Kun määrität SharePoint Microsoft 365:ssäMicrosoft 365-sivustossa, sinulla on todennäköisesti tiedostoja ja asiakirjoja, jotka haluat lisätä ryhmäsivustoon. Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit lisätä erilaisia sisältöjä sivustoosi.
Huomautus: Artikkeli tiedostojen ja ryhmäsivustojen Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive niin, että voit käyttää niitä yhdessä, on artikkelissa Office 365:n tiedostojen tallennuksen ja jakamisen määritäminen.
Artikkelin sisältö
Ennen aloittamista
Ennen kuin aloitat tiedostojen siirron, tarkista, kuinka paljon tallennustilaa SharePoint Microsoft 365:ssäMicrosoft 365. Lisätietoja tallennustilarajoituksista on kohdassa SharePoint Microsoft 365:ssäSharePointin rajoitukset.
Vihje: On tärkeää muistaa, että Microsoft 365 tallennustilarajat ( SharePoint Microsoft 365:ssä (ryhmäsivusto) eroavat Exchange Onlinen (sähköpostitilien) tallennustilarajoituksista. Lisätietoja postilaatikon tallennustilarajoituksista on ExchangeOnlinen Microsoft 365-kohdassa.
Seuraavaksi sinun on analysoitava sisältö, joka sinulla on tällä hetkellä. Tämä sisältää asiakirjoja, kuvia, lomakkeita ja niin edelleen.
Vihje: Resurssienhallinnassa voit hakea aiemmin luotuja tiedostoja koon ja päivämäärän mukaan. Näin tunnistat nopeasti äskettäin käytetyt tai erittäin suuret tiedostot.
Mieti, kuinka paljon sisältöä käytetään säännöllisesti ja haluatko tallentaa kaiken sisällön Microsoft 365. Aivan kuten pienempään taloan siirryt, tavoitteena on päättää, mikä sopii uuteen sivustoon. Jos organisaatiosi käyttää nyt esimerkiksi enemmän tallennustilaa kuin Microsoft 365 on SharePoint Microsoft 365:ssä, sinun on tehtävä seuraavat päätökset:
-
Mitä tiedostoja haluat siirtää?
-
Haluatko ostaa lisää tallennustilaa?
-
Pitäisikö sivustolle varata tilaa? (Se on varmasti)
Jos organisaatiosi on suuri tai monimutkainen, voit kutsua asiantuntijan auttamaan sinua. Voit etsiä hyvämaineista apua Microsoft Pinpointista. Pinpoint on nopea ja helppo tapa löytää sertifioituja Microsoftin asiantuntijoita ja ammattimaisia palveluja kaikkialla maailmassa
Kansioiden, kirjastojen ja alisivustojen luominen
Kun olet tunnistanut sisällön, jota haluat siirtää, mieti, miten haluat järjestää sen. Aloita lataamalla tiedostot ryhmäsivuston tiedostokirjastoon. Sisältö kannattaa järjestää erityisesti silloin, kun oletat, että sinulla on lopulta paljon tiedostoja. Kun sisällön määrä kasvaa, voit luoda lisää tiedostokirjastoja, lomakekirjastoja ja kuvakirjastoja sisällön tallentamista varten. Voit myös luoda alisivustoja erityyppisiä tiedostoja tai projektia varten.
Lisätietoja rakenteen suunnittelemiseen sivuston sisällön järjestämiseksi on kohdassa Ryhmäsivuston sisällön suunnitteleminen.
Asiakirjojen, kuvien ja tiedostojen lataaminen
Jos haluat ladata tiedostoja, kuten Word-asiakirjoja, PDF-tiedostoja tai JPG-valokuvia, lataa ne kirjastoon tai kirjaston kansioon.
Huomautus: Yksittäisen tiedoston enimmäiskoko, joka voidaan ladata kirjastoon, on SharePoint Microsoft 365:ssä 2 Gigatavua. Lisäksi voit ladata enintään 100 tiedostoa kerrallaan.
Paras tapa tehdä tämä riippuu tiedostojen lukumäärästä. Siirry ensin kohdekirjastoon ja valitse sitten menetelmä tämän taulukon avulla:
|
Tiedostojen määrä |
Lataustapa |
|---|---|
|
Yksittäinen asiakirja |
Valitse Uusi > LATAA AIEMMIN LUOTU TIEDOSTOja etsi tiedosto tietokoneesta selaamalla. |
|
Useita asiakirjoja ja kansioita |
Valitse Avaa Resurssienhallinnassa -painikevalintanauhan Kirjasto-välilehdessä. Vedä ja pudota sitten tiedostot Resurssienhallinnan avulla. |
Lisätietoja on kohdassa Kirjaston tiedostojen lataaminen, luominen tai poistaminen.
Huomautus: Tiettyjä tiedostotyyppejä ei voi ladata kirjastoon. Luettelo näistä on artikkelissa Tiedostotyypit, joita ei voi lisätä luetteloon tai kirjastoon.
Luetteloiden SharePoint, kalentereiden ja laskentataulukoiden luetteloiden luomista varten
Jokaisella yrityksellä on tietoja useissa lomakkeissa, kuten kalentereja, tehtäviä ja laskentataulukoita. Tämäntyyppisten tietojen tapauksessa voit siirtää tai muuntaa sisällön sivustosi luetteloksi. Voit esimerkiksi muuntaa työyhteyshenkilöluettelon yhteystietoluetteloksi. Lisäksi voit usein muuntaa kalenterit kalenteriksi SharePoint, joka on erityinen luettelo.
-
Katso tästä videosta, miten voit luoda ryhmäkalenterin SharePoint Microsoft 365:ssä Kalenterissa: Video: Oman kalenterin luominen.
Jos käytät nyt Microsoft Excel -laskentataulukoita tietojen seuraamiseen, voit ladata nämä laskentataulukot suoraan SharePoint Microsoft 365:ssä. Voit myös tuoda laskentataulukon SharePoint luettelona. Koska monet henkilöt voivat päivittää luetteloa samanaikaisesti, luettelot SharePoint edistää yhteistyötä. Voit luoda luetteloista erilaisia näkymiä, jotka paljastavat juuri haluamasi tiedot.
-
Lisätietoja luetteloiden kanssa työskentelystä on artikkelissa Koulutus: Luettelon luominen ja luominen.
Harkitse SharePoint ratkaisuja tavanomaisiin liiketoimintatarpeisiin
Toinen tapa siirtää sisältöä on käyttää SharePoint olemassa olevan tehtävän hallintaan. Esimerkiksi useimmat organisaatiot haluavat tallentaa ja jakaa päivittäinen tietämystä henkilöistä, jotka työskentelevät siellä. Sivustossasi olevan wikin käyttäminen voi olla hyvin tämänkaltaista jakamista varten.
Tässä taulukossa SharePoint ominaisuuksia, joiden avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja.
|
Liiketoimintaprosessi |
Kuvaus |
|---|---|
|
Tiimin tietojen jakaminen ja yhteistyö wikin avulla |
Wikit ovat erityisiä sivustoja, joissa käyttäjäyhteisö luo ja ylläpitää tietoja. Wikit voivat olla erinomainen työkalu prosessitietojen kaatumiseen ja jakamiseen tai työsi tärkeisiin yleistietoihin. |
|
Resurssien ajoituksen siirtäminen SharePoint kalentereja |
Ryhmäkalenteri voi olla hyvä tapa ajoittaa yhteisiä resursseja, kuten kokoushuoneita, laitelaitteita ja niin edelleen. Koska ryhmäkalenteri sijaitsee SharePoint Microsoft 365:ssä sivustossa, kaikki ryhmän jäsenet voivat tarkastella sitä helposti SharePoint Outlookissa. |
|
Tietokantaohjelmien muuntaminen Access-sovellukseksi |
Voit suunnitella ja julkaista tietokannan Microsoft Access 2013:n avulla ja luoda sitten Access-sovelluksen ryhmäsivuston tietokannan käyttöä varten. |
|
Liiketoimintaprosessien automatisointi työnkulkujen avulla |
Työnkulut automatisoivat ja seuraavat liiketoimintaprosessin keskeisiä tehtäviä. Ne ovat erinomainen valinta esimerkiksi hyväksyntäprosesseihin ja palautteen keräämiseen. |
Auta sivuston käyttäjiä löytämään sisältösi
Kun siirrät asiakirjat ja tiedostot ryhmäsivustoon, kerro siitä muille sivuston käyttäjille. Voit tarjota useita eri tapoja, joilla he voivat etsiä sisältöä sivustosta.
Tässä taulukossa kuvataan eri menetelmiä, joita voit käyttää.
|
Menetelmä |
Kuvaus |
|---|---|
|
Sisällön etsiminen haun avulla |
Helpoin tapa etsiä sisältöä SharePoint Microsoft 365:ssä on käyttää hakutoimintoa.
|
|
Määritä luetteloiden ja kirjastojen näkymät niin, että sisältö on löydettävissä |
Voit valita näkymässä näkyvät osat. Esimerkiksi yhdessä näkymässä saatat näyttää otsikon ja tekijän. Haluat ehkä näyttää eri näkymässä vain kohteet, jotka on lisätty tietyn päivämäärän jälkeen. |
|
Sivuston siirtymistoimintojen mukauttaminen |
Voit mukauttaa ryhmäsivuston siirtymisruudun, jotta sivuston käyttäjien on helpompi löytää sisältöä. |
|
Online-sisällön hakeminen offline-tilassa |
Voit hakea Työpaikan tai oppilaitoksen OneDrive tai Outlookin avulla sisältöä, joka on SharePoint Microsoft 365:ssä, kun olet offline-tilassa |
|
Sisältöpäivitysten seuraaminen |
Lisätietoja tavoista, joilla voit auttaa sivuston käyttäjiä löytämään sisältöä helposti, on suunnitteluoppaan artikkelissa Ryhmäsivustojen sisällön suunnitteleminen.
Anna palautetta
Oliko tästä artikkelista apua? Jos oli, kerro siitä tämän sivun alareunassa. Jos ei ollut apua, kerro, mitä pidit vaikeana tai mitä puuttui. Palautteen avulla tarkistamme faktat, lisäämme tietoja ja päivitämme tämän artikkelin.
