Εξαγωγή ενός αντικειμένου βάσης δεδομένων σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access

Επισκόπηση

Μπορείτε να εξαγάγετε έναν πίνακα, ένα ερώτημα, μια φόρμα, μια αναφορά, μια μακροεντολή ή μια λειτουργική μονάδα από μια βάση δεδομένων της Access σε μια άλλη. Όταν κάνετε εξαγωγή ενός αντικειμένου, η Access δημιουργεί ένα αντίγραφο του αντικειμένου στη βάση δεδομένων προορισμού.

Κάντε εξαγωγή αντικειμένων βάσης δεδομένων όταν θέλετε να κάνετε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες εργασίες:

• Αντιγραφή της δομής ενός πίνακα σε μια άλλη βάση δεδομένων ως συντόμευσης για τη δημιουργία ενός νέου πίνακα.

• Αντιγραφή της σχεδίασης και της διάταξης μιας φόρμας ή αναφοράς σε μια άλλη βάση δεδομένων ως έναν γρήγορο τρόπο για να δημιουργήσετε μια νέα φόρμα ή αναφορά.

• Αντιγραφή της πιο πρόσφατης έκδοσης ενός πίνακα ή μιας φόρμας σε μια άλλη βάση δεδομένων σε τακτά χρονικά διαστήματα. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να δημιουργήσετε μια προδιαγραφή εξαγωγής την πρώτη φορά που κάνετε εξαγωγή του αντικειμένου και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε την προδιαγραφή για να επαναλάβετε τη διαδικασία αργότερα.

Σημειώστε ότι η εξαγωγή ενός αντικειμένου σε μια άλλη βάση δεδομένων διαφέρει πολύ λίγο από το άνοιγμα μιας δεύτερης βάσης δεδομένων και τη μετέπειτα εισαγωγή του αντικειμένου από την πρώτη. Οι δύο κύριες διαφορές μεταξύ της εισαγωγής και της εξαγωγής αντικειμένων ανάμεσα σε βάσεις δεδομένων της Access είναι:

• Μπορείτε να εισαγάγετε πολλά αντικείμενα με μία μόνο λειτουργία, αλλά δεν μπορείτε να εξαγάγετε πολλά αντικείμενα με μία μόνο λειτουργία. Εάν θέλετε να εξαγάγετε πολλά αντικείμενα σε μια άλλη βάση δεδομένων, είναι πιο εύκολο να ανοίξετε τη βάση δεδομένων προορισμού και, στη συνέχεια, να εκτελέσετε μια λειτουργία εισαγωγής από αυτή τη βάση δεδομένων.

• Εκτός από τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων, μπορείτε να εισαγάγετε σχέσεις μεταξύ πινάκων, καθώς και προδιαγραφές εισαγωγής και εξαγωγής, γραμμές μενού και γραμμές εργαλείων. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε ένα ερώτημα ως πίνακα. Η εξαγωγή δεν παρέχει αυτές τις επιλογές.

Αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με την εισαγωγή αντικειμένων σε μια βάση δεδομένων της Access; Ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή αντικειμένων βάσης δεδομένων στην τρέχουσα βάση δεδομένων της Access.

Προετοιμασία για την εξαγωγή

1. Εάν δεν είναι ήδη ανοιχτή, ανοίξτε τη βάση δεδομένων προέλευσης. Η μορφή αρχείου μπορεί να είναι MDB ή ACCDB. Εάν το αρχείο είναι σε μορφή MDE ή ACCDE, το αντικείμενο προέλευσης πρέπει να είναι ένας πίνακας, ένα ερώτημα ή μια μακροεντολή. Δεν μπορείτε να εξαγάγετε φόρμες, αναφορές και λειτουργικές μονάδες από ένα αρχείο MDE ή ACCDE.

   Σημείωση: Εάν η βάση δεδομένων είναι μόνο για ανάγνωση ή δεν έχετε δικαιώματα για να κάνετε αλλαγές στη βάση δεδομένων, μπορείτε να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εξαγωγής, αλλά δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε την προδιαγραφή εξαγωγής.

2. Προσδιορίστε το αντικείμενο που θέλετε να εξαγάγετε. Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που πραγματοποιείτε εξαγωγή δεδομένων σε μια βάση δεδομένων της Access, να θυμάστε τα εξής:

   Στοιχείο	Περιγραφή
   Ένα αντικείμενο ανά λειτουργία	Μπορείτε να εξαγάγετε μόνο ένα αντικείμενο κάθε φορά. Για να εξαγάγετε πολλά αντικείμενα, επαναλάβετε τη διαδικασία εξαγωγής για κάθε αντικείμενο ή πραγματοποιήστε μια λειτουργία εισαγωγής από τη βάση δεδομένων προορισμού.
   Νέος πίνακας	Κάθε λειτουργία εξαγωγής δημιουργεί ένα νέο αντικείμενο στη βάση δεδομένων προορισμού. Εάν υπάρχει ήδη ένα αντικείμενο με το ίδιο όνομα, μπορείτε να επιλέξετε να αντικαταστήσετε το υπάρχον αντικείμενο ή να καθορίσετε ένα διαφορετικό όνομα για το νέο αντικείμενο. Σημείωση: Μια λειτουργία εξαγωγής δεν είναι δυνατό να προσθέσει εγγραφές σε έναν υπάρχοντα πίνακα. Για να προσθέσετε εγγραφές, εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ένα ερώτημα προσάρτησης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Προσθήκη εγγραφών σε έναν πίνακα με ένα ερώτημα προσάρτησης.
   Εξαγωγή συνδεδεμένου πίνακα	Εάν ο πίνακας που θέλετε να εξαγάγετε είναι ένας συνδεδεμένος πίνακας, η λειτουργία εξαγωγής δημιουργεί έναν συνδεδεμένο πίνακα στη βάση δεδομένων προορισμού. Ο νέος συνδεδεμένος πίνακας συνδέεται με τον αρχικό πίνακα προέλευσης. Για παράδειγμα, εάν εξαγάγετε έναν συνδεδεμένο πίνακα με το όνομα "Υπάλληλοι1" στη βάση δεδομένων "Πωλήσεις", ο οποίος είναι συνδεδεμένος με τον πίνακα "Υπάλληλοι" στη βάση δεδομένων "Μισθοδοσία", η λειτουργία εξαγωγής δημιουργεί έναν συνδεδεμένο πίνακα στη βάση δεδομένων προορισμού. Ο νέος συνδεδεμένος πίνακας συνδέεται απευθείας με τον πίνακα "Υπάλληλοι" στη βάση δεδομένων "Μισθοδοσία".
   Μερική εξαγωγή	Δεν μπορείτε να εξαγάγετε ένα μέρος του αντικειμένου ή μόνο επιλεγμένες εγγραφές.
   Σχέσεις	Εφόσον μπορείτε να εξαγάγετε μόνο έναν πίνακα κάθε φορά, η λειτουργία εξαγωγής δεν αντιγράφει τις σχέσεις. Εάν θέλετε να εισαγάγετε πολλούς πίνακες και τη σχέση τους, ανοίξτε τη βάση δεδομένων προορισμού και κάνετε εισαγωγή των αντικειμένων.
   Ορισμός πίνακα	Μπορείτε να επιλέξετε να εξαγάγετε έναν ολόκληρο πίνακα ή απλώς τον ορισμό του πίνακα. Η εξαγωγή του ορισμού δημιουργεί ένα κενό αντίγραφο του πίνακα στη βάση δεδομένων προορισμού.
   Προέλευση εγγραφών	Η εξαγωγή ενός ερωτήματος, μιας φόρμας ή μιας αναφοράς δεν εξαγάγει αυτόματα τις υποκείμενες εγγραφές προέλευσης. Πρέπει να κάνετε εξαγωγή των υποκείμενων εγγραφών προέλευσης, διαφορετικά δεν θα λειτουργήσει το ερώτημα, η φόρμα ή η αναφορά.
   Πεδία αναζήτησης	Εάν ένα πεδίο στον πίνακα προέλευσης αναζητά τιμές σε έναν άλλο πίνακα ή ερώτημα, πρέπει να εξαγάγετε το σχετικό πίνακα ή το ερώτημα, εάν θέλετε να εμφανίζονται οι τιμές αναζήτησης στο πεδίο προορισμού. Εάν δεν εξαγάγετε τον σχετικό πίνακα ή το ερώτημα, το πεδίο προορισμού εμφανίζει μόνο τα αναγνωριστικά αναζήτησης.
   Δευτερεύουσες φόρμες και δευτερεύουσες αναφορές	Όταν κάνετε εξαγωγή μιας φόρμας ή αναφοράς, οι δευτερεύουσες φόρμες και οι δευτερεύουσες αναφορές που περιλαμβάνονται στη φόρμα ή την αναφορά δεν εξάγονται αυτόματα. Πρέπει να εξαγάγετε κάθε δευτερεύουσα φόρμα ή δευτερεύουσα αναφορά μαζί με την υποκείμενη προέλευση εγγραφών τους ξεχωριστά.

3. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων προορισμού. Η μορφή αρχείου μπορεί να είναι MDB ή ACCDB. Μπορεί επίσης να είναι ένα αρχείο MDE ή ACCDE. Βεβαιωθείτε ότι δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι έχετε δικαιώματα για να την τροποποιήσετε.

   Σημειώσεις: 

   • Εάν δεν μπορείτε να ανοίξετε τη βάση δεδομένων, κάποιος άλλος χρήστης μπορεί να έχει ανοίξει τη βάση δεδομένων σε λειτουργία αποκλειστικής χρήσης. Συνήθως, πρέπει να βρείτε αυτόν το χρήστη και να του ζητήσετε να κλείσει τη βάση δεδομένων και να την ανοίξει ξανά σε κανονική κατάσταση λειτουργίας (πολλών χρηστών).

   • Εάν η βάση δεδομένων προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης κάθε φορά που εκτελείτε τον Οδηγό εξαγωγής ή την αποθηκευμένη προδιαγραφή.

   • Εάν θέλετε να εξαγάγετε το αντικείμενο σε μια νέα βάση δεδομένων, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια κενή βάση δεδομένων (που δεν περιέχει πίνακες, φόρμες ή αναφορές) πριν να ξεκινήσετε τη διαδικασία εξαγωγής.

4. Εάν υπάρχει ήδη ένα αντικείμενο με το ίδιο όνομα με το αντικείμενο προέλευσης στη βάση δεδομένων προορισμού, πρέπει να αποφασίσετε εάν θέλετε να αντικαταστήσετε την υπάρχουσα έκδοση ή να καθορίσετε ένα διαφορετικό όνομα για το νέο αντικείμενο.

   Τώρα είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τη διαδικασία εξαγωγής. Μεταβείτε στο επόμενο σύνολο βημάτων

Εξαγωγή ενός αντικειμένου βάσης δεδομένων σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access

1. Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Access. 

   Συμβουλή: Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε τη διαδικασία εξαγωγής κάνοντας δεξί κλικ στο αντικείμενο στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στις επιλογές Εξαγωγή > Access.

2. Η Access θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή - Βάση δεδομένων της Access.

3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή - Βάση δεδομένων της Access, καθορίστε το όνομα της βάσης δεδομένων προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

4. Στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή, αλλάξτε το όνομα του νέου αντικειμένου, εάν δεν θέλετε να αντικαταστήσετε το υπάρχον αντικείμενο με το ίδιο όνομα στη βάση δεδομένων προορισμού.

5. Εάν το επιλεγμένο αντικείμενο είναι ένας πίνακας, καθορίστε εάν θέλετε να εξαγάγετε τον ορισμό του πίνακα και τα δεδομένα ή μόνο τον ορισμό του.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.

   Εάν υπάρχει ένα αντικείμενο με το ίδιο όνομα στη βάση δεδομένων προορισμού, θα σας ζητηθεί να το αντικαταστήσετε ή να καθορίσετε ένα διαφορετικό όνομα. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να το αντικαταστήσετε ή κάντε κλικ στο κουμπί Όχι για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή. Καθορίστε ένα όνομα που δεν χρησιμοποιείται στη βάση δεδομένων προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Η Access θα κάνει εξαγωγή των αντικειμένων. Εάν προκύψει κάποιο σφάλμα, η Access θα εμφανίσει ένα μήνυμα σφάλματος. Διαφορετικά, εμφανίζεται η τελική οθόνη του οδηγού και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την οθόνη εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια προδιαγραφή που αποθηκεύει τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εξαγωγής.

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω;

• Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της εξαγωγής σε μια προδιαγραφή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά αργότερα, ανατρέξτε στο άρθρο Αποθήκευση των λεπτομερειών μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής ως προδιαγραφής.

• Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης αποθηκευμένων προδιαγραφών εξαγωγής, ανατρέξτε στο άρθρο Εκτέλεση μιας αποθηκευμένης λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής.

• Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να προγραμματίσετε προδιαγραφές για εκτέλεση σε συγκεκριμένο χρόνο, ανατρέξτε στο άρθρο Προγραμματισμός μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής.

• Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αλλάξετε το όνομα μιας προδιαγραφής, να διαγράψετε προδιαγραφές ή να ενημερώσετε τα ονόματα των αρχείων προέλευσης σε προδιαγραφές, ανατρέξτε στο άρθρο Διαχείριση εργασιών με δεδομένα.