Quelle est la différence entre un groupe Microsoft 365 et une liste de contacts dans Outlook ?

Une liste de contacts, ou liste de distribution, est une collection d’adresses e-mail utilisées pour envoyer des messages ou des invitations à une réunion à de nombreuses personnes à la fois. Découvrez comment créer, modifier ou supprimer une liste de contacts dans Outlook.

UnGroupe Microsoft 365 dans Outlook répond à ces besoins simples et fournit un tableau de ressources partagées auxquelles les membres du groupe sont automatiquement affectés lors de la création du groupe.

Outils de partage et de communication fournis avec Groupes Microsoft 365

Lorsque vous configurez un groupeMicrosoft 365 dans Outlook, vous pouvez choisir un ensemble de personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer et configurer facilement une collection de ressources que ces personnes peuvent partager. Vous n’avez pas à vous soucier d’attribuer manuellement des autorisations à toutes ces ressources, car les membres du groupe reçoivent automatiquement les autorisations nécessaires pour les outils fournis par le groupe lorsqu’ils sont ajoutés.

Voici quelques-unes des fonctionnalités qui font des groupes une solution plus puissante que les listes de distribution de courrier :

Boîte de réception partagée : emplacement où les conversations que vous avez traditionnellement dans vos listes de distribution ont lieu. Cette boîte de réception partagée pouvant faire l’objet d’une recherche complète, elle crée une archive vivante des messages du groupe. Les nouveaux arrivants dans le groupe peuvent rechercher ou faire défiler l’historique pour se familiariser rapidement sur ce qui a été publié dans le groupe précédemment. Voir : Avoir une conversation de groupe dans Outlook.

Conseil : Si vos utilisateurs souhaitent toujours que les messages de groupe s’affichent dans leur boîte de réception personnelle, comme ils l’ont fait avec la liste de distribution, il leur suffit de s’abonner au groupe en cliquant sur le bouton Appartenance dans le ruban dans Outlook.
Bibliothèque de fichiers partagés : votre groupe dispose d’une bibliothèque de fichiers SharePoint dans laquelle vos utilisateurs peuvent stocker, partager et collaborer sur des documents, des classeurs, des présentations, des images ou tout autre type de fichier sur lequel ils ont besoin de travailler. Voir : Partager des fichiers avec un groupe dans Outlook.
Calendrier partagé : votre groupe obtient un calendrier partagé pour publier des événements liés au groupe. Chaque membre qui s’est abonné au groupe est automatiquement invité aux événements publiés dans le calendrier afin que ces événements puissent également apparaître dans leur calendrier personnel s’ils le souhaitent. Voir : Utiliser un calendrier de groupe dans Outlook pour planifier et modifier des événements.
Bloc-notes OneNote partagé : le groupe dispose automatiquement d’un bloc-notes OneNote partagé où les membres du groupe peuvent collecter et collaborer sur des informations. De nombreux groupes utilisent le bloc-notes pour créer un wiki vivant avec des questions fréquemment posées et d’autres ressources. Voir : OneNote : Prise en main.
Accès invité : vous pouviez ajouter des contacts externes à des groupes de distribution auparavant, mais ils n’ont reçu que des e-mails. Avec les groupes, vous pouvez offrir aux invités l’accès aux conversations par e-mail, aux fichiers et même au bloc-notes OneNote partagé. Voir : Ajout d’invités à Groupes dans Outlook.
Le contenu est détectable : Groupes dans Outlook sont publiques par défaut, ce qui signifie qu’il est facile pour les autres personnes de votre organization de découvrir et de rejoindre ou de consulter les documents du groupe. Si le contenu du groupe est plus sensible, vous pouvez basculer le groupe en privé, ce qui masque le contenu des non-membres et exige que le propriétaire du groupe approuve toutes les demandes de jointure.
Création en libre-service : le service informatique n’a pas besoin d’être enlisé par les demandes des utilisateurs pour créer des groupes. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes en fonction des besoins. Si vous souhaitez contrôler les utilisateurs de votre organization pouvez créer des groupes, consultez : Gérer les utilisateurs autorisés à créer Groupes Microsoft 365.

Administration de vos groupes

Microsoft 365 offre un certain nombre d’outils et de fonctionnalités utiles pour gérer et administrer plus facilement vos groupes. Pour en savoir plus, consultez Guide de l’administrateur pour Groupes Microsoft 365 dans Outlook.