¿Cuál es la diferencia entre un grupo de Microsoft 365 y una lista de contactos en Outlook?

Una lista de contactos, o lista de distribución, es una colección de direcciones de correo electrónico que se usan para enviar mensajes o invitaciones a reuniones a varias personas a la vez. Obtenga información sobre cómo Crear, editar o eliminar una lista de contactos en Outlook.

UnaGrupo de Microsoft 365 de Outlook satisface esas necesidades sencillas y proporciona una matriz de recursos compartidos a los que se asignan automáticamente los miembros del grupo cuando se crea el grupo.

Herramientas para compartir y comunicarse que vienen con Grupos de Microsoft 365

Al configurar un grupo deMicrosoft 365 en Outlook, puede elegir un conjunto de personas con las que desea colaborar y configurar fácilmente una colección de recursos para compartir con esos usuarios. No es necesario que se preocupe de asignar permisos de forma manual a todos esos recursos, ya que, al agregar los miembros al grupo de forma automática, se les conceden los permisos que necesitan para obtener acceso a las herramientas que el grupo proporcione.

Estas son algunas de las características que hacen que los grupos sean una solución más eficaz que las listas de distribución de correo electrónico:

Bandeja de entrada compartida : dónde tienen lugar las conversaciones que tradicionalmente tiene en las listas de distribución. Esta bandeja de entrada compartida se puede buscar por completo, por lo que crea un archivo vivo de los mensajes del grupo. Los recién llegados al grupo pueden buscar o desplazarse por el historial para ponerse al día rápidamente sobre lo que se ha publicado en el grupo anteriormente. Vea: Mantener una conversación de grupo en Outlook.

Sugerencia: Si los usuarios siguen deseando que los mensajes del grupo aparezcan en su bandeja de entrada personal, como lo hicieron con la lista de distribución, todo lo que tienen que hacer es suscribirse al grupo haciendo clic en el botón Pertenencia en la cinta de opciones de Outlook.
Biblioteca de archivos compartidos : su grupo tiene una biblioteca de archivos de SharePoint donde los usuarios pueden almacenar, compartir y colaborar en documentos, libros, presentaciones, imágenes o cualquier otro tipo de archivo en el que necesiten trabajar. Consulte: Compartir archivos con un grupo en Outlook.
Calendario compartido : el grupo obtiene un calendario compartido para publicar eventos relacionados con el grupo. A cada miembro suscrito al grupo se le invita automáticamente a los eventos publicados en el calendario para que estos eventos también puedan aparecer en sus calendarios personales si lo desean. Vea: Usar un calendario de grupo en Outlook para programar y editar eventos.
Bloc de notas de OneNote compartido : el grupo tiene automáticamente un bloc de notas compartido de OneNote en el que los miembros del grupo pueden recopilar información y colaborar en ellas. Muchos grupos usan el bloc de notas para crear un wiki con preguntas más frecuentes y otros recursos. Vea: OneNote: Introducción.
Acceso de invitado : antes podía agregar contactos externos a grupos de distribución, pero todo lo que recibían era correo electrónico. Con los grupos, puede ofrecer a los invitados acceso a conversaciones de correo electrónico, archivos e incluso al bloc de notas compartido de OneNote. Consulte: Agregar invitados a Grupos en Outlook.
El contenido es reconocible: Grupos en Outlook son públicos de forma predeterminada, lo que significa que es fácil para otras personas de su organización descubrir y unirse a los materiales del grupo, o revisarlo. Si el contenido del grupo es más confidencial, puede cambiar el grupo a privado, lo que oculta el contenido de los no miembros y requiere que el propietario del grupo apruebe las solicitudes para unirse.
Creación de autoservicio : no es necesario que el equipo de TI se vea bloqueado por las solicitudes de los usuarios para crear grupos. Los usuarios pueden crear sus propios grupos según sea necesario. Si desea controlar qué usuarios de su organización pueden crear grupos, vea: Administrar quién puede crear Grupos de Microsoft 365.

Administración de los grupos

Microsoft 365 ofrece una serie de herramientas y funcionalidades útiles para administrar y administrar sus grupos más fácilmente. Obtenga más información en Guía del administrador para Grupos de Microsoft 365 en Outlook.