Vídeo: Copiar datos de Excel

¡Pruébelo!

Copie en Access los datos de una hoja de cálculo de Excel y disfrute de una edición simplificada, de consultas eficaces y de útiles capacidades de creación de informes. Coloque los datos en una tabla existente o en una tabla nueva en blanco.

Antes de copiar los datos, asegúrese de que sean coherentes y que estén estructurados de tal forma que se copien sin problemas.

Limpiar los datos

• Todos los datos de una columna deben ser del mismo tipo y tener un formato similar. Por ejemplo, asegúrese de que todos los números de teléfono incluyan un código de área pero sin prefijo de país, que todas las direcciones incluyan la ciudad y la provincia pero no el país, y que todos los precios incluyan céntimos (incluso si la cantidad es ,00).

• Quite todos los subtítulos, todas las filas de resumen o comentario y todas las filas en blanco.

  Nota: Si es necesario, vuelva a agregarlos más adelante con el agrupamiento y los totales de consultas e informes de Access.

  Si va a pegar los datos en una tabla de Access existente, asegúrese de que la hoja de cálculo tenga el mismo número de columnas —en el mismo orden— que la tabla de Access. (En cambio, si va a crear una nueva tabla de Access con estos datos, puede elegir el nombre y el orden de las columnas que prefiera).

  Sugerencia: En las bases de datos, es recomendable que haya una columna para cada fragmento de información diferenciada. Por ejemplo, use columnas distintas para el nombre, los apellidos, la calle, la ciudad, la provincia y el código postal.

Agregar datos de Excel a una tabla nueva

1. Seleccione y copie los datos en Excel que desea agregar a la tabla.

2. En Access, seleccione Inicio > Pegar.

3. Para indicar si la primera fila de los datos contiene encabezados de columna, seleccione Sí o No.

4. Si lo desea, cambie el nombre de la tabla y de los campos.

Agregar Excel datos a una tabla existente

1. Seleccione y copie los datos en Excel que desea agregar a la tabla.

2. En Access, abra la tabla en la que desea pegar los datos.

3. Al final de la tabla, seleccione una fila vacía.

4. Seleccione Inicio >Pegar > Pegar anexar.

Al copiar Excel datos en una base de datos de Access, los datos originales de Excel no se modifican.

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