Μπορείτε να βελτιστοποιήσετε μια λειτουργία εισαγωγής και εξαγωγής που χρησιμοποιείτε τακτικά στο Access, δημιουργώντας μια προδιαγραφή για αυτή και, στη συνέχεια, δημιουργώντας μια εργασία του Microsoft Outlook για σας υπενθυμίσει να εκτελέσετε την προδιαγραφή. Για περισσότερη ευκολία, η εργασία του Outlook περιέχει ένα κουμπί που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εκτελέσετε τη λειτουργία χωρίς να ανοίξετε τη βάση δεδομένων της Access. Για να χρησιμοποιήσετε αυτή τη δυνατότητα, το Outlook πρέπει να έχει εγκατασταθεί και ρυθμιστεί στον υπολογιστή σας.
Για να αποθηκεύσετε μια λειτουργία εισαγωγής ή εξαγωγής ως προδιαγραφή πρέπει πρώτα να την εκτελέσετε στην Access, πριν την προγραμματίσετε ως εργασία του Outlook. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αποθηκεύσετε μια προδιαγραφή εισαγωγής ή εξαγωγής στην Access, ανατρέξτε στο άρθρο Αποθήκευση των λεπτομερειών μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής ως προδιαγραφής.
Προγραμματισμός μιας υπάρχουσας προδιαγραφής εισαγωγής ή εξαγωγής
Εάν έχετε μια υπάρχουσα προδιαγραφή εισαγωγής ή εξαγωγής, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργασία του Outlook για αυτή, χρησιμοποιώντας την παρακάτω διαδικασία.
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που περιέχει την προδιαγραφή, εάν δεν είναι ήδη ανοιχτή. Όταν εργάζεστε με μια προδιαγραφή εισαγωγής, αυτή θα είναι η βάση δεδομένων προορισμού. Με μια προδιαγραφή εξαγωγής, αυτή θα είναι η βάση δεδομένων προέλευσης.
-
Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένες εισαγωγές ή Αποθηκευμένες εξαγωγές για να επιλέξετε την προδιαγραφή σας.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση εργασιών δεδομένων, στην καρτέλα Αποθηκευμένες εισαγωγές ή Αποθηκευμένες εξαγωγές, κάντε κλικ στην προδιαγραφή για να την επιλέξετε.
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία εργασίας του Outlook. Η Access ξεκινά το Outlook, εάν είναι εγκατεστημένο.
Σημείωση: Εάν το Outlook δεν είναι εγκατεστημένο, η Access θα εμφανίσει ένα μήνυμα σφάλματος. Εάν οι παράμετροι του Outlook δεν έχουν ρυθμιστεί σωστά, η Access θα εμφανίσει τον Οδηγό εκκίνησης του Outlook. Ακολουθήστε τις οδηγίες του οδηγού, για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του Outlook.
-
Στο παράθυρο Λειτουργία-Όνομα-Εργασία του Outlook, διαβάστε και τροποποιήστε τις ρυθμίσεις της εργασίας, όπως η Προθεσμία και η Υπενθύμιση.
-
Εάν θέλετε η εργασία να εκτελεστεί μόνο μία φορά, καθορίστε μια ημερομηνία στο πλαίσιο Ημερομηνία έναρξης.
-
Εάν θέλετε η εργασία να εκτελείται σε τακτά χρονικά διαστήματα, κάντε κλικ στην επιλογή Περιοδικότητα. Στο παράθυρο διαλόγου Περιοδικότητα εργασίας, καθορίστε σε ποια χρονικά διαστήματα θέλετε να εκτελείται η προδιαγραφή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Για βοήθεια σχετικά με τη ρύθμιση επαναλαμβανόμενων εργασιών, ανατρέξτε στη Βοήθεια του Outlook.
-
Στην καρτέλα Εργασίες στο παράθυρο "Εργασία του Outlook", στην ομάδα Ενέργειες, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο. Το Outlook θα δημιουργήσει μια νέα εργασία.
-
Για να εκτελέσετε την προδιαγραφή αργότερα, ανοίξτε την εργασία στο Outlook. Στην καρτέλα Εργασία, στην ομάδα Microsoft Office Access, επιλέξτε Εκτέλεση εισαγωγής ή Εκτέλεση εξαγωγής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εκτελεστεί η λειτουργία.
Εκτέλεση προγραμματισμένης προδιαγραφής εισαγωγής ή εξαγωγής
Κατά την προγραμματισμένη ώρα, το Outlook εμφανίζει μια υπενθύμιση. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να εκτελέσετε τη λειτουργία:
-
Στο παράθυρο διαλόγου "Υπενθύμιση", κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα στοιχείου για να ανοίξετε την εργασία στο Outlook.
-
Στην καρτέλα Εργασία, στην ομάδα Microsoft Office Access, επιλέξτε Εκτέλεση εισαγωγής ή Εκτέλεση εξαγωγής.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εκτελεστεί η λειτουργία.
Μπορείτε επίσης να εκτελέσετε την εργασία οποιαδήποτε στιγμή, ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.
-
Ανοίξτε την εργασία στο Outlook. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Εργασίες στο παράθυρο περιήγησης του Outlook και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εργασία που θέλετε να εκτελέσετε.
-
Στην καρτέλα Εργασία, στην ομάδα Microsoft Office Access, επιλέξτε Εκτέλεση εισαγωγής ή Εκτέλεση εξαγωγής.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να εκτελεστεί η λειτουργία.
Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω;
-
Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αποθηκεύσετε μια προδιαγραφή εισαγωγής ή εξαγωγής, ανατρέξτε στο άρθρο Αποθήκευση των λεπτομερειών μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής ως προδιαγραφής.
-
Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αλλάξετε το όνομα μιας προδιαγραφής, να διαγράψετε προδιαγραφές ή να ενημερώσετε τα ονόματα των αρχείων προέλευσης σε προδιαγραφές, ανατρέξτε στο άρθρο Διαχείριση εργασιών με δεδομένα.
