Όταν εκτελείτε έναν Οδηγό εισαγωγής ή Οδηγό εξαγωγής στην Access, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις που χρησιμοποιήσατε ως προδιαγραφή, ώστε να μπορείτε να επαναλάβετε τη λειτουργία οποιαδήποτε στιγμή. Μια προδιαγραφή περιέχει όλες τις πληροφορίες πρόσβασης που χρειάζεται η Access για να επαναλάβει τη λειτουργία χωρίς να χρειάζεται να εισαγάγετε στοιχεία. Για παράδειγμα, μια προδιαγραφή που κάνει εισαγωγή δεδομένων από ένα βιβλίο εργασίας του Excel αποθηκεύει το όνομα του αρχείου προέλευσης του Excel, το όνομα της βάσης δεδομένων προορισμού και άλλες λεπτομέρειες, όπως εάν έχετε προσαρτήσει τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα ή έχετε εισαγάγει τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, πληροφορίες πρωτεύοντος κλειδιού και ονόματα πεδίων.
Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια λειτουργία εισαγωγής ή εξαγωγής που σχετίζεται με οποιαδήποτε από τις μορφές αρχείων που υποστηρίζονται στην Access. Δεν μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες μιας λειτουργίας σύνδεσης ή μιας λειτουργίας όπου κάνετε εξαγωγή μόνο ενός τμήματος ενός φύλλου δεδομένων.
Παρόλο που ο βασικός στόχος της προδιαγραφής είναι η αποθήκευση όλων των σημαντικών λεπτομερειών ώστε να μπορείτε να επαναλάβετε την εισαγωγή ή εξαγωγή χωρίς εισαγωγή στοιχείων από το χρήστη, οι προδιαγραφές εξακολουθούν να είναι πολύ ευέλικτες. Για παράδειγμα, μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του αρχείου προέλευσης ή του αρχείου προορισμού πριν εκτελέσετε ξανά την προδιαγραφή. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μεμονωμένη προδιαγραφή με πολλά διαφορετικά αρχεία προέλευσης ή προορισμού.
Μια προδιαγραφή που εξάγει μορφοποιημένα δεδομένα στο Excel ή στο Word θα διατηρήσει τις τρέχουσες ρυθμίσεις φίλτρου και στήλης του αντικειμένου προέλευσης στην Access. Εάν το αντικείμενο προέλευσης (πίνακας, ερώτημα, φόρμα ή αναφορά) είναι ανοιχτό όταν εκτελείτε την προδιαγραφή, η Access εξάγει μόνο τα δεδομένα που εμφανίζονται τη συγκεκριμένη στιγμή στην προβολή. Εάν το αντικείμενο προέλευσης δεν είναι ανοιχτό, οι ρυθμίσεις που αποθηκεύτηκαν πιο πρόσφατα με αυτό το αντικείμενο θα καθορίσουν τα δεδομένα εξαγωγής.
Δημιουργία μιας προδιαγραφής εισαγωγής ή εξαγωγής
-
Ξεκινήστε τη λειτουργία εισαγωγής ή εξαγωγής από την Access.
Οι οδηγοί εισαγωγής και εξαγωγής είναι διαθέσιμοι στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα. Οι οδηγοί εισαγωγής βρίσκονται στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση και οι οδηγοί εξαγωγής βρίσκονται στην ομάδα Εξαγωγή.
-
Ακολουθήστε τις οδηγίες στον οδηγό. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί OK ή Τέλος, εφόσον η Access ολοκληρώσει με επιτυχία τη λειτουργία, η σελίδα Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής ή Αποθήκευση βημάτων εξαγωγής εμφανίζεται στον οδηγό.
-
Στη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής ή Αποθήκευση βημάτων εξαγωγής για να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας ως προδιαγραφή.
Η Access εμφανίζει ένα πρόσθετο σύνολο στοιχείων ελέγχου. Αυτή η εικόνα εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου με αυτά τα διαθέσιμα στοιχεία ελέγχου.
-
Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την προδιαγραφή.
-
Στο πλαίσιο Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια περιγραφή για να βοηθήσει εσάς ή άλλους χρήστες να αναγνωρίζετε τη λειτουργία αργότερα.
-
Για να δημιουργήσετε μια εργασία του Outlook που να σας υπενθυμίζει όταν είναι ώρα να επαναλάβετε αυτή τη λειτουργία, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία εργασίας του Outlook.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση εισαγωγής ή Αποθήκευση εξαγωγής για να αποθηκεύσετε την προδιαγραφή. Η Access δημιουργεί και αποθηκεύει την προδιαγραφή στην τρέχουσα βάση δεδομένων.
-
Εάν έχετε επιλέξει Δημιουργία εργασίας του Outlook στη σελίδα Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής ή Αποθήκευση βημάτων εξαγωγής του οδηγού, εμφανίζεται το παράθυρο εργασίας του Outlook. Συμπληρώστε τις λεπτομέρειες της εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο.
Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω;
-
Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης αποθηκευμένων προδιαγραφών, ανατρέξτε στο άρθρο Εκτέλεση μιας αποθηκευμένης λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής.
-
Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να προγραμματίσετε προδιαγραφές για εκτέλεση σε συγκεκριμένο χρόνο, ανατρέξτε στο άρθρο Προγραμματισμός μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής.
-
Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αλλάξετε το όνομα μιας προδιαγραφής, να διαγράψετε προδιαγραφές ή να ενημερώσετε τα ονόματα των αρχείων προέλευσης σε προδιαγραφές, ανατρέξτε στο άρθρο Διαχείριση εργασιών με δεδομένα.
Βίντεο: Αποθήκευση των λεπτομερειών μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής
Ακολουθεί ένα βίντεο που μπορείτε να παρακολουθήσετε, το οποίο σας καθοδηγεί σε ένα παράδειγμα αποθήκευσης των λεπτομερειών μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής. Το βίντεο δείχνει επίσης πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή που θα εκτελέσει μια αποθηκευμένη προδιαγραφή εισαγωγής ή εξαγωγής.
Σημείωση: Αυτό το βίντεο καταγράφηκε με χρήση της Access 2010, αλλά τα ίδια βασικά βήματα ισχύουν και για νεότερες εκδόσεις.
