Όταν εκτελείτε έναν Οδηγό εισαγωγής ή Οδηγό εξαγωγής στην Access, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις που χρησιμοποιήσατε ως προδιαγραφή, ώστε να μπορείτε να επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής ή εξαγωγής οποιαδήποτε στιγμή.
Πρέπει πρώτα να εκτελέσετε μια λειτουργία εισαγωγής ή εξαγωγής για να την αποθηκεύσετε ως προδιαγραφή. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα προδιαγραφή για μια λειτουργία που δεν έχετε πραγματοποιήσει ποτέ, εφόσον η λειτουργία πληροί μία από τις ακόλουθες συνθήκες:
-
Εάν η μόνη διαφορά μεταξύ της λειτουργίας που θέλετε να εκτελέσετε και μιας υπάρχουσας προδιαγραφής είναι το όνομα του αρχείου προέλευσης (στην περίπτωση μιας λειτουργίας εισαγωγής) ή το αρχείο προορισμού (στην περίπτωση μιας λειτουργίας εξαγωγής), μπορείτε να αλλάξετε το όνομα του αρχείου προέλευσης ή του αρχείου προορισμού που αναφέρεται στην υπάρχουσα προδιαγραφή και να την εκτελέσετε.
-
Εάν θέλετε να κάνετε εξαγωγή μορφοποιημένων δεδομένων και η μόνη διαφορά μεταξύ της λειτουργίας που θέλετε να εκτελέσετε και μιας υπάρχουσας προδιαγραφής είναι οι ρυθμίσεις στήλης ή φίλτρου, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις στήλης ή φίλτρου στην προδιαγραφή. Οι τρέχουσες ρυθμίσεις στήλης ή φίλτρου θα προσδιορίζουν πάντα τι θα εξαχθεί και όχι τις ρυθμίσεις που ίσχυαν κατά τη στιγμή της δημιουργίας της προδιαγραφής.
Εκτέλεση αποθηκευμένης προδιαγραφής εισαγωγής ή εξαγωγής από την Access
Μετά την αποθήκευση των λεπτομερειών ως προδιαγραφής, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα όταν θέλετε να επαναλάβετε τη διαδικασία.
Εκτέλεση της προδιαγραφής
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που περιέχει την προδιαγραφή, εάν δεν είναι ήδη ανοιχτή. Όταν εκτελείτε μια προδιαγραφή εισαγωγής, η τρέχουσα βάση δεδομένων είναι η βάση δεδομένων προορισμού. Όταν εκτελείτε μια προδιαγραφή εξαγωγής, η τρέχουσα βάση δεδομένων είναι η βάση δεδομένων προέλευσης.
-
Εάν η προδιαγραφή εξάγει μορφοποιημένα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel ή σε ένα έγγραφο του Word, ανοίξτε το αντικείμενο και βεβαιωθείτε ότι τα πεδία που θέλετε να εξαγάγετε δεν είναι κρυφά στην προβολή. Παρόμοια, ελέγξτε τις ρυθμίσεις φίλτρου για να βεβαιωθείτε ότι όλες τις εγγραφές που θέλετε να εξαγάγετε είναι ορατές στην προβολή.
-
Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένες εισαγωγές ή Αποθηκευμένες εξαγωγές για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση εργασιών δεδομένων.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση εργασιών δεδομένων, στην καρτέλα Αποθηκευμένες εισαγωγές ή Αποθηκευμένες εξαγωγές, κάντε κλικ στην προδιαγραφή που θέλετε να εκτελέσετε.
-
Εάν θέλετε να αλλάξετε το αρχείο προέλευσης (όταν εκτελείτε μια λειτουργία εισαγωγής) ή το αρχείο προορισμού (όταν εκτελείτε μια λειτουργία εξαγωγής), κάντε κλικ στη διαδρομή του αρχείου για να την επεξεργαστείτε.
Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να αλλάξετε τα αρχεία προέλευσης ή προορισμού, αλλά το νέο αρχείο που καθορίζετε πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις που είναι απαραίτητες για την επιτυχή ολοκλήρωση της λειτουργίας.
-
Πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία προέλευσης και προορισμού υπάρχουν, το αρχείο προέλευσης δεδομένων είναι έτοιμο για εισαγωγή και ότι η λειτουργία δεν θα αντικαταστήσει κατά λάθος δεδομένα στο αρχείο προορισμού. Κάντε όλα όσα μπορείτε για να διασφαλίσετε την επιτυχία μιας λειτουργίας με βάσει έναν οδηγό πριν από την εκτέλεση οποιασδήποτε αποθηκευμένης προδιαγραφής.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση.
Η Access εμφανίζει ένα μήνυμα που σας ενημερώνει για την κατάσταση της λειτουργίας. Εάν η λειτουργία αποτύχει, αντιμετωπίστε το σφάλμα με τον ίδιο τρόπο όπως θα κάνατε εάν χρησιμοποιούσατε τον οδηγό.
Συμβουλή: Εάν το μήνυμα δεν εντοπίζει την αιτία της αποτυχίας, προσπαθήστε να ξεκινήσετε τον Οδηγό εισαγωγής ή εξαγωγής και ακολουθήστε τα βήματα στα παράθυρα διαλόγου για να εκτελέσετε την ίδια λειτουργία.
Εκτέλεση αποθηκευμένης προδιαγραφής εισαγωγής ή εξαγωγής από το Outlook
Εάν έχετε ρυθμίσει την προδιαγραφή ως εργασία του Outlook, μπορείτε να ξεκινήσετε τη λειτουργία από το Outlook.
Σημείωση: Δεν μπορείτε να αλλάξετε τη διαδρομή ή το όνομα αρχείου του εξωτερικού αρχείου στην προδιαγραφή πριν ξεκινήσετε τη λειτουργία, όταν εκτελείτε την προδιαγραφή από το Outlook. Για να αλλάξετε το όνομα του αρχείου στην προδιαγραφή, ξεκινήστε τη λειτουργία μέσω της Access και όχι ως εργασία του Outlook.
Πριν ξεκινήσετε τη λειτουργία στο Outlook, βεβαιωθείτε ότι η Access είναι εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας και ότι υπάρχουν τα αρχεία προέλευσης και προορισμού. Κάντε όλα όσα μπορείτε για να διασφαλίσετε την επιτυχία μιας λειτουργίας με βάσει έναν οδηγό πριν να εκτελέσετε οποιαδήποτε αποθηκευμένη προδιαγραφή.
Εκτέλεση της προδιαγραφής
-
Ξεκινήστε το Outlook και κάντε κλικ στην επιλογή Εργασίες στο παράθυρο περιήγησης. Κάντε διπλό κλικ στην εργασία για να την ανοίξετε.
-
Στην καρτέλα Εργασία, στην ομάδα Microsoft Office Access, επιλέξτε Εκτέλεση εισαγωγής ή Εκτέλεση εξαγωγής. Κάντε κλικ στο κουμπί OK στο μήνυμα επιβεβαίωσης για να επιβεβαιώσετε.
Εάν η λειτουργία εκτελεστεί με επιτυχία, δεν θα εμφανιστεί κανένα μήνυμα. Εάν η λειτουργία αποτύχει, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα που εξηγεί την πιθανή αιτία του σφάλματος. Δοκιμάστε να αντιμετωπίσετε το σφάλμα με τον ίδιο τρόπο όπως θα κάνατε εάν χρησιμοποιούσατε τον οδηγό.
Συμβουλή: Εάν το μήνυμα δεν εντοπίζει την αιτία της αποτυχίας, προσπαθήστε να ξεκινήσετε τον Οδηγό εισαγωγής ή εξαγωγής και ακολουθήστε τα βήματα στα παράθυρα διαλόγου για να εκτελέσετε την ίδια λειτουργία.
Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω;
-
Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να προγραμματίσετε προδιαγραφές για εκτέλεση σε συγκεκριμένο χρόνο, ανατρέξτε στο άρθρο Προγραμματισμός μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής.
-
Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αλλάξετε το όνομα μιας προδιαγραφής, να διαγράψετε προδιαγραφές ή να ενημερώσετε τα ονόματα των αρχείων προέλευσης σε προδιαγραφές, ανατρέξτε στο άρθρο Διαχείριση εργασιών με δεδομένα.
