La valeur acquise est une fonctionnalité puissante de suivi et de budgétisation dans Project. Malgré la multitude d’acronymes intimidants qui le définissent (comme AC, BCWP, TPI, EV, etc.), il n’est pas particulièrement compliqué. La valeur acquise vous aide à répondre à des questions telles que : « En examinant la quantité de travail effectuée jusqu’à présent dans ce projet, combien d’argent avons-nous été censés avoir dépensé ? » Ce qui conduit ensuite à d’autres questions telles que : « Allons-nous finir à l’heure ? »
Prenons un exemple simple Vous travaillez à un projet de jardinage pour 10 maisons dans un cul-de-sac, et vous souhaitez finaliser le projet entier des 10 maisons en 10 mois. Vous devez donc finir un jardin tous les mois. Voyons quelques-uns des détails de ce projet.
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10 000 € est votre budget total pour les 10 maisons.
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1 000 € sont prévus dans le budget pour chaque maison, ce qui signifie que vous devez dépenser 1 000 € par mois pendant toute la durée du projet. Cela inclut l’argent dépensé pour les plantes, les outils et le salaire d’un jardinier.
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Vous demandez à votre compte un rapport après que 2 mois se sont écoulés. Le comptable vous dit que 1 500 $ ont été dépensés pour le projet jusqu’à présent. Tu penses : « Super, j’économise de l’argent. »
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Ensuite, vous vous rendez compte de votre erreur. Après 2 mois, 20 pour cent du projet devraient avoir été réalisés, étant donné que 2 mois correspondent à 20 pour cent des 10 mois que vous avez initialement prévu de consacrer au projet. Mais, seuls 1 jardin et demi ont été réalisés, et non 2.
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Ainsi, après deux mois, vous devriez avoir dépensé 20 % X 10 000 $ (ou 2 000 $) pour le faire à temps, et deux jardins devraient être terminés, et non pas 1 500 $ pour un jardin et demi. Maintenant, vous vous rendez compte que vous êtes en fait en retard . Aïe! Il est temps de discuter avec le jardinier.
Voici ce qui est à la fois compliqué et génial avec la valeur acquise. Elle associe le temps et l’argent parce qu’elle multiplie les devises par le temps planifié (ou le pourcentage achevé, dans le jargon des chefs de projet professionnels).
La leçon ? « Le temps, c’est de l’argent », comme dit le vieux dicton. Mais, ce n’est pas encore tout à fait le moment de faire étalage de vos prouesses en matière de valeur acquise. Poursuivez votre lecture . . .
Informations supplémentaires sur la valeur acquise
Afficher la valeur acquise
Project affiche les informations relatives à la valeur acquise de deux façons : avec les affichages et avec les rapports. Mais, vous devez d’abord effectuer quelques opérations pour pouvoir configurer la valeur acquise en vue de la création de rapports.
Utilisation de rapports
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Choisissez Projets > rapports > Autres rapports.
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Choisissez Coûts, puis Valeur acquise.
Utilisation d’affichages
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Choisissez Afficher > Table, puis Choisissez Autres tables.
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Dans la liste, sélectionnez Valeur acquise, Indicateurs de coût de la valeur acquise ou Indicateurs de planification de la valeur acquise.Si vous ne savez pas quelle table, sélectionnez simplement Valeur acquise.
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Choisissez Appliquer.
Interpréter la valeur acquise
Trois valeurs clés sont à la racine de l’analyse de la valeur acquise, et vous devez connaître au moins ces trois valeurs pour pouvoir utiliser la valeur acquise.
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Valeur planifiée (VP) Également connue sous l’acronyme VP. |
Il s’agit du coût budgété (ou ligne de base) des tâches estimées au début du plan de projet, sur la base des coûts des ressources affectées à ces tâches, plus tous les coûts fixes associés aux tâches, jusqu’à la date d’état que vous choisissez. Par exemple, le budget total planifié pour une tâche de 4 jours est de 100 € et elle commence un lundi. Si vous définissez la date d’état sur le mercredi suivant, vous verrez que la VP correspond à 75 €. Toutefois, avec cette valeur, vous ne connaissez pas l’état de votre projet. |
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Coût réel (CR) Également connu sous le nom de CRTE. |
Il s’agit du coût réel requis pour effectuer l’ensemble ou une partie des tâches, jusqu’à la date d’état. Par exemple, si la tâche de 4 jours entraîne un coût total de 35 € lors des 2 premiers jours, le CR pour cette période correspond à 70 € (mais la VP est toujours de 75 €). Toutefois, avec cette valeur, vous ne connaissez pas l’état de votre projet. Par exemple, si vous aviez prévu que beaucoup plus de tâches soient accomplies pour ces 70 €, ce n’est pas bon. Vous devez connaître (vous la devinez) la valeur acquise pour évaluer pleinement l’efficacité de votre projet. |
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Valeur acquise (VA) Également connu sous le nom de VA. |
Il s’agit de la valeur du travail effectué à la date d’état, mesurée en devise. Par exemple, si, après 2 jours, 60 % du travail sur une tâche a été terminé, vous pouvez vous attendre à avoir dépensé 60 % du budget total de la tâche, soit 60 $. S’il s’avère que vous avez dépensé 80 $, alors vous pouvez dire en toute sécurité que vous avez dépassé votre budget et que vous avez du retard. Aïe! |
Un thème important se dégageant parmi ces notions courantes de valeur acquise est la date d’état. L’analyse de la valeur acquise part du principe que vous voulez voir l’évolution de votre projet avant un point spécifique dans le temps que vous choisissez.
Étant donné qu’une image est plus parlante que mille mots, utilisons une représentation graphique. Voici un graphique illustrant une accumulation constante des coûts sur la durée d’un projet. Les pointillés indiquent une dépense constante pendant toute la durée du projet.
Une fois que le travail sur le projet a commencé, un graphique des valeurs clés de l’analyse de la valeur acquise peut se présenter comme suit.
La date d’état détermine les valeurs calculées par Project. Le coût réel (CR) de ce projet a dépassé le coût budgétisé. La valeur acquise (VA) tient compte de la valeur réelle du travail effectué. Dans le cas présent, la valeur du travail effectué est inférieure au montant dépensé pour effectuer ce travail.
Quelques conseils sur l’utilisation de la valeur acquise
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Action |
Procédure |
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Agissez rapidement |
Au plus tôt dans le cycle de vie d’un projet vous identifiez les différences entre les coûts réels, les coûts budgétisés et la valeur acquise, au plus vite vous pouvez prendre des mesures pour remédier au problème. |
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Travaillez davantage |
C’est plus facile à dire qu’à faire. Plus vous accomplissez de travail avant la date d’état suivante afin de déterminer la valeur acquise, au mieux c’est. Se contenter d’embaucher davantage de travailleurs peut ne pas être utile, mais embaucher des travailleurs meilleur marché peut s’avérer utile. Ou, devrez-vous peut-être vous rendre en personne dans les ateliers pour déterminer la raison pour laquelle les travailleurs ne sont plus productifs. Ou, peut-être encore, le problème vient-il des responsables qui fournissent des machines exigeant davantage de maintenance que prévu. Il peut y avoir de nombreuses raisons, mais le fait est que l’adoption d’une « méthode des nombres » avec la valeur acquise vous permettra de détecter les tendances négatives. |
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Travaillez plus intelligemment |
Ne passez pas votre temps à pourchasser les problèmes de productivité pour les tâches qui sont moins importantes que d’autres. Examinez d’abord les tâches sur le chemin critique pour déterminer l’impact le plus important sur les nombres de valeur acquise positives. |
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Lancez à nouveau vos rapports |
Une analyse de la valeur acquise à la fin d’un projet présente vraiment peu d’intérêt. Les sources des problèmes de votre projet se situent vraisemblablement au tout début, et elles auront probablement eu trop d’impact pour être corrigées sans entraîner des coûts importants et de la frustration dans votre équipe, ainsi que pour votre responsable et les autres parties prenantes. Si vous décidez de le faire quand même, prenez l’habitude d’exécuter mensuellement des rapports de la valeur acquise. |
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Prenez du recul |
Si des problèmes se présentent en tout début de projet, il peut s’agir simplement de coûts liés au lancement du projet, aux formations, à l’implication de toutes les parties prenantes, à une collaboration intense mais nécessaire au sein de votre équipe, ou à d’autres tâches de maintenance. N’ignorez pas ces signes avant-coureurs de problèmes, mais gardez à l’esprit qu’ils ont plus de sens au début du projet que par la suite. |
