Excel-tietojen tuominen Access-työpöytätietokantoihin näytönlukuohjelman avulla

Sisältö

• Excel-laskentataulukon valmisteleminen tuontia tai linkittämistä varten

• Access-kohdetietokannan valmisteleminen tuontia varten

• Tietojen tuominen

• Linkin luominen tietoihin Excelissä

  • Ohjatun laskentataulukon linkittämisen käynnistäminen

    • Excel-työkirjan avaaminen Accessissa

    • Hae ulkoiset tiedot – Excel-laskentataulukko -valintaikkunan käyttäminen

  • Excel-tietoihin johtavan linkin luominen ohjatun laskentataulukon linkityksen avulla

Excel-laskentataulukon valmisteleminen tuontia tai linkittämistä varten

Ennen kuin tuot tietoja Excel laskentataulukosta Access, tarkista laskentataulukko ja päätä, miten haluat tuoda tietoja siitä.

• Päätä, haluatko linkittää tai tuoda koko laskentataulukon vai vain osan siitä. Jos haluat tuoda vain osan laskentataulukosta Access, voit määrittää nimetyn alueen, joka sisältää vain ne solut, jotka haluat tuoda. Katso ohjeet artikkelista Solun tai tietoalueen nimeäminen Näytönlukuohjelman avulla Excelissä.

• Varmista, että Excel-laskentataulukko on litteässä tiedostomuodossa, jotta ohjattu toiminto pystyy käsittelemään sen tiedot helposti. Voit esimerkiksi korjata mahdolliset virhearvot, poistaa tarpeettomat tyhjät sarakkeet ja rivit ja tarkistaa, että jokaisessa sarakkeessa on sama tietotyyppi jokaisella rivillä. Lisätietoja tuonnin tai linkityksen valmistelusta on artikkelissa Excel-työkirjan tietojen tuominen tai linkittäminen excel-työkirjan tietojen valmisteleminen ja Puuttuvien tai virheellisten arvojen vianmääritys.

Kohdetietokannan valmisteleminen Access tuontia varten

Ennen kuin tuot tietoja Excel laskentataulukosta, tarkista, että kohdetietokanta Access on valmis tuontia varten, ja päätä, miten haluat tallentaa tuodut tiedot.

• Varmista, että kohdetietokanta Access ei ole vain luku -tilassa ja että sinulla on oikeudet tehdä muutoksia tietokantaan.

• Päätä, haluatko tallentaa tiedot uuteen vai aiemmin luotuun taulukkoon:

  • Jos tallennat tiedot uuteen taulukkoon, Access luo taulukon ja lisää tuodut tiedot tähän taulukkoon. Jos määritetty niminen taulukko on jo olemassa, Access korvaa taulukon sisällön tuoduilla tiedoilla.

  • Jos lisäät tiedot aiemmin luotuun taulukkoon, Excel laskentataulukon rivit liitetään määritettyyn taulukkoon.

• Jos päätät liittää Excel tiedot aiemmin luotuun Access taulukkoon, varmista, että Excel lähdetietojen rakenne- ja kenttäasetukset vastaavat Access kohdetaulukon asetuksia. Avaa Access taulukko rakennenäkymässä tarkastusta varten painamalla näppäinyhdistelmää Alt+H, W, D. Tarkista taulukko Excel-työkirjan tietojen tuominen tai linkittäminen -kohdan Valmistele kohdetietokanta -osan vaiheessa 2 olevasta tarkistusluettelosta.

Tietojen tuominen

Kun tuot tietoja, Access luo tiedoista kopion uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon muuttamatta lähde- Excel laskentataulukkoa.

1. Jos lähdetyökirja Excel on avoinna, sulje se.

2. Avaa kohdetietokanta Access, johon tuodut tiedot tallennetaan.

   Vihje: Jos haluat luoda uuden tyhjän tietokannan, paina näppäinyhdistelmää Alt+F, N, L.

3. Avaa Nouda ulkoiset tiedot – Excel-laskentataulukko -valintaikkuna tekemällä jompikumpi seuraavista toimista käyttämäsi Access version mukaan:

   • Paina Microsoft 365 tilausversiossa tai Access 2019 Alt+X, N, 1, sitten F ja X.

   • Siirry ulkoiset tiedot -välilehteen painamalla näppäinyhdistelmää Alt+X Access 2016. Paina sarkainta, kunnes pääset Tuo & linkki - ryhmään, paina oikeaa nuolinäppäintä, kunnes kuulet "Excel ", ja paina sitten Enter-näppäintä.

4. Nouda ulkoiset tiedot – Excel-laskentataulukko -valintaikkuna avautuu. Määritä Excel tiedosto, joka sisältää tuotavat tiedot, toimi seuraavasti:

   • Siirrä kohdistus Tiedostonimi-tekstikenttään painamalla F-näppäintä ja liittämällä tai kirjoittamalla polku Excel tiedostoon.

   • Voit selata tiedostoa painamalla R-näppäintä. Avaa tiedosto -valintaikkuna avautuu. Siirry haluamaasi tiedostoon ja valitse tiedosto painamalla Enter-näppäintä.

5. Jos haluat määrittää tuotujen tietojen tallennustavan, tee jompikumpi seuraavista:

   • Jos haluat tallentaa tiedot uuteen taulukkoon, siirry kohtaan I ja valitse tuo lähdetiedot uuteen taulukkoon nykyisessä tietokantavaihtoehdossa . Sinua pyydetään nimeämään taulukko myöhemmin.

   • Jos haluat liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon, siirry kohtaan A ja valitse Liitä tietueiden kopio taulukkoon - vaihtoehto. Valitse taulukko painamalla sarkainta kerran. Kohdistus siirtyy taulukkoluetteloon. Laajenna luettelo painamalla näppäinyhdistelmää Alt+alanuolinäppäin, paina ylä- tai alanuolinäppäintä, kunnes kuulet haluamasi taulukon, ja valitse se sitten painamalla Enter-näppäintä. Tämä vaihtoehto ei ole käytettävissä, jos tietokannassa ei ole taulukoita.

6. Paina sarkainta, kunnes pääset OK-painikkeeseen , ja paina sitten Enter-näppäintä. Ohjattu laskentataulukon tuominen käynnistyy.

   Vihje: Jos näytönlukuohjelma ei lue ohjatun toiminnon ikkunoita automaattisesti, paina näppäinyhdistelmää SR-näppäin+W.

7. Jos lähdetyökirjassa Excel on vain yksi laskentataulukko eikä alueita, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Jos työkirjassa on useita laskentataulukoita tai nimettyjä alueita, valitse tuotettava laskentataulukko tai alue seuraavasti:

   • Valitse laskentataulukko painamalla Alt+W, painamalla sarkainta kerran, painamalla alanuolinäppäintä, kunnes kuulet haluamasi laskentataulukon, ja valitsemalla sen sitten painamalla Enter-näppäintä.

   • Jos haluat valita nimetyn alueen, paina Alt+R, paina sarkainta kerran, paina alanuolinäppäintä, kunnes kuulet haluamasi alueen, ja valitse se sitten painamalla Enter-näppäintä.

8. Ohjattu toiminto -ikkuna avautuu. Jos lähdelaskentataulukon tai -alueen ensimmäisellä rivillä on kenttien nimet, siirry kohtaan I ja valitse Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot -vaihtoehto. Siirrä kohdistus ohjatun toiminnon seuraavaan ikkunaan painamalla Enter-näppäintä. Jos liität tietoja aiemmin luotuun taulukkoon, voit siirtyä vaiheeseen 12.

9. Ohjatun toiminnon uudessa ikkunassa voit tarvittaessa määrittää kunkin tuotavan kentän tiedot. Laskentataulukon tai alueen ensimmäinen kenttä on valittuna. Voit tehdä seuraavaa:

   • Jos haluat muuttaa nykyisen kentän nimeä, paina Alt+M ja kirjoita sitten uusi nimi.

   • Voit muuttaa kentän tietotyyppiä painamalla näppäinyhdistelmää Alt+T. Kohdistus siirtyy Tietotyyppi-luetteloon . Laajenna luettelo painamalla näppäinyhdistelmää Alt+alanuolinäppäin. Paina alanuolinäppäintä, kunnes kuulet haluamasi arvon, ja paina sitten sarkainta kerran.

   • Voit muuttaa sitä, onko kenttä indeksoitu vai ei, painamalla näppäinyhdistelmää Alt+I. Kuulet nykyisen arvon. Laajenna luettelo painamalla näppäinyhdistelmää Alt+alanuolinäppäin. Paina alanuolinäppäintä, kunnes kuulet haluamasi arvon, ja paina sitten sarkainta kerran.

   • Jos et halua tuoda nykyistä kenttää, siirry kohtaan Alt+S ja valitse Älä tuo kenttää -vaihtoehto.

10. Valitse toinen kenttä painamalla F6-näppäintä, kunnes kuulet "Ruutu", ja pyydä sitten työtoveria auttamaan haluamasi kentän valitsemiseen. Muokkaa kenttiä vaiheessa 9 kuvatulla tavalla. Kun olet valmis, siirry ohjatun toiminnon seuraavaan ikkunaan painamalla Enter-näppäintä.

11. Lisää uuden taulukon perusavain. Perusavain tunnistaa taulukon tietueet, jotta voit noutaa tiedot nopeammin. Tee jompikumpi seuraavista:

    • Jos haluat Access lisätä perusavaimen, paina A.

    • Valitse oma perusavain painamalla C-näppäintä. Määritä käytettävä näppäin painamalla sarkainta kerran. Kohdistus siirtyy avainluetteloon. Laajenna luettelo painamalla näppäinyhdistelmää Alt+alanuolinäppäin. Paina ylä- tai alanuolinäppäintä, kunnes kuulet haluamasi näppäimen.

    • Jos et halua käyttää perusnäppäimiä, paina O.

    Siirry ohjatun toiminnon viimeiseen ikkunaan painamalla Enter-näppäintä.

12. Ohjattu toiminto -ikkuna avautuu. Kohdistus on Tuo taulukkoon - ruudussa, ja kuulet kohdetaulukon nykyisen nimen. Jos haluat muuttaa taulukon nimeä, kirjoita uusi nimi ja viimeistele tuonti painamalla Enter-näppäintä.

    Huomautus: Jos kuulet ilmoituksen, että taulukko on jo olemassa ja haluat korvata aiemmin luodun taulukon tuoduilla tiedoilla, paina Y-näppäintä. Jos haluat nimetä taulukon uudelleen, paina N. Siirrä kohdistus takaisin Tuo taulukkoon -ruutuun painamalla näppäinyhdistelmää Alt+I, kirjoita toinen taulukon nimi ja paina sitten Enter-näppäintä.

13. Jos tuonti onnistui kokonaan tai osittain, Access näyttää tuonnin tilan. Access kehottaa myös tallentamaan tuontivaiheet, jotta voit toistaa ne nopeasti ilman ohjattua tuontitoimintoa. Valitse tämä vaihtoehto painamalla näppäinyhdistelmää Alt+V. Voit nimetä tuontivaiheet painamalla näppäinyhdistelmää Alt+A ja kirjoittamalla sitten tuontitoiminnon nimen. Tallenna tuontivaiheet painamalla Alt+S. Jos tuonti epäonnistuu, kuulet viestin "Tapahtui virhe, kun tiedostoa yritettiin tuoda", ja sen jälkeen tiedostonimen. Poistu ilmoitusviestistä painamalla Enter-näppäintä.

Linkin luominen tietoihin Excel

Ohjatun laskentataulukon linkittämistoiminnon avulla voit luoda linkin Access-tietokannasta Excel tietoihin, jotta voit käyttää Access kysely- ja raportointityökaluja ilman, että sinun tarvitsee säilyttää kopiota tietokannan Excel tiedoista.

Kun linkität Excel laskentataulukkoon tai nimettyyn alueeseen, Access luo uuden taulukon, joka on linkitetty lähdesoluihin. Excel lähdesoluihin tekemäsi muutokset näkyvät Access linkitetyssä taulukossa. Et kuitenkaan voi muokata vastaavan taulukon sisältöä Access. Jos haluat lisätä, muokata tai poistaa tietoja, sinun on tehtävä muutokset lähdetiedostoon Excel.

Tietokannassa voi olla useita linkitettyjä taulukoita.

Katso myös

Käytä näytönlukuohjelmaa taulukoiden luomiseen Access-työpöytätietokannoissa

Käytä näytönlukuohjelmaa kyselyn luomiseen Accessin työpöytätietokannoissa

Lomakkeen luominen Accessin työpöytätietokannoissa näytönlukuohjelman avulla

Access-taulukon vieminen tekstitiedostoksi näytönlukuohjelman avulla

Accessin pikanäppäimet

Laitteen määrittäminen toimimaan Microsoft 365:n helppokäyttötoimintojen kanssa

Tekninen tuki toimintarajoitteisille asiakkaille

Microsoft haluaa tarjota kaikille asiakkailleen parhaan mahdollisen käyttökokemuksen. Jos sinulla on jokin toimintarajoite tai kysymyksiä helppokäyttöisyydestä, ota yhteyttä Microsoft Disability Answer Desk -palveluun teknisen tuen saamiseksi. Disability Answer Desk -palvelun tukitiimi on koulutettu monien suosittujen käyttöä helpottavien toimintojen käyttöön. Saat siltä apua englanniksi, espanjaksi, ranskaksi ja amerikkalaisella viittomakielellä. Löydät omaa aluettasi koskevat yhteystiedot käymällä Microsoft Disability Answer Desk -palvelun sivustossa.

Jos olet julkishallinnossa, kaupallisessa organisaatiossa tai yrityksessä toimiva käyttäjä, ota yhteys yrityksille tarkoitettuun aputoimintojen Answer Desk -palveluun.