Usar referencias estructuradas con las tablas de Excel

¿Qué ocurre cuando uso referencias de celda explícitas?

Si especifique referencias de celda explícitas en una columna calculada, puede resultar más difícil ver qué está calculando la fórmula.

1. En su hoja de cálculo de muestra, haga clic en la celda E2

2. En la barra de fórmulas, escriba =C2*D2 y presione Entrar.

Observe que mientras Excel copia su fórmula debajo de la columna, no usa referencias estructuradas. Si, por ejemplo, agrega una columna entre las columnas existentes C y D, tiene que revisar la fórmula.

¿Cómo puedo cambiar un nombre de tabla?

Siempre que crea una tabla Excel, Excel crea un nombre de tabla predeterminado (Tabla1, Tabla2, etc.). Puede cambiar el nombre de la tabla para que sea más significativo.

1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar la pestaña Herramientas de tabla >Diseño de la cinta de opciones.

2. Escriba el nombre que quiera en el cuadro Nombre de tabla y presione Entrar.

En nuestros datos de ejemplo, hemos usado el nombre DeptVentas.

Siga las siguientes reglas para los nombres de tabla:

• Usar caracteres válidos  Inicie siempre un nombre con una letra, un carácter de subrayado (_) o una barra diagonal inversa (\). Use letras, números, puntos y caracteres de subrayado en el resto del nombre. No puede usar "C", "c", "R" o "r" para el nombre, porque ya están designados como un acceso directo para seleccionar la columna o fila de la celda activa al escribirlas en el cuadro Nombre o Ir a.

• No use referencias de celdas  Los nombres no pueden ser idénticos a una referencia de celda, como Z$100 o R1C1.

• No use un espacio para separar las palabras  No se pueden usar espacios en el nombre. Puede usar el carácter de subrayado (_) y el punto (.) como separadores de palabras. Por ejemplo, DeptVentas, Impuesto_Ventas o Primer.Trimestre.

• No use más de 255 caracteres Un nombre de tabla puede tener hasta 255 caracteres.

• Usar nombres de tabla únicos Los nombres duplicados no están permitidos. Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en los nombres si introduces "Ventas" pero si ya tiene otro nombre llamado "VENTAS" en el mismo libro, se le pedirá que elija un nombre único.

• Usar un identificador de objeto  Si tiene previsto tener una combinación de tablas, tablas dinámicas y gráficos, es una buena idea agregar un prefijo a los nombres con el tipo de objeto. Por ejemplo: tbl_Sales para una tabla de ventas, pt_Sales para una tabla dinámica de ventas y chrt_Sales para un gráfico de ventas o ptchrt_Sales para un gráfico dinámico de ventas. Esto mantiene todos sus nombres en una lista ordenada en el Administrador de nombres.

Reglas de sintaxis de las referencias estructuradas

También puede introducir o cambiar las referencias estructuradas manualmente en la fórmula pero para ello, tendrá ayudar a comprender la sintaxis de una referencia estructurada. Repasemos la fórmula siguiente ejemplo:

=SUMA(DeptVentas[[#Totales],[Importe de ventas]],DeptVentas[[#Datos],[Importe de la Comisión] ])

Esta fórmula tiene los siguientes componentes de referencia estructurada:

• Nombre de tabla    DeptVentas es un nombre de tabla personalizado. Se hace referencia a los datos de tabla, sin ningún encabezado o las filas de totales. Puede usar un nombre de tabla predeterminado, como Tabla1, o cambiarlo para usar un nombre personalizado.

• Especificador de columna:    [Importe Ventas] e [Importe de comisión] son los especificadores de columna que utilizan los nombres de las columnas que representan. Éstos hacen referencia los datos de la columna, sin cualquier encabezado de columna o fila de totales. Encierre siempre los especificadores entre corchetes como se muestra.

• Especificador de elemento:    [#Totales] y [#Datos] son especificadores de elementos especiales que hacen referencia a partes específicas de la tabla, como la fila Totales.

• Especificador de tabla:    [[#Totales],[Importe de ventas]] y [[#Datos],[Importe de la Comisión]] se tabla partes externas que representan los especificadores de la referencia estructurada. Las referencias externas siguen el nombre de tabla y las encierra entre corchetes.

• Referencia de estructuras:    (DeptVentas[[#Totales],[Importe de ventas]] y DeptVentas[[#Datos],[Cantidad de comisión]] son referencias estructuradas, representado por una cadena que comienza con el nombre de la tabla y termina con el especificador de columna.

Cuando cree o edite referencias estructuras, use estas reglas de sintaxis:

• Utilizar especificadores entre corchetes angulares    Todos los especificadores de tablas, columnas y elementos especiales deben ir incluidos entre corchetes ([ ]). Un especificador que contenga otros especificadores requiere corchetes externos para incluir los corchetes internos de los otros especificadores. Por ejemplo: =DeptVentas[[Persona de ventas]:[Región]]

• Los encabezados de columna son cadenas de texto    Pero no requieren presupuestos cuando estos se utilizan en una referencia estructurada. Números o fechas, como 2014 o 1/1/2014, también se consideran cadenas de texto. No puede usar expresiones con los encabezados de columna. Por ejemplo, la expresión ResumenDeptVentasAño[[2014]:[2012]] no funcionará.

Usar corchetes en torno los encabezados de columna con caracteres especiales    Si hay caracteres especiales, todo el encabezado de columna debe incluirse entre corchetes, lo que significa que corchetes dobles son obligatorios en un especificador de columna. Por ejemplo: =ResumenDeptVentasAño[[Total $ Cantidad]]

A continuación se ofrece la lista de caracteres especiales que necesite otro entre corchetes en la fórmula:

• Tabulador

• Avances de línea

• Retorno de carro

• coma

• Dos puntos

• Período

• Llave de apertura

• Llave de cierre

• Almohadilla (#).

• Comilla simple ( ')

• Comillas dobles ( ")

• Izquierda entre llaves ({)

• Haga clic con el botón secundario llave ( })

• Signo de dólar

• Acento circunflejo ( ^)

• Y comercial (&)

• Asterisco ( * )

• Signo más

• Signo de igualdad

• Signo menos

• Símbolo mayor que ( >)

• Símbolo Menor que ( <)

• División (/)

• Signo de arroba (@)

• Barra diagonal inversa (\)

• Signo de exclamación (!)

• Paréntesis de apertura (()

• Paréntesis de cierre ())

• Signo de porcentaje (%)

• Signo de interrogación (?)

• Acento grave (`)

• Punto y coma (;)

• Tilde (~)

• Carácter de subrayado (_)

• Use un carácter de escape para algunos caracteres especiales en los encabezados de columna    Algunos caracteres tienen un significado especial y requieren el uso de comillas simples ( ') como un carácter de escape. Por ejemplo: =ResumenDeptVentasAño['#DeElementos]

Aquí se ofrece la lista de caracteres especiales que necesitan un carácter de escape (‘) en la fórmula:

• Llave de apertura

• Llave de cierre

• Almohadilla (#)

• Comilla simple ( ')

• Signo de arroba (@)

Usar el carácter de espacio para mejorar la legibilidad en una referencia estructurada    Puede usar caracteres de espacio para mejorar la legibilidad de una referencia estructurada. Por ejemplo: =DeptVentas[[Persona de ventas]:[Región]] o =DeptVentas[[#Encabezados],[#Datos],[% Comisión]]

Es recomendable usar un espacio:

• Después de un corchete de apertura ( [)

• Antes de un corchete de cierre ( ] ).

• Después de un punto y coma.

Operadores de referencia

Para una mayor flexibilidad cuando especifique rangos de celdas, puede utilizar los operadores de referencia siguientes para combinar especificadores de columna.

Especificadores de elementos especiales

Para hacer referencia a partes específicas de una tabla, como la fila de totales, puede usar cualquiera de los siguientes especificadores de elementos especiales de la referencias estructuradas.

Calificar referencias estructuradas de columnas calculadas

Cuando crea una columna calculada, a menudo usa una referencia estructurada para crear la fórmula. Esta referencia estructurada puede tener un nombre no completo o parcialmente completo. Por ejemplo, para crear la columna calculada denominada ImptCom, que calcula el importe de las comisiones en dólares, puede utilizar las siguientes fórmulas:

La regla general es la siguiente: si usa referencias estructuradas en una tabla, como cuando crea una columna calculada, puede usar una referencia estructurada no calificada, pero si usa esta referencia fuera de la tabla, deberá usar una referencia estructurada con un nombre completo válido.

Ejemplos de uso de referencias estructuradas

Estas son algunas maneras de usar referencias estructuradas.

Estrategias para trabajar con referencias estructuradas

Tenga en cuenta lo siguiente cuando trabaje con referencias estructuradas.

• Usar Fórmula Autocompletar    Se dará cuenta de que usar Fórmula Autocompletar para escribir referencias estructuradas es muy útil y, además, garantiza que se emplea la sintaxis correcta. Para obtener más información, consulte Usar Fórmula Autocompletar.

• Decidir si se generan referencias estructuradas para tablas en semiselecciones    De forma predeterminada, cuando crea una fórmula, si hace clic en un rango de celdas de una tabla, se seleccionan algunas celdas y automáticamente se escribe una referencia estructurada, en vez del rango de celdas en la fórmula. De este modo, es mucho más fácil escribir una referencia estructurada. Puede habilitar o deshabilitar este comportamiento activando o desactivando la casilla Usar nombres de tabla en las fórmulas, en el cuadro de diálogo Archivo > Opciones > Fórmulas > Trabajar con fórmulas.

• Usar libros con vínculos externos a tablas de Excel en otros libros    Si un libro contiene un vínculo externo a una tabla de Excel en otro libro, dicho libro de origen vinculado debe estar abierto en Excel para evitar errores de #REF! en el libro de destino que contiene los vínculos. Si abre primero el libro de destino y aparecen errores #REF!, se resolverán si abre el libro de origen. Si abre primero el libro de origen, no verá ningún código de error.

• Convertir un rango en una tabla y viceversa    Cuando convierte una tabla en un rango, todas las referencias de celda cambian a las referencias absolutas equivalentes de estilo A1. Cuando convierte un rango en una tabla, Excel no cambia automáticamente ninguna referencia de celda de este rango a sus referencias estructuradas equivalentes.

• Desactivar los encabezados de columna    Puede alternar los encabezados de columna de la tabla desde la pestaña Diseño > Fila de encabezado. Si desactiva los encabezados de columna de tabla, las referencias estructuradas que usan nombres de columna no se verán afectadas y aún podrá usarlas en fórmulas. Las referencias estructuradas que hacen referencia directamente a los encabezados de tabla (por ejemplo, =DeptVentas[[#Encabezados],[%Comisión]]) producirán #REF.

• Agregar o eliminar columnas y filas de la tabla    Como los rangos de datos de la tabla cambian con frecuencia, las referencias de celda de las referencias estructuradas se ajustan automáticamente. Por ejemplo, si usa un nombre de tabla en una fórmula para contar las celdas de datos en una tabla y, a continuación, agrega una fila de datos, la referencia de celda se ajusta automáticamente.

• Cambiar el nombre de una tabla o columna    Si cambia el nombre de una columna o tabla, Excel cambia automáticamente el uso de esa tabla o encabezado de columna en todas las referencias estructuradas que se utilizan en el libro.

• Mover, copiar y rellenar referencias estructuradas    Cuando copia o mueve una fórmula con referencias estructuradas, las referencias estructuradas permanecen iguales.

  Nota: No es lo mismo copiar una referencia estructurada que realizar un relleno de una referencia estructurada. Al copiar, todas las referencias estructuradas permanecen iguales, mientras que al rellenar una fórmula, las referencias estructuradas completas ajustan los especificadores de columna como una serie, tal y como se resume en la tabla siguiente.

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