Työnkulkujen avulla käyttäjät voivat käsitellä asiakirjoja yhdessä ja hallita projektitehtäviä ottamalla käyttöön liiketoimintaprosesseja SharePoint-sivuston asiakirjoissa ja kohteissa. Työnkulkujen avulla organisaatiot voivat noudattaa johdonmukaisia liiketoimintaprosesseja, ja ne myös parantavat organisaation tehokkuutta ja tuottavuutta hallitsemalla liiketoimintaprosessiin liittyviä tehtäviä ja vaiheita. Näin näitä tehtäviä suorittavat henkilöt voivat keskittyä työn suorittamiseen työnkulun hallinnan sijaan.
Huomautukset:
-
SharePoint 2010 :n työnkulut on poistettu käytöstä 1. elokuuta 2020 alkaen uusien vuokraajien osalta ja poistettu olemassa olevista alihallintaympäristöistä 1. marraskuuta 2020. Jos käytät SharePoint 2010 -työnkulkuja, suosittelemme siirtymistä Power Automateen tai muihin tuettuihin ratkaisuihin. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint 2010:n työnkulun poistaminen käytöstä.
-
SharePoint 2013 -työnkulku on vanhentunut huhtikuusta 2023 lähtien, ja se poistetaan käytöstä uusissa vuokraajaympäristöissä 2. huhtikuuta 2024. Se poistetaan nykyisistä alihallintaympäristöistä ja poistetaan kokonaan käytöstä 2.4.2026 alkaen. Jos käytössäsi on SharePoint 2013 -työnkulku, suosittelemme siirtymistä Power Automateen tai muihin tuettuihin ratkaisuihin. Lisätietoja on artikkelissa SharePoint 2013:n työnkulun poistaminen käytöstä Microsoft 365:ssä.
-
Järjestelmän luomat sähköpostiviestit työnkuluista lähetetään no-reply@sharepointonline.com osoitteesta, jonka näyttönimenä on SharePoint Online.
Tämän artikkelin sisältö
Tietoja työnkuluista
Työnkulkua kuvataan joskus tehtäväsarjaksi, joka tuottaa tuloksen. SharePoint Products and Technologies yhteydessä työnkulku määritellään kapeammin asiakirjojen tai kohteiden automaattiseksi siirroksi liiketoimintaprosessiin liittyvien toimintojen tai tehtävien sarjan kautta. Työnkulkuja voidaan käyttää organisaation yleisten liiketoimintaprosessien yhdenmukaiseen hallintaan antamalla organisaatiolle mahdollisuus liittää liiketoimintalogiikkaa SharePoint-luettelon tai -kirjaston asiakirjoihin tai kohteisiin. Liiketoimintalogiikka on periaatteessa joukko ohjeita, jotka määrittävät ja ohjaavat asiakirjan tai kohteen toimintoja.
Työnkulut voivat selkiyttää yleisten liiketoimintaprosessien (esimerkiksi projektien hyväksynnän tai tiedoston tarkastuksen) koordinointiin liittyviä kustannuksia ja siihen kuluvaa aikaa hallitsemalla ja seuraamalla näihin prosesseihin liittyviä eri henkilöiden suorittamia tehtäviä. Esimerkiksi SharePoint-sivustossa käyttäjä voi lisätä työnkulun tiedostokirjastoon, joka reitittää tiedoston tietylle käyttäjäryhmälle hyväksymistä varten. Kun tiedoston tekijä aloittaa tämän työnkulun jollekin kyseisen kirjaston tiedostolle, työnkulku luo tiedoston hyväksyntätehtäviä, jakaa nämä tehtävät työnkulun osallistujille ja lähettää osallistujille sähköposti-ilmoitukset, jotka sisältävät tehtävän ohjeet ja linkin hyväksyttävään tiedostoon. Kun työnkulku on käynnissä, työnkulun omistaja (eli tässä tapauksessa tiedoston laatija) tai työnkulun osallistujat voivat tarkistaa Työnkulun tila -sivulta, ketkä osallistujista ovat suorittaneet omat tehtävänsä. Kun kaikki työnkulun osallistujat ovat suorittaneet tehtävänsä, työnkulku päättyy ja sen omistajalle lähetetään tästä ilmoitus automaattisesti.
Edellisen esimerkin hyväksynnän työnkulun toiminnot noudattavat alla olevassa kuvassa esitettyä prosessia.
Aiemmin luotujen henkilötyöprosessien tukemisen lisäksi työnkulut lisäävät mahdollisuuksia käsitellä tiedostoja, luetteloita ja kirjastoja yhdessä muiden käyttäjien kanssa. Sivuston käyttäjät voivat aloittaa työnkulkuja ja osallistua niihin käyttäen mukautettavissa olevia lomakkeita, jotka voidaan avata käsiteltävässä tiedostossa tai SharePoint-luettelon tai kirjaston kohteessa. Lisäksi SharePoint-tuotteiden työnkulkutoiminto on integroitu tiiviisti Microsoft Office 2013:n kanssa, joten seuraavat työnkulun tehtävät voidaan suorittaa kummassakin tuotteessa:
-
tiedostolle tai kohteelle käytettävissä olevien työnkulkujen luettelon tarkasteleminen
-
työnkulun aloittaminen tiedostolle tai kohteelle
-
työnkulun tehtävän tarkasteleminen, muokkaaminen tai määrittäminen uudelleen
-
työnkulun tehtävän suorittaminen.
SharePoint-työnkulkuympäristöjen kolme tyyppiä
SharePoint 2010 -työnkulkuympäristö on siirretty Office 365:een ja SharePoint Server 2013 -versioon, joten kaikki tässä ympäristössä luomasi työnkulut ovat edelleen käytettävissä. Tässä ympäristössä käytetään Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5) -versiota.
SharePoint 2013 -työnkulkuympäristössä käytetään Windows Workflow Foundation 4 (WF) -versiota, ja sitä on muutettu merkittävästi. Ehkä tämän uuden työnkulkuympäristön merkittävin ominaisuus on Microsoft Azuren käyttö työnkulun suoritusisäntänä. Työnkulun suoritusmoduuli on nyt Office 365:n ja SharePoint Server 2013:n ulkopuolella Microsoft Azuressa.
SharePoint Onlinessa Microsoft Flow on nyt käytettävissä. Tämä on uusin työnkulun moduuli, käyttöoikeus osoitteessa: https://flow.microsoft.com . Lisätietoja MS Flow'n käyttämisestä on artikkelissa https://docs.microsoft.com/en-us/flow . Voit tehdä MS Flow'n vianmäärityksen siirtymällä https://docs.microsoft.com/en-us/flow/fix-flow-failures & https://us.flow.microsoft.com/en-us/support/
Valmiit työnkulut
SharePoint-sivusto sisältää useita valmiita työnkulkuja, jotka käsittelevät yleisiä liiketoimintaskenaarioja:
-
Hyväksyntä Tämä työnkulku reitittää tiedoston tai kohteen käyttäjäryhmän hyväksyttäväksi. Hyväksyntätyönkulku on oletusarvoisesti liitetty Tiedosto-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä tiedostokirjastossa.
-
Palautteen pyytäminen Tämä työnkulku reitittää tiedoston tai kohteen käyttäjäryhmälle palautteen antamista varten. Tarkistajat voivat antaa palautetta, joka kootaan yhteen ja lähetetään työnkulun aloittaneelle henkilölle. Palautteen pyytäminen -työnkulku on oletusarvoisesti liitetty Tiedosto-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä tiedostokirjastoissa.
-
Allekirjoitusten pyyntö Tämä työnkulku reitittää Microsoft Office -tiedoston käyttäjäryhmälle digitaalisten allekirjoitusten keräämistä varten. Tämä työnkulku on käynnistettävä Office 2013 -ohjelmassa. Osallistujien on suoritettava allekirjoitustehtävänsä lisäämällä digitaalinen allekirjoituksensa asiakirjaan asianomaisessa Office-ohjelmassa. Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku on oletusarvoisesti liitetty Tiedosto-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä tiedostokirjastoissa. Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku on kuitenkin käytettävissä tiedostokirjastossa olevalle tiedostolle vain, jos tiedostossa on vähintään yksi Microsoft Officen allekirjoitusrivi.
-
Julkaisemisen hyväksyntä Tämä työnkulku muistuttaa Hyväksyntä-työnkulkua, sillä se automatisoi sisällön reitittämisen alan asiantuntijoille ja sidosryhmille tarkistamista ja hyväksymistä varten. Julkaisemisen hyväksynnän työnkulku on kuitenkin siitä erikoinen, että se on suunniteltu erityisesti niitä julkaisusivustoja varten, joissa säädellään uusien ja päivitettyjen verkkosivujen julkaisemista.
-
Kolmen tilan työnkulku Tämän työnkulun avulla voit hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden on seurattava suurta asioiden tai kohteiden määrää, esimerkiksi asiakastukiasioita, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä.
Kaikkia edellä kuvattuja työnkulkuja voidaan mukauttaa organisaatiota varten monin tavoin. Jos työnkulku otetaan esimerkiksi käyttöön tiedostoille tai kohteille lisäämällä se luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, voit mukauttaa tehtävä- ja historialuetteloita, joihin työnkulun tiedot tallennetaan.
Kun sivuston käyttäjä aloittaa työnkulun tiedostolle tai kohteelle, hän voi mukauttaa työnkulkua määrittämällä osallistujat, määräpäivän ja tehtäväkohtaiset ohjeet.
Mukautettujen työnkulkujen tuki
Valmiita työnkulkuja voidaan mukauttaa jossain määrin eri tarpeisiin, mutta organisaatio voi myös suunnitella ja kehittää omiin liiketoimintaprosesseihinsa sopivia yksilöllisiä työnkulkuja. Työnkulut voivat olla niin yksinkertaisia tai monimutkaisia kuin liiketoimintaprosessit edellyttävät. Kehittäjät voivat luoda työnkulkuja, joita sivuston käyttäjät aloittavat tarvittaessa, tai automaattisesti jonkin tapahtuman (esimerkiksi luettelon kohteen luomisen tai muuttumisen) yhteydessä alkavia työnkulkuja. Jos organisaatio on kehittänyt ja ottanut käyttöön omia mukautettuja työnkulkuja, nämä työnkulut voivat olla käytettävissä edellä kuvattujen valmiiden työnkulkujen ohella tai asemesta.
Mukautettuja työnkulkuja voidaan luoda kahdella tavalla:
-
Power Users voi suunnitella koodia vailla olevia työnkulkuja käytettäväksi tietyssä luettelossa tai kirjastossa Microsoft SharePoint Designer 2013:n ja Office Visio 2013:n avulla SharePoint Designer 2013 -työnkulut luodaan käytettävissä olevien työnkulkutoimintojen luettelosta, ja työnkulun luonut henkilö voi ottaa työnkulut käyttöön suoraan luettelossa tai kirjastossa, jossa niitä käytetään. SharePoint Designer 2013 toimii myös käsi kädessä Visio 2013:n kanssa ja tarjoaa visuaalisen työnkulun kehityskokemuksen kaavioiden luomiseen muotojen ja yhdistimien avulla. Voit myös tuoda työnkulkuja Visio 2013:sta SharePoint Designer 2013:een ja päinvastoin.
-
Ammattimaiset ohjelmistokehittäjät voivat luoda työnkulkuja Visual Studio 2012:n tai uudemman version avulla Nämä työnkulut sisältävät mukautettua koodia ja työnkulkutoimia. Palvelimen järjestelmänvalvoja voi ottaa ammattikehittäjän luomat mukautetut työnkulut käyttöön useassa sivustossa.
Työnkulkujen käyttämisen vaiheet
Tiedostossa tai luettelokohteessa käytettävään työnkulkuun kuuluu useita vaiheita. Kunkin vaiheen voivat suorittaa eri rooleissa toimivat henkilöt. Esimerkiksi sivuston järjestelmänvalvoja voi ottaa työnkulun käyttöön tiedostokirjastossa, sisällöntuottaja voi aloittaa työnkulun tai muuttaa käynnissä olevaa työnkulkua ja kolmas henkilö (esimerkiksi asiakirjan tarkistaja tai hyväksyjä) voi suorittaa työnkulun tehtävän.
Työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin
Ennen kuin työnkulkua voidaan käyttää, se on lisättävä luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, jotta se on käytettävissä tietyssä paikassa oleville tiedostoille tai kohteille. Työnkulun lisääminen luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin edellyttää luetteloiden hallintaoikeuksia. Tavallisesti tämän tehtävän suorittavat sivuston järjestelmänvalvojat tai tiettyjen luetteloiden tai kirjastojen hallinnasta vastaavat henkilöt.
Työnkulun käytettävyys sivustossa vaihtelee sen mukaan, mihin työnkulku on lisätty:
-
Suoraan luetteloon tai kirjastoon lisätty työnkulku on vain kyseisen luettelon tai kirjaston kohteiden käytettävissä.
-
Luettelon sisältötyyppiin (sivuston sisältötyypin esiintymään, joka on lisätty tiettyyn luetteloon tai kirjastoon) lisätty työnkulku on vain kyseiseen sisältötyyppiin kuuluvien kohteiden käytettävissä siinä luettelossa tai kirjastossa, johon sisältötyyppi on yhdistetty.
-
Sivuston sisältötyyppiin lisätty työnkulku on käytettävissä kaikissa kyseistä sisältötyyppiä edustavissa kohteissa kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa, joihin on lisätty kyseisen sisältötyypin esiintymä.
-
Jos haluat, että työnkulku on yleisesti sivuston luetteloiden tai kirjastojen käytettävissä, luo sivuston työnkulku.
Kun lisäät työnkulun luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, voit mukauttaa määritetyssä sijainnissa olevaa työnkulkua määrittämällä tiettyjä asetuksia:
-
työnkulun tämän esiintymän nimi
-
tehtäväluettelo, johon työnkulkuun liittyvät tehtävät tallennetaan
-
historialuettelo, johon kaikki työnkulkuun liittyvät tapahtumat tallennetaan
-
työnkulun aloittamistapa
-
muut työnkulkukohtaiset asetukset (miten tehtävät reititetään osallistujille, missä tilanteissa työnkulku päätetään ja mitä toimintoja suoritetaan työnkulun päätyttyä).
Kun työnkulku lisätään luetteloon, kirjastoon tai sisältölajiin, se on tietyssä sijainnissa olevien asiakirjojen tai kohteiden käytettävissä. Todellista työnkulkua ei käynnistetä.
Tiedoston tai kohteen työnkulun käynnistäminen
Kun työnkulku on lisätty luetteloon, kirjastoon tai sisältötyyppiin ja siten käytettävissä, voit käynnistää tämän työnkulun asiakirjassa tai kohteessa (jos työnkulku on määritetty sallimaan sen manuaalinen käynnistäminen). Voit aloittaa työnkulun valitsemalla haluamasi työnkulun asiakirjassa tai kohteessa käytettävissä olevien työnkulkujen luettelosta. Tarvittaessa sinun on ehkä täytettävä myös lomake työnkulun vaatimalla tiedolla. Työnkulun määrityksen ja suunnittelun mukaan voit ehkä mukauttaa työnkulkua edelleen, kun käynnistät työnkulun asiakirjassa tai kohteessa mukauttamalla esimerkiksi osallistujia, määräpäivää ja tehtävän ohjeita.
Käynnissä olevan työnkulun muokkaaminen
Kun työnkulku on käynnistetty kohteessa, sinun on ehkä tehtävä muutoksia sen toimintaan. Esimerkiksi työnkulun käynnistänyt käyttäjä voi haluta lisätä osallistujia työnkulun käynnistymisen jälkeen. Työnkulun osallistuja taas voi esimerkiksi määrittää tehtäviään muille käyttäjille tai pyytää työnkulun tiedostoon tai kohteeseen muutoksia. Joitakin valmiita työnkulkuja voidaan muokata niiden ollessa käynnissä. Jos organisaatiosi on laatinut ja ottanut käyttöön mukautettuja työnkulkuja, muutokset käynnissä oleviin työnkulkuihin voivat olla sallittuja.
Työnkulkutehtävien päättäminen
Jokainen käyttäjän toimia edellyttävä työnkulun tapahtuma on määritetty työnkulun tehtäväksi. Kun työnkulku määrittää tehtävän osallistujalle, tehtävän vastaanottaja voi suorittaa tehtävän tai pyytää muutoksia työnkulkuun muokkaamalla työnkulun tehtävälomaketta. Työnkulun osallistujat voivat suorittaa työnkulun tehtävät SharePoint-sivustossa tai suoraan Office 2013 -ohjelmassa. Kun työnkulun osallistuja suorittaa työnkulun tehtävän tai pyytää muutosta työnkulkuun, työnkulku siirtyy seuraavaan vaiheeseen.
Työnkulkujen tilan seuranta
Työnkulun omistajat ja osallistujat voivat seurata työnkulun etenemistä työnkulkuun liittyvältä tilasivulta. Tilasivulla on työnkulun keskeneräisten tehtävien tilatietoja. Se sisältää myös työnkulun kannalta keskeisiä historiatietoja.
Raportointityökaluilla voidaan esittää analyysi työnkulun historiasta kootussa muodossa. Organisaatiot voivat käyttää tätä analyysia prosessien pullonkaulojen etsimiseen tai määritettäessä, saavuttaako ryhmä liiketoimintaprosessille määritetyt suoritustavoitteet. Kaikissa työnkuluissa voidaan käyttää useita valmiiksi määritettyjä Microsoft Office Excel -raportteja. Lisäksi työnkulun historiatiedot ovat saatavina SharePoint-luettelotietolähteenä, jota voidaan käyttää ja analysoida muissa ohjelmissa tai mukautetuissa liiketoimintaprosessien seurantaratkaisuissa.
Katso myös
Tietoja SharePointin työnkuluista
Työnkulun kehittäminen SharePoint Designer 2013:ssa ja Visio 2013:ssa
