Durante años, las organizaciones han confiado en los grupos de distribución para comunicarse y colaborar con grupos de personas tanto dentro como fuera de la empresa. Ahora, sin embargo, Microsoft 365 Groups en Outlook ofrecen una solución más eficaz para la colaboración.
Sugerencia: Si busca información acerca del uso de los grupos de contactos de Outlook para enviar correo electrónico a una lista de personas (como un grupo de amigos), consulte Crear un grupo de contactos o una lista de distribución en Outlook para PC.
¿Qué son los grupos de Microsoft 365 ?
Al configurar un grupo deMicrosoft 365 en Outlook, puede elegir un conjunto de personas con las que desea colaborar y configurar fácilmente una colección de recursos para compartir con esos usuarios. No es necesario que se preocupe de asignar permisos de forma manual a todos esos recursos, ya que, al agregar los miembros al grupo de forma automática, se les conceden los permisos que necesitan para obtener acceso a las herramientas que el grupo proporcione.
Estos recursos adicionales incluyen:
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Bandeja de entrada compartida : dónde tienen lugar las conversaciones que tradicionalmente tiene en las listas de distribución. Esta bandeja de entrada compartida se puede buscar por completo, por lo que crea un archivo vivo de los mensajes del grupo. Los recién llegados al grupo pueden buscar o desplazarse por el historial para ponerse al día rápidamente sobre lo que se ha publicado en el grupo anteriormente. Vea: Mantener una conversación de grupo en Outlook.
Sugerencia: Si los usuarios siguen deseando que los mensajes del grupo aparezcan en su bandeja de entrada personal, como lo hicieron con la lista de distribución, todo lo que tienen que hacer es suscribirse al grupo haciendo clic en el botón Pertenencia en la cinta de opciones de Outlook.
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Biblioteca de archivos compartidos : su grupo tiene una biblioteca de archivos de SharePoint donde los usuarios pueden almacenar, compartir y colaborar en documentos, libros, presentaciones, imágenes o cualquier otro tipo de archivo en el que necesiten trabajar. Consulte: Compartir archivos de grupo.
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Calendario compartido : el grupo obtiene un calendario compartido para publicar eventos relacionados con el grupo. A cada miembro suscrito al grupo se le invita automáticamente a los eventos publicados en el calendario para que estos eventos también puedan aparecer en sus calendarios personales si lo desean. Vea: Programar una reunión en un calendario de grupo en Outlook.
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Bloc de notas de OneNote compartido : el grupo tiene automáticamente un bloc de notas compartido de OneNote en el que los miembros del grupo pueden recopilar información y colaborar en ellas. Muchos grupos usan el bloc de notas para crear un wiki con preguntas más frecuentes y otros recursos.
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Acceso de invitado : antes podía agregar contactos externos a grupos de distribución, pero todo lo que recibían era correo electrónico. Con los grupos, puede ofrecer a los invitados acceso a conversaciones de correo electrónico, archivos e incluso al bloc de notas compartido de OneNote. Consulte: Acceso de invitado en Grupos de Microsoft 365.
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El contenido es reconocible : los grupos de Outlook son públicos de forma predeterminada, lo que significa que es fácil para otras personas de su organización descubrir y unirse a los materiales del grupo, o revisarlos. Si el contenido del grupo es más confidencial, puede cambiar el grupo a privado, lo que oculta el contenido de los no miembros y requiere que el propietario del grupo apruebe las solicitudes para unirse.
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Creación de autoservicio : no es necesario que el equipo de TI se vea bloqueado por las solicitudes de los usuarios para crear grupos. Los usuarios pueden crear sus propios grupos según sea necesario. Si desea controlar qué usuarios de su organización pueden crear grupos, vea: Administrar quién puede crear Grupos de Microsoft 365.
Son solo algunas de las características que hacen que los grupos sean una solución más eficaz que los grupos de distribución.
Administración de los grupos
Microsoft 365 ofrece una serie de herramientas y funcionalidades útiles para administrar y administrar sus grupos más fácilmente. Para obtener más información sobre cada una de estas ventajas, haga clic en los títulos siguientes.
Mantener el directorio bajo control es una preocupación de cada administrador. Estas son algunas de las herramientas que Microsoft 365 ofrece para ayudar a que sea más fácil:
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Directivas de nomenclatura : las directivas de nomenclatura le permiten definir los nombres aceptables de los grupos y cuáles no. Esto evita que los usuarios den nombres profanos o prohibidos a los grupos. Además, puede exigir prefijos o sufijos estándar de la compañía a los nombres de grupo.
Pertenencia dinámica : la pertenencia dinámica le permite establecer la pertenencia a grupos por regla, lo que agrega (o quita) miembros del grupo en función de los metadatos (como el departamento o el rol) de su active directory. Vea Usar atributos para crear reglas avanzadas para obtener más información sobre cómo crear pertenencia dinámica.
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Pertenencia oculta : si tiene un motivo para que la pertenencia de su grupo sea confidencial, por ejemplo, si los miembros son alumnos, puede ocultar la pertenencia a terceros.
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Permisos de creación : es posible que haya personas en su organización que no quiera que puedan crear nuevos grupos. Existen varias técnicas para administrar los permisos de creación en el directorio. Consulte Administrar la creación de grupos de Microsoft 365.
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Registros de auditoría : puede confiar más en que los usuarios puedan crear grupos y administrar la pertenencia a grupos, ya que los registros de auditoría de grupos de Microsoft 365 le permiten localizar quién creó o eliminó un grupo en particular o realizó cambios en la pertenencia al grupo. Consulte: Buscar en el registro de auditoría en el Centro de cumplimiento & seguridad de Microsoft 365.
La administración de entrega proporciona algunos métodos para controlar cómo el grupo debe enviar o recibir mensajes. Además, hay herramientas para supervisar el flujo de esos mensajes.
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Enviar como o Enviar en nombre de : esta configuración permite a los usuarios especificados enviar correos electrónicos como si procediesen del grupo o estuvieran en nombre de él.
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Restricciones del remitente : esta configuración le permite controlar quién puede enviar mensajes al grupo. El grupo se puede configurar para permitir correo electrónico de terceros, pero es posible que desee restringirlo solo a determinadas partes externas.
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Compatibilidad con usuarios externos : al invitar a invitados a su grupo, puede elegir que se incluyan en las conversaciones de correo electrónico del grupo. Consulte: Acceso de invitado en Grupos de Microsoft 365.
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Reglas de transporte : las reglas de transporte funcionan para los grupos igual que para el servidor de Exchange. Las reglas pueden buscar mensajes que cumplan condiciones específicas y, a continuación, pueden tomar medidas en esos mensajes.
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Sugerencias de correo: las sugerencias de correo electrónico son mensajes informativos que se muestran a los usuarios mientras redactan un mensaje. Pueden ayudar a reducir los NDR al advertir a un usuario si es probable que su mensaje vaya a terceros o que supere las cuotas de mensajes.
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Varias direcciones proxy : un grupo puede tener alias igual que un buzón de usuario. Las direcciones proxy adicionales pueden ser útiles para aceptar mensajes enviados a esos otros alias o para facilitar el acceso a un grupo con un nombre largo o difícil de escribir. Consulte: Compatibilidad con varios dominios para grupos de Microsoft 365: ayuda Administración
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Tamaño máximo de envío o recepción : estas cuotas pueden ayudar a reducir los problemas con el grupo que recibe (o envía) mensajes extremadamente grandes para administrar mejor los requisitos de almacenamiento y ancho de banda.
Microsoft 365 también proporciona algunas herramientas para administrar el tipo de contenido que se comparte en el grupo.
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Directrices de uso : podrá definir directrices de uso para grupos de Microsoft 365, para educar a los usuarios sobre las prácticas recomendadas que ayudan a que sus grupos sean eficaces y les enseñen sobre las directivas de contenido interno.
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Clasificación de datos : podrá crear un sistema de clasificación de datos personalizable para grupos de Microsoft 365 que permita la separación de grupos por tipo de directiva (por ejemplo, "sin clasificar", "confidencial corporativo" o "alto secreto"). De esta forma, los grupos pueden mostrar las directivas de otro contenido de su organización. La directiva extensible permite a su organización configurar un punto de conexión al que se llama siempre que se crea o cambia un grupo y, a continuación, puede implementar sus propias directivas para la creación o el cambio de un grupo.
Administrar cambios
A veces, a los usuarios les resulta incómodo cambiar, por lo que es importante comunicarse con los miembros existentes de las listas de distribución para informarles de lo que pueden esperar. Esta es parte de la información que debe incluir en este mensaje, junto con algunas respuestas que pueden resultarle útiles:
¿Qué son los grupos en Outlook?
Microsoft 365 grupos de Outlook son una solución de colaboración única para equipos o grupos que quieren un lugar donde compartir discusiones, archivos, calendarios y notas de forma unificada y fácil de encontrar. Probablemente la mejor característica es que la Bandeja de entrada del grupo mantiene un historial de las discusiones, lo que facilita la búsqueda de discusiones anteriores.
¿Por qué realizamos este cambio?
Personas han solicitado con frecuencia la capacidad de buscar los mensajes publicados en nuestra lista de distribución para encontrar información que se ha comentado en el pasado. Actualizar la lista de distribución a un grupo significa que los usuarios no tienen que formular ni responder a las mismas preguntas una y otra vez.
El nuevo grupo también incluirá un calendario para los eventos de grupo, una biblioteca de archivos compartidos y un bloc de notas de OneNote, donde podemos colaborar y recopilar información para futuras referencias.
¿Tengo que hacer algo para unirme a este grupo si ya era miembro de la lista de distribución?
No, si ya era miembro de la lista de distribución, será automáticamente miembro del nuevo grupo.
Cómo obtener acceso al nuevo grupo en Outlook? ¿Qué ocurre con Outlook en la Web?
Para obtener acceso al nuevo grupo en Outlook, vaya a la categoría Grupos, en la parte inferior del panel de navegación de la izquierda. Si usas este grupo a menudo considera anclarlo como favorito haciendo clic con el botón derecho en él y eligiendo Mostrar como favorito.
Además, hay clientes móviles gratuitos para grupos de Microsoft 365 disponibles en todas las plataformas móviles (iOS, Android, etc.) para que pueda acceder fácilmente al grupo mientras se desplaza.
¿No puedo seguir enviándose un correo electrónico?
Por supuesto que sí. El mismo alias de correo electrónico que usó para la lista de distribución seguirá funcionando bien para el grupo en Outlook.
Además...
Recuerde decirles cuándo se está produciendo este cambio y con quién deben ponerse en contacto si tienen más preguntas.
Migrar las listas de distribución
¿Está listo para actualizar la lista de distribución a un grupo? Vea Migrar listas de distribución a Grupos de Microsoft 365: ayuda Administración.
¿Qué listas de distribución no se pueden actualizar a grupos de Microsoft 365?
Solo puede actualizar listas de distribución sencillas, no anidadas y administradas en la nube a grupos de Microsoft 365. Vea No se pueden actualizar las listas de distribución a grupos de Microsoft 365- Exchange | Microsoft Learn
¿Qué es lo siguiente?
Una vez que haya actualizado el grupo de distribución a un grupo deMicrosoft 365, es posible que desee realizar algunas tareas de seguimiento para asegurarse de que funciona sin problemas.
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Seguimiento con los usuarios : compruébalos inmediatamente después de que se complete la actualización y, después, vuelva a realizarla unos días más tarde. Demostrar que está escuchando y respondiendo a cualquier pregunta que puedan tener, llevará un largo camino para hacerlas felices y cómodas con el cambio.
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Supervisar los informes de interacción: el portal de Microsoft 365 Administración tiene algunos buenos informes que pueden mostrarle cuántos usuarios usan el grupo, con qué frecuencia y qué características están usando. Estos informes pueden ayudarle a diseñar el seguimiento y la formación del usuario, así como a resaltar dónde los usuarios obtienen el máximo provecho del nuevo grupo. Consulte: Informes de actividades en el Centro de administración de Microsoft 365.
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Compartir su experiencia : informe a otros equipos de su empresa de que ha actualizado su grupo de distribución y qué pasos ha realizado para que el programa tenga éxito. Compartir esa información puede ayudar a esos otros equipos a seguir su ejemplo y tener una actualización correcta de sus propios equipos.
Vea también
¿Tiene preguntas sobre Microsoft 365 Groups?
Visite la Grupos de Microsoft 365 Tech Community.
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Este artículo se actualizó por última vez el 16 de octubre de 2020 gracias a sus comentarios. Si le parece que el artículo le ha indicado información útil, y especialmente si no lo hizo, haga clic sobre los siguientes controles de comentarios y déjenos sus críticas constructivas para que podamos seguir mejorándolo. Gracias.
