Mediante el Asistente para exportación, puede exportar datos de una base de datos de Access en un formato de archivo que Microsoft Excel puede leer. En este artículo se muestra la forma de preparar y exportar datos a Excel, además de ofrecerle algunas sugerencias para solucionar problemas comunes que pueden ocurrir.
En este artículo
Exportar datos a Excel: Nociones básicas
Cuando exporta datos a Excel, Access crea una copia de los datos seleccionados y, a continuación, almacena los datos copiados en un archivo que se puede abrir en Excel. Si copia datos de Access a Excel con frecuencia, puede guardar los detalles de una operación de exportación para usos futuros e incluso programar la operación de exportación para que se ejecute automáticamente en intervalos establecidos.
Escenarios comunes para exportar datos a Excel
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Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access y Excel para trabajar con datos. Guarda los datos en las bases de datos de Access pero utiliza Excel para analizar los datos y distribuir los resultados de sus análisis. Su equipo exporta actualmente datos a Excel cuando y como lo necesita pero desea aumentar la eficacia de este proceso.
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Es usuario de Access desde hace tiempo pero su administrador prefiere trabajar con los datos en Excel. A intervalos regulares, suele copiar los datos en Excel, pero desea automatizar este proceso para ahorrar tiempo.
Acerca de la exportación de datos a Excel
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Access no incluye ningún comando “Guardar como” para el formato Excel. Para copiar datos en Excel, debe usar la característica de exportación descrita en este artículo, o bien copiar los datos de Access en el portapapeles y luego pegarlos en una hoja de cálculo de Excel.
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Puede exportar tablas, consultas, formularios o informes. También puede exportar los registros seleccionados en una vista de varios registros, como una hoja de datos.
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Microsoft Excel incluye un comando para importar datos de una base de datos de Access. Puede usar ese comando en lugar del comando de exportación en Access; no obstante, el comando de importación de Excel solo le permite importar tablas o consultas. Para obtener más información, vea el artículo en la Ayuda de Excel Conectarse con datos externos (importar).
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No puede exportar macros ni módulos a Excel. Al exportar formularios, informes u hojas de datos que contienen subformularios, subinformes u hojas secundarias de datos, solo se exporta el formulario, el informe o la hoja de datos principales. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario, subinforme y hoja secundaria de datos que desea exportar a Excel.
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Solo puede exportar un objeto de base de datos en cada operación de exportación. No obstante, puede combinar varias hojas de cálculo en Excel después de finalizar las operaciones individuales de exportación.
Prepararse para la operación de exportación
Antes de realizar un procedimiento de exportación, es una buena idea revisar los datos que desea exportar para asegurarse de que no contienen indicadores de error o valores de error. Si hay algún error, intente resolverlo antes de exportar los datos a Excel. De lo contario, se pueden producir problemas durante la operación de exportación y pueden aparecer valores nulos en las celdas de la hoja de cálculo de Excel. Para obtener más información acerca de los problemas que pueden ocurrir al exportar a Excel, vea la sección sobre cómo solucionar valores que faltan o son incorrectos.
Si el objeto de origen es una tabla o una consulta, decida si desea exportar los datos con formato o sin él. Esta decisión afecta a dos aspectos del libro resultante: la cantidad de datos que se exportan y el formato de presentación de los datos. La tabla siguiente describe el resultado de exportar datos con y sin formato.
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Exportar |
Objeto de origen |
Campos y registros |
Formato |
|---|---|---|---|
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Sin formato |
Tabla o consulta Nota: Los formularios y los informes no se pueden exportar sin formato. |
Se exportan todos los campos y registros del objeto subyacente. |
La configuración de la propiedad Formato se omite durante esta operación. Para los campos de búsqueda, se exportan solo los valores del identificador de la búsqueda. Para campos de hipervínculo, el contenido se exporta como una columna de texto que muestra los vínculos en el formato textoParaMostrar#dirección#. |
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Con formato |
Tabla, consulta, formulario o informe |
Solo se exportan campos y registros que se muestran en la vista o el objeto actual. No se exportan los registros filtrados, las columnas ocultas en una hoja de datos ni los campos no mostrados en un formulario o informe. |
El Asistente respeta la configuración de la propiedad Formato. Para campos de búsqueda, se exportan los valores de búsqueda. Para campos de hipervínculo, los valores se exportan como hipervínculos. Para campos de texto enriquecido, se exporta el texto pero no el formato. |
Elija el libro de destino y el formato de archivo. Tenga en cuenta que los informes solo se pueden exportar en el antiguo formato de archivo *.xls, no en el nuevo *.xlsx.
Durante la operación de exportación, Access le pide que especifique el nombre del libro de destino. En la tabla siguiente se resume cuándo se crea un libro (si no existe aún) y cuándo se sobrescribe (si ya existe).
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Si el libro de destino |
Y el objeto de origen es |
Y desea exportar |
Entonces |
|---|---|---|---|
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No existe |
Una tabla, consulta, formulario o informe |
Los datos con formato o sin formato |
El libro se crea durante la operación de exportación. |
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Ya existe |
Una tabla o consulta |
Los datos, pero no el formato |
El libro no se sobrescribe. Se agrega una nueva hoja de cálculo al libro y recibe el nombre del objeto del que se exportan los datos. Si ya existe una hoja de cálculo con ese nombre en el libro, Access le pide que reemplace el contenido de la hoja de cálculo correspondiente o especifique otro nombre para la nueva hoja. |
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Ya existe |
Una tabla, consulta, formulario o informe |
Los datos, incluido el formato |
El libro se sobrescribe con los datos exportados. Se eliminan todas las hojas de cálculo existentes y se crea una nueva hoja de cálculo con el mismo nombre que el objeto exportado. Los datos de la hoja de cálculo de Excel heredan la configuración de formato del objeto de origen. |
Los datos siempre se agregan en una hoja de cálculo nueva. No puede anexar los datos en una hoja de cálculo existente o en un rango con nombre.
Ejecutar la operación de exportación
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Si el libro de destino de Excel está abierto, ciérrelo antes de continuar.
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En el panel de navegación de la base de datos de origen, seleccione el objeto que desea exportar.
Exportar solamente una parte de los datos
Si el objeto es una tabla, una consulta o un formulario y desea exportar solamente una parte de los datos, abra el objeto en la vista Hoja de datos y seleccione los registros deseados.
Para abrir un formulario en la vista Hoja de datos:
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Haga doble clic en el formulario para abrirlo.
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Haga clic con el botón secundario en el formulario y después haga clic en Vista Hoja de datos. Si esta opción no está disponible:
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Haga clic en Vista Diseño.
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Presione F4 para mostrar el panel de tareas Hoja de propiedades.
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Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de propiedades.
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En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, configure la propiedad Permitir vista Hoja de datos como Sí.
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En la pestaña Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en Vista Hoja de datos.
Nota: No es posible exportar solamente una parte de un informe. No obstante, puede seleccionar o abrir la tabla o la consulta en la que se basa el informe y exportar una parte de los datos contenidos en dicho objeto.
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En la pestaña Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Excel.
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En el cuadro de diálogo Exportar a una hoja de cálculo de Excel, compruebe el nombre de archivo propuesto para el libro de Excel (Access usa el nombre del objeto de origen). Si lo desea, puede modificar el nombre de archivo.
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En el cuadro Formato de archivo, seleccione el formato de archivo que desee.
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Si está exportando una tabla o consulta y desea exportar datos con formato, seleccione Exportar datos con formato y diseño. Para obtener más información, vea la sección sobre cómo prepararse para la operación de exportación.
Nota: Si está exportando un formulario o un informe, esta opción siempre está seleccionada pero no puede modificarse (aparece atenuada).
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Para ver el libro de destino de Excel cuando se complete la operación de exportación, active la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.
Si el objeto de origen está abierto y selecciona uno o varios registros en la vista antes de iniciar la operación de exportación, puede seleccionar Exportar solo los registros seleccionados. Para exportar todos los registros presentados en la vista, deje sin activar esta casilla.
Nota: Esta casilla no está disponible (aparece atenuada) si no hay registros seleccionados.
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Haga clic en Aceptar.
Si se produce un error en la operación de exportación, Access muestra un mensaje en el que se describe la causa del error. De lo contrario, Access exporta los datos y, según su selección en el paso 7, abre el libro de destino en Excel. A continuación, Access muestra un cuadro de diálogo en el que puede crear una especificación con la información de la operación de exportación.
¿Qué más debo saber acerca de cómo exportar?
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Para obtener más información sobre cómo guardar los detalles de la exportación en una especificación que se puede volver a usar más adelante, vea el artículo Guardar los detalles de una operación de importación o exportación como especificación.
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Para obtener más información sobre cómo ejecutar especificaciones de exportación guardadas, vea el artículo Ejecutar una operación de importación o exportación guardada.
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Para obtener información sobre cómo programar especificaciones para ejecutarlas en horas específicas, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación.
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Para obtener información sobre cómo cambiar el nombre de una especificación, eliminar especificaciones o actualizar los nombres de los archivos de origen en las especificaciones, vea el artículo Administrar tareas de datos.
Solucionar valores que faltan o son incorrectos
En la tabla siguiente, se describen varias maneras de solucionar errores comunes.
Sugerencia: Si observa que solo faltan unos pocos valores, corríjalos en el libro de Excel. Si no es así, corrija el objeto de origen en la base de datos de Access y repita la operación de exportación.
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Problema |
Descripción y resolución |
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Campos calculados |
Los resultados de los campos calculados se exportan; las expresiones subyacentes que realizan los cálculos, no. |
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Campos multivalor |
Los campos que admiten varios valores se exportan como una lista de valores separados por signos de punto y coma (;). |
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Imágenes, objetos y datos adjuntos |
No se exportan elementos gráficos (como logotipos, contenido de campos Objeto OLE y datos adjuntos que son parte de los datos de origen). Agréguelos manualmente a la hoja de cálculo después de completar la operación de exportación. |
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Graph |
Al exportar formularios o informes que contienen un objeto de Microsoft Graph, no se exporta el objeto de Graph. |
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Datos en la columna incorrecta |
Los valores nulos de la hoja de cálculo resultante son reemplazados a veces por datos que deberían estar en la columna siguiente. |
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Faltan valores de fecha |
No se exportan los valores de fecha anteriores al 1 de enero de 1900. Las celdas correspondientes de la hoja de cálculo contendrán un valor nulo. |
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Faltan expresiones |
No se exportan a Excel las expresiones que se utilizan para calcular valores. Solo se exportan los resultados de los cálculos. Agregue manualmente la fórmula a la hoja de cálculo de Excel después de completar la operación de exportación. |
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Faltan subformularios, subinformes y hojas secundarias de datos |
Al exportar un formulario, un informe o una hoja de datos, solo se exportan los principales. Repita la operación de exportación para cada subformulario, subinforme y hoja secundaria de datos que desee exportar. |
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Faltan columnas o tienen formato incorrecto |
Si ninguna de las columnas tiene formato en la hoja de cálculo resultante, repita la operación tras activar la casilla Exportar datos con formato y diseño en el Asistente. A la inversa, si solo algunas columnas parecen tener un formato diferente de las versiones en el objeto de origen, aplique el formato que desee manualmente en Excel. Dar formato a una columna en Excel
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Valor "#" de una columna |
Es posible que vea el valor # en una columna que corresponde a un campo Sí/No de un formulario. Esto puede ocurrir si inicia la operación de exportación desde el panel de navegación o en la vista Formulario. Para resolver este problema, abra el formulario en la vista Hoja de datos antes de exportar los datos. |
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Indicadores de error o valores de error |
Compruebe las celdas por si hubiera indicadores de error (triángulos verdes en las esquinas) o valores de error (cadenas que comienzan por el carácter # en lugar de los datos correspondientes). |
