Pendant des années, les organisations ont fait appel à des groupes de distribution pour communiquer et collaborer avec des groupes de personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Maintenant, toutefois, Microsoft 365 Groupes dans Outlook offrent une solution plus puissante pour la collaboration.
Conseil : Si vous recherchez des informations sur l’utilisation des groupes de contacts Outlook pour envoyer des courriers électroniques à une liste de personnes, par exemple, à un groupe d’amis, voir Créer un groupe de contacts ou une liste de distribution dans Outlook pour PC.
Que sont les groupes Microsoft 365 ?
Lorsque vous configurez un groupeMicrosoft 365 dans Outlook, vous pouvez choisir un ensemble de personnes avec lesquelles vous souhaitez collaborer et configurer facilement une collection de ressources que ces personnes peuvent partager. Vous n’avez pas à vous soucier d’attribuer manuellement des autorisations à toutes ces ressources, car les membres du groupe reçoivent automatiquement les autorisations nécessaires pour les outils fournis par le groupe lorsqu’ils sont ajoutés.
Ces ressources supplémentaires incluent :
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Boîte de réception partagée : emplacement où les conversations que vous avez traditionnellement dans vos listes de distribution ont lieu. Cette boîte de réception partagée pouvant faire l’objet d’une recherche complète, elle crée une archive vivante des messages du groupe. Les nouveaux arrivants dans le groupe peuvent rechercher ou faire défiler l’historique pour se familiariser rapidement sur ce qui a été publié dans le groupe précédemment. Voir : Avoir une conversation de groupe dans Outlook.
Conseil : Si vos utilisateurs souhaitent toujours que les messages de groupe s’affichent dans leur boîte de réception personnelle, comme ils l’ont fait avec la liste de distribution, il leur suffit de s’abonner au groupe en cliquant sur le bouton Appartenance dans le ruban dans Outlook.
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Bibliothèque de fichiers partagés : votre groupe dispose d’une bibliothèque de fichiers SharePoint dans laquelle vos utilisateurs peuvent stocker, partager et collaborer sur des documents, des classeurs, des présentations, des images ou tout autre type de fichier sur lequel ils ont besoin de travailler. Voir : Partager des fichiers de groupe.
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Calendrier partagé : votre groupe obtient un calendrier partagé pour publier des événements liés au groupe. Chaque membre qui s’est abonné au groupe est automatiquement invité aux événements publiés dans le calendrier afin que ces événements puissent également apparaître dans leur calendrier personnel s’ils le souhaitent. Voir : Planifier une réunion sur un calendrier de groupe dans Outlook.
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Bloc-notes OneNote partagé : le groupe dispose automatiquement d’un bloc-notes OneNote partagé où les membres du groupe peuvent collecter et collaborer sur des informations. De nombreux groupes utilisent le bloc-notes pour créer un wiki vivant avec des questions fréquemment posées et d’autres ressources.
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Accès invité : vous pouviez ajouter des contacts externes à des groupes de distribution auparavant, mais ils n’ont reçu que des e-mails. Avec les groupes, vous pouvez offrir aux invités l’accès aux conversations par e-mail, aux fichiers et même au bloc-notes OneNote partagé. Voir : Accès invité dans Groupes Microsoft 365.
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Le contenu est détectable : les groupes dans Outlook sont publics par défaut, ce qui signifie qu’ils sont faciles pour les autres personnes de votre organization de découvrir et de rejoindre ou de consulter les documents du groupe. Si le contenu du groupe est plus sensible, vous pouvez basculer le groupe en privé, ce qui masque le contenu des non-membres et exige que le propriétaire du groupe approuve toutes les demandes de jonction.
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Création en libre-service : le service informatique n’a pas besoin d’être enlisé par les demandes des utilisateurs pour créer des groupes. Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes en fonction des besoins. Si vous souhaitez contrôler les utilisateurs de votre organization pouvez créer des groupes, consultez : Gérer les utilisateurs autorisés à créer Groupes Microsoft 365.
Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités qui font des groupes une solution plus puissante que les groupes de distribution.
Administration de vos groupes
Microsoft 365 offre un certain nombre d’outils et de fonctionnalités utiles pour gérer et administrer plus facilement vos groupes. Pour plus d’informations sur chacun de ces avantages, cliquez sur les titres ci-dessous.
Le contrôle de votre répertoire est une préoccupation de tous les administrateurs. Voici quelques-uns des outils Microsoft 365 offre pour faciliter cela :
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Stratégies de nommage : les stratégies d’affectation de noms vous permettent de définir les noms acceptables et les noms non acceptables pour vos groupes. Cela empêche les utilisateurs de donner des noms profanes ou interdits à des groupes. En outre, vous pouvez appliquer des préfixes ou suffixes standard d’entreprise aux noms de groupe.
Appartenance dynamique : l’appartenance dynamique vous permet de définir l’appartenance au groupe par règle, qui ajoute (ou supprime) des membres de groupe en fonction des métadonnées (telles que le service ou le rôle) dans votre annuaire Active Directory. Pour plus d’informations sur la création d’une appartenance dynamique, consultez Utilisation d’attributs pour créer des règles avancées .
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Appartenance masquée : si vous avez une raison de vouloir que l’appartenance à votre groupe soit confidentielle, par exemple si les membres sont des étudiants, vous pouvez masquer l’appartenance à des parties externes.
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Autorisations de création : certaines personnes de votre organization peuvent ne pas vouloir créer de groupes. Il existe plusieurs techniques pour gérer les autorisations de création dans votre répertoire. Consultez Gérer la création de groupes Microsoft 365.
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Journaux d’audit : vous pouvez avoir plus de confiance en permettant à vos utilisateurs de créer des groupes et de gérer l’appartenance aux groupes, car Microsoft 365 les journaux d’audit des groupes vous permettent de suivre qui a créé ou supprimé un groupe particulier ou a apporté des modifications à l’appartenance du groupe. Consultez : Rechercher dans le journal d’audit dans le Centre de conformité microsoft 365 Sécurité &.
La gestion de la remise vous donne quelques méthodes pour gérer la façon dont les messages doivent être envoyés ou reçus par le groupe. En outre, il existe des outils pour surveiller le flux de ces messages.
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Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de : ces paramètres permettent aux utilisateurs spécifiés d’envoyer des e-mails comme s’ils provenaient du groupe ou s’ils étaient au nom du groupe.
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Restrictions de l’expéditeur : ces paramètres vous permettent de contrôler qui est autorisé à envoyer des messages au groupe. Le groupe peut être configuré pour autoriser les e-mails provenant de parties externes, mais vous souhaiterez peut-être le restreindre à des parties externes spécifiques uniquement.
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Support utilisateur externe : en invitant des invités à votre groupe, vous pouvez choisir de les inclure dans les conversations par e-mail du groupe. Voir : Accès invité dans Groupes Microsoft 365.
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Règles de transport : les règles de transport fonctionnent pour les groupes comme pour votre serveur Exchange. Les règles peuvent rechercher des messages qui répondent à des conditions spécifiques, puis prendre des mesures sur ces messages.
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Infos-courrier : les infos-courrier sont des messages informatifs qui s’affichent aux utilisateurs pendant qu’ils composent un message. Ils peuvent aider à réduire les NDRs en avertissant un utilisateur si son message est susceptible d’être envoyé à des tiers ou de dépasser les quotas de messages.
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Plusieurs adresses proxy : un groupe peut avoir des alias comme le fait une boîte aux lettres utilisateur. Des adresses proxy supplémentaires peuvent être utiles pour accepter les messages envoyés à ces autres alias ou pour faciliter l’accès à un groupe dont le nom est long ou difficile à orthographier. Voir : Prise en charge de plusieurs domaines pour les groupes Microsoft 365 - aide Administration
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Taille maximale d’envoi/réception : ces quotas peuvent aider à réduire les problèmes liés à la réception (ou à l’envoi) de messages très volumineux par le groupe afin de mieux gérer les besoins en matière de stockage et de bande passante.
Microsoft 365 vous donne également des outils pour gérer le type de contenu partagé dans votre groupe.
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Instructions d’utilisation : vous serez en mesure de définir des instructions d’utilisation pour les groupes Microsoft 365 afin d’informer vos utilisateurs sur les bonnes pratiques qui aident à maintenir l’efficacité de leurs groupes et à les éduquer sur les stratégies de contenu internes.
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Classification des données : vous serez en mesure de créer un système de classification des données personnalisable pour Microsoft 365 Groupes qui permet la séparation des groupes par type de stratégie (par exemple, « non classifié », « confidentiel d’entreprise » ou « secret top »). De cette façon, vos groupes peuvent afficher les stratégies d’autres contenus dans votre organization. La stratégie extensible permet à votre organization de configurer un point de terminaison appelé chaque fois qu’un groupe est créé ou modifié, et vous pouvez ensuite implémenter vos propres stratégies pour la création ou la modification de groupe.
Gestion des modifications
Les utilisateurs sont parfois mal à l’aise avec les changements. Il est donc important de communiquer avec les membres existants de vos listes de distribution pour leur faire savoir à quoi s’attendre. Voici quelques-unes des informations que vous devez inclure dans ce message, ainsi que des réponses que vous pouvez trouver utiles :
Que sont les groupes dans Outlook ?
Microsoft 365 groupes dans Outlook sont une solution de collaboration unique pour les équipes/groupes qui souhaitent partager des discussions, des fichiers, des calendriers et des notes de manière unifiée et facile à trouver. La meilleure fonctionnalité est probablement que la boîte de réception du groupe conserve un historique des discussions, ce qui facilite la recherche des discussions précédentes.
Pourquoi ce changement ?
Personnes avons fréquemment demandé la possibilité de rechercher les messages publiés dans notre liste de distribution afin de trouver des informations qui ont été abordées dans le passé. La mise à niveau de la liste de distribution vers un groupe signifie que les utilisateurs n’ont pas à poser ou à répondre aux mêmes questions encore et encore.
Le nouveau groupe inclut également un calendrier pour nos événements de groupe, une bibliothèque de fichiers partagés et un bloc-notes OneNote où nous pouvons collaborer et collecter des informations pour référence ultérieure.
Dois-je faire quelque chose pour rejoindre ce groupe si j’étais déjà membre de la liste de distribution ?
Non, si vous étiez déjà membre de la liste de distribution, vous serez automatiquement membre du nouveau groupe.
Comment faire accéder au nouveau groupe dans Outlook ? Qu’en est-il d’Outlook sur le web ?
Pour accéder au nouveau groupe dans Outlook, accédez simplement à la catégorie Groupes en bas du volet de navigation à gauche. Si vous utilisez ce groupe, envisagez souvent de l’épingler comme favori en cliquant dessus avec le bouton droit et en choisissant Afficher comme favori.
En outre, il existe des clients mobiles gratuits pour Microsoft 365 Groupes disponibles sur chaque plateforme mobile (iOS, Android, etc.) afin que vous puissiez facilement accéder au groupe en déplacement.
Je ne peux toujours pas envoyer un e-mail
Oui bien sûr. L’alias de messagerie que vous avez utilisé pour la liste de distribution fonctionne toujours correctement pour le groupe dans Outlook.
Autres options
N’oubliez pas de leur indiquer à quel moment cette modification se produit et à qui ils doivent contacter s’ils ont d’autres questions.
Migration de vos listes de distribution
Vous êtes prêt à mettre à niveau votre liste de distribution vers un groupe ? Consultez Migrer des listes de distribution vers des groupes Microsoft 365 - Administration aide.
Quelles listes de distribution ne peuvent pas être mises à niveau vers des groupes Microsoft 365 ?
Vous pouvez mettre à niveau uniquement des listes de distribution simples et non imbriquées gérées dans le cloud vers des groupes Microsoft 365. Consultez Impossible de mettre à niveau les listes de distribution vers des groupes Microsoft 365 - Exchange | Microsoft Learn
Quelles sont les prochaines étapes ?
Une fois que vous avez mis à niveau votre groupe de distribution vers un groupeMicrosoft 365, vous pouvez effectuer quelques tâches de suivi pour vous assurer qu’il se déroule correctement.
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Suivi auprès de vos utilisateurs : vérifiez-les immédiatement après la mise à niveau, puis à nouveau quelques jours plus tard. Montrer que vous êtes à l’écoute et réactif à toutes les questions qu’ils peuvent avoir contribuera grandement à les rendre heureux et à l’aise avec le changement.
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Surveiller les rapports d’engagement : le portail Microsoft 365 Administration contient de bons rapports qui peuvent vous montrer combien d’utilisateurs utilisent le groupe, à quelle fréquence et quelles fonctionnalités ils utilisent. Ces rapports peuvent vous aider à concevoir votre suivi et votre formation des utilisateurs, et à mettre en évidence où vos utilisateurs obtiennent le plus de valeur auprès du nouveau groupe. Consultez : Rapports d’activité dans le Centre d'administration Microsoft 365.
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Partagez votre expérience : informez les autres équipes de votre entreprise que vous avez mis à niveau votre groupe de distribution et les étapes que vous avez prises pour le réussir! Le partage de ces informations peut aider ces autres équipes à suivre votre exemple et à réussir leur propre mise à niveau.
Voir aussi
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Visitez la communauté Groupes Microsoft 365 Tech.
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Cet article a été mis à jour pour la dernière fois le 16 octobre 2020 suite à vos commentaires. Si vous avez trouvé qu’il incluait des informations utiles, ou si ce n’est pas le cas, cliquez sur les contrôles de commentaires ci-dessous et laissez-nous des commentaires constructifs pour nous permettre de continuer à l’améliorer. Merci !
