Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα σε αρχείο κειμένου

Σε αυτό το άρθρο

• Πληροφορίες για τα αρχεία κειμένου και τις υποστηριζόμενες μορφές

• Εισαγωγή δεδομένων από αρχείο κειμένου

• Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω σχετικά με την εισαγωγή;

• Αντιμετώπιση προβλημάτων για τιμές που λείπουν ή είναι λανθασμένες σε έναν πίνακα εισαγωγής

• Σύνδεση σε ένα αρχείο κειμένου

• Αντιμετώπιση προβλημάτων #ΑΡΙΘ! και εσφαλμένων τιμών σε έναν συνδεδεμένο πίνακα

Πληροφορίες για τα αρχεία κειμένου και τις υποστηριζόμενες μορφές

Ένα αρχείο κειμένου περιλαμβάνει μη μορφοποιημένους αναγνώσιμους χαρακτήρες, όπως γράμματα και αριθμούς, και ειδικούς χαρακτήρες, όπως στηλοθέτες, αλλαγές γραμμής και χαρακτήρες επαναφοράς. Η Access υποστηρίζει τις ακόλουθες επεκτάσεις ονόματος αρχείου: .txt, .csv, .asc και .tab.

Για να χρησιμοποιήσετε ένα αρχείο κειμένου ως αρχείο προέλευσης για εισαγωγή ή σύνδεση, τα περιεχόμενα του αρχείου πρέπει να είναι οργανωμένα με τρόπο που να επιτρέπει στους οδηγούς εισαγωγής και σύνδεσης να χωρίσουν τα περιεχόμενα σε ένα σύνολο εγγραφών (γραμμές) και κάθε εγγραφή σε ένα σύνολο πεδίων (στήλες). Τα αρχεία κειμένου που είναι σωστά οργανωμένα εμπίπτουν σε έναν από τους δύο παρακάτω τύπους:

• Οριοθετημένα αρχεία    Σε ένα οριοθετημένο αρχείο, κάθε εγγραφή εμφανίζεται σε ξεχωριστή γραμμή και τα πεδία διαχωρίζονται με έναν χαρακτήρα, ο οποίος ονομάζεται χαρακτήρας οριοθέτησης. Ο χαρακτήρας οριοθέτησης μπορεί να είναι οποιοσδήποτε χαρακτήρας δεν εμφανίζεται στις τιμές πεδίων, όπως στηλοθέτης, ελληνικό ερωτηματικό, κόμμα, διάστημα και ούτω καθεξής. Ακολουθεί ένα παράδειγμα κειμένου οριοθετημένου με κόμματα.

  1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
  2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
  3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
  4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
  5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
  6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
  7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
  8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
  9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
  10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
  11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
  12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
  13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  

• Αρχεία σταθερού πλάτους     Σε ένα αρχείο σταθερού πλάτους, κάθε εγγραφή εμφανίζεται σε ξεχωριστή γραμμή και το πλάτος κάθε πεδίου παραμένει σταθερό για όλες τις εγγραφές. Για παράδειγμα, το πρώτο πεδίο κάθε εγγραφής έχει πάντα μήκος επτά χαρακτήρες, το δεύτερο πεδίο κάθε εγγραφής έχει πάντα μήκος 12 χαρακτήρες και ούτω καθεξής. Εάν το πραγματικό μήκος της τιμής ενός πεδίου διαφέρει από εγγραφή σε εγγραφή, οι τιμές που είναι μικρότερες του απαιτούμενου πλάτους θα πρέπει να συμπληρωθούν με τελικούς χαρακτήρες διαστήματος. Ακολουθεί ένα παράδειγμα κειμένου σταθερού πλάτους.

  1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
  2   Company C   Thomas     Axen           Purchasing Rep   
  3   Company D   Christina  Lee            Purchasing Mgr.  
  4   Company E   Martin     O’Donnell      Owner            
  5   Company F   Francisco  Pérez-Olaeta   Purchasing Mgr.  
  6   Company G   Ming-Yang  Xie            Owner            
  7   Company H   Elizabeth  Andersen       Purchasing Rep   
  8   Company I   Sven       Mortensen      Purchasing Mgr.  
  9   Company J   Roland     Wacker         Purchasing Mgr.  
  10  Company K   Peter      Krschne        Purchasing Mgr.  
  11  Company L   John       Edwards        Purchasing Mgr.  
  12  Company M   Andre      Ludo         Purchasing Rep   
  13  Company N   Carlos     Grilo          Purchasing Rep   
  

Αρχή της σελίδας

Εισαγωγή δεδομένων από αρχείο κειμένου

Εάν ο στόχος σας είναι να αποθηκεύσετε ορισμένα ή όλα τα δεδομένα που βρίσκονται σε ένα αρχείο κειμένου σε μια βάση δεδομένων της Access, θα πρέπει να εισαγάγετε τα περιεχόμενα του αρχείου σε ένα νέο πίνακα ή να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα. Μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε τα δεδομένα εισαγωγής και οι αλλαγές που κάνετε στα δεδομένα δεν επηρεάζουν το αρχείο κειμένου προέλευσης.

Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής, μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο οργάνωσης του αρχείου προέλευσης και, εάν θέλετε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα ή να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

Στο τέλος της διαδικασίας εισαγωγής, μπορείτε να επιλέξετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής ως προδιαγραφή. Μια προδιαγραφή εισαγωγής σάς βοηθά να επαναλάβετε τη λειτουργία αργότερα, χωρίς να χρειάζεται να ακολουθείτε τον "Οδηγό εισαγωγής κειμένου" κάθε φορά.

Προετοιμασία του αρχείου προέλευσης

1. Ανοίξτε το αρχείο κειμένου προέλευσης με ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Σημειωματάριο.

   Σημείωση: Μπορείτε να εισαγάγετε μόνο ένα αρχείο κειμένου κατά τη διάρκεια μιας λειτουργίας εισαγωγής. Για την εισαγωγή πολλών αρχείων, επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής για κάθε αρχείο.

2. Εξετάστε τα περιεχόμενα του αρχείου κειμένου προέλευσης και ενεργήστε όπως περιγράφεται σε αυτόν τον πίνακα.

   Στοιχείο	Περιγραφή
   Οριοθετημένο ή σταθερού πλάτους	Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο ακολουθεί με συνέπεια μία από τις μορφές. Εάν το αρχείο είναι οριοθετημένο, προσδιορίστε τον οριοθέτη. Εάν το αρχείο έχει πεδία σταθερού πλάτους, βεβαιωθείτε ότι κάθε πεδίο έχει το ίδιο πλάτος σε κάθε εγγραφή.
   Προσδιοριστικά κειμένου	Ορισμένα οριοθετημένα αρχεία μπορεί να περιέχουν τιμές πεδίων που περικλείονται σε μονά ή διπλά εισαγωγικά, όπως φαίνεται εδώ: "Κωστίδου Στέλλα";25;5/4/2017;"Νέα Υόρκη" "Γιακουμάκης Λεωνίδας";27;2018;"Σικάγο" Ο χαρακτήρας που περικλείει μια τιμή πεδίου ονομάζεται προσδιοριστικό κειμένου. Τα προσδιοριστικά κειμένου δεν είναι προαπαιτούμενα, αλλά είναι απαραίτητα εάν ισχύει ένα από τα εξής: Ο χαρακτήρας οριοθέτησης πεδίων περιέχεται στις τιμές πεδίων. Παραδείγματος χάρη, εάν το κόμμα χρησιμοποιείται ως χαρακτήρας οριοθέτησης πεδίων και η τιμή Νέα Υόρκη, Σικάγο είναι έγκυρη τιμή πεδίου, θα πρέπει να περικλείσετε την τιμή εντός ενός ζεύγους προσδιοριστικών, όπως: "Νέα Υόρκη, Σικάγο" Θέλετε η Access να αντιμετωπίζει τις τιμές που δεν περιέχουν κείμενο, όπως τις τιμές 0452934 και 0034539 ως τιμές κειμένου και να τις αποθηκεύει σε πεδίο κειμένου. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής, μπορείτε να καθορίσετε εάν το αρχείο χρησιμοποιεί προσδιοριστικό και, εάν ισχύει αυτό, να καθορίσετε το χαρακτήρα που λειτουργεί ως προσδιοριστικό. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείται το ίδιο προσδιοριστικό κειμένου σε όλο το αρχείο και ότι μόνο οι τιμές κειμένου περικλείονται σε ένα ζεύγος προσδιοριστικών.
   Αριθμός πεδίων	Ο αριθμός των πεδίων προέλευσης δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 255, επειδή η Access δεν υποστηρίζει περισσότερα από 255 πεδία σε έναν πίνακα.
   Παράλειψη εγγραφών και τιμών	Εάν σας ενδιαφέρει μόνο ένα τμήμα του αρχείου κειμένου, επεξεργαστείτε το αρχείο προέλευσης προτού ξεκινήσετε τη διαδικασία εισαγωγής. Δεν μπορείτε να παραλείψετε εγγραφές κατά τη διαδικασία εισαγωγής. Εάν θέλετε να προσθέσετε τα δεδομένα σε ένα νέο πίνακα, μπορείτε να παραλείψετε ορισμένα πεδία, αλλά αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη εάν προσαρτάτε τα περιεχόμενα σε έναν υπάρχοντα πίνακα. Κατά την προσάρτηση δεδομένων σε έναν υπάρχοντα πίνακα, η δομή των δεδομένων προέλευσης πρέπει να συμφωνεί με τη δομή του πίνακα προορισμού. Με άλλα λόγια, τα δεδομένα προέλευσης πρέπει να έχουν τον ίδιο αριθμό στηλών με τον πίνακα προορισμού και οι τύποι δεδομένων των δεδομένων προέλευσης πρέπει να ταιριάζουν με τους τύπους δεδομένων του πίνακα προορισμού.
   Κενές γραμμές και πεδία	Διαγράψτε όλες τις περιττές κενές γραμμές από το αρχείο. Εάν υπάρχουν κενά πεδία, δοκιμάστε να προσθέσετε τα δεδομένα που λείπουν. Εάν σχεδιάζετε να προσαρτήσετε τις εγγραφές σε έναν υπάρχοντα πίνακα, βεβαιωθείτε ότι το αντίστοιχο πεδίο στον πίνακα αποδέχεται τιμές null. Ένα πεδίο αποδέχεται τιμές null, εάν η ιδιότητα Απαιτείται του πεδίου έχει οριστεί στην τιμή Όχι και η ρύθμιση της ιδιότητας ValidationRule δεν αποτρέπει τις τιμές null.
   Άσχετοι χαρακτήρες	Ελέγξτε και καταργήστε περιττούς χαρακτήρες, όπως στηλοθέτες, σύμβολα αλλαγής γραμμής και σύμβολα αλλαγής παραγράφων.
   Τύποι δεδομένων	Για να αποφύγετε σφάλματα κατά την εισαγωγή, βεβαιωθείτε ότι κάθε πεδίο προέλευσης περιέχει τον ίδιο τύπο δεδομένων σε κάθε γραμμή. Η Access σαρώνει τις πρώτες 25 γραμμές ενός αρχείου για να προσδιορίσει τον τύπο δεδομένων από τα πεδία του πίνακα. Συνιστάται ιδιαίτερα να επιβεβαιώνετε ότι οι πρώτες 25 γραμμές προέλευσης δεν περιέχουν τιμές από διαφορετικούς τύπους δεδομένων σε οποιοδήποτε από τα πεδία. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι τιμές που δεν είναι κείμενο και πρέπει να αντιμετωπιστούν ως τιμές κειμένου περικλείονται σε μονά ή διπλά εισαγωγικά. Εάν το αρχείο προέλευσης περιέχει ανάμικτες τιμές στις γραμμές μετά την 25η γραμμή, η λειτουργία εισαγωγής ενδέχεται να τις παραλείψει ή να μην τις μετατρέψει σωστά. Για πληροφορίες αντιμετώπισης προβλημάτων, ανατρέξτε στην ενότητα Αντιμετώπιση προβλημάτων για τιμές που λείπουν ή είναι λανθασμένες σε έναν πίνακα εισαγωγής, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.
   Ονόματα πεδίων	Στα οριοθετημένα αρχεία κειμένου, εάν το αρχείο δεν περιλαμβάνει τα ονόματα των πεδίων, είναι καλή πρακτική να τα τοποθετήσετε στην πρώτη γραμμή. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής, μπορείτε να καθορίσετε ότι η Access χειρίζεται τις τιμές στην πρώτη γραμμή ως ονόματα πεδίων. Όταν εισάγετε αρχεία κειμένου με πεδία σταθερού πλάτους, η Access δεν παρέχει την επιλογή να χρησιμοποιήσετε τις τιμές στην πρώτη γραμμή ως όνομα πεδίου. Σημείωση: Όταν προσαρτάτε ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου σε έναν υπάρχοντα πίνακα, βεβαιωθείτε ότι το όνομα κάθε στήλης αντιστοιχεί ακριβώς στο όνομα του αντίστοιχου πεδίου. Εάν το όνομα μιας στήλης είναι διαφορετικό από το όνομα του αντίστοιχου πεδίου στον πίνακα, η λειτουργία εισαγωγής θα αποτύχει. Για να βρείτε τα ονόματα των πεδίων, ανοίξτε τον πίνακα προορισμού σε προβολή σχεδίασης.

3. Κλείστε το αρχείο προέλευσης, εάν είναι ανοιχτό. Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων παραμείνει ανοιχτό, ενδέχεται να υπάρξουν σφάλματα μετατροπής κατά τη λειτουργία εισαγωγής.

Έναρξη της διαδικασίας εισαγωγής στην Access

1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access στην οποία θα αποθηκευτούν τα δεδομένα εισαγωγής. Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε κάποια από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων σας, δημιουργήστε μια κενή βάση δεδομένων.

2. Πριν να ξεκινήσετε τη λειτουργία εισαγωγής, αποφασίστε εάν θέλετε να αποθηκευτούν τα δεδομένα σε έναν νέο ή σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

   • Δημιουργία νέου πίνακα    Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, η Access δημιουργεί έναν πίνακα και προσθέτει τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί σε αυτόν. Εάν ένας πίνακας με το καθορισμένο όνομα υπάρχει ήδη, η Access αντικαθιστά τα περιεχόμενα του πίνακα με τα δεδομένα που εισάγονται.

   • Προσάρτηση σε υπάρχοντα πίνακα    Εάν πρόκειται να προσθέσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, η διαδικασία εισαγωγής προσαρτά τα δεδομένα στον καθορισμένο πίνακα.

     Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, να θυμάστε ότι οι περισσότερες λειτουργίες προσάρτησης αποτυγχάνουν λόγω του ότι τα δεδομένα προέλευσης δεν ταιριάζουν με τη δομή και τις ρυθμίσεις πεδίου του πίνακα προορισμού. Για να το αποφύγετε αυτό, ανοίξτε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης και ελέγξτε τα εξής:

     • Πρώτη γραμμή    Εάν η πρώτη γραμμή του αρχείου κειμένου προέλευσης δεν περιέχει ονόματα πεδίων, βεβαιωθείτε ότι η θέση και ο τύπος δεδομένων κάθε στήλης ταιριάζει με εκείνα από το αντίστοιχο πεδίο στον πίνακα. Στα οριοθετημένα αρχεία κειμένου, εάν η πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες στηλών, η σειρά των στηλών και των πεδίων δεν χρειάζεται να ταιριάζει, αλλά το όνομα και ο τύπος δεδομένων κάθε στήλης πρέπει να ταιριάζουν ακριβώς με εκείνα του αντίστοιχου πεδίου. Όταν εισάγετε αρχεία κειμένου με πεδία σταθερού πλάτους, η Access δεν παρέχει την επιλογή να χρησιμοποιήσετε τις τιμές στην πρώτη γραμμή ως όνομα πεδίου.

     • Επιπλέον πεδία ή πεδία που λείπουν    Εάν ένα ή περισσότερα πεδία δεν υπάρχουν στον πίνακα προορισμού, προσθέστε τα πριν να ξεκινήσετε τη λειτουργία εισαγωγής. Ωστόσο, εάν ο πίνακας προορισμού περιέχει πεδία που δεν υπάρχουν στο αρχείο προέλευσης, δεν χρειάζεται να τα διαγράψετε από τον πίνακα, εφόσον δέχονται τιμές null.

       Συμβουλή: Ένα πεδίο αποδέχεται τιμές null εάν η ιδιότητα πεδίου Απαιτείται έχει οριστεί σε Όχι και η ρύθμιση της ιδιότητας ValidationRule δεν αποτρέπει τις τιμές null.

     • Πρωτεύον κλειδί    Εάν ο πίνακας περιέχει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, το αρχείο προέλευσης πρέπει να έχει μια στήλη που θα περιέχει τιμές συμβατές με το πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού. Επιπλέον, οι εισαγόμενες τιμές των κλειδιών πρέπει να είναι μοναδικές. Εάν μια εισαχθείσα εγγραφή περιέχει τιμή πρωτεύοντος κλειδιού η οποία υπάρχει ήδη στον πίνακα προορισμού, εμφανίζεται ένα μήνυμα σφάλματος κατά την εισαγωγή. Πρέπει να επεξεργαστείτε τα δεδομένα προέλευσης ώστε να περιέχουν μοναδικές τιμές κλειδιών και, στη συνέχεια, να ξεκινήσετε την εισαγωγή ξανά.

     • Πεδία με ευρετήριο    Εάν η ιδιότητα Με ευρετήριο ενός πεδίου του πίνακα έχει οριστεί σε Ναι (Δεν επιτρέπονται διπλότυπα), η αντίστοιχη στήλη του αρχείου κειμένου προέλευσης θα πρέπει να περιέχει μοναδικές τιμές.

3. Η θέση του οδηγού εισαγωγής/σύνδεσης κειμένου διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση της Access που έχετε. Επιλέξτε τα βήματα που αντιστοιχούν στη δική σας έκδοση της Access:

   • Αν χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση της Access που παρέχεται στο πλαίσιο της συνδρομής στο Microsoft 365 ή την Access 2019, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή και σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση δεδομένων > Από αρχείο > Αρχείο κειμένου.

   • Εάν χρησιμοποιείτε Access 2016, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή σύνδεσης & , κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο κειμένου.

4. Η Access θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων – Αρχείο κειμένου.

   

5. Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Αρχείο κειμένου, στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου προέλευσης.

6. Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί.

   • Για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, επιλέξτε το στοιχείο Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε ένα νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων. Θα σας ζητηθεί να δώσετε ένα όνομα για αυτόν τον πίνακα αργότερα.

   • Για να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, επιλέξτε το στοιχείο Προσάρτηση ενός αντιγράφου των εγγραφών στον πίνακα και στη συνέχεια, επιλέξτε έναν πίνακα από την αναπτυσσόμενη λίστα.

     Σημείωση: Για να δημιουργήσετε σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων μέσω της δημιουργίας ενός συνδεδεμένου πίνακα, ανατρέξτε στην ενότητα Σύνδεση με αρχείο κειμένου, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Η Access σαρώνει τα περιεχόμενα του αρχείου και προτείνει τον τρόπο οργάνωσης του αρχείου. Εάν το αρχείο χρησιμοποιεί οριοθέτη για το διαχωρισμό των πεδίων, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Οριοθετημένα. Εάν το αρχείο έχει πεδία σταθερού πλάτους, βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Καθορισμένου πλάτους. Εάν δεν είστε βέβαιοι για το αν το αρχείο έχει πεδία σταθερού πλάτους ή οριοθετημένα πεδία, ανατρέξτε στην προηγούμενη ενότητα Προετοιμασία του αρχείου προέλευσης.

   Σημείωση: Εάν το αρχείο κειμένου προέλευσης περιέχει στηλοθέτες ή άλλους ειδικούς χαρακτήρες, αυτοί εμφανίζονται στον "Οδηγό εισαγωγής κειμένου" ως μικρά πλαίσια ανάμεσα στις στήλες των δεδομένων.

8. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Τις πληροφορίες που εμφανίζονται στον οδηγό εξαρτώνται από το αν έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή "Οριοθετημένα" ή την επιλογή "Καθορισμένου πλάτους".

   Οριοθετημένα

   Επιλέξτε ή καθορίστε το χαρακτήρα που οριοθετεί τις τιμές πεδίου: Στηλοθέτης, Ερωτηματικό, Κόμμα, Διάστημα ή Άλλο. Εάν το αρχείο χρησιμοποιεί ένα προσδιοριστικό κειμένου, στο πλαίσιο Προσδιοριστικό κειμένου , επιλέξτε είτε τα διπλά εισαγωγικά (") ή το μονό εισαγωγικό ('). Εάν η πρώτη γραμμή του αρχείου προέλευσης περιέχει ονόματα πεδίων, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Η πρώτη γραμμή περιέχει ονόματα πεδίων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

   Καθορισμένου πλάτους

   Ο οδηγός εμφανίζει τα περιεχόμενα του αρχείου. Εάν η Access εντοπίσει μια δομή στηλών στα δεδομένα, τοποθετεί κατακόρυφες γραμμές στα δεδομένα για να διαχωρίσει τα πεδία. Εξετάστε τη δομή που προτείνεται από τον οδηγό και, εάν είναι απαραίτητο, ακολουθήστε τις οδηγίες στη σελίδα του οδηγού για να προσθέσετε, να καταργήσετε ή να προσαρμόσετε τις γραμμές. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

9. Εάν επιλέξατε να προσαρτήσετε τα δεδομένα, προχωρήστε στο βήμα 13. Εάν θα εισαγάγετε τα δεδομένα σε νέο πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να εξετάσετε τις ιδιότητες πεδίου που εμφανίζονται στον οδηγό.

   Σημείωση: Η σελίδα του οδηγού στην οποία μπορείτε να καθορίσετε πληροφορίες σχετικά με τα πεδία που θα εισαγάγετε δεν εμφανίζεται εάν προσαρτάτε εγγραφές σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

10. Κάντε κλικ σε μια στήλη στο κάτω μέρος της σελίδας του οδηγού για να εμφανίσετε τις ιδιότητες του αντίστοιχου πεδίου. Διαβάστε και αλλάξτε, εάν θέλετε, το όνομα και τον τύπο δεδομένων του πεδίου προορισμού.

    Η Access διαβάζει τις πρώτες 25 γραμμές κάθε στήλης, για να προτείνει τον προεπιλεγμένο τύπο δεδομένων για το αντίστοιχο πεδίο. Εάν υπάρχουν διαφορετικοί τύποι τιμών, όπως κείμενο και αριθμητικές τιμές, στις πρώτες 25 γραμμές μιας στήλης, ο οδηγός προτείνει έναν τύπο δεδομένων που είναι συμβατός με όλες ή με τις περισσότερες τιμές στη στήλη - συνήθως, τον τύπο δεδομένων "Κείμενο". Παρόλο που μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικό τύπο δεδομένων, να θυμάστε ότι οι τιμές που δεν είναι συμβατές με τον τύπο δεδομένων που επιλέγετε, είτε θα παραβλέπονται είτε θα μετατρέπονται λανθασμένα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο διόρθωσης τιμών που λείπουν ή εσφαλμένων τιμών, ανατρέξτε στην ενότητα Αντιμετώπιση προβλημάτων με τιμές που λείπουν ή εσφαλμένες τιμές σε έναν πίνακα εισαγωγής, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.

11. Για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στο πεδίο, ορίστε την επιλογή Με ευρετήριο στην τιμή Ναι. Για να παραβλεφθεί εντελώς μια στήλη προέλευσης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να μην εισαχθεί το πεδίο (παράβλεψη). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

12. Εάν οι εγγραφές προστίθενται σε ένα νέο πίνακα, ο οδηγός σάς ζητά να καθορίσετε ένα πρωτεύον κλειδί για τον πίνακα. Εάν επιλέξετε Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού από την Access, η Access προσθέτει ένα πεδίο "Αυτόματη Αρίθμηση" ως το πρώτο πεδίο στον πίνακα προορισμού και το συμπληρώνει αυτόματα με μοναδικά αναγνωριστικά, ξεκινώντας από το 1. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

    Σημείωση: Η σελίδα του οδηγού στην οποία μπορείτε να καθορίσετε πληροφορίες σχετικά με τα πεδία που θα εισαγάγετε δεν εμφανίζεται εάν προσαρτάτε εγγραφές σε έναν υπάρχοντα πίνακα.

13. Η Access εμφανίζει την τελευταία οθόνη του οδηγού. Εάν κάνετε εισαγωγή εγγραφών σε ένα νέο πίνακα, καθορίστε ένα όνομα για τον πίνακα προορισμού. Στο πλαίσιο Εισαγωγή στον πίνακα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα. Εάν ο πίνακας υπάρχει ήδη, ο οδηγός σάς ρωτά εάν θέλετε να αντικαταστήσετε το υπάρχον περιεχόμενο του πίνακα. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να συνεχίσετε ή στο κουμπί Όχι, για να καθορίσετε ένα διαφορετικό όνομα για τον πίνακα προορισμού.

    Ποια είναι η χρήση του κουμπιού Για προχωρημένους;

    Το κουμπί Για προχωρημένους στον "Οδηγό εισαγωγής κειμένου" σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ή να ανοίξετε μια προδιαγραφή εισαγωγής με τη μορφή που χρησιμοποιούσαν οι προηγούμενες εκδόσεις της Access. Εκτός εάν έχετε προδιαγραφές εισαγωγής από προηγούμενες εκδόσεις της Access, συνιστάται να μην χρησιμοποιείτε το κουμπί Για προχωρημένους . Αντί για αυτό, εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες αυτής της λειτουργίας εισαγωγής, μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτή τη διαδικασία στην επόμενη ενότητα.

14. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να εισαγάγετε τα δεδομένα.

    Η Access επιχειρεί να εισαγάγει τα δεδομένα. Εάν εισαχθούν κάποια από τα δεδομένα, ο οδηγός εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας ενημερώνει για την κατάσταση της διαδικασίας εισαγωγής. Αντίθετα, εάν η λειτουργία αποτύχει εντελώς, η Access εμφανίζει το μήνυμα σφάλματος Ανέκυψε σφάλμα κατά την εισαγωγή του αρχείου.

15. Ανοίξτε τον πίνακα προορισμού σε προβολή φύλλου δεδομένων. Συγκρίνετε τα δεδομένα του πίνακα με το αρχείο προέλευσης και βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα είναι σωστά.

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω σχετικά με την εισαγωγή;

• Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της εισαγωγής σε μια προδιαγραφή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά αργότερα, ανατρέξτε στο άρθρο Αποθήκευση των λεπτομερειών μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής ως προδιαγραφής.

• Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης αποθηκευμένων προδιαγραφών εισαγωγής, ανατρέξτε στο άρθρο Εκτέλεση μιας αποθηκευμένης λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής.

• Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να προγραμματίσετε προδιαγραφές για εκτέλεση σε συγκεκριμένο χρόνο, ανατρέξτε στο άρθρο Προγραμματισμός μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής.

• Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο για να αλλάξετε το όνομα μιας προδιαγραφής, να διαγράψετε προδιαγραφές ή να ενημερώσετε τα ονόματα των αρχείων προέλευσης σε προδιαγραφές, ανατρέξτε στο άρθρο Διαχείριση εργασιών με δεδομένα.

Αντιμετώπιση προβλημάτων για τιμές που λείπουν ή είναι λανθασμένες σε έναν πίνακα εισαγωγής

Εάν εμφανιστεί το μήνυμα Ανέκυψε σφάλμα κατά την εισαγωγή του αρχείου, η λειτουργία εισαγωγής απέτυχε εντελώς. Αντίθετα, εάν η λειτουργία εισαγωγής εμφανίσει τη σελίδα που σας ζητά να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας, έγινε εισαγωγή όλων ή μέρους των δεδομένων. Το μήνυμα κατάστασης αναφέρει επίσης το όνομα του αρχείου καταγραφής σφαλμάτων πίνακα που περιέχει την περιγραφή τυχόν σφαλμάτων που παρουσιάστηκαν κατά τη λειτουργία εισαγωγής.

Είναι σημαντικό να έχετε υπόψη ότι ακόμη και εάν το μήνυμα κατάστασης υποδεικνύει μια επιτυχή λειτουργία, θα πρέπει να εξετάσετε το περιεχόμενο και τη δομή του πίνακα, για να βεβαιωθείτε ότι τα πάντα είναι σωστά πριν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τον πίνακα.

Ανοίξτε τον πίνακα προορισμού σε προβολή φύλλου δεδομένων, για να δείτε εάν προστέθηκαν με επιτυχία όλα τα δεδομένα στον πίνακα. Εάν ισχύει αυτό, ανοίξτε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης, για να δείτε τον τύπο δεδομένων και άλλες ρυθμίσεις ιδιοτήτων των πεδίων.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε. για να διορθώσετε τιμές που λείπουν ή εσφαλμένες τιμές.

Επιπλέον, μπορεί να θέλετε να δείτε τον πίνακα καταγραφής σφαλμάτων από την τελευταία σελίδα του οδηγού σε προβολή φύλλου δεδομένων. Ο πίνακας έχει τρία πεδία — Σφάλμα, Πεδίο και Γραμμή. Κάθε γραμμή περιέχει πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο σφάλμα και τα περιεχόμενα του πεδίου "Σφάλμα" θα πρέπει να σας βοηθήσουν στην αντιμετώπιση του προβλήματος.

Πλήρης λίστα συμβολοσειρών σφάλματος και υποδείξεις αντιμετώπισης προβλημάτων

Αρχή της σελίδας

Σύνδεση σε αρχείο κειμένου

Χρησιμοποιήστε τη σύνδεση για να συνδεθείτε με δεδομένα σε ένα άλλο αρχείο, χωρίς να τα εισαγάγετε. Με τον τρόπο αυτό, μπορείτε να προβάλετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα τόσο στο αρχικό πρόγραμμα όσο και στο αρχείο της Access χωρίς να δημιουργήσετε και να διατηρείτε ένα αντίγραφο στην Access. Εάν δεν θέλετε να αντιγράψετε τα περιεχόμενα του αρχείου κειμένου στη βάση δεδομένων της Access, αλλά εξακολουθείτε να θέλετε να εκτελείτε ερωτήματα και να δημιουργείτε αναφορές που βασίζονται σε αυτά τα δεδομένα, θα πρέπει να συνδεθείτε με το αρχείο κειμένου αντί να το εισαγάγετε.

Όταν κάνετε σύνδεση σε ένα αρχείο κειμένου, η Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα που συνδέεται με το αρχείο προέλευσης. Οι αλλαγές που κάνετε στο αρχείο προέλευσης αντικατοπτρίζονται στο συνδεδεμένο πίνακα, ωστόσο, δεν θα έχετε τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του αντίστοιχου πίνακα στην Access. Εάν θέλετε να κάνετε αλλαγές στο περιεχόμενο ή τη δομή των δεδομένων, θα πρέπει να ανοίξετε το αρχείο προέλευσης και να κάνετε τις αλλαγές σε αυτό.

Αντιμετώπιση προβλημάτων #ΑΡΙΘ! και εσφαλμένων τιμών σε έναν συνδεδεμένο πίνακα

Ακόμα και εάν εμφανιστεί το μήνυμα Η σύνδεση του πίνακα ολοκληρώθηκε, θα πρέπει να ανοίξετε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι οι γραμμές και στήλες εμφανίζουν τα σωστά δεδομένα.

Εάν δείτε σφάλματα ή εσφαλμένα δεδομένα σε οποιοδήποτε σημείο του πίνακα, κάντε τις διορθωτικές ενέργειες που περιγράφονται στον παρακάτω πίνακα και, στη συνέχεια, δοκιμάστε να συνδεθείτε ξανά. Να θυμάστε ότι δεν μπορείτε να προσθέσετε τις τιμές απευθείας στον συνδεδεμένο πίνακα, επειδή ο πίνακας είναι μόνο για ανάγνωση.

Αρχή της σελίδας