Αυτό το άρθρο συντάχθηκε από την ομάδα που δημιούργησε το Microsoft Outlook για τον καλύτερο δυνατό λόγο – το ζήτησαν οι πελάτες μας. Το Outlook έχει σχεδιαστεί για να χρησιμοποιείται από ευρύ κοινό με πολλές ανάγκες και στυλ εργασίας. Παρόλο που δεν υπάρχει μόνο ένας "σωστός τρόπος", υπάρχουν μερικοί τρόποι εργασίας με το πρόγραμμα που γνωρίζουμε ότι είναι ευκολότεροι από κάποιους άλλους. Ελπίζουμε ότι, γνωρίζοντας τις βέλτιστες πρακτικές, θα έχετε την καλύτερη δυνατή εμπειρία χρήσης του Outlook.
Αυτός ο οδηγός παραθέτει τις συμβουλές μας σχετικά με το πώς να αξιοποιήσετε το Outlook στο έπακρο. Ωστόσο, δεν είναι ένας ολοκληρωμένος οδηγός. Καλύπτονται ορισμένα βασικά σενάρια τα οποία θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε το Outlook για τις δικές σας ανάγκες διαχείρισης πληροφοριών.
Αυτός ο οδηγός προορίζεται για άτομα τα οποία:
-
Εργάζονται σε μεγάλες εταιρείες που διαθέτουν τμήμα IT.
-
Λαμβάνουν περισσότερα από 30 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθημερινά.
-
Δαπανούν πολύ χρόνο κάθε ημέρα χρησιμοποιώντας το Outlook για την αποστολή και λήψη μηνυμάτων και τη διοργάνωση ή τη συμμετοχή σε συσκέψεις.
-
Χρησιμοποιούν το Outlook με ένα λογαριασμό του Microsoft Exchange Server ή με ένα λογαριασμό Microsoft 365.
Ανεξάρτητα από τις ρυθμίσεις του διακομιστή ή το μέγεθος του οργανισμού σας, αυτό το έγγραφο θα σας φανεί χρήσιμο.
Για διαχειριστές IT
Οι προτάσεις που αρχίζουν με το λογότυπο Microsoft 365 
Σε αυτό το άρθρο
Βασικές αρχές της καλής διαχείρισης χρόνου
Το Outlook είναι ένα εργαλείο που σας βοηθά να διαχειρίζεστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το ημερολόγιο, τις επαφές και τις εργασίες σας. Ως τέτοιο, βρίσκεται στο επίκεντρο όχι μόνο της επικοινωνίας αλλά και της διαχείρισης του χρόνου σας. Για να αξιοποιήσετε το Outlook στο έπακρο, προτείνουμε μερικές βασικές αρχές:
-
Μειώστε τον αριθμό των σημείων όπου διαβάζετε μηνύματα. Εάν χρησιμοποιείτε μια νέα έκδοση του Microsoft 365, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Εστιασμένα εισερχόμενα για το Outlook, για να διαχωρίσετε αυτόματα τους τύπους των μηνυμάτων που είναι πιθανότερο να διαβάσετε αμέσως από άλλα μηνύματα.
-
Παραβλέψτε ορισμένα μηνύματα. Χρησιμοποιήστε τους κανόνες για να στείλετε τα μηνύματα που δεν χρειάζεται να διαβάσετε αμέσως στους δικούς τους φακέλους. Όπως φακέλους για έργα ή φακέλους ομάδας επαφών. Δεν χρειάζεται –και σε περιπτώσεις μεγάλου όγκου, μάλλον δεν είναι δυνατόν– να διαβάζετε κάθε μήνυμα που σας στέλνουν.
-
Μειώστε τον αριθμό των σημείων όπου ταξινομείτε μηνύματα με μη αυτόματο τρόπο. Μειώστε το άγχος που προκαλεί η αρχειοθέτηση με το να βασιστείτε στην αναζήτηση για τον εντοπισμό μηνυμάτων.
-
Επεξεργαστείτε τα μηνύματά σας χρησιμοποιώντας τέσσερα βήματα. Όταν διαβάζετε τα μηνύματα σας, αποφασίστε αν θέλετε να κάνετε:
-
Διαγραφή του μηνύματος.
-
Εκτέλεση ενέργειας σχετικά με το μήνυμα (απάντηση ή αρχειοθέτηση για αναφορά).
-
Ανάθεση του μηνύματος (προώθηση).
-
Αναβολή (χρησιμοποιώντας κατηγορίες και σημαίες) για έναν δεύτερο έλεγχο στη λίστα εργασιών σας.
-
-
Περιορίστε τη λίστα εκκρεμών εργασιών σε μία λίστα. Χρησιμοποιήσετε μία μόνο λίστα εκκρεμών εργασιών και ένα ενιαίο ημερολόγιο για τη διαχείριση των απαιτούμενων εργασιών σας.
-
Εργαστείτε με δέσμες. Χρησιμοποιήστε κατηγορίες για να σας βοηθήσουν να ομαδοποιήσετε παρόμοιες εργασίες.
-
Χρησιμοποιήστε σωστή κρίση κατά την αποστολή μηνυμάτων. Ακολουθήστε τους κανόνες για το τι θεωρείται αποδεκτό και τι όχι κατά τη σύνταξη καταπληκτικών μηνυμάτων.
-
Εξετάζετε τακτικά το ημερολόγιο και τις εργασίες σας.
Ακόμη και αν δεν χρησιμοποιήσετε όλες τις βέλτιστες πρακτικές που περιγράφονται εδώ αλλά μόνο μερικές από αυτές, θα βελτιώσετε την εμπειρία σας με το Outlook.
Ρύθμιση του Outlook: Η διάταξη
Το πρώτο βήμα για να ακολουθήσετε τις βέλτιστες πρακτικές είναι η ρύθμιση του συστήματός σας έτσι ώστε να βελτιστοποιήσετε τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε το Outlook. Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να έχετε:
-
Το παράθυρο περιήγησης ανοιχτό στα αριστερά.
-
Τα μηνύματα στην προβολή "Συνομιλίες", με τα μηνύματα που έχουν σταλεί απευθείας σε εσάς μορφοποιημένα αυτόματα με μπλε χρώμα.
-
Το παράθυρο ανάγνωσης στα δεξιά.
-
Τη γραμμή εκκρεμών εργασιών ανοιχτή στο δεξιό άκρο. Αν η ανάλυση της οθόνης σας είναι μικρότερη από 1024 επί 768 pixel, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τη γραμμή εκκρεμών εργασιών.
-
Ενεργοποιημένη την Κατάσταση λειτουργίας Cached Exchange.
Για λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης της προτεινόμενης διάταξης, ανατρέξτε στην ενότητα Συνήθεις ερωτήσεις.
Φάκελοι
Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να έχετε:
-
Ένα φάκελο "Εισερχόμενα" για τα μηνύματα που χρειάζεται να επεξεργαστείτε (να ασχοληθείτε με αυτά). Τα Εισερχόμενα προορίζονται για τα μηνύματα που στέλνονται απευθείας σε εσάς ή που μπορεί να είναι σημαντικό να διαβάσετε.
Εάν λαμβάνετε πολλά μηνύματα που ανταλλάσσονται από πολλά διαφορετικά άτομα, μεταβείτε στην προβολή "Συνομιλίες". Διαφορετικά, χρησιμοποιήστε την τακτοποίηση κατά ημερομηνία (η προεπιλεγμένη διάταξη). Χρησιμοποιήστε κανόνες αυτόματης μορφοποίησης για να κάνετε όλα τα μηνύματα που στέλνονται μόνο σε εσάς να εμφανίζονται με μπλε χρώμα.
-
Έναν μεμονωμένο φάκελο αναφοράς, κάτω από τα Εισερχόμενα, για όλο το υλικό αναφοράς στο οποίο ενδέχεται να θέλετε να ανατρέξετε αργότερα. Τίποτε δεν αρχειοθετείται αυτόματα (δηλαδή, με έναν κανόνα) σε αυτόν το φάκελο. Ονομάστε αυτόν τον φάκελο 1-Αναφορά. (Η προσθήκη του 1- θα έχει ως αποτέλεσμα να είναι το πρώτο στοιχείο στα Εισερχόμενα.) Αυτός ο φάκελος δημιουργείται κάτω από τα Εισερχόμενα, ώστε να μπορείτε να συμπτύξετε τα Εισερχόμενα και να τον καταργήσετε από την προβολή.
Σημείωση: Αν αυτός ο φάκελος γίνει πολύ μεγάλος (10.000 στοιχεία ή περισσότερα), το Outlook ενδέχεται να καθυστερεί κατά τη μετάβαση σε αυτόν το φάκελο.
-
Έναν φάκελο για μηνύματα που σχετίζονται με την επαγγελματική σας σταδιοδρομία, μηνύματα ιδιωτικού χαρακτήρα και προσωπικά μηνύματα. Η διατήρηση ξεχωριστού φακέλου για δεδομένα προσωπικής και επαγγελματικής φύσης παρέχει την ελευθερία αναζήτησης μηνυμάτων ακόμη και όταν κάποιος στέκεται πίσω σας, χωρίς να ανησυχείτε μήπως εμφανιστεί κάποιο μήνυμα που περιέχει ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα. Ονομάστε αυτόν το φάκελο 2-Προσωπικά. Οι προϊστάμενοι μπορούν να έχουν ένα φάκελο με σχόλια σχετικά με τους υπαλλήλους τους, με το όνομα 3-Διοίκηση.
-
Ένα σύνολο φακέλων για μηνύματα της ομάδας επαφών. Όλα τα μηνύματα που αποστέλλονται σε ομάδες επαφών (γνωστές και ως διακομιστές λίστας ή λίστες αλληλογραφίας ή λίστες διανομής) δεν χρειάζεται απαραίτητα να διαβαστούν. Αυτό το σύνολο των φακέλων είναι το αποθετήριο για όλα τα μηνύματα ομάδας επαφών που δεν παραδίδονται αυτόματα στα Εισερχόμενά σας. Δημιουργήστε έναν μόνο φάκελο ανώτατου επιπέδου στα Εισερχόμενά σας με το όνομα Ομάδες επαφών και, στη συνέχεια, δημιουργήστε έναν υποφάκελο για κάθε θέμα των ομάδων επαφών. Συνήθως, ένας φάκελος ανά ομάδα επαφών είναι αρκετός, αν όμως ανήκετε σε διάφορες σχετικές ομάδες επαφών, εξετάστε το ενδεχόμενο όλα τα μηνύματα να παραδίδονται στον ίδιο φάκελο.
Συμπτύξτε τον φάκελο ανώτατου επιπέδου έτσι ώστε να μην αποσπάται η προσοχή σας από τα μη αναγνωσμένα μηνύματα των φακέλων που βρίσκονται κάτω από αυτόν.
Σημείωση: Αν χρειάζεται να διαβάζετε όλα τα μηνύματα σε μια ομάδα επαφών, μην δημιουργήσετε ένα φάκελο για αυτήν. Αυτά τα μηνύματα θα πρέπει να μεταφέρονται απευθείας στα Εισερχόμενά σας.
-
Ένα σύνολο φακέλων για Τροφοδοσίες RSS. Όπως και το σύνολο φακέλων για τις ομάδες επαφών, η τροφοδοσία RSS αντιπροσωπεύει άλλο ένα σύνολο δεδομένων που μπορεί ορισμένες φορές να περιέχει ενδιαφέρουσες πληροφορίες, οι οποίες όμως δεν χρειάζεται να διαβάζονται με συνέπεια ή με την ίδια αίσθηση του επείγοντος όπως τα μηνύματα που στέλνονται απευθείας σε εσάς. Το Outlook δημιουργεί αυτούς τους φακέλους αυτόματα.
Φάκελοι αναζήτησης
Οι φάκελοι αναζήτησης είναι χρήσιμοι για τη συγκέντρωση πληροφοριών από διαφορετικούς φακέλους αλληλογραφίας και RSS. Οι φάκελοι αναζήτησης μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι όταν απαιτείται η συγκέντρωση πληροφοριών που έχουν αποθηκευτεί σε διαφορετικούς φακέλους, για παράδειγμα, κατά την προετοιμασία για μια τριμηνιαία σύσκεψη.
Αν λαμβάνετε μεγάλο όγκο μηνυμάτων (περισσότερα από 200 μηνύματα την ημέρα), οι φάκελοι αναζήτησης μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για την ανάλυση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από διαφορετικούς αποστολείς.
Αγαπημένα (προαιρετικό)
Τα Αγαπημένα παρέχουν ορατότητα σε φακέλους που αλλιώς θα ήταν θαμμένοι στη λίστα των φακέλων αλληλογραφίας σας.
Τα Αγαπημένα, ένα υποσύνολο των φακέλων αλληλογραφίας σας, εμφανίζονται στο επάνω μέρος του παράθυρο περιήγησης. Δεν είναι απαραίτητη η χρήση των Αγαπημένων για τη λειτουργία αυτού του συστήματος, αλλά, αν έχετε μικρή οθόνη, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε το παράθυρο περιήγησης και να εξακολουθήσετε να αρχειοθετείτε τα μηνύματά σας με επιτυχία σύροντάς τα στην ελαχιστοποιημένη γραμμή, να εκτελείτε κοινές αναζητήσεις και να μεταβαίνετε στους φακέλους Ημερολόγιο, τις Επαφές και τις Εργασίες.
Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να έχετε τους παρακάτω φακέλους στα Αγαπημένα σας: Εισερχόμενα, 1-Αναφορά, Απεσταλμένα και Διαγραμμένα.
Κανόνες
Ο στόχος της οργάνωσης του Outlook είναι η μείωση του περιττού "θορύβου" στα Εισερχόμενα και η ανάδειξη των σημαντικότερων στοιχείων. Οι κανόνες βοηθούν σε αυτήν τη διαδικασία μέσω της μετακίνησης των μηνυμάτων σε φακέλους με βάση κριτήρια που ορίζετε εσείς. Οι κανόνες φιλτράρουν τα μηνύματα που λαμβάνονται στα Εισερχόμενα, ώστε να εμφανίζονται μόνο τα σημαντικά μηνύματα που πρέπει οπωσδήποτε να διαβάσετε.
Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να έχετε τους παρακάτω κανόνες (λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης των κανόνων θα βρείτε στις Συνήθεις ερωτήσεις στο τέλος αυτού του εγγράφου):
-
Αυτόματες απαντήσεις Μετακινήστε όλες τις απαντήσεις σε προσκλήσεις σε σύσκεψη που δεν έχουν περιεχόμενο στα Διαγραμμένα. Μπορείτε να δείτε ποιος έχει αποδεχτεί τη σύσκεψη, ανατρέχοντας στην καρτέλα παρακολούθησης στο παράθυρο σύσκεψης.
-
Προς: Εμένα Κάθε μήνυμα που στέλνεται απευθείας σε εσάς ή με το όνομά σας στη γραμμή "Κοιν." στέλνεται στα Εισερχόμενα και δεν υποβάλλεται σε επεξεργασία από άλλους κανόνες, ακόμη και αν έχει επίσης σταλεί σε μια ομάδα επαφών.
-
Προσκλήσεις σε σύσκεψη που έχουν σταλεί στα Εισερχόμενα Όλες οι προσκλήσεις σε σύσκεψη, ακόμη και αν έχουν σταλεί σε μια ομάδα επαφών, πρέπει να στέλνονται στα Εισερχόμενα.
-
Αναβολή αποστολής στοιχείων Αυτός ο κανόνας καθυστερεί την αποστολή μηνυμάτων για ένα λεπτό ή περισσότερο. Όταν χρησιμοποιείτε τον συγκεκριμένο κανόνα, βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματά σας έχουν σταλεί πριν τερματίσετε τη λειτουργία του υπολογιστή σας.
Σημείωση:
-
Ομάδες επαφών Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνεται σε μια ομάδα επαφών στέλνεται σε ένα φάκελο "Ομάδα επαφών", εκτός αν οι λέξεις-κλειδιά του υποδεικνύουν ότι είναι σημαντικό για εσάς, οπότε στέλνεται στα Εισερχόμενά σας. Για πολλές παρόμοιες ομάδες επαφών, θα πρέπει να χρησιμοποιείται ο ίδιος κανόνας και η αρχειοθέτηση να γίνεται στον ίδιο φάκελο. Αν είστε μέλος μιας ομάδας επαφών της οποίας θα πρέπει να διαβάζετε κάθε μήνυμα, μην δημιουργήσετε κανόνα για αυτήν. Τα μηνύματα που πρέπει να διαβάζετε θα πρέπει να παραδίδονται απευθείας στα Εισερχόμενά σας.
Γραμμή εκκρεμών εργασιών
Η γραμμή εκκρεμών εργασιών είναι το πλαίσιο στη δεξιά πλευρά του Outlook. Εμφανίζει ένα ημερολόγιο, τις επερχόμενες συναντήσεις και την ενοποιημένη λίστα εργασιών σας, η οποία περιέχει:
-
Μηνύματα που πρέπει να απαντήσετε (μηνύματα με σημαία).
-
Επαφές που πρέπει να καλέσετε (επαφές με σημαία).
-
Εργασίες που προκύπτουν τυχαία.
Η βέλτιστη πρακτική για τη ρύθμιση της γραμμής εκκρεμών εργασιών είναι η εξής:
-
Εμφάνιση της Επισκόπησης ημερομηνιών (ενεργοποιημένη από προεπιλογή).
-
Εμφάνιση των εργασιών (ενεργοποιημένες από προεπιλογή).
-
Η προεπιλεγμένη τακτοποίηση για τις εργασίες είναι κατά Ημερομηνία παράδοσης, αλλά μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αλλάξετε τη τακτοποίηση σε κατά Ημερομηνία έναρξης, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε τις σημαίες. Αν θέλετε να δείτε τις εργασίες που έχετε μεταθέσει για τη Δευτέρα της επόμενης εβδομάδας, επιλέξτε τακτοποίηση κατά Ημερομηνία έναρξης. Αν θέλετε να βλέπετε τις εργασίες την ημέρα κατά την οποία πρέπει να παραδοθούν, επιλέξτε τακτοποίηση κατά Ημερομηνία παράδοσης.
Προεπιλεγμένη σημαία
Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να ορίσετε τη σημαία γρήγορης επιλογής σε Σήμερα (που είναι και η προεπιλογή).
Ειδοποιήσεις
Αν λαμβάνετε πολλά μηνύματα ή αποσπάται εύκολα η προσοχή σας από το ηχητικό σήμα ειδοποίησης που αναπαράγεται για τα εισερχόμενα μηνύματα, συνιστάται να απενεργοποιήσετε τις ακόλουθες επιλογές:
-
Οι αναδυόμενες ειδοποιήσεις νέας αλληλογραφίας
-
Το εικονίδιο φακέλου που εμφανίζεται στο εικονίδιο του Outlook στη γραμμή εργασιών των Windows
-
Το δρομέα που μετατρέπεται στιγμιαία σε φάκελο
-
Τον ήχο που συνοδεύει όλες τις παραπάνω ρυθμίσεις
Για να αλλάξετε αυτές τις ρυθμίσεις, επιλέξτε το κουμπί Αρχείο, μετά Επιλογές και έπειτα επιλέξτε Αλληλογραφία.
Στην περιοχή Άφιξη μηνύματος, καταργήστε την επιλογή από όλα τα πλαίσια ελέγχου.
Κατηγορίες
Οι κατηγορίες στο Outlook επιτρέπουν τη διαχείριση στοιχείων με πολλούς διαφορετικούς τρόπους. Υπάρχουν τρεις κύριοι τύποι κατηγοριών που συνιστάται να δημιουργήσετε:
-
Έργο (μπορεί να περιλαμβάνει άτομα)
-
Θέμα
-
Τοποθεσία ή δραστηριότητα
Οι κατηγορίες δεν είναι απαραίτητο στοιχείο του συστήματος, αλλά θα σας διευκολύνουν αν είστε επιμελείς με τη χρήση τους. Για παράδειγμα, μπορούν να σας βοηθήσουν να προσδιορίσετε πιο εύκολα τι μπορείτε να κάνετε τώρα, καθώς και να ομαδοποιήσετε παρόμοιες εργασίες ώστε να μπορείτε να τις κάνετε όλες ταυτόχρονα.
Για να δημιουργήσετε κατηγορίες, κάντε τα εξής:
-
Σε οποιαδήποτε προβολή, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ετικέτες, επιλέξτε Κατηγοριοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες.
Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να έχετε μια κατηγορία για:
-
Καθένα από τους άμεσους υφισταμένους και τον προϊστάμενό σας για τα στοιχεία που θέλετε να εξετάσετε την επόμενη φορά που θα συναντηθείτε (για παράδειγμα, μια κατηγορία με το όνομα 1:1 Διευθυντής).
-
Καθεμία από τις κύριες τοποθεσίες ή τύπους δραστηριοτήτων σας, ώστε να μπορείτε να εκτελείτε μαζικές ενέργειες (χρήσιμο κομμάτι της διαχείρισης των εργασιών σας), όπως για παράδειγμα:
-
@Μετακίνηση, για τις εργασίες που μπορείτε να πραγματοποιήσετε καθ' οδόν από την εργασία προς το σπίτι.
-
@Email, για τις εργασίες που περιλαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συσκέψεις ή οποιαδήποτε άλλη πτυχή του Outlook.
-
@Σπίτι, για τις εργασίες που μπορείτε να κάνετε μόνο στο σπίτι.
-
@Σύσκεψη, για τα στοιχεία που χρειάζεστε ώστε να προετοιμαστείτε για μια σύσκεψη.
-
@Εκτός σύνδεσης, για εργασίες μακριά από τον υπολογιστή, όπως η δημιουργία αντιγράφου ενός εγγράφου.
-
@Σε σύνδεση, για τις εργασίες που μπορείτε να κάνετε μόνο στο Internet ή μέσω ενός προγράμματος περιήγησης Web.
-
@Τηλέφωνο, για κλήσεις που θέλετε να πραγματοποιήσετε ή να λάβετε.
-
@Ανάγνωση, για τις εργασίες που περιλαμβάνουν μόνο ανάγνωση και όχι απάντηση. Αυτή η κατηγορία είναι χρήσιμη για μεγάλα μηνύματα ή συνημμένα που πρέπει να διαβάσετε, αλλά δεν μπορείτε να το κάνετε αμέσως.
-
@Αναμονή, για μηνύματα ή εργασίες για τα οποία αναμένετε απάντηση, αλλά δεν υπάρχουν σαφείς επόμενες ενέργειες για εσάς.
-
Σημείωση: Η χρήση του συμβόλου @ κάνει τις κατηγορίες να ξεχωρίζουν στη λίστα κατηγοριών σας. Η σήμανση ορισμένων κατηγοριών με το σύμβολο @ σάς βοηθά να διατηρείτε αυτές τις κατηγορίες στο επάνω μέρος της λίστας κατηγοριών και σας υπενθυμίζει πού θα πρέπει να βρίσκεστε όταν εκτελείτε αυτήν την εργασία (για παράδειγμα, @Τηλέφωνο σημαίνει "στο τηλέφωνο").
-
Κάθε σημαντικό θέμα ή έργο, ώστε να μπορείτε να βρίσκετε εύκολα μηνύματα που αφορούν ένα συγκεκριμένο θέμα, ιδίως αν δεν υπάρχει κείμενο στο σώμα ή το θέμα του μηνύματος που θα το έκανε να εμφανίζεται σε μια αναζήτηση.
-
Σημαντικά στοιχεία που πρέπει να γίνουν σήμερα και δεν είναι δυνατό να μετατεθούν για μια άλλη ημέρα.
Μπορείτε να εφαρμόσετε πολλές κατηγορίες σε ένα στοιχείο, σε αντίθεση με την αρχειοθέτηση, όπου τα στοιχεία μπορούν να βρίσκονται σε ένα μόνο φάκελο τη φορά. Για παράδειγμα, ένα σημαντικό μήνυμα που θέλετε να συζητήσετε με τον προϊστάμενό σας προτού απαντήσετε, ενδέχεται να είναι κατηγοριοποιημένο τόσο στην κατηγορία @Email όσο και στην κατηγορία 1:1 Διευθυντής.
Η κατηγορία Γρήγορης επιλογής θα πρέπει να είναι η κατηγορία που εφαρμόζετε πιο συχνά.
Για να ορίσετε την κατηγορία Γρήγορης επιλογής, κάντε τα εξής:
-
Σε οποιαδήποτε προβολή, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Ετικέτες, επιλέξτε Κατηγοριοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ορισμός γρήγορης επιλογής.
Όπως θα δείτε, οι κατηγορίες βοηθούν τα μηνύματα και τις εργασίες να ξεχωρίζουν στη γραμμή εκκρεμών εργασιών σας, κάνουν την αναζήτηση πιο αποτελεσματική και σας βοηθούν να προετοιμαστείτε για συσκέψεις.
Σημείωση: Να είστε πολύ προσεκτικοί με την κατηγοριοποίηση των εξερχόμενων μηνυμάτων σας, γιατί οι παραλήπτες ενδέχεται να μπορούν να δουν τις κατηγορίες σας.
Γρήγορα βήματα
Τα Γρήγορα βήματα σας παρέχουν τη δυνατότητα να εκτελείτε πολλές ενέργειες με ένα κλικ. Είναι ένα χρήσιμο εργαλείο που σας βοηθά να διατηρείτε τα Εισερχόμενά σας τακτοποιημένα και, γενικά, να είστε πιο αποτελεσματικοί στη χρήση του Outlook. Αν συνειδητοποιήσετε ότι εκτελείτε επανειλημμένα τα ίδια βήματα στο Outlook, προσπαθήστε να δημιουργήσετε ένα Γρήγορο βήμα.
Σημείωση: Τα Γρήγορα βήματα ισχύουν μόνο για μηνύματα.
Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να έχετε τα ακόλουθα Γρήγορα βήματα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Αυτοματοποίηση κοινών ή επαναλαμβανόμενων εργασιών με τα Γρήγορα βήματα:
|
Γρήγορο βήμα |
Τι κάνει |
Πότε να το χρησιμοποιήσετε |
|---|---|---|
|
Αναφορά |
Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο. Μετακινεί το μήνυμα στο φάκελο "1-Αναφορά". |
Αυτό είναι το κουμπί για αρχειοθέτηση με ένα κλικ. |
|
Προσωπικά στοιχεία |
Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο. Μετακινεί το μήνυμα στο φάκελο "2-Προσωπικά". |
Για αρχειοθέτηση προσωπικών μηνυμάτων. |
|
Ολοκληρώθηκε |
Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο. Επισημαίνει το μήνυμα ως ολοκληρωμένο. Μετακινεί το μήνυμα στο φάκελο "1-Αναφορά". |
Για μηνύματα αναφοράς στα οποία έχετε απαντήσει ή έχετε χειριστεί με κάποιον άλλον τρόπο. |
|
Αναβολή* |
Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο. Επισημαίνει το μήνυμα ως εργασία για Σήμερα Μετακινεί το μήνυμα στο φάκελο "1-Αναφορά". |
Για μηνύματα με τα οποία θέλετε να ασχοληθείτε αργότερα. |
*Τα προσωπικά μηνύματα και η αναβολή Γρήγορων βημάτων δεν είναι προεπιλεγμένα Γρήγορα βήματα.
Προαιρετικά Γρήγορα βήματα
Εκτός από τα Γρήγορα βήματα που προαναφέρθηκαν, ανάλογα με την εργασία και τις γενικές καθημερινές σας δραστηριότητες, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε Γρήγορα βήματα των παρακάτω τύπων:
|
Γρήγορο βήμα |
Τι κάνει |
Πότε να το χρησιμοποιήσετε |
|---|---|---|
|
Κατηγοριοποίηση και μετακίνηση |
Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο. Κατηγοριοποιεί το μήνυμα. Μετακινεί το μήνυμα στο φάκελο "1-Αναφορά". |
Μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε πολλά από τα μηνύματά σας προτού τα αρχειοθετήσετε, ώστε να μπορείτε να τα βρείτε εύκολα αργότερα. Δημιουργήστε ένα ανά κατηγορία που χρησιμοποιείτε συχνά. |
|
Προσθήκη σημαίας και μετακίνηση |
Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο. Προσθέτει σημαία στο μήνυμα. Μετακινεί το μήνυμα στο φάκελο "1-Αναφορά". |
Επισημαίνετε στοιχεία για διαφορετικές ημερομηνίες, όπως "Αύριο", "Αυτήν την εβδομάδα", κ.λπ. Δημιουργήστε ένα ανά σημαία που χρησιμοποιείτε συχνά. |
|
Προσθήκη σημαίας, κατηγοριοποίηση και μετακίνηση |
Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο. Προσθέτει σημαία στο μήνυμα. Κατηγοριοποιεί το μήνυμα. Μετακινεί το μήνυμα στο φάκελο "1-Αναφορά". |
Χρησιμοποιήστε μερικές κατηγορίες, για να σας βοηθήσουν να καταλάβετε το θεματικό πλαίσιο των εργασιών σας. Παράδειγμα: @Ανάγνωση: Σημαίες για αύριο, κατηγοριοποίηση με την κατηγορία @Ανάγνωση. |
|
Πληροφοριακά και μετακίνηση |
Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο. Δημιουργεί ένα μήνυμα για προώθηση ως "Πληροφοριακά" Μετακινεί το μήνυμα στο φάκελο "1-Αναφορά". |
Κάνετε συχνά προώθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άλλα άτομα (άρθρα, κ.λπ.) |
|
Πληρεξούσιος |
Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο. Προωθεί το μήνυμα σε ένα συγκεκριμένο άτομο Μετακινεί το μήνυμα στο φάκελο "1-Αναφορά". |
Τώρα λαμβάνετε μηνύματα που προορίζονταν για άλλους. |
|
Εργασία |
Δημιουργία εργασίας με συνημμένο Διαγραφή μηνύματος |
Χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες για το περιεχόμενο των μηνυμάτων σας με σημαία. |
|
Ομάδα επαφών |
Επισημαίνει το μήνυμα ως αναγνωσμένο. Μετακινεί το μήνυμα στον δικό σας φάκελο "Ομάδα επαφών" (ή σε έναν συγκεκριμένο φάκελο ομάδας επαφών). |
Λαμβάνετε ορισμένα μηνύματα από Ομάδες επαφών στα Εισερχόμενά σας λόγω κανόνων, κατά λάθος. Παράδειγμα: Έχετε έναν κανόνα αρχειοθέτησης όλων των μηνυμάτων από την Ομάδα επαφών "foo" σε ένα φάκελο, εκτός αν περιέχει τη λέξη bar σε οποιοδήποτε σημείο του σώματος. Περιστασιακά, κάποιος θα στείλει ένα μήνυμα στην Ομάδα επαφών "foo" με τη λέξη bar, αλλά αυτό δεν είναι κάτι που σας αφορά. |
|
Απάντηση & διαγραφή |
Ανοίγει ένα παράθυρο απάντησης. Διαγράφει το αρχικό μήνυμα |
Συχνά λαμβάνετε σύντομα μηνύματα στα οποία πρέπει να απαντήσετε, αλλά μετά δεν χρειάζεστε το αρχικό μήνυμα. Για παράδειγμα: "Γεια σου, θέλεις να πάμε για φαγητό;" Η απάντησή σας: "Φυσικά!" |
Αφού αρχίσετε να δημιουργείτε Γρήγορα βήματα, θα ανακαλύψετε ότι μπορεί να υπάρχουν και άλλοι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε τον αριθμό των κλικ που απαιτούνται για να ολοκληρώσετε μια εργασία. Κάθε φορά που διαπιστώνετε ότι κάνετε επανειλημμένα τις ίδιες ενέργειες, δοκιμάστε να δημιουργήσετε ένα Γρήγορο βήμα. Καθώς τα έργα αλλάζουν, ενημερώστε τα Γρήγορα βήματα που χρησιμοποιείτε, ώστε να αφορούν μόνο τις ενέργειες που όντως κάνετε.
Τακτοποιήστε τα Εισερχόμενά σας σε τέσσερα βήματα
Μόλις ρυθμίσετε το σύστημά σας, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε με τη διαχείριση των εισερχόμενων μηνυμάτων. Ρυθμίζοντας τα Εισερχόμενά σας ως κεντρική θέση για τη λήψη σημαντικών μηνυμάτων, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι κάθε στοιχείο σε αυτά είναι κάτι με το οποίο πρέπει όντως να ασχοληθείτε.
Για κάθε μήνυμα στα Εισερχόμενά σας:
-
Αν δεν είναι σημαντικό, διαγράψτε το αμέσως.
-
Αν μπορεί να γίνει μέσα σε δύο λεπτά ή λιγότερο, κάντε το (απάντηση, αρχειοθέτηση, κλήση κ.λπ.).
-
Αν δεν αφορά εσάς ή αν μπορείτε, αναθέστε (προωθήστε) το.
-
Αν είναι κάτι το οποίο πρέπει να κάνετε αλλά θα σας πάρει περισσότερο από δύο λεπτά (συμπεριλαμβανομένης και της ανάγνωσης), αναβάλετέ το (μεταθέστε το).
Σε περίπτωση που το χρειάζεστε ως αναφορά (ακόμη και εάν έχετε αποφασίσει να το αναβάλετε), μετακινήστε το στο φάκελο αναφοράς. Ο στόχος είναι να μειώσετε τη συχνότητα της ενασχόλησής σας με κάθε μήνυμα.
Διαγράψτε το
Διαγράψτε τα μηνύματα που δεν χρειάζεται να διαβάσετε. Αν είναι ανεπιθύμητη αλληλογραφία, διαγράψτε το.
Αν δεν θέλετε να λάβετε ποτέ ξανά ένα άλλο μήνυμα ως τμήμα αυτής της συνομιλίας, παραβλέψτε το.
Κάν' το: Η άσκηση δύο λεπτών
Είναι εκπληκτικό το τι μπορεί να γίνει μέσα σε δύο λεπτά. Για παράδειγμα, πολλά μηνύματα μπορούν να απαντηθούν μέσα σε δύο λεπτά ή και λιγότερο. Ωστόσο, αν χρειάζεστε πάνω από δύο λεπτά για να ασχοληθείτε με ένα μήνυμα, αναβάλετέ το. Για να έχετε μια αίσθηση του πόσο είναι δύο λεπτά, δοκιμάστε να χρονομετρήσετε τον εαυτό σας.
Αφού ασχοληθείτε με το μήνυμα, κάντε ένα από τα εξής:
-
Διαγράψτε το εάν είναι μικρής σημασίας.
-
Αρχειοθετήστε το σε έναν από τους φακέλους αναφοράς (για παράδειγμα, 1-Αναφορά) χρησιμοποιώντας ένα Γρήγορο βήμα.
Για να διατηρήσετε αρχείο των ενεργειών σας, ιδιαίτερα για σκοπούς ανασκόπησης κατά την περίοδο των ετήσιων εκθέσεων ή για την ετοιμασία αναφορών, χρησιμοποιήστε το Γρήγορο βήμα Ολοκληρώθηκε, το οποίο επισημαίνει επίσης μηνύματα ως ολοκληρωμένα.
Αναθέστε το
Μερικές φορές λαμβάνετε ένα μήνυμα με το οποίο στην πραγματικότητα πρέπει να ασχοληθεί κάποιος άλλος. Σε αυτές τις περιπτώσεις, απαντήστε και συμπεριλάβετε το χρήστη στον οποίο αναθέτετε το μήνυμα στη γραμμή Προς. Αν διαπιστώσετε ότι το κάνετε αυτό συχνά, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα Γρήγορο βήμα που απαντά και προσθέτει το άτομο στο οποίο ανατίθεται στη γραμμή Προς.
Αν θέλετε να το παρακολουθήσετε αργότερα, επισημάνετέ το με σημαία για τον εαυτό σας πριν από την αποστολή. Στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών, επισημάνετε την εργασία με την κατηγορία @Αναμονή.
Αναβάλετέ το προσωρινά
Πότε να αναβάλετε ένα μήνυμα
Η αναβολή ενός μηνύματος έχει την έννοια εδώ ότι θα το εξετάσετε αργότερα, όταν έχετε χρόνο.
Λόγοι για να αναβάλετε ένα μήνυμα:
-
Δεν είναι δυνατό να ασχοληθείτε με αυτό για λιγότερο από δύο λεπτά.
-
Θα χρειαστεί κάποιος χρόνος για να το διαβάσετε.
-
Απαιτείται μια προσεκτικά γραμμένη απάντηση.
-
Απαιτεί πρόσθετη ενέργεια σε ένα άλλο πρόγραμμα (για παράδειγμα, "Πρέπει να προστεθεί στο έγγραφο <όνομα>").
Πώς να αναβάλετε ένα μήνυμα: Προσθέστε σημαία σε αυτό
Αν αποφασίσετε ότι δεν έχετε το χρόνο να ασχοληθείτε με ένα μήνυμα αμέσως, μπορείτε να του προσθέσετε σημαία:
-
Αν πρέπει να ασχοληθείτε με αυτό σήμερα, επισημάνετέ το για Σήμερα (απλώς κάντε αριστερό κλικ στη σημαία).
-
Αν μπορείτε να το αναβάλετε για περισσότερο χρόνο, κάντε δεξί κλικ και προσθέστε σημαία για αργότερα.
-
Αν χρειαστεί να ανατρέξετε στο μήνυμα περισσότερες από μία φορές και θέλετε εύκολη πρόσβαση σε αυτό, σύρετέ το στην ομάδα Αργότερα στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών. Αν δεν διαθέτετε ομάδα Αργότερα, ορίστε τη σημαία Ημερομηνία έναρξης της εργασίας σε 100 χρόνια στο μέλλον. (Αυτή η σημαία πρέπει να χρησιμοποιείται σπάνια, έτσι ώστε να μην τοποθετούνται υπερβολικά πολλά μηνύματα σε αυτήν την ομάδα.)
-
Αν είναι κάτι που θα χρειαστείτε βραχυπρόθεσμα, χρησιμοποιήστε τη σημαία Χωρίς ημερομηνία έτσι ώστε να εμφανίζεται στο επάνω μέρος της Γραμμής εκκρεμών εργασιών. Αυτή η ομάδα πρέπει να χρησιμοποιείται με φειδώ και να γίνεται τακτική εκκαθάρισή της, επειδή βρίσκεται στην αρχή της λίστας εργασιών σας.
Εκτός από την προσθήκη σημαίας σε ένα μήνυμα, μπορείτε να κάνετε τα εξής:
-
Προσθέστε κατάλληλες κατηγορίες.
-
Επιλέξτε το Γρήγορο βήμα Αναφορά για να επισημάνετε το μήνυμα ως αναγνωσμένο, αν δεν έχει ήδη επισημανθεί ως αναγνωσμένο και αρχειοθετήστε το στο φάκελο αναφοράς (1-Αναφορά).
Αν διαπιστώσετε ότι εφαρμόζετε επανειλημμένα τις ίδιες κατηγορίες και σημαίες, δημιουργήστε ένα νέο Γρήγορο βήμα που προσθέτει σημαίες, κατηγοριοποιεί και αρχειοθετεί.
Όταν ένα στοιχείο έχει επισημανθεί με σημαία, θα εμφανίζεται στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών. Η προσθήκη σημαίας και η αρχειοθέτησή του στο φάκελο αναφοράς σημαίνει ότι το έχετε επεξεργαστεί και μπορείτε πλέον να το μετακινήσετε εκτός προβολής. Ωστόσο, επειδή βρίσκεται στη λίστα εργασιών σας, μπορείτε να μετακινηθείτε στο επόμενο μήνυμα, γνωρίζοντας ότι θα επιστρέψετε στα στοιχεία με σημαία αργότερα.
Αν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες πληροφορίες στα στοιχεία με σημαία
Αν η γραμμή θέματος ενός μηνύματος δεν παρέχει επαρκείς πληροφορίες, μπορείτε να κάνετε μία από δύο ενέργειες, ανάλογα με την ποσότητα των πληροφοριών που χρειάζεται να προσθέσετε:
-
Αλλάξτε το όνομα της εργασίας, επιλέγοντάς το στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών ή κάνοντας δεξί κλικ σε αυτή και επιλέγοντας Μετονομασία εργασίας. Η αλλαγή του ονόματος της εργασίας δεν θα αλλάξει το θέμα του μηνύματος, αλλά σας διευκολύνει να κατανοήσετε τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια.
-
Δημιουργήστε μια εργασία με το μήνυμα ως συνημμένο.
Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια κατηγορία που θα σας διευκολύνει να δείτε με μια ματιά ποια θα πρέπει να είναι η επόμενη ενέργειά σας. Μια γρήγορη ματιά στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών με κατηγοριοποιημένες εργασίες σάς επιτρέπει να γνωρίζετε τι πρέπει να χειριστείτε αμέσως (@Γραφείο), ποιες εργασίες αναμένετε από άλλα άτομα (@Αναμονή) και ποιο είναι το αντικείμενο της σύσκεψης (@Σύσκεψη).
Πότε πρέπει να ασχοληθείτε με τις εργασίες που έχετε αναβάλει;
Αφού επεξεργαστείτε τα μηνύματά σας, μπορείτε να ασχοληθείτε με τη λίστα εργασιών σας. Αυτή είναι η στιγμή που απαντάτε στα μηνύματα που έχετε αναβάλει.
Απλώς αρχειοθετήστε το
Μερικές φορές λαμβάνετε κάποιο μήνυμα για το οποίο δεν χρειάζεται να προβείτε σε κάποια ενέργεια, αλλά το οποίο ενδέχεται να χρειαστείτε κάποια στιγμή στο μέλλον. Ένα καλό παράδειγμα είναι ένα μήνυμα με οδηγίες. Αρχειοθετήστε αυτά τα μηνύματα στο φάκελο αναφοράς (1-Αναφορά) επιλέγοντας το Γρήγορο βήμα "Αναφορά". Η προσθήκη μιας κατηγορίας θα κάνει ευκολότερη την εύρεση του μηνύματος αν το χρειαστείτε αργότερα (για παράδειγμα, @Έργο). Κάντε το αυτό πριν το αρχειοθετήσετε με το Γρήγορο βήμα.
Αφού ολοκληρωθεί η επεξεργασία των μηνυμάτων σας, λογικά τα Εισερχόμενά σας θα είναι πλέον τακτοποιημένα και μπορείτε να εστιάσετε την προσοχή σας στο ημερολόγιο και τις εργασίες σας.
Ημερήσιος έλεγχος: Διαχείριση του χρόνου και των εργασιών σας
Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να αφιερώνετε χρόνο κάθε πρωί για τη διαχείριση της λίστας εργασιών και του ημερολογίου σας. Αυτό περιλαμβάνει τα εξής:
-
Ανασκόπηση των συναντήσεων και συσκέψεων της ημέρας και της εβδομάδας που έπονται.
-
Ανασκόπηση των εργασιών σας και προσαρμογές.
-
Προσθήκη συναντήσεων στο ημερολόγιό σας, προκειμένου να βρείτε χρόνο για να εργαστείτε.
Πείτε "όχι"
Καθώς εξετάζετε το ημερολόγιο και τη λίστα εργασιών σας, να είστε ρεαλιστές αναφορικά με το τι μπορείτε όντως να πραγματοποιήσετε. Μερικές φορές αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να πείτε "όχι". Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να κερδίσετε χρόνο λέγοντας "όχι":
-
Απορρίψτε προσκλήσεις σε συσκέψεις που δεν χρειάζεται να συμμετέχετε. Ναι, μπορείτε να το κάνετε αυτό.
-
Διαγράψτε εργασίες που δεν χρειάζεται να κάνετε ή που γνωρίζετε ότι δεν θα κάνετε.
-
Στείλτε μηνύματα για να ενημερώσετε τους άλλους ότι προετοιμάζεστε να απαντήσετε (και βεβαιωθείτε ότι τα έχετε επισημάνει με σημαία για τον εαυτό σας κατά την αποστολή). Είναι καλύτερα να ενημερώσετε κάποιον ότι θα ανταποκριθείτε μέχρι μια ρεαλιστική ημερομηνία από το να ξεχάσετε την αίτηση.
Διαχείριση ημερολογίου
Είναι γεγονός ότι, αν έχετε μια ημέρα γεμάτη συσκέψεις, θα έχετε λιγότερο χρόνο στη διάθεσή σας για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας και να συντάξετε μηνύματα, οπότε μεταθέστε τις εργασίες σας για κάποια άλλη μέρα.
Αν μια εργασία πρόκειται να χρειαστεί πολύ χρόνο ή είναι κάτι που πρέπει να κάνετε οπωσδήποτε (σε αντίθεση με τις εργασίες που αποφασίσατε ότι δεν χρειάζεται να κάνετε), σύρετε την από τη λίστα ημερήσιων εργασιών στο ημερολόγιο για να δεσμεύσετε χρόνο.
Τρόποι για τη δημιουργία εργασιών
Καθώς περιηγείστε στο ημερολόγιο και τις εργασίες σας, αναπόφευκτα θα αρχίσουν να έρχονται στο μυαλό σας περισσότερα πράγματα που πρέπει να κάνετε. Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να δημιουργήσετε εργασίες στο Outlook:
-
Προσθέστε σημαία στο μήνυμα.
-
Πληκτρολογήστε στο πλαίσιο Πληκτρολογήστε μια νέα εργασία στο επάνω μέρος της λίστας εργασιών.
-
Χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+Shift+K για να δημιουργήσετε μια νέα εργασία.
-
Αν οδηγείτε και είναι νόμιμο και ασφαλές να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία φωνητικού υπομνήματος στην κινητή συσκευή ή το κινητό τηλέφωνό σας για να κάνετε εγγραφή των εργασιών σας και να τις μετεγγράψετε αργότερα στη λίστα εκκρεμών εργασιών.
-
Τρόποι διαχείρισης εργασιών
Εδώ θα βρείτε τρόπους που μπορούν να σας διευκολύνουν με τις εργασίες σας:
-
Προσθέστε τις εργασίες καθώς προκύπτουν, πληκτρολογώντας στο πλαίσιο Πληκτρολογήστε μια νέα εργασία στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών ή στο επάνω μέρος της λίστας εργασιών, σε έναν κενό χώρο στη λίστα ημερήσιων εργασιών ή επιλέγοντας Νέα εργασία στην κορδέλα.
-
Εκκαθαρίστε τις εργασίες που δεν χρειάζεται να κάνετε. Η λίστα των εργασιών σας είναι ιερή — μην επιτρέψετε να μολυνθεί, αλλιώς η χρησιμότητά της θα χαθεί. Για μηνύματα με σημαία τα οποία θέλετε να κρατήσετε, επιλέξτε Κατάργηση από τη λίστα, διαφορετικά, απλώς επιλέξτε Διαγραφή.
-
Επισημάνετε τις ολοκληρωμένες εργασίες αναλόγως, ώστε να καταργηθούν από τη Γραμμή εκκρεμών εργασιών.
-
Δώστε στις εργασίες σας έναν πιο επιτακτικό τόνο, αλλάζοντας το θέμα της εργασίας για ένα μήνυμα με σημαία. Για παράδειγμα, ένα μήνυμα με σημαία με γραμμή θέματος Δεν είναι δυνατή η αλλαγή μέλους ομάδας από το πληκτρολόγιο πρέπει να μετονομαστεί σε Απάντηση στον Αλέξανδρο, η οποία είναι η επόμενη ενέργεια για αυτήν την εργασία. Για να αλλάξετε το θέμα της εργασίας, επιλέξτε το στοιχείο στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών και πληκτρολογήστε ένα νέο θέμα ή κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, επιλέξτε την εντολή Μετονομασία εργασίας. Η αλλαγή του θέματος της εργασίας δεν αλλάζει το θέμα του μηνύματος. Αλλάζει μόνο το θέμα που βλέπετε στη λίστα εργασιών.
-
Δημιουργήστε και αναθέστε κατηγορίες χρωμάτων για να αναγνωρίσετε πού θα χρειαστεί να κάνετε το επόμενο βήμα και να κάνετε ορισμένες εργασίες να ξεχωρίζουν.
-
Κάντε αναδιάταξη των εργασιών σας για να ομαδοποιήσετε τις παρόμοιες εργασίες, όπως εργασίες της ίδιας κατηγορίας. Για να μετακινήσετε μια εργασία, επιλέξτε την εργασία στη λίστα εργασιών και μεταφέρετέ την. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εργαστείτε ταυτόχρονα σε παρόμοιες εργασίες.
-
Σύρετε τις εργασίες στη λίστα ημερήσιων εργασιών και στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών, στην ημέρα που σκοπεύετε να κάνετε την εργασία. Για τις εργασίες που θα χρειαστούν κάποιο χρόνο, σύρετε τις εργασίες στο ημερολόγιο για να βρείτε το χρόνο να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες.
Παρόλο που είναι καλό να είστε οργανωμένοι, μην αφιερώνετε πολύ χρόνο για την ιεράρχηση και τη διαχείριση της λίστας εργασιών σας. Η διαδικασία διαχείρισης της λίστας εργασιών δεν θα πρέπει να έχει προτεραιότητα σε σχέση με τη ζωή σας!
Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο: Δημιουργήστε συναντήσεις για τη διαχείριση του χρόνου σας
Να θυμάστε: Υπάρχουν πάντα περισσότερα πράγματα που πρέπει να κάνετε από χρόνο για να τα κάνετε.
Στα πλαίσια μιας καλής διαχείρισης χρόνου, χρειάζεστε χρόνο για να ασχοληθείτε με τα μηνύματά σας, να διαχειριστείτε τις συναντήσεις και τις εργασίες σας, καθώς και να σκεφτείτε όσα πρέπει να κάνετε.
Μπορείτε να προγραμματίσετε αυτόν το χρόνο μόνοι σας με τακτικές συναντήσεις και συσκέψεις στο ημερολόγιό σας. Θα πρέπει να αντιμετωπίζετε το ημερολόγιό σας ως το πραγματικό πρόγραμμά σας — αν έχετε προγραμματίσει κάτι, θα πρέπει να δεσμευτείτε ότι θα το πραγματοποιήσετε τη συγκεκριμένη στιγμή.
Εξοικονομήστε χρόνο για να:
-
Ασχοληθείτε με τα μηνύματά σας. Η εξοικονόμηση χρόνου για να ασχοληθείτε με τα μηνύματά σας είναι ιδιαίτερα σημαντική, αν λαμβάνετε πολλά μηνύματα. Ακόμη και αν έχετε ορίσει κανόνες με τέτοιο τρόπο ώστε μόνο τα σημαντικά μηνύματα να εμφανίζονται στα Εισερχόμενα, εξακολουθείτε να χρειάζεστε χρόνο για να ασχοληθείτε με αυτά τα μηνύματα.
Συμβουλή: Κατά την επεξεργασία και ανάγνωση των μηνυμάτων σας, απομακρύνετε την ακαταστασία ελαχιστοποιώντας το παράθυρο περιήγησης και τη Γραμμή εκκρεμών εργασιών επιλέγοντας το κουμπί Ανάγνωση 
-
Κάντε ημερήσιο και εβδομαδιαίο έλεγχο των εργασιών και των συναντήσεών σας. Δείτε το ημερολόγιο και τις εργασίες σας και αξιολογήστε τις συναντήσεις και τις εργασίες με βάση τις προτεραιότητές σας. Αν το ημερολόγιό σας περιέχει πολλές καταχωρήσεις, αυτή είναι η κατάλληλη ώρα για να:
-
Αποφασίσετε για τις συναντήσεις που συμπίπτουν, επειδή δεν μπορείτε να είστε σε δύο μέρη ταυτόχρονα.
-
Προγραμματίσετε χρόνο για να εργαστείτε.
-
Αναλογιστείτε με τι ασχολείστε τη δεδομένη στιγμή, αν αυτό συνιστά επωφελή χρήση του χρόνου σας και αν θέτετε τις σωστές προτεραιότητες.
-
Κανονίσετε τακτικές συσκέψεις με τον προϊστάμενό σας. Οι τακτικές συσκέψεις με τον προϊστάμενό σας μπορούν να σας βοηθήσουν να εξηγήσετε το τρέχον αντικείμενο της εργασίας σας και να επανακαθορίσετε τις προτεραιότητές σας, όπου αυτό απαιτείται. Για να ορίσετε μια τακτική ή επαναλαμβανόμενη σύσκεψη, επιλέξτε Περιοδικότητα
Εργασίες: Διεκπεραίωση της εργασίας σας
Εβδομαδιαία ανασκόπηση
Μια ολοκληρωμένη εικόνα του χρόνου και των εργασιών σας θα σας βοηθήσει να ορίσετε προτεραιότητες για τις σημαντικές εργασίες σε σχέση με τις λιγότερο επείγουσες. Θα σας βοηθήσει να ξεκαθαρίσετε στους άλλους τι μπορούν και τι δεν μπορούν ρεαλιστικά να περιμένουν ότι θα επιτύχετε. Η ανασκόπηση της περασμένης και της προσεχούς εβδομάδας είναι επίσης ένας χρήσιμος τρόπος για να προετοιμαστείτε για μια εβδομαδιαία σύσκεψη με τον προϊστάμενό σας ή να προετοιμάσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατάστασης.
Πού να διεκπεραιώσετε την εργασία σας
Αφού έχετε επεξεργαστεί τα μηνύματά σας, το καλύτερο σημείο για να εργαστείτε στο Outlook (να απαντήσετε σε μηνύματα και ούτω καθεξής) είναι στο φάκελο "Εργασίες". Μεταβαίνοντας στις Εργασίες, η προσοχή σας δεν θα αποσπάται από μηνύματα που καταφθάνουν στα Εισερχόμενά σας.
Μαζική διεκπεραίωση των εργασιών σας
Καθώς περιηγείστε στη λίστα εργασιών και το ημερολόγιό σας, μπορείτε να διεκπεραιώσετε παρόμοιες εργασίες μαζί. Για παράδειγμα, αν έχετε μόνο λίγα λεπτά στη διάθεσή σας, κάντε όλες τις τηλεφωνικές σας κλήσεις (σε περίπτωση που έχετε λίγες μόνο). Ασχοληθείτε με εργασίες που απαιτούν τη μέγιστη ενεργητικότητά σας (για ορισμένους, αυτό μπορεί να είναι η απάντηση σε μηνύματα) όταν έχετε τα μεγαλύτερα αποθέματα ενέργειας. Ασχοληθείτε με εργασίες που δεν απαιτούν τη μέγιστη ενεργητικότητά σας, όπως η ανάγνωση μηνυμάτων κατάστασης, αργότερα μέσα στην ημέρα ή όταν η ενεργητικότητά σας βρίσκεται σε χαμηλό επίπεδο. Με τη "μαζική διεκπεραίωση" των εργασιών σας, θα σημειώνετε πρόοδο σε όλα τα έργα σας ταυτόχρονα.
Ένας τρόπος για τη μαζική διεκπεραίωση των εργασιών σας είναι να αλλάξετε την τακτοποίηση από Τακτοποίηση κατά: Ημερομηνία έναρξης σε Τακτοποίηση κατά: Κατηγορίες. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε την επικεφαλίδα Τακτοποίηση κατά και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κατηγορίες.
Σημείωση: Αν έχετε εργασίες που εμποδίζουν τη διεκπεραίωση των εργασιών άλλων ατόμων, ολοκληρώστε πρώτα αυτές τις εργασίες.
Ολοκλήρωση των εργασιών σας
Καθώς ολοκληρώνετε τις εργασίες σας, επισημάνετέ τις ως ολοκληρωμένες. Το Outlook διατηρεί τη λίστα με τις ολοκληρωμένες εργασίες σας αυτόματα. Η λίστα αυτή μπορεί να είναι μια χρήσιμη σύνοψη του τι έχετε καταφέρει. Αν δεν χρειάζεται να διατηρήσετε αρχείο της εργασίας ή του μηνύματος, διαγράψτε το ή καταργήστε τη σημαία από το στοιχείο.
Εργασία χωρίς σύνδεση
Αν έχετε πολλή δουλειά, εξετάστε το ενδεχόμενο να εργαστείτε χωρίς σύνδεση για να αποτρέψετε τους περισπασμούς που προκαλεί η ροή των εισερχόμενων μηνυμάτων.
Κατά την εναλλαγή ανάμεσα στην εργασία με σύνδεση και σε αυτή χωρίς σύνδεση, όλοι οι λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο προφίλ του Outlook αλλάζουν.
-
Στην καρτέλα Αποστολή / Παραλαβή, στην ομάδα Προτιμήσεις, επιλέξτε Εργασία χωρίς σύνδεση.
Η εντολή Εργασία χωρίς σύνδεση επισημαίνεται όταν εργάζεστε χωρίς σύνδεση.
Κάντε κλικ στην επισημασμένη επιλογή Εργασία χωρίς σύνδεση για να επιστρέψετε σε λειτουργία με σύνδεση.
Εύρεση συγκεκριμένου μηνύματος: Αποτελεσματική αναζήτηση
Πώς να βρείτε ένα μήνυμα από ένα συγκεκριμένο άτομο
-
Εάν θέλετε να βρείτε ένα μήνυμα από ένα συγκεκριμένο άτομο, επιλέξτε το πλαίσιο Αναζήτηση σε οποιονδήποτε φάκελο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Αναζήτηση επιλέξτε Από.
-
Πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου.
Εναλλακτικά, αρχίστε πληκτρολογώντας το όνομα στο πλαίσιο Αναζήτηση και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο κάτω βέλους για να επιλέξετε Από, ώστε να περιορίσετε τα αποτελέσματα.
Πώς να βρείτε ένα μήνυμα με συνημμένο
Για να βρείτε ένα μήνυμα με συνημμένο, επιλέξτε το πλαίσιο Αναζήτηση και, στην καρτέλα "Αναζήτηση", επιλέξτε Έχει συνημμένα.
Όλοι οι όροι αναζήτησης λειτουργούν προσθετικά, επομένως, αν θέλετε να βρείτε ένα μήνυμα από κάποιον με συνημμένα, επιλέξτε τις εντολές της κορδέλας (Από, Έχει συνημμένα) για να δημιουργήσετε την αναζήτηση.
Για να βρείτε μηνύματα σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιό σας
Μερικές φορές, δεν μπορείτε να βρείτε ένα μήνυμα κάνοντας αναζήτηση για αυτό μόνο στο φάκελο αναφοράς: μπορεί να είναι ένα μήνυμα που στείλατε ή να έχει τοποθετηθεί σε λάθος φάκελο. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ξεκινήστε την αναζήτηση σε οποιονδήποτε φάκελο (Εισερχόμενα, 1-Αναφορά κ.λπ.) και έπειτα επιλέξτε το αναπτυσσόμενο μενού από το πλαίσιο αναζήτησης και μετά επιλέξτε Τρέχον γραμματοκιβώτιο.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε Τρέχον γραμματοκιβώτιο στην καρτέλα Αναζήτηση.
Αν υποψιάζεστε ότι αυτό που αναζητάτε μπορεί να βρίσκεται σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη που έγινε αποδεκτή (και συνεπώς βρίσκεται στο ημερολόγιό σας), προσπαθήστε να επιλέξετε Όλα τα στοιχεία του Outlook.
Αν διαπιστώσετε ότι εκτελείτε συχνά αναζητήσεις σε ολόκληρο το γραμματοκιβώτιό σας, μπορείτε να ορίσετε το προεπιλεγμένο εύρος αναζήτησης έτσι ώστε να γίνεται πάντοτε αναζήτηση σε όλους τους φακέλους, μεταβαίνοντας στην προβολή Backstage.
-
Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο και μετά Επιλογές.
-
Επιλέξτε Αναζήτηση.
-
Στα Αποτελέσματα, επιλέξτε Τρέχον γραμματοκιβώτιο.
Για να διακόψετε την αναζήτηση
Αφού εντοπίσετε το στοιχείο που αναζητάτε και είστε έτοιμοι να προχωρήσετε στην επόμενη εργασία, επιλέξτε το κουμπί κλεισίματος 
Σύνταξη καταπληκτικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Οι παρακάτω κανόνες θα σας βοηθήσουν να δώσετε επαγγελματικό ύφος στο μήνυμά σας και να το κάνετε κατανοητό.
Βασικοί κανόνες για καταπληκτικά μηνύματα: Τι πρέπει να κάνετε
-
Διαβάστε το μήνυμα πριν το στείλετε.
-
Φροντίστε το θέμα σας να είναι περιγραφικό και εστιασμένο. Για παράδειγμα: Ομάδα πωλήσεων: Στείλτε μου τις προτεινόμενες ημερομηνίες συνάντησης του ΔΣ, όπου Ομάδα πωλήσεων είναι το όνομα της ομάδας και Στείλτε είναι η ενέργεια. Άλλα χρήσιμα προθέματα είναι το Πληροφοριακά: και Προς ενέργεια.
-
Αν πρέπει να γίνει κάποια ενέργεια, προσδιορίστε ακριβώς τι θέλετε στο πλαίσιο Θέμα.
-
Αλλάξτε το θέμα του μηνύματος, αν αλλάξει το θέμα της συνομιλίας.
-
Διατηρήστε όλα τα μηνύματα σύντομα και επί της ουσίας.
-
Οργανώστε τα περιεχόμενα του μηνύματος, από τα σημαντικότερα στα λιγότερο σημαντικά.
-
Εξετάστε το ενδεχόμενο να εφαρμόσετε έντονη γραφή στις σημαντικές πληροφορίες.
-
Τοποθετήστε τα στοιχεία που απαιτούν ενέργεια ή τις ερωτήσεις σε ξεχωριστές γραμμές, προκειμένου να ξεχωρίζουν και να μην περνούν απαρατήρητα.
-
Εφαρμόστε έντονη γραφή στα ονόματα των ατόμων όταν κάνετε ερωτήσεις. Για παράδειγμα: "Αλέξανδρε: Ποια είναι η κατάσταση του έργου;".
-
Περιορίστε τον αριθμό των ατόμων στους οποίους στέλνετε ένα μήνυμα σε εκείνους που χρειάζεται να το διαβάσουν.
-
Τοποθετήστε τα ονόματα των ανθρώπων που πρέπει να ενημερωθούν στη γραμμή "Κοιν.".
-
Τοποθετήστε τα ονόματα των ανθρώπων που πρέπει να απαντήσουν ή να ενεργήσουν στη γραμμή "Προς".
-
Όποτε χρειάζεται, χρησιμοποιήστε υπογραφή, αλλά φροντίστε η υπογραφή σας να είναι απλή, σύντομη, επαγγελματική και, αν είναι δυνατό, χωρίς γραφικά.
-
Αν θέλετε άμεση απάντηση, μην στείλετε μήνυμα. Τηλεφωνήστε ή στείλτε ένα άμεσο μήνυμα.
-
Αν είστε σε μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει περισσότερα από δέκα μηνύματα χωρίς να έχετε καταλήξει κάπου, μπορείτε να διοργανώσετε μια σύσκεψη για να συζητήσετε το θέμα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι πάντα αποτελεσματικό μέσο για την επίλυση περίπλοκων προβλημάτων. Με το μήνυμα επιλεγμένο, στην Κεντρική καρτέλα, στην ομάδα Απάντηση, επιλέξτε Σύσκεψη.
-
Επιβεβαιώστε τη λήψη μηνυμάτων που χρειάζονται εκτενέστερη απάντηση. Αν είστε πολύ απασχολημένοι για να δώσετε αμέσως πλήρη απάντηση, ενημερώστε τον αποστολέα ότι ασχολείστε με το θέμα και θα απαντήσετε σε συγκεκριμένη ώρα ή ημερομηνία. Προσθέστε σημαία για τον εαυτό σας να το κάνετε αργότερα.
-
Χρησιμοποιείτε την Υψηλή σπουδαιότητα
-
Αν κάνετε κάποια ερώτηση και υπάρχουν πολλά άτομα που θα μπορούσαν να απαντήσουν, επιλέξτε μόνον ένα άτομο και μην στείλετε την ερώτησή σας σε μια ομάδα.
Παρακολούθηση: Προσθήκη σημαίας κατά την αποστολή
Όταν στέλνετε μήνυμα σε έναν παραλήπτη από τον οποίο θέλετε απάντηση, κάντε τα εξής:
-
Προσθέστε σημαία για τον εαυτό σας κατά την αποστολή.
-
Αλλάξτε το όνομα της εργασίας μηνύματος με σημαία στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών, ώστε να ξεκινά με Παρακολούθηση.
-
Επισημάνετέ το με την κατηγορία @Αναμονή.
-
Όταν κάνετε αυτά τα τρία βήματα, γνωρίζετε ότι η επόμενη ενέργεια είναι να στείλετε άλλο μήνυμα ή να περιμένετε απάντηση.
Συμβουλή: Το να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας να στείλει άλλο μήνυμα συχνά είναι πιο αποτελεσματικό από το να επισημάνετε το μήνυμα για τον παραλήπτη. Παρόμοια, όταν υπόσχεστε να κάνετε κάτι σε ένα μήνυμα, προσθέστε σημαία για τον εαυτό σας, ώστε να έχετε μια εργασία στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών για δική σας υπενθύμιση.
Βασικοί κανόνες για καταπληκτικά μηνύματα: Τι δεν πρέπει να κάνετε
-
Μην χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτα.
-
Μην περιλαμβάνετε τον προϊστάμενό σας σε κάθε μήνυμα που στέλνετε.
-
Μην στέλνετε ένα μήνυμα όταν είστε θυμωμένοι. Είναι καλύτερο να το γράψετε, να το αποθηκεύσετε στο φάκελο "Πρόχειρα" και να επιστρέψετε σε αυτό αργότερα.
-
Μην περιμένετε γρήγορη απάντηση όταν στέλνετε μεγάλα μηνύματα (περισσότερα από δύο παραγράφους).
-
Μην στέλνετε μήνυμα παρακολούθησης λιγότερο από μία ημέρα μετά το πρώτο μήνυμα. Αν δεν λάβετε μια απάντηση έγκαιρα, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο ή μια εφαρμογή ανταλλαγής μηνυμάτων, όπως το Microsoft Teams.
-
Μην χρησιμοποιείτε αποδεικτικά ανάγνωσης ή αποδεικτικά παράδοσης σε κάθε μήνυμα που στέλνετε. Χρησιμοποιήστε τα μόνο αν δεν είστε βέβαιοι ότι οι παραλήπτες θα λάβουν το μήνυμα.
-
Μην επισυνάπτετε σημαίες ή υψηλής σπουδαιότητας
-
Μην χρησιμοποιείτε μορφοποίηση ΟΛΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ.
-
Μην στέλνετε συνημμένα, στείλτε καλύτερα συνδέσεις. Αυτός ο κανόνας ισχύει ιδιαίτερα για τις προσκλήσεις σε σύσκεψη, όπου τα συνημμένα μπορεί να εξαντλήσουν τα όρια του διακομιστή.
-
Μην αναπτύσσετε τις λίστες διανομής. Με την ανάπτυξη των λιστών διανομής, τα μηνύματα γίνονται πιο δυσανάγνωστα και πιθανώς να τοποθετηθούν σε λανθασμένους φακέλους αλληλογραφίας για τα άτομα με τη χρήση κανόνων.
-
Μην γίνεστε σαρκαστικοί. Το χιούμορ ενδέχεται να παρεξηγηθεί.
-
Μην γράψετε κάτι που δεν θα θέλατε να διαβάσουν όλοι στην εταιρεία. Ποτέ δεν ξέρετε πού μπορεί να καταλήξει το μήνυμά σας.
-
Μην χρησιμοποιείτε λοξά γράμματα ή "περίεργες" γραμματοσειρές που είναι δυσανάγνωστες.
-
Μην χρησιμοποιείτε κόκκινες γραμματοσειρές, επειδή είναι δυσανάγνωστες και μπορεί να θεωρηθούν ότι αφορούν κάτι κρίσιμο.
-
Μην χρησιμοποιείτε την επιλογή "Απάντηση σε όλους" σε μια ομάδα επαφών που ζητά κατάργηση. Ποτέ.
Συμβουλές για ομάδες επαφών (προηγουμένως γνωστές ως λίστες διανομής)
Αν απαντάτε σε μια μεγάλη ομάδα επαφών, ακολουθήστε όλες τις οδηγίες για όσα πρέπει να κάνετε και όσα δεν πρέπει να κάνετε όταν γράφετε μηνύματα.
Αν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες ή διερευνάτε το θέμα ξεχωριστά, απαντήστε σε ολόκληρη την ομάδα επαφών για να ενημερώσετε όλους ότι απαντάτε και, στη συνέχεια, απαντήστε στον καθένα ξεχωριστά. Φροντίστε να απαντήσετε στην ομάδα επαφών όταν δοθεί λύση και αναφέρετε τη λύση. Με αυτόν τον τρόπο, τα άλλα άτομα στην ομάδα επαφών μπορούν να ανατρέξουν στη λύση.
Πώς να κάνετε ανακατεύθυνση ατόμων
Αν κάποιος στείλει ένα μήνυμα σε μια ομάδα επαφών της οποίας είστε μέλος και το μήνυμα είναι καλύτερο να απαντηθεί από κάποιον άλλον ή από άλλη ομάδα επαφών, κάντε τα εξής:
-
Απαντήστε με τη σωστή ομάδα επαφών ή το άτομο στη γραμμή Προς.
-
Στείλτε τις απαντήσεις στη σωστή ομάδα επαφών ή το άτομο.
-
Μην τοποθετείτε την αρχική ομάδα επαφών στη γραμμή Ιδιαίτ. κοιν., επειδή το μήνυμά σας δεν θα φιλτραριστεί από τους κανόνες άλλων ατόμων. Αντίθετα, αφήστε την ομάδα επαφών στη γραμμή Προς ή Κοιν..
-
Αν κάνετε μετάβαση σε νέο ρόλο και διαπιστώσετε ότι ανακατευθύνετε άτομα συχνά, ρυθμίστε ένα Γρήγορο βήμα.
Πώς να καταργηθείτε από μια ομάδα επαφών
Αν λαμβάνετε αλληλογραφία από μια ομάδα επαφών στην οποία δεν θέλετε να συμμετέχετε, στείλτε ένα μήνυμα στο διαχειριστή δικτύου σας ή στον κάτοχο της ομάδας επαφών και ζητήστε την κατάργησή σας. Μην απαντάτε σε ολόκληρη την ομάδα επαφών. Για να βρείτε τον κάτοχο της ομάδας επαφών, κάντε διπλό κλικ στο όνομα της ομάδας επαφών στη γραμμή Προς.
Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ενσωματωμένα σχόλια
Η προσθήκη ενσωματωμένων σχολίων σε ένα μήνυμα που λαμβάνετε είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να απαντάτε σε ερωτήσεις και να ανταποκρίνεστε απευθείας σε θέματα. Θεωρείται βέλτιστη πρακτική να κάνετε τα εξής:
-
Στο μήνυμά σας, αναφέρετε ότι συμπεριλαμβάνετε ενσωματωμένα σχόλια. Για παράδειγμα, περιλάβετε τη φράση "Δείτε πρόσθετα σχόλια παρακάτω".
-
Διαφοροποιήστε το κείμενό σας από το αρχικό μήνυμα. Ορισμένες προτάσεις είναι οι εξής:
-
Αλλαγή χρώματος γραμματοσειράς.
-
Τοποθέτηση στην αρχή του ονόματος ή των αρχικών σας σε αγκύλες, για παράδειγμα, [Ιωάννης Ξυλαράς].
-
Αλλαγή της γραμματοσειράς σε πλάγια ή έντονη γραφή ή και τα δύο.
-
-
Μην διαγράφετε τίποτε που δεν έχετε γράψει εσείς.
Αν θέλετε να σχολιάσετε μόνο ένα μικρό τμήμα ενός μεγαλύτερου μηνύματος, αντιγράψτε αυτό το τμήμα του μηνύματος στην απάντηση, χρησιμοποιώντας διαφορετικό χρώμα και αρχίζοντας τη φράση με εισαγωγικά και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την απάντησή σας.
Πότε να χρησιμοποιείτε την "Ιδιαίτ. κοιν."
Όταν προσθέτετε το όνομα ενός παραλήπτη στο πλαίσιο παραληπτών ιδιαίτερης κοινοποίησης Ιδιαίτ. κοιν. σε ένα μήνυμα, ένα αντίγραφο του μηνύματος στέλνεται στον παραλήπτη, αλλά το όνομα του παραλήπτη δεν είναι ορατό στους άλλους παραλήπτες του μηνύματος.
Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα "Ιδιαίτ. κοιν." για να καταργήσετε τους επιπλέον παραλήπτες από μια συνομιλία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν θεωρείτε ότι δεν χρειάζονται πια το επιπλέον ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή αν το θέμα της συνομιλίας έχει αλλάξει.
Για παράδειγμα, αν είστε ένα από τα πέντε άτομα που έλαβαν μια ερώτηση και θέλετε να απαντήσετε, μετακινήστε τα άλλα τέσσερα άτομα στη γραμμή Ιδιαίτ. κοιν. και γράψτε κάτι σαν "Ιδιαίτερη κοινοποίηση στους Γιάννη, Αλέξανδρο, και Στέλλα. Η απάντηση είναι…." Τα μελλοντικά μηνύματα θα είναι ανάμεσα σε εσάς και τον αρχικό αποστολέα.
Μην χρησιμοποιήσετε την "Ιδιαίτ. κοιν." για να ενημερώσετε ένα τρίτο μέρος (όπως τον διευθυντή σας) σχετικά με ένα ευαίσθητο μήνυμα. Ο παραλήπτης ιδιαίτερης κοινοποίησης μπορεί να μη συνειδητοποιήσει ότι έχει λάβει μια Ιδιαίτ. Κοιν. και μπορεί να απαντήσει σε όλους, αποκαλύπτοντας έτσι ότι έλαβε ένα μήνυμα ιδιαίτερης κοινοποίησης. Αυτό μπορεί να θεωρηθεί ως ύπουλη συμπεριφορά εκ μέρους σας.
Αντί να χρησιμοποιήσετε την "Ιδιαίτ. κοιν." για να ενημερώσετε τρίτους για κάποιο θέμα, προωθήστε το μήνυμα μετά την αποστολή του.
Ημερολόγιο και συσκέψεις
Πότε πρέπει να συγκαλέσετε μια σύσκεψη;
Συγκαλέστε μια σύσκεψη όταν:
-
Μια νέα ομάδα ατόμων συνεργάζεται για πρώτη φορά.
-
Έχει γίνει ανταλλαγή περισσότερων από 10 σχετικά μεγάλων μηνυμάτων μεταξύ πολλών ατόμων.
-
Απαιτείται συζήτηση, ανταλλαγή ιδεών ή συνεργασία.
-
Συγκαλέστε μια σύσκεψη όταν είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να προχωρήσετε και κάντε σαφή το στόχο της σύσκεψης, προτού τη συγκαλέσετε.
Ποιους πρέπει να προσκαλέσετε
Προσκαλέσετε μόνο τα άτομα που χρειάζεται να εμπλακούν. Κάθε επιπλέον άτομο που προσκαλείτε σε μια σύσκεψη αυξάνει την περιπλοκότητα της σύσκεψης, καθιστώντας τον έλεγχό της δυσκολότερο. Από την άλλη πλευρά, αν πρέπει να ληφθεί κάποια απόφαση, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι βασικοί ενδιαφερόμενοι είναι παρόντες, διαφορετικά η σύσκεψη θα είναι σπατάλη χρόνου και πόρων.
Πώς να επιλέξετε τη χρονική στιγμή για τη σύσκεψη
Επιλέξτε μια ώρα που όλοι μπορούν να συναντηθούν, κοιτάζοντας τις πληροφορίες διαθεσιμότητας των προσκεκλημένων στο Ημερολόγιο. Χρησιμοποιήστε το Βοηθό προγραμματισμού για να προβάλετε τη διαθεσιμότητα όλων των συμμετεχόντων στη σύσκεψη.
Το πλέγμα διαθεσιμότητας δείχνει τη διαθεσιμότητα των συμμετεχόντων. Ένα ζεύγος γραμμών και μια επισήμανση εμφανίζουν την προτεινόμενη έναρξη και λήξη της σύσκεψης.
Για να προβάλετε τον βοηθό προγραμματισμού κατά τη σύνταξη μιας πρόσκλησης σε σύσκεψη, στην καρτέλα Σύσκεψη στην ομάδα Εμφάνιση, επιλέξτε Βοηθός προγραμματισμού.
Το τμήμα παραθύρου Εύρεση αίθουσας περιέχει την προτεινόμενη καταλληλότερη ώρα για τη σύσκεψή σας (όταν είναι διαθέσιμοι οι περισσότεροι συμμετέχοντες). Για να επιλέξετε μια ώρα σύσκεψης, επιλέξτε μια πρόταση ώρας στο παράθυρο Εύρεση αίθουσας στην ενότητα Προτεινόμενες ώρες ή επιλέξτε κάποια ώρα από το πλέγμα διαθεσιμότητας.
Σημείωση: Αν το τμήμα παραθύρου Εύρεση αίθουσας δεν εμφανίζεται, στην καρτέλα Σύσκεψη, στην ομάδα Επιλογές, επιλέξτε Εύρεση αίθουσας.
Αν διαπιστώσετε ότι κάνετε τακτικά συσκέψεις με την ίδια ομάδα ατόμων, δημιουργήστε μια ομάδα στο παράθυρο περιήγησης έτσι ώστε να μπορείτε να βλέπετε ευκολότερα τις πληροφορίες διαθεσιμότητας των ατόμων. Αυτές οι ομάδες μπορούν επίσης να συμπεριλαμβάνουν αίθουσες, κάτι που διευκολύνει την εύρεση διαθέσιμης αίθουσας για σύσκεψη.
Για να δημιουργήσετε μια ομάδα ημερολογίων, κάντε τα εξής:
-
Στο ημερολόγιο, στο παράθυρο περιήγησης, μετακινηθείτε με κύλιση προς τα κάτω στη λίστα ημερολογίων και κάντε δεξί κλικ στην επιλογή Τα ημερολόγιά μου.
-
Εισαγάγετε ένα όνομα για τη νέα ομάδα ημερολογίου και επιλέξτε Enter.
-
Κάντε δεξί κλικ στη νέα ομάδα ημερολογίου και επιλέξτε Προσθήκη ημερολογίου.
-
Επιλέξτε την προέλευση και μετά επιλέξτε τα ημερολόγια που θέλετε να προσθέσετε.
Πότε να συναντηθείτε από κοντά και πότε από απόσταση
Συναντηθείτε από κοντά εφόσον:
-
Είναι η πρώτη φορά που θα συνεργαστεί η συγκεκριμένη ομάδα.
-
Δεν πρόκειται να παρουσιαστούν ή να διανεμηθούν μη ηλεκτρονικά στοιχεία.
-
Πρόκειται για μια σύσκεψη ανταλλαγής ιδεών.
-
Πρόκειται για μια σύσκεψη στενής συνεργασίας.
-
Δεν διαθέτουν όλοι τηλέφωνο, εφαρμογή διαδικτυακών συσκέψεων ή κατάλληλο λογισμικό και εξοπλισμό ηλεκτρονικών συσκέψεων.
Διαφορετικά, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε μια διαδικτυακή εφαρμογή συσκέψεων, όπως το Microsoft Teams ή τη σύσκεψη μέσω τηλεφώνου.
Συμβουλή: Αν χρειάζεται να ταξιδέψετε στην τοποθεσία της σύσκεψης, προγραμματίστε το χρόνο ταξιδιού στο ημερολόγιό σας πριν και μετά τη σύσκεψη.
Πώς να χειριστείτε τα σχετικά έγγραφα
Κατά την προετοιμασία για μια σύσκεψη, συχνά υπάρχουν έγγραφα για διανομή πριν ή κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.
Μην στέλνετε συνημμένα στις προσκλήσεις σε σύσκεψη.
Προετοιμασία ατζέντας: Αφήστε τις εργασίες να σας βοηθήσουν
-
Η κατηγορία @Σύσκεψη είναι το κεντρικό σημείο για τα στοιχεία της ατζέντας .
Δημιουργήστε μία μόνο εργασία, επισημάνετέ την με την κατηγορία @Σύσκεψη και ορίστε την ημερομηνία έναρξης ή την προθεσμία για τη σύσκεψη. Καθώς η ημερομηνία της σύσκεψης πλησιάζει και προκύπτουν θέματα συζήτησης, προσθέστε σχόλια, κουκκίδες και σκέψεις για την εργασία, καθώς τα σκέφτεστε. Αυτή η εργασία θα αποτελέσει την ατζέντα για τη σύσκεψη.
Μετά τη σύσκεψη, επισημάνετε την εργασία ως ολοκληρωμένη και δημιουργήστε νέες εργασίες για τα στοιχεία προς ενέργεια.
-
Αν θέλετε να συζητήσετε ένα σύνολο μηνυμάτων ή μόνο ένα μήνυμα…
Αν έχετε ένα μήνυμα που θέλετε να συζητήσετε σε μια σύσκεψη, προσθέστε σημαία σε αυτό το μήνυμα για την ημέρα της σύσκεψης και επισημάνετέ το με την κατηγορία @Σύσκεψη.
Αν έχετε περισσότερα από τρία μηνύματα για συζήτηση, μην προσθέσετε σημαία σε κάθε μήνυμα γιατί θα "μολύνετε" τη λίστα εργασιών σας. Αντίθετα, δημιουργήστε μια νέα εργασία με το όνομα της σύσκεψης, κάντε δεξί κλικ και σύρετε τα μηνύματα στην εργασία (αντιγράφοντας καθώς προχωράτε). Επισημάνετε αυτήν την εργασία με την κατηγορία @Σύσκεψη.
-
Αν θέλετε περισσότερο χώρο για τις σκέψεις σας...
Κατά τη διάρκεια της σύσκεψης: Πώς να συνεργαστείτε
Το εργαλείο που θα χρησιμοποιήσετε για να συνεργαστείτε σε μια σύσκεψη εξαρτάται από την τοποθεσία και την πρόσβαση των συμμετεχόντων.
Αν συνεργάζεστε σε ένα έγγραφο και όλοι βρίσκονται στο ίδιο δωμάτιο, χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες "Παρακολούθηση αλλαγών" και "Σχόλια" στο Word.
Πώς να τερματίσετε μια περιοδική σύσκεψη
Όταν μια σειρά συσκέψεων έχει ολοκληρωθεί, αντί να ακυρώσετε τη σύσκεψη, οπότε θα καταργηθεί όλο το ιστορικό των παρουσιών της σύσκεψης, αλλάξτε τον τύπο περιοδικότητας στο τέλος της τελευταίας εμφάνισης της σύσκεψης. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το κουμπί "Περιοδικότητα" και αλλάξτε την ημερομηνία λήξης.
Πότε και πώς να κάνετε κοινή χρήση του ημερολογίου σας
Μπορεί να μην χρειάζεται να κάνετε κοινή χρήση του ημερολογίου σας, επειδή όλοι στην εταιρεία μπορούν να βλέπουν πότε είστε διαθέσιμοι ή απασχολημένοι αλλά δεν βλέπουν πάντα το περιεχόμενο ή το θέμα των συσκέψεων και των συναντήσεων. Ωστόσο, μπορείτε εύκολα να κάνετε κοινή χρήση του ημερολογίου σας με την ομάδα σας, αν θέλετε να έχουν τη δυνατότητα να βλέπουν όλες τις συσκέψεις και τις συναντήσεις σας.
Μπορεί να θέλετε να διαχειρίζεται κάποιος άλλος το ημερολόγιό σας για λογαριασμό σας, για παράδειγμα, ένας βοηθός που μπορεί να αποδέχεται ή να απορρίπτει συναντήσεις για λογαριασμό σας. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να αναθέσετε το ημερολόγιό σας. Αν αναθέσετε το ημερολόγιό σας, επιλέξετε μόνο ένα άτομο: μην αναθέσετε το ημερολόγιό σας σε όλους. Η ανάθεση σε περισσότερα από ένα άτομα μπορεί να προκαλέσει σφάλματα στο ημερολόγιό σας.
Στείλτε το ημερολόγιό σας σε μήνυμα όταν ορίζετε συσκέψεις με άτομα που δεν μπορούν να δουν τις πληροφορίες διαθεσιμότητάς σας, όπως άτομα εκτός της εταιρείας σας.
Σημείωση: Η δυνατότητα κοινής χρήσης του ημερολογίου σας εξαρτάται από την έκδοση του Microsoft Exchange Server που εκτελείται στο σύστημά σας και τον τρόπο με τον οποίο ο διαχειριστής έχει ρυθμίσει το διακομιστή.
Επαφές
Πότε να χρησιμοποιείτε επαφές του Outlook σε ένα εταιρικό περιβάλλον
Ακόμη και αν εργάζεστε για μια εταιρεία που διαθέτει καθολική λίστα διευθύνσεων, θα υπάρξουν περιστάσεις όπου θέλετε να κρατήσετε μια επαφή στο Outlook. Δημιουργήστε επαφές για:
-
Άτομα που βρίσκονται εκτός της εταιρείας σας.
-
Άτομα για τα οποία θέλετε να θυμάστε κάτι ή να προσθέσετε πληροφορίες στα στοιχεία επαφής τους, όπως τα γενέθλιά τους.
-
Άτομα τα οποία θέλετε να συγχρονίσετε στο κινητό σας τηλέφωνο, ιδίως αν το τηλέφωνό σας δεν είναι συνδεδεμένο με το εταιρικό βιβλίο διευθύνσεων ή για τις περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει σύνδεση.
Πότε να δημιουργήσετε μια ομάδα επαφών στο Outlook
Δημιουργήστε ομάδες επαφών (παλαιότερα γνωστές ως προσωπικές λίστες διανομής) στο Outlook, όταν θέλετε να γίνει ευκολότερη η αποστολή μηνυμάτων σε μια ομάδα ατόμων εκτός της εταιρείας σας. Για όλες τις ομάδες εντός της εταιρείας σας, δημιουργήστε μια δημόσια ομάδα επαφών (ρωτήστε το διαχειριστή IT σχετικά με το πώς να το κάνετε αυτό).
Συνήθεις ερωτήσεις
Τι είναι τα Γρήγορα βήματα;
Τα Γρήγορα βήματα σας παρέχουν τη δυνατότητα να εκτελείτε πολλές ενέργειες με ένα κλικ. Είναι ένα χρήσιμο εργαλείο που σας βοηθά να διατηρείτε τα Εισερχόμενά σας τακτοποιημένα και, γενικά, να είστε πιο αποτελεσματικοί στη χρήση του Outlook. Αν συνειδητοποιήσετε ότι εκτελείτε επανειλημμένα τα ίδια βήματα στο Outlook, προσπαθήστε να δημιουργήσετε ένα Γρήγορο βήμα.
Σημείωση: Τα Γρήγορα βήματα ισχύουν μόνο για στοιχεία αλληλογραφίας (για παράδειγμα, τα στοιχεία στο φάκελο "Εισερχόμενα").
Γιατί να εμφανίζεται το παράθυρο ανάγνωσης στα δεξιά και όχι στο κάτω μέρος (ή να είναι απενεργοποιημένο);
Η ανάγνωση μιας μακριάς και στενής στήλης κειμένου είναι ευκολότερη από την ανάγνωση μιας πιο κοντής και πλατιάς ενότητας κειμένου. Αυτό συμβαίνει επειδή είναι ευκολότερο να μετακινείτε τα μάτια σας προς τα κάτω από ό,τι από αριστερά προς τα δεξιά για μεγάλες αποστάσεις, το οποίο μπορεί να σας κάνει να μετακινείτε το κεφάλι και τον αυχένα σας και να προκαλέσει κόπωση. Είναι καλύτερα να έχετε το παράθυρο ανάγνωσης ενεργοποιημένο, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να ανοίγετε κάθε μήνυμα για να διαβάσετε τα περιεχόμενά του.
Τι να κάνω με τους φακέλους που δεν χρειάζομαι πλέον;
Στη λίστα φακέλων του παραθύρου περιήγησης θα πρέπει να εμφανίζονται μόνο οι φάκελοι που χρησιμοποιείτε συχνά. Αν είναι γεμάτη με φακέλους που ούτε καν αναγνωρίζετε, μετακινήστε όλη την αλληλογραφία στο φάκελο αναφοράς και διαγράψτε τους υπάρχοντες φακέλους.
Πώς μπορώ να κάνω μπλε όλα τα μηνύματα που έχουν σταλεί μόνο σε εμένα;
-
Στην καρτέλα Προβολή, στην ομάδα Τρέχουσα προβολή, επιλέξτε Ρυθμίσεις προβολής.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους, επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση υπό όρους, επιλέξτε Προσθήκη.
-
Στο πλαίσιο Όνομα, πληκτρολογήστε Σε εμένα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Γραμματοσειρά.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Γραμματοσειρά, κάτω από την ένδειξη Χρώμα, επιλέξτε Μπλε και μετά επιλέξτε OK.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση υπό όρους, επιλέξτε Συνθήκη.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Φίλτρο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Όπου είμαι που βρίσκεται δίπλα στην επιλογή Το μόνο άτομο στη γραμμή "Προς" και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK σε κάθε ανοιχτό παράθυρο διαλόγου.
Σημείωση: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αναπτυσσόμενο μενού για να αλλάξετε την κατάσταση Όπου είμαι.
Πότε πρέπει να χρησιμοποιώ την προβολή συνομιλίας;
Η προβολή συνομιλίας είναι χρήσιμη όταν:
-
Ελέγχετε τα μηνύματά σας λιγότερο συχνά και, επομένως, υπάρχουν περισσότερα μηνύματα για προβολή κάθε φορά.
-
Έχετε πολλά νήματα μηνυμάτων που έχουν πολλές συζητήσεις .
-
Χρειάζεται να βλέπετε τα συμφραζόμενα σχετικά με το ποιος απάντησε σε ποιον.
-
Λαμβάνετε πολλά μηνύματα.
Με την προβολή των μηνυμάτων σας σε προβολή συνομιλίας, μπορείτε να βλέπετε εύκολα ποιες συνομιλίες περιλάμβαναν περισσότερες συζητήσεις. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ίσως θέλετε να διαβάσετε και να απαντήσετε μόνον στο τελευταίο μήνυμα της συνομιλίας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια ολόκληρη συνομιλία και να ενεργήσετε. Για παράδειγμα, ίσως υπάρχει μια μεγάλη σειρά μηνυμάτων όπου το τελευταίο απλώς δηλώνει, "Ευχαριστώ, αυτό απαντά στην ερώτησή μου", οπότε μπορείτε απλώς να διαγράψετε όλη τη συνομιλία.
Μπορείτε, επίσης, να δείτε τα μηνύματα από άλλους φακέλους όταν βρίσκεστε στην προβολή συνομιλίας, πράγμα πολύ χρήσιμο όταν λαμβάνετε ένα νέο μήνυμα σε μια μακρά συνομιλία: μπορείτε να δείτε ολόκληρο το ιστορικό, συμπεριλαμβανομένων των απαντήσεών σας.
Θα πρέπει να διατηρώ τα προσωπικά και τα επαγγελματικά μηνύματα μαζί;
Η μείωση του αριθμού των σημείων όπου διαβάζετε μηνύματα δεν σημαίνει ότι πρέπει να αποθηκεύετε μαζί τα προσωπικά και τα επαγγελματικά σας μηνύματα. Μια καλή πρακτική είναι να χρησιμοποιείτε ξεχωριστούς λογαριασμούς αλληλογραφίας για την επαγγελματική και την προσωπική επικοινωνία. Ωστόσο, θα πρέπει να περιορίσετε τον αριθμό των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που διαχειρίζεστε. Ευτυχώς, με το Outlook, μπορείτε να βλέπετε πολλούς λογαριασμούς. Εκτός από τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εργασίας σας (Exchange Server), μπορείτε να προσθέσετε άλλους λογαριασμούς, όπως το Outlook.com ή το Gmail, στο ίδιο προφίλ στο Outlook.
Πώς με βοηθούν οι καταστάσεις "αναγνωσμένο" και "μη αναγνωσμένο";
Οι καταστάσεις "αναγνωσμένο" και "μη αναγνωσμένο" στο Outlook σάς βοηθούν δείχνοντάς σας γρήγορα ποια μηνύματα έχουν αναγνωστεί τουλάχιστον μία φορά και ποια όχι. Ωστόσο, οι καταστάσεις "αναγνωσμένο" και "μη αναγνωσμένο" μπορούν εύκολα να ενεργοποιηθούν με κλικ στα μηνύματά σας, επομένως δεν αποτελούν ένα τέλειο αρχείο αλλά απλώς ένα εργαλείο.
Για να επισημάνετε γρήγορα ένα μήνυμα ως "αναγνωσμένο", πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+Q. Για να το επισημάνετε ως μη αναγνωσμένο, πατήστε Ctrl+U.
Γιατί δεν είναι αρκετή η κατάσταση "αναγνωσμένο"/"μη αναγνωσμένο";
Ορισμένοι προσπαθούν να χρησιμοποιήσουν τις καταστάσεις "αναγνωσμένο" και "μη αναγνωσμένο" για να υποδείξουν αν κάποιο μήνυμα είναι νέο ή στοιχείο αναφοράς. Ωστόσο, η κατάσταση "μη αναγνωσμένο" δεν είναι αξιόπιστη, επειδή μόλις ένα μήνυμα χάσει την εστίαση (όταν επιλέγετε άλλο μήνυμα), επισημαίνεται αυτόματα ως αναγνωσμένο και, πολύ συχνά, άλλες συσκευές (όπως για παράδειγμα τα τηλέφωνα) επισημαίνουν τα μηνύματα ως αναγνωσμένα. Αναπόφευκτα, θα πρέπει να ξαναδιαβάσετε τα μηνύματα και να κουράσετε και πάλι το μυαλό σας με όσα πρέπει να κάνετε. Η χρήση της κατάστασης "μη αναγνωσμένο / αναγνωσμένο" ως "διαχωριστικής γραμμής" ανάμεσα στα στοιχεία στα Εισερχόμενα που είναι "εργασίες" και αυτά που απλώς δεν έχουν διεκπεραιωθεί τείνει να καταργείται όταν λαμβάνετε πολλά μηνύματα, ορισμένα από τα οποία δεν θα διαβάσετε ποτέ, επειδή μπορείτε να καταλάβετε κοιτάζοντας το θέμα ότι δεν χρειάζεται να τα διαβάσετε. Μια πολύ αποτελεσματικότερη στρατηγική για τη διαχείριση των Εισερχομένων είναι να περιηγηθείτε στα μηνύματά σας και να αποφασίσετε τι θα κάνετε με το καθένα από αυτά. Στη συνέχεια, πρέπει να τα απομακρύνετε από τα Εισερχόμενά σας και όχι να μείνουν εκεί ως "μη αναγνωσμένα".
Γιατί πρέπει να αρχειοθετώ τα μηνύματά μου;
Είναι η καλύτερη πρακτική για να έχετε ένα κεντρικό αποθετήριο για τα μηνύματά σας, ώστε να μπορείτε να ανατρέχετε σε αυτά αφού τα "διεκπεραιώσετε". Έχοντας έναν περιορισμένο αριθμό φακέλων για αναζήτηση (1-Αναφορά και 2-Προσωπικά), δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για τη λανθασμένη αρχειοθέτηση κάποιου μηνύματος ή για την αντιγραφή του σε πολλούς φακέλους, αν σχετίζεται με περισσότερα από ένα θέματα ή έργα.
Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν υπάρχει ανάγκη για αναζήτηση σε όλα τα μηνύματα που αφορούν ένα συγκεκριμένο θέμα ή έργο. Το Outlook παρέχει καλύτερα εργαλεία, όπως οι κατηγορίες και οι φάκελοι αναζήτησης, ώστε να μπορείτε να κάνετε αποτελεσματική αναζήτηση.
Γιατί θα πρέπει να έχω μόνο ένα φάκελο αναφοράς;
Διατηρώντας ένα μόνο φάκελο, δεν χρειάζεται να σκέφτεστε σε ποιον φάκελο βρίσκονται ποια μηνύματα και γνωρίζετε ότι έχετε κοιτάξει όλα τα περιεχόμενα αυτού του φακέλου και αποφασίσατε να τα διατηρήσετε.
Η διατήρηση πολλών φακέλων σημαίνει ότι κάθε φορά που αρχειοθετείτε ένα μήνυμα, αναγκάζεστε να αποφασίσετε ποιο φάκελο θα χρησιμοποιήσετε. Αυτή η διαδικασία γίνεται ακόμη πιο σύνθετη αν υπάρχουν περισσότεροι από ένας κατάλληλοι φάκελοι ανά μήνυμα. Καθώς πολλοί φάκελοι παραμένουν αχρησιμοποίητοι όταν υπάρχουν πολλές επιλογές, αυτό δημιουργεί ακαταστασία.
Παρόλο που ίσως φαίνεται σημαντικό να αφήνετε όλα σας τα μηνύματα στα Εισερχόμενα, υπάρχει ένα κρυφό κόστος που πληρώνετε κάθε φορά που κοιτάζετε ένα μήνυμα και αναρωτιέστε "Είναι κάτι με το οποίο πρέπει να ασχοληθώ ή υπάρχει εδώ μόνο για αναφορά;". Επίσης, μπορείτε να νοιώθετε ήσυχοι όταν τα Εισερχόμενα περιέχουν μόνο νέα στοιχεία. Τα Εισερχόμενά σας είναι ένα μέρος που μπορούν να χειρίζονται άλλα άτομα, ενώ το τι τοποθετείτε στο φάκελο αναφοράς σας είναι μόνο δικό σας θέμα.
Γιατί χρειάζομαι διαφορετικούς φακέλους για τις ομάδες επαφών;
-
-
Αποτελεσματική ομαδοποίηση συνομιλιών Όταν έχετε ξεχωριστούς φακέλους για τοπικές ομάδες επαφών, μπορείτε να βλέπετε ολόκληρες συνομιλίες ομαδοποιημένες. Αν χρειάζεται, μπορείτε να κάνετε αποτελεσματική αναζήτηση μέσα σε ένα φάκελο.
Γιατί χρειάζομαι ξεχωριστούς φακέλους για τις επαφές και τις τροφοδοσίες RSS;
Τα μηνύματα που στέλνονται σε μεγάλες λίστες διανομής και τροφοδοσίες RSS μπορούν εύκολα να κατακλύσουν τα Εισερχόμενά σας. Διαχειριστείτε αυτές τις ροές πληροφοριών όπως μια μεγάλη εφημερίδα: ενδέχεται να περιέχει κάποιο χρήσιμο ή ενδιαφέρον άρθρο, αλλά θα χρειαστείτε πολύ χρόνο για να τη διαβάσετε ολόκληρη. Αφήστε τους κανόνες να σας βοηθήσουν να διαβάσετε μόνο το άρθρο που είναι πιο ενδιαφέρον και σας αφορά.
Ποιες ομάδες επαφών πρέπει να αποθηκεύονται σε φάκελο και όχι στα Εισερχόμενά μου;
Καλοί υποψήφιοι για έναν κανόνα λίστας διανομής και φακέλου είναι οι λίστες διανομής οι οποίες:
-
Λαμβάνουν πολλά μηνύματα.
-
Απευθύνονται σε πολλά άτομα.
Τα εταιρικά μηνύματα που περιέχουν σημαντικές ειδήσεις (για παράδειγμα, από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο) και μηνύματα από το τμήμα IT σχετικά με το χρόνο παραμονής των διακομιστών εκτός λειτουργίας δεν θα πρέπει να πηγαίνουν σε φάκελο. Τα μηνύματα προς μια ομάδα επαφών, τα οποία περιστασιακά μόνο περιέχουν κάποιο χρήσιμο ή ενδιαφέρον περιεχόμενο, ανεξάρτητα από τη συχνότητα, θα πρέπει να έχουν κανόνα και φάκελο.
Πώς μπορώ να ορίσω κανόνες για RSS;
Εάν είστε συνδρομητής σε αρκετές τροφοδοσίες RSS, θεωρήστε τες ως μια άλλη λίστα διανομής. Μετακινήστε τα ενδιαφέροντα στοιχεία RSS (με βάση λέξεις-κλειδιά) στα Εισερχόμενα. Διαφορετικά, αφήστε τις να καταχωρούνται αυτόματα σε φακέλους RSS.
Τι πρέπει να κάνω αν έχω πολιτικές διατήρησης ή κάποια Ηλεκτρονική αρχειοθήκη του Exchange Server;
Χρησιμοποιήστε τη λύση που διαθέτει η εταιρεία σας για την Αυτόματη Αρχειοθέτηση και, όπως πάντα, εφαρμόστε την εταιρική πολιτική. Αν η εταιρική πολιτική υπαγορεύει να έχετε πολλούς φακέλους για κάθε τύπο στοιχείου, εφαρμόστε αυτήν την πολιτική.
Γιατί πρέπει να χρησιμοποιώ κανόνες;
Με την πάροδο του χρόνου, κατά πάσα πιθανότητα θα λαμβάνετε ολοένα και περισσότερα μηνύματα. Δεν μπορείτε να διαβάζετε κάθε μήνυμα που λαμβάνετε – ούτε θα πρέπει να προσπαθείτε να το κάνετε. Αντί για αυτό, διαβάζετε μόνο τα μηνύματα που είναι σημαντικό να διαβάσετε. Οι κανόνες θα σας βοηθήσουν να ιεραρχείτε τα σημαντικά μηνύματα και να ελαχιστοποιείτε τις ενοχλήσεις.
Συμβουλή: Απλώς και μόνο επειδή κάποιο μήνυμα στάλθηκε σε εσάς (ή σε κάποια λίστα διανομής στην οποία έχετε εγγραφεί), δεν είναι απαραίτητο να το διαβάσετε, ούτε είναι απαραίτητο ότι αναμένεται απάντηση από εσάς.
Ποιες ημερομηνίες ορίζουν οι σημαίες
|
Γρήγορο βήμα |
Τι κάνει |
Πότε να το χρησιμοποιήσετε |
|---|---|---|
|
Σήμερα |
Σήμερα |
Σήμερα |
|
Αύριο |
Αύριο |
Αύριο |
|
Αυτήν την εβδομάδα |
Δύο ημέρες από τώρα ή την τελευταία ημέρα της εργάσιμης εβδομάδας, όποιο συμβεί πρώτο. (Με τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις, δύο ημέρες από τη Δευτέρα είναι την Τετάρτη, δύο ημέρες από την Τρίτη είναι την Πέμπτη.) |
Την τελευταία ημέρα της εργάσιμης εβδομάδας |
|
Επόμενη εβδομάδα |
Την πρώτη ημέρα της επόμενης εργάσιμης εβδομάδας |
Την τελευταία ημέρα της επόμενης εργάσιμης εβδομάδας |
Τι πρέπει να κάνω με τις εργασίες και τα στοιχεία αλληλογραφίας με σημαία που βρίσκονται στη Γραμμή εκκρεμών εργασιών μου;
Αν δεν χρησιμοποιείτε ενεργά τις εργασίες ή τις σημαίες για οποιονδήποτε σκοπό, επιλέξτε όλα τα στοιχεία, κάντε δεξί κλικ και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Διαγραφή". Αυτή η ενέργεια θα διαγράψει τις παλιές εργασίες και θα καταργήσει τη σημαία από τα μηνύματα που έχουν σημαία και τις επαφές χωρίς να διαγράψει τα στοιχεία.
Τι πρέπει να κάνω με τις κατηγορίες που δεν χρησιμοποιούνται;
Διαγράψτε όλες τις κατηγορίες που δεν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε. Το ίδιο σετ κατηγοριών ισχύει για όλα τα στοιχεία, επομένως αν χρησιμοποιείτε μια κατηγορία για τις επαφές, διατηρήστε την.
Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να επιλέξω χρώματα;
Όταν δημιουργείτε κατηγορίες με χρώματα, σκεφθείτε καλά τις επιλογές χρωμάτων. Για παράδειγμα, μην επιλέξετε το ίδιο χρώμα για τις κατηγορίες @τηλέφωνο και @email, ωστόσο επιλέξτε παρόμοια χρώματα (αποχρώσεις του πράσινου, για παράδειγμα) για όλες τις κατηγορίες 1:1. Με τον καιρό, θα μπορείτε να βλέπετε τη λίστα εργασιών και να προσδιορίζετε μόνο από το χρώμα αν η εργασία χρειάζεται αμέσως κάποια ενέργεια από σας. Για παράδειγμα, αν η κατηγορία @Σπίτι είναι μοβ και βρίσκεστε στην εργασία σας, δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε τις μοβ εργασίες.
Γιατί να προγραμματίζω το χρόνο μου;
Με τον προγραμματισμό του χρόνου σας στο ημερολόγιό σας, τα στοιχεία διαθεσιμότητάς σας θα ενημερώνονται και τα άλλα άτομα θα είναι λιγότερο πιθανό να σας προγραμματίσουν για τον ίδιο χρόνο. Αν το ημερολόγιό σας έχει πολλές υποχρεώσεις, αυτός μπορεί να είναι ο μόνος τρόπος για να έχετε χρόνο να αφιερώσετε στην εργασία σας.
Επίσης, σας βοηθά να δεσμευτείτε στην εκτέλεση μιας εργασίας: εάν τοποθετήσετε μια εγγραφή στο ημερολόγιό σας, θα πρέπει να δεσμευτείτε να κάνετε αυτήν την εργασία τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Αν κάποιος σας προγραμματίσει κατά τον εργάσιμο χρόνο σας, φροντίστε να επαναπρογραμματίσετε το χρόνο σας. Μην "κλέβετε" τον εαυτό σας!
Πώς μπορώ να χειριστώ τα 10.000 μηνύματα στα Εισερχόμενά μου;
Αν έχετε περισσότερα από 20 στοιχεία στο φάκελο "Εισερχόμενα", επεξεργαστείτε τα μηνύματα της τελευταίας εβδομάδας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τα υπόλοιπα μηνύματα και μετακινήστε τα στο φάκελο 1-Αναφορά. Ναι, μπορείτε να το κάνετε αυτό, και θα νιώσετε υπέροχα.
Γιατί λαμβάνω τόσο πολλά μηνύματα;
Αν νιώθετε ότι λαμβάνετε πολλά μηνύματα, πιθανότατα λαμβάνετε περισσότερα από όσα μπορείτε να χειριστείτε και ίσως χρειαστεί να ορίσετε πιο επιθετικούς κανόνες. Δοκιμάστε να αναλύσετε από πού προέρχονται τα μηνύματά σας, τακτοποιώντας τα Σύμφωνα με το πεδίο Από και έπειτα συμπτύξτε όλες τις κεφαλίδες. Διαβάζετε ομάδες επαφών που δεν χρειάζεται να διαβάσετε; Αν είναι έτσι, δημιουργήστε έναν κανόνα. Εάν αλλάξετε την προβολή σας, μην ξεχάσετε να την αλλάξετε ξανά!
Έχω 10 λεπτά: τι θα πρέπει να διαβάσω πρώτα στα Εισερχόμενά μου;
Αν δεν έχετε πολύ χρόνο, για παράδειγμα, ανάμεσα σε συσκέψεις, μπορείτε να διαβάσετε τα μηνύματα σε μπλε – τα μηνύματα που έχουν σταλεί απευθείας σε εσάς. Συχνά αυτά τα μηνύματα περιμένουν απάντηση από εσάς για να προχωρήσει κάποια εργασία και είναι τα σημαντικότερα.
Πόσο συχνά θα πρέπει να διαβάζω τα μηνύματά μου;
Για πολλούς από μας, η ανάγνωση των μηνυμάτων είναι σχεδόν εθισμός. Διαθέστε 20 λεπτά το πρωί για να διαβάσετε τα μηνύματά σας και, στη συνέχεια, εστιάστε την προσοχή σας στο να κάνετε έναν καθημερινό έλεγχο της λίστας εργασιών σας. Στη συνέχεια, προχωρήστε με τις εργασίες της ημέρας! Αν περιορίσετε το χρόνο που διαθέτετε για την ανάγνωση μηνυμάτων σε μία φορά το πρωί και μία φορά στο τέλος της ημέρας, θα βελτιώσετε σημαντικά την παραγωγικότητά σας. Δοκιμάστε το για μια ολόκληρη εβδομάδα και δείτε μόνοι σας.
Πώς μπορώ να διαχειριστώ σύνθετες εργασίες;
Αν θέλετε απλώς να θυμάστε μερικές σχετικές εργασίες, δημιουργήστε μια λίστα με αυτές στο σώμα της εργασίας. Αν υπάρχουν σχετικά μηνύματα, σύρετε τα μέσα στην εργασία.
Θα πρέπει να διατηρώ τις προσωπικές και τις επαγγελματικές εργασίες μαζί;
Αν είναι δυνατό, διατηρήστε τις προσωπικές και τις επαγγελματικές εργασίες στο ίδιο σημείο. Η διατήρηση μιας ενιαίας λίστας μειώνει τον αριθμό των σημείων όπου θα πρέπει να κοιτάζετε για να βλέπετε τι έχετε να κάνετε. Ακόμη και αν έχετε ήδη μόνο μία λίστα, χρησιμοποιήστε κατηγορίες για να ταξινομήσετε τις προσωπικές και τις επαγγελματικές εργασίες και να διαχειριστείτε τη λίστα σας αποτελεσματικά. Οι προσωπικές σας εργασίες θα αποθηκεύονται στον Exchange Server της εταιρείας και μπορεί να είναι ορατές στο τμήμα IT, για αυτό να συμπεριλαμβάνετε στη λίστα σας μόνο τις κατάλληλες προσωπικές εργασίες.
Γιατί να μην θυμάμαι απλώς τις εργασίες;
Το να έχετε απλώς τις εργασίες στο μυαλό σας δεν αρκεί. Είναι καλύτερο να εξαρτάστε από το Outlook και όχι από το υπερφορτωμένο μυαλό σας για την παρακολούθηση των εργασιών σας. Μπορείτε να πάψετε να καταναλώνετε φαιά ουσία για να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας τις εργασίες σας ("Θυμήσου να στείλεις στον Γιάννη ένα μήνυμα για τα πρότυπα, να στείλεις στον Γιάννη ένα μήνυμα για τα πρότυπα…") και εστιάστε σε όσα έχετε να κάνετε τη συγκεκριμένη στιγμή.
Γιατί να διατηρώ τις εργασίες μου στο Outlook;
Γιατί μια λίστα εργασιών στο Outlook λειτουργεί καλύτερα από μια λίστα σε χαρτί:
-
Οι λίστες σε χαρτί δεν μπορούν να ενημερωθούν αυτόματα.
-
Οι λίστες σε χαρτί δεν μπορούν να αναταξινομηθούν αυτόματα.
-
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook στο web για να προβάλετε τη λίστα των εργασιών από οπουδήποτε.
-
-
Οι λίστες σε χαρτί μπορούν εύκολα να χαθούν.
Για προχωρημένους: Πώς μπορώ να δημιουργήσω έναν φάκελο αναζήτησης για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Μπορείτε να έχετε εύκολη πρόσβαση σε ένα σύνολο μηνυμάτων σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα για μια σύσκεψη. Δημιουργήστε μια κατηγορία για τη σύσκεψή σας και, στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα φάκελο αναζήτησης με τα εξής κριτήρια: κατηγορία <όνομα> και δεν έχει ολοκληρωθεί και από μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Κατά την παραλαβή μηνυμάτων σχετικά με αυτό το θέμα, επισημάνετέ τα με την κατηγορία. Κατά τη σύσκεψη, επισημάνετε ως ολοκληρωμένα τα μηνύματα που συζητήσατε.
Παραπομπές
Υπάρχουν πολλά εξαιρετικά βιβλία και φιλοσοφίες σχετικά με τη διαχείριση χρόνου που διατίθενται από τις παρακάτω πηγές:
Βιβλία και άλλοι πόροι
-
Getting Things Done (GTD) System, το οποίο διατίθεται από την David Allen & Company
-
Total Workday Control Using Microsoft Outlook του Michael Linenberger
-
Lifehacker Tips and downloads for getting things done
-
How Bill Gates Works, περιοδικό Fortune 500 στο CNNMoney.com
