Εξαγωγή δεδομένων στο Excel

Σε αυτό το άρθρο

Εξαγωγή δεδομένων στο Excel: βασικά στοιχεία

Όταν εξάγετε δεδομένα στο Excel, η Access δημιουργεί ένα αντίγραφο των επιλεγμένων δεδομένων και, στη συνέχεια, αποθηκεύει τα δεδομένα που έχουν αντιγραφεί σε ένα αρχείο το οποίο μπορεί να ανοίξει στο Excel. Εάν αντιγράφετε συχνά δεδομένα από την Access στο Excel, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες μιας λειτουργίας εξαγωγής για μελλοντική χρήση και ακόμα και να προγραμματίσετε την αυτόματη εκτέλεση της λειτουργίας εξαγωγής σε καθορισμένα διαστήματα.

Συνηθισμένα σενάρια για την εξαγωγή δεδομένων στο Excel

Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί και την Access και το Excel όταν εργάζεται με δεδομένα. Αποθηκεύετε τα δεδομένα σε βάσεις δεδομένων της Access, αλλά χρησιμοποιείτε το Excel για να αναλύσετε τα δεδομένα και να διανείμετε τα αποτελέσματα της ανάλυσης. Η ομάδα σας εξάγει προς το παρόν δεδομένα στο Excel όπως και όταν πρέπει, αλλά εσείς θέλετε να κάνετε αυτήν τη διαδικασία πιο αποτελεσματική.
Είστε παλιός χρήστης της Access, αλλά ο προϊστάμενός σας προτιμά να εργάζεται με τα δεδομένα στο Excel. Σε τακτικά διαστήματα, αντιγράφετε τα δεδομένα στο Excel, αλλά θέλετε να αυτοματοποιήσετε αυτήν τη διαδικασία για να μην χάνετε χρόνο.

Σχετικά με την εξαγωγή δεδομένων στο Excel

Η Access δεν περιλαμβάνει την εντολή "Αποθήκευση ως" για τη μορφή του Excel. Για να αντιγράψετε δεδομένα στο Excel, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Εξαγωγή" που περιγράφεται σε αυτό το άρθρο ή μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα της Access στο Πρόχειρο και, στη συνέχεια, να τα επικολλήσετε σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel.
Μπορείτε να εξαγάγετε έναν πίνακα, ένα ερώτημα, μια φόρμα ή μια έκθεση. Επίσης, μπορείτε να εξαγάγετε επιλεγμένες εγγραφές σε μια προβολή πολλαπλών εγγραφών, όπως ένα φύλλο δεδομένων.
Το Microsoft Excel περιλαμβάνει μια εντολή για την εισαγωγή δεδομένων από μια βάση δεδομένων της Access. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την εντολή, αντί για την εντολή "Εξαγωγή" στην Access. Ωστόσο, η εντολή "Εισαγωγή" του Excel σάς επιτρέπει μόνο να εισαγάγετε πίνακες ή ερωτήματα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο της Βοήθειας για το Excel Σύνδεση για εξωτερικά δεδομένα (εισαγωγή).
Δεν είναι δυνατή η εξαγωγή μακροεντολών ή λειτουργικών μονάδων στο Excel. Όταν εξάγετε μια φόρμα, μια έκθεση ή ένα φύλλο δεδομένων που περιέχει δευτερεύουσες φόρμες, δευτερεύουσες εκθέσεις ή δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων, εξάγεται μόνο η κύρια φόρμα, η κύρια έκθεση ή το κύριο φύλλο δεδομένων. Πρέπει να επαναλάβετε τη λειτουργία εξαγωγής για κάθε δευτερεύουσα φόρμα, δευτερεύουσα έκθεση και δευτερεύον φύλλο δεδομένων που θέλετε να εξαγάγετε στο Excel.
Μπορείτε να εξαγάγετε μόνο ένα αντικείμενο βάσης δεδομένων σε μία λειτουργία εξαγωγής. Ωστόσο, μπορείτε να συγχωνεύσετε πολλά φύλλα εργασίας στο Excel, αφού ολοκληρώσετε τις μεμονωμένες λειτουργίες εξαγωγής.

Αρχή της σελίδας

Προετοιμασία για τη λειτουργία εξαγωγής

Πριν από την εκτέλεση μιας διαδικασίας εξαγωγής, καλό είναι να αναθεωρήσετε τα δεδομένα που θέλετε να εξαγάγετε για να βεβαιωθείτε ότι δεν περιέχουν ενδείξεις σφάλματος ή τιμές σφάλματος. Εάν υπάρχουν σφάλματα, προσπαθήστε να τα επιλύσετε πριν από την εξαγωγή των δεδομένων στο Excel. Διαφορετικά, ενδέχεται να παρουσιαστούν προβλήματα κατά τη λειτουργία εξαγωγής και να εισαχθούν τιμές null σε κελιά του φύλλου εργασίας στο Excel. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν κατά την εξαγωγή σε Excel, ανατρέξτε στην ενότητα Αντιμετώπιση προβλημάτων με τιμές που λείπουν και λανθασμένες τιμές.

Εάν το αντικείμενο προέλευσης είναι πίνακας ή ερώτημα, αποφασίστε εάν θέλετε να εξαγάγετε τα δεδομένα με ή χωρίς τη μορφοποίησή τους. Αυτή η απόφαση επηρεάζει δύο πλευρές του βιβλίου εργασίας που προκύπτει — την ποσότητα των δεδομένων που εξάγονται και τη μορφή εμφάνισης των δεδομένων. Στον πίνακα που ακολουθεί περιγράφεται το αποτέλεσμα της εξαγωγής μορφοποιημένων και μη μορφοποιημένων δεδομένων.

Εξαγωγή	Αντικείμενο προέλευσης	Πεδία και εγγραφές	Μορφοποίηση
Χωρίς μορφοποίηση	Πίνακας ή ερώτημα Σημείωση: Δεν είναι δυνατή η εξαγωγή φορμών και εκθέσεων χωρίς τη μορφοποίησή τους.	Όλα τα πεδία και οι εγγραφές στο υποκείμενο αντικείμενο εξάγονται.	Οι ρυθμίσεις της ιδιότητας "Μορφή" αγνοούνται κατά τη διάρκεια της λειτουργίας. Για τα πεδία αναζήτησης, εξάγονται μόνο οι τιμές αναγνωριστικού αναζήτησης. Για τα πεδία υπερ-συνδέσεων, τα περιεχόμενα εξάγονται ως στήλη κειμένου που εμφανίζει τις συνδέσεις με τη μορφή displaytext#address#.
Με μορφοποίηση	Πίνακας, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση	Εξάγονται μόνο πεδία και εγγραφές που εμφανίζονται στην τρέχουσα προβολή ή στο τρέχον αντικείμενο. Οι φιλτραρισμένες εγγραφές, οι κρυφές στήλες σε ένα φύλλο δεδομένων και τα πεδία που δεν εμφανίζονται σε μια φόρμα ή μια έκθεση, δεν εξάγονται.	Ο οδηγός ακολουθεί τις ρυθμίσεις της ιδιότητας Μορφή. Για τα πεδία αναζήτησης, εξάγονται οι τιμές αναζήτησης. Για τα πεδία υπερ-συνδέσεων, οι τιμές εξάγονται ως υπερ-συνδέσεις. Για τα πεδία εμπλουτισμένου κειμένου, εξάγεται το κείμενο, αλλά όχι η μορφοποίησή του.

Εξαγωγή

Αντικείμενο προέλευσης

Πεδία και εγγραφές

Μορφοποίηση

Χωρίς μορφοποίηση

Πίνακας ή ερώτημα

Σημείωση: Δεν είναι δυνατή η εξαγωγή φορμών και εκθέσεων χωρίς τη μορφοποίησή τους.

Όλα τα πεδία και οι εγγραφές στο υποκείμενο αντικείμενο εξάγονται.

Οι ρυθμίσεις της ιδιότητας "Μορφή" αγνοούνται κατά τη διάρκεια της λειτουργίας.

Για τα πεδία αναζήτησης, εξάγονται μόνο οι τιμές αναγνωριστικού αναζήτησης.

Για τα πεδία υπερ-συνδέσεων, τα περιεχόμενα εξάγονται ως στήλη κειμένου που εμφανίζει τις συνδέσεις με τη μορφή displaytext#address#.

Με μορφοποίηση

Πίνακας, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση

Εξάγονται μόνο πεδία και εγγραφές που εμφανίζονται στην τρέχουσα προβολή ή στο τρέχον αντικείμενο. Οι φιλτραρισμένες εγγραφές, οι κρυφές στήλες σε ένα φύλλο δεδομένων και τα πεδία που δεν εμφανίζονται σε μια φόρμα ή μια έκθεση, δεν εξάγονται.

Ο οδηγός ακολουθεί τις ρυθμίσεις της ιδιότητας Μορφή.

Για τα πεδία αναζήτησης, εξάγονται οι τιμές αναζήτησης.

Για τα πεδία υπερ-συνδέσεων, οι τιμές εξάγονται ως υπερ-συνδέσεις.

Για τα πεδία εμπλουτισμένου κειμένου, εξάγεται το κείμενο, αλλά όχι η μορφοποίησή του.

Επιλέξτε το βιβλίο εργασίας προορισμού και τη μορφή του αρχείου. Λάβετε υπόψη ότι η εξαγωγή των εκθέσεων είναι δυνατή μόνο στην παλιότερη μορφή αρχείου *.xls και όχι στη νεότερη μορφή αρχείου *.xlsx.

Κατά τη διάρκεια της λειτουργίας εξαγωγής, η Access σάς ζητά να καθορίσετε το όνομα του βιβλίου εργασίας προορισμού. Στον πίνακα που ακολουθεί εμφανίζεται συνοπτικά το πότε δημιουργείται ένα βιβλίο εργασίας (εάν δεν υπάρχει ήδη) και πότε αντικαθίσταται (εάν υπάρχει ήδη).

Εάν το βιβλίο εργασίας προορισμού	Και το αντικείμενο προέλευσης είναι	Και θέλετε να εξαγάγετε	Τότε
Δεν υπάρχει	Πίνακας, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση	Τα δεδομένα, με ή χωρίς τη μορφοποίηση	Το βιβλίο εργασίας δημιουργείται κατά τη διάρκεια της λειτουργίας εξαγωγής.
Υπάρχει ήδη	Πίνακας ή ερώτημα	Τα δεδομένα, αλλά όχι τη μορφοποίηση	Το βιβλίο εργασίας δεν αντικαθίσταται. Ένα νέο φύλλο εργασίας προστίθεται στο βιβλίο εργασίας και παίρνει το όνομα του αντικειμένου από το οποίο εξάγονται τα δεδομένα. Εάν στο βιβλίο εργασίας υπάρχει ήδη ένα φύλλο εργασίας με αυτό το όνομα, η Access σάς ζητά είτε να αντικαταστήσετε τα περιεχόμενα του αντίστοιχου φύλλου εργασίας είτε να καθορίσετε ένα άλλο όνομα για το νέο φύλλο.
Υπάρχει ήδη	Πίνακας, ερώτημα, φόρμα ή έκθεση	Τα δεδομένα, με τη μορφοποίηση	Το βιβλίο εργασίας αντικαθίσταται από τα δεδομένα που εξάγονται. Όλα τα υπάρχοντα φύλλα εργασίας καταργούνται και δημιουργείται ένα νέο φύλλο εργασίας, που έχει το ίδιο όνομα με το εξαγόμενο αντικείμενο. Στα δεδομένα του φύλλου εργασίας του Excel μεταβιβάζονται οι ρυθμίσεις μορφής του αντικειμένου προέλευσης.

Τα δεδομένα προστίθενται πάντα σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Δεν μπορείτε να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε υπάρχον φύλλο εργασίας ή καθορισμένη περιοχή.

Αρχή της σελίδας

Εκτέλεση της λειτουργίας εξαγωγής

Εάν το βιβλίο εργασίας προορισμού του Excel είναι ανοιχτό, κλείστε το πριν να συνεχίσετε.
Στο παράθυρο περιήγησης της βάσης δεδομένων προέλευσης, επιλέξτε το αντικείμενο που θέλετε να εξαγάγετε.

Εξαγωγή μόνο ενός τμήματος των δεδομένων

Εάν το αντικείμενο είναι πίνακας, ερώτημα ή φόρμα και θέλετε να εξαγάγετε μόνο ένα τμήμα των δεδομένων, ανοίξτε το αντικείμενο σε προβολή φύλλου δεδομένων και επιλέξτε τις εγγραφές που θέλετε.

Για να ανοίξετε μια φόρμα σε Προβολή φύλλου δεδομένων:
1. Κάντε διπλό κλικ στη φόρμα για να ανοίξει.
2. Κάντε δεξί κλικ στη φόρμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη:
  1. Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή σχεδίασης.
  2. Πατήστε το πλήκτρο F4 για να εμφανιστεί το παράθυρο εργασιών του φύλλου ιδιοτήτων.
  3. Επιλέξτε το στοιχείο Φόρμα από την αναπτυσσόμενη λίστα, στο επάνω μέρος του φύλλου ιδιοτήτων.
  4. Στην καρτέλα "Μορφή" του φύλλου ιδιοτήτων, ορίστε την ιδιότητα Δυνατότητα προβολής φύλλου δεδομένων σε Ναι.
  5. Στην καρτέλα Σχεδίαση, στην ομάδα Προβολές, κάντε κλικ στην εντολή Προβολή φύλλου δεδομένων.
    
    Σημείωση: Δεν μπορείτε να εξαγάγετε ένα τμήμα μιας έκθεσης. Ωστόσο, μπορείτε να επιλέξετε ή να ανοίξετε τον πίνακα ή το ερώτημα στα οποία βασίζεται η έκθεση και, στη συνέχεια, να εξαγάγετε ένα τμήμα των δεδομένων σε αυτό το αντικείμενο.
Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εξαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Excel.
Στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή - Υπολογιστικό φύλλο του Excel, αναθεωρήστε το προτεινόμενο όνομα αρχείου για το βιβλίο εργασίας του Excel (η Access χρησιμοποιεί το όνομα του αντικειμένου προέλευσης). Εάν θέλετε, μπορείτε να τροποποιήσετε το όνομα αρχείου.
Στο πλαίσιο Μορφή αρχείου, επιλέξτε τη μορφή αρχείου που θέλετε.
Εάν εξάγετε πίνακα ή ερώτημα και θέλετε να εξαγάγετε μορφοποιημένα δεδομένα, επιλέξτε Εξαγωγή των δεδομένων με μορφοποίηση και διάταξη. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα Προετοιμασία για τη λειτουργία εξαγωγής.

Σημείωση: Εάν εξάγετε φόρμα ή έκθεση, αυτή η επιλογή είναι πάντα ενεργοποιημένη αλλά δεν είναι διαθέσιμη (εμφανίζεται αχνή).
Για να προβάλετε το βιβλίο εργασίας προορισμού του Excel μετά την ολοκλήρωση της λειτουργίας εξαγωγής, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Άνοιγμα του αρχείου προορισμού μετά την ολοκλήρωση της λειτουργίας εξαγωγής.

Εάν το αντικείμενο προέλευσης είναι ανοιχτό και επιλέξατε μία ή περισσότερες εγγραφές στην προβολή πριν να ξεκινήσετε τη λειτουργία εξαγωγής, μπορείτε να επιλέξετε Εξαγωγή μόνο των επιλεγμένων εγγραφών. Για να εξαγάγετε όλες τις εγγραφές που εμφανίζονται σε μια προβολή, μην επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου.

Σημείωση: Αυτό το πλαίσιο ελέγχου παραμένει μη διαθέσιμο (αχνό), εάν δεν έχουν επιλεγεί εγγραφές.
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Εάν η λειτουργία εξαγωγής αποτύχει λόγω σφάλματος, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα που περιγράφει την αιτία του σφάλματος. Διαφορετικά, η Access εξάγει τα δεδομένα και, ανάλογα με την επιλογή που πραγματοποιήσατε στο βήμα 7, ανοίγει το βιβλίο εργασίας προορισμού στο Excel. Σε αυτήν την περίπτωση, η Access εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε μια προδιαγραφή που χρησιμοποιεί τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εξαγωγής.

Αρχή της σελίδας

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω σχετικά με την εξαγωγή;

Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της εξαγωγής σε μια προδιαγραφή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά αργότερα, ανατρέξτε στο άρθρο Αποθήκευση των λεπτομερειών μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής ως προδιαγραφής.
Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης αποθηκευμένων προδιαγραφών εξαγωγής, ανατρέξτε στο άρθρο Εκτέλεση μιας αποθηκευμένης λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής.
Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να προγραμματίσετε προδιαγραφές για εκτέλεση σε συγκεκριμένο χρόνο, ανατρέξτε στο άρθρο Προγραμματισμός μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής.
Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αλλάξετε το όνομα μιας προδιαγραφής, να διαγράψετε προδιαγραφές ή να ενημερώσετε τα ονόματα των αρχείων προέλευσης σε προδιαγραφές, ανατρέξτε στο άρθρο Διαχείριση εργασιών με δεδομένα.

Αρχή της σελίδας

Αντιμετώπιση προβλημάτων με τιμές που λείπουν και λανθασμένες τιμές

Στον παρακάτω πίνακα περιγράφονται διάφοροι τρόποι επίλυσης κοινών σφαλμάτων.

Συμβουλή: Εάν διαπιστώσετε ότι λείπουν μόνο μερικές τιμές, διορθώστε τις στο βιβλίο εργασίας του Excel. Διαφορετικά, διορθώστε το αντικείμενο προέλευσης στη βάση δεδομένων της Access και, στη συνέχεια, επαναλάβετε τη λειτουργία εξαγωγής.

Πρόβλημα	Περιγραφή και επίλυση
Πεδία υπολογισμού	Τα αποτελέσματα των πεδίων υπολογισμού εξάγονται, αλλά δεν εξάγονται οι υποκείμενες παραστάσεις που εκτελούν τους υπολογισμούς.
Πεδία πολλαπλών τιμών	Τα πεδία που υποστηρίζουν πολλαπλές τιμές εξάγονται ως λίστα τιμών που χωρίζονται με ελληνικά ερωτηματικά (;).
Εικόνες, αντικείμενα και συνημμένα	Στοιχεία με γραφικά (όπως λογότυπα, περιεχόμενα πεδίων αντικειμένων OLE και συνημμένα που αποτελούν μέρος των δεδομένων προέλευσης) δεν εξάγονται. Προσθέστε τα στο φύλλο εργασίας με μη αυτόματο τρόπο, μετά την ολοκλήρωση της λειτουργίας εξαγωγής.
Γράφημα	Όταν εξάγετε μια φόρμα ή μια έκθεση που περιέχει ένα αντικείμενο Microsoft Graph, το αντικείμενο γραφήματος δεν εξάγεται.
Δεδομένα σε λάθος στήλη	Στο φύλλο εργασίας που προκύπτει, οι τιμές null αντικαθίστανται μερικές φορές από τα δεδομένα που θα έπρεπε να βρίσκονται στην επόμενη στήλη.
Τιμές ημερομηνιών που λείπουν	Τιμές ημερομηνίας πριν από την 1 Ιανουαρίου 1900 δεν εξάγονται. Τα αντίστοιχα κελιά στο φύλλο εργασίας θα περιέχουν μια τιμή null.
Παραστάσεις που λείπουν	Οι παραστάσεις που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό τιμών δεν εξάγονται στο Excel. Εξάγονται μόνο τα αποτελέσματα των υπολογισμών. Προσθέστε τον τύπο με μη αυτόματο τρόπο στο φύλλο εργασίας του Excel, μετά την ολοκλήρωση της λειτουργίας εξαγωγής.
Δευτερεύουσες φόρμες, δευτερεύουσες εκθέσεις και δευτερεύοντα φύλλα δεδομένων που λείπουν	Όταν εξάγετε μια φόρμα, μια έκθεση ή ένα φύλλο δεδομένων, εξάγεται μόνο η κύρια φόρμα, η κύρια έκθεση ή το κύριο φύλλο δεδομένων. Πρέπει να επαναλάβετε τη λειτουργία εξαγωγής για κάθε δευτερεύουσα φόρμα, δευτερεύουσα έκθεση και δευτερεύον φύλλο δεδομένων που θέλετε να εξαγάγετε.
Στήλες που λείπουν ή έχουν λανθασμένη μορφοποίηση	Εάν καμία από τις στήλες δεν φαίνεται να είναι μορφοποιημένη στο φύλλο εργασίας που προκύπτει, επαναλάβετε τη λειτουργία εξαγωγής, αφού βεβαιωθείτε ότι επιλέγετε το πλαίσιο ελέγχου Εξαγωγή των δεδομένων με μορφοποίηση και διάταξη του οδηγού. Αντίθετα, εάν μόνο μερικές στήλες εμφανίζονται με διαφορετική μορφοποίηση από τις εκδόσεις στο αντικείμενο προέλευσης, εφαρμόστε τη μορφοποίηση που θέλετε με μη αυτόματο τρόπο στο Excel. Μορφοποίηση στήλης στο Excel Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας προορισμού στο Excel και, στη συνέχεια, εμφανίστε το φύλλο εργασίας που περιέχει τα εξαγόμενα δεδομένα. Κάντε δεξί κλικ σε μια στήλη ή σε μια επιλεγμένη περιοχή κελιών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μορφοποίηση κελιών. Στην καρτέλα Αριθμός, στην περιοχή Κατηγορίες, επιλέξτε μια μορφή, όπως Κείμενο, Αριθμός, Ημερομηνία ή Ώρα. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Τιμή "#" σε στήλη	Ενδέχεται να δείτε την τιμή # σε μια στήλη που αντιστοιχεί σε ένα πεδίο "Ναι/Όχι" σε μια φόρμα. Αυτό μπορεί να είναι το αποτέλεσμα της εκκίνησης της λειτουργίας εξαγωγής από το παράθυρο περιήγησης ή σε προβολή φόρμας. Για να επιλύσετε αυτό το θέμα, ανοίξτε τη φόρμα σε προβολή φύλλου δεδομένων, πριν να εξαγάγετε τα δεδομένα.
Ενδείξεις σφάλματος ή τιμές σφάλματος	Ελέγξτε τα κελιά για ενδείξεις σφάλματος (πράσινα τρίγωνα στις γωνίες) ή τιμές σφάλματος (συμβολοσειρές που αρχίζουν με το χαρακτήρα # αντί για τα κατάλληλα δεδομένα).

Αρχή της σελίδας

Σε αυτό το άρθρο