouvez aussi faire les deux !
La qualité est la quatrième partie du triangle du projet. Il se trouve au centre, où toute modification de n’importe quel côté l’affecte.
Par exemple, si vous êtes en avance sur la planification, vous pourrez peut-être remplacer les fonctionnalités coupées ou accorder plus de temps pour les tâches existantes. Avec ce temps et cette étendue supplémentaires, le résultat final peut être un meilleur produit.
Un point clé : il n’existe pas de norme universelle en matière de qualité. Pour un projet donné, la qualité est définie dans le projet lui-même. Pour certaines entreprises, maintenir un projet sur le budget est la mesure de qualité la plus importante. Pour d’autres, la mise sur le marché à temps est plus importante. Un responsable de projet doit savoir comment la qualité est définie pour le organization et le projet spécifique.
Dans l’exemple précédent, vous pouviez simplement terminer le produit tôt avec moins de fonctionnalités, ce qui l’a fait passer sur le marché avant vos concurrents. C’est peut-être la définition de la qualité de ce projet dans votre entreprise.
Savoir ce que vous ne pouvez pas modifier
Dans la plupart des projets, au moins un côté du triangle est fixé sur place. Vous ne pouvez pas le modifier.
Peut-être que le budget n’est pas négociable. (Cela vous semble familier ?) Ou peut-être que le produit doit absolument être mis en vente à une certaine date. Peut-être que les deux sont vrais.
Souvent, les éléments fixes d’un projet sont dictés au-dessus du responsable de projet, mais pas toujours. Parfois, c’est sur vos épaules de décider quel élément est le plus important pour la réussite du projet. Et vous devez vraiment être clair à ce sujet pour quand les problèmes apparaissent (et ils le font toujours).
Lorsque le problème se produit d’un côté fixe, la ligne de conduite est souvent claire. Par exemple, si vous découvrez qu’une fonctionnalité logicielle prendra plus de temps que prévu et que vous avez signé un contrat indiquant que vous allez fournir cette fonctionnalité (étendue), vous devez déplacer la date de fin ou ajouter des ressources pour la terminer à temps.
Si le côté fixe et le côté problème sont différents, n’abandonnez pas. C’est la beauté du triangle du projet ; il y a toujours de la place pour apporter des modifications. Par exemple, si votre projet doit se terminer à temps et qu’il a augmenté en étendue, vous pouvez toujours ajuster les coûts en ajoutant des ressources.
Si les trois côtés du triangle sont bloqués, ne paniquez pas. Le projet peut être en difficulté, mais au moins vous savez qu’il est en difficulté et que vous avez un bon point de départ pour repenser les objectifs ou les normes de qualité du projet.
Optimiser la planification
Tôt ou tard, vous serez confronté à un projet qui est prêt à dépasser une échéance inflexible.
Un moyen sûr de raccourcir la planification consiste à raccourcir la chemin critique, une série de tâches dont la dernière tâche se termine à la date de fin du projet. La modification d’autres tâches peut ne pas raccourcir la planification, mais la modification des tâches de chemin critique le fera. Pour raccourcir le chemin critique, vous pouvez :
-
Raccourcissez les durées des tâches (réduisez l’étendue ou ajoutez des ressources).
-
« Accélérer » la planification : les tâches se chevauchent afin que les utilisateurs puissent y travailler simultanément (ajouter des ressources). Cette tactique est mieux utilisée plus près du début d’un projet.
-
« Bloquer » la planification : ajoutez des ressources pour terminer les tâches plus rapidement (argent).
-
Supprimer des tâches (réduire l’étendue).
Bien sûr, fixer le calendrier de cette façon peut avoir des effets dramatiques sur le budget, l’étendue et la qualité du projet.
Optimiser le budget
Dans la plupart des projets, la plus grande partie du budget est constituée des coûts des ressources : les coûts basés sur les tarifs et les coûts fixes des personnes, de l’équipement et des matériaux. Le respect du budget peut nécessiter des choix très difficiles :
-
Réduisez l’étendue du projet afin qu’il y ait moins de tâches plus courtes qui nécessitent des ressources.
-
Supprimer des ressources.
-
Assurez-vous que les tarifs, les frais et les heures supplémentaires sont appropriés.
-
Vérifiez que les ressources sont les mieux adaptées au travail.
-
Remplacez une ressource coûteuse par une ressource moins coûteuse.
La maîtrise des coûts peut forcer l’échéance ou nécessiter des réductions dans l’étendue du projet. Par exemple, si vous n’autorisez pas les heures supplémentaires sur les tâches, vous pouvez constater que la date de fin est un mois plus tard. Ou si vous coupez l’étendue, la date de fin peut réellement être déplacée.
Optimiser l’étendue
Envisageriez-vous d’économiser de l’argent en faisant un pont quelques pieds plus court que la rivière qu’il traverse ? Bien sûr que non. Parfois, l’étendue du projet ne peut pas changer. Vous devez donc effectuer d’autres actions :
-
Ajoutez des ressources pour vous assurer que toutes les tâches sont terminées (coût).
-
Couper les tâches qui ne sont pas sur le chemin critique, le cas échéant (coût).
-
Ajouter des tâches ou ajouter une durée aux tâches (coût).
-
Prolongez l’échéance pour accorder du temps à toutes les tâches avec le niveau actuel de ressources (temps).
