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Mit Gantt-Diagrammen erhalten Sie eine Ansicht der Richtung, in die sich Ihr Projekt entwickelt. Die verschiedenen Ansichten in Project geben Ihnen darüber hinaus wichtige Rückmeldung zu allen Bereichen Ihres Projektplans. Das Auswählen der richtigen Ansicht für Ihren Zeitplan ist der erste große Schritt hin zu einer planmäßigen Durchführung Ihres Projekts. Weitere Artikel in dieser Reihe von Leitfäden zum Projektmanagement finden Sie in Der Projektwegweiser. |
Tipps zur Projektverwaltung, bevor Sie beginnen. . .
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Möchten Sie herausfinden, welche Vorgänge in Ihrem Projektplan besonders wichtig sind? Alle Vorgänge in Ihrem Projektplan sind wichtig. Einige Vorgänge haben aber einen größeren Einfluss auf den Endtermin Ihres Projektplans als andere. In der Sprache der Projektmanager sind dies kritische Vorgänge. Betrachten Sie diese zuerst, wenn Sie Probleme in Ihrem Projektplan beheben möchten.
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Möchten Sie sich ansehen, in welchem Bezug Vorgänge zueinander stehen? Das Gantt-Diagramm ist nur eine Möglichkeit, darzustellen, wie Vorgänge sich aufeinander beziehen. Scheuen Sie sich nicht, andere Ansichten zu verwenden. Im Netzplandiagramm können komplexere Vorgangsbeziehungen erforscht werden. Der Kalender zeigt Vorgänge in einem vertrauten Monatskalenderformat an. Auf der Zeitachse lässt sich ablesen, an welche Stellen die wichtigsten Meilensteine im Projektplan fallen.
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Möchten Sie sehen, wie Ihre Mitarbeiter sich schlagen? Wenn Sie ein runderes Bild Ihres Projektplans erhalten möchten, sollten Sie sich mit der Ansicht Ressourceneinsatz oder Teamplaner befassen, um Vorgänge unter dem Gesichtspunkt der sie bearbeitenden Personen zu betrachten.
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Möchten Sie Ihr Projekt einem Vorgesetzten zeigen? In vielen Fällen ist es der falsche Ansatz, einem Vorgesetzten eine Kopie Ihres Projektplans zu senden. Vorgesetzte und andere leitend Projektbeteiligte möchten gerade genug Detailinformationen auf hoher Ebene, um den Gesamtzustand Ihres Projekts abschätzen zu können. Glücklicherweise verfügt Project über einen völlig neuen Satz visueller Berichte, die die richtige Menge an Details in Diagrammen und Diagrammen erfassen – und das mit wenig Aufwand.
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Möchten Sie Kosten- und Budgetinformationen anzeigen? Project kann Sie mit einer aufsummierten Ansicht aller Kosten oder mit einem ausgefeilten Ertragswertbericht versorgen. Alternativ können Sie immer nach Excel exportieren, wenn Sie eine komplexe Analyse von Kosteninformationen benötigen.
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Stehen Sie noch am Anfang der Planung und möchten Ihr Projekt jetzt noch nicht mit Microsoft Project betrachten? Wenn Sie sich in einem frühen Planungsstadium befinden, möchten Sie vielleicht überhaupt nicht mit Project arbeiten. Vielleicht haben Sie eine einfache Liste auf einer SharePoint-Website oder in Excel oder auf einer Papierserviette. Vielleicht möchten Sie diese Ideen erst mit anderen diskutieren, bevor Sie Project starten und einen Projektplan erstellen.
Schritt 1: Auswählen der richtigen Ansicht
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Das Wichtigste zuerst – Sie müssen zuerst die richtige Ansicht für Ihren Zweck finden. Beispielsweise ist es günstiger, Teaminformationen in der Ansicht Teamplaner oder Ressourceneinsatz zu betrachten als im Gantt-Diagramm, in dem Vorgangsinformationen angezeigt werden. |
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Die einfachste Möglichkeit, den Fortschritt anzuzeigen, besteht im Betrachten der sich beim Fortschreiten der Arbeit verändernden Gantt-Balken. |
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Eine Zeitachse hilft Ihnen beim Erfassen des „Gesamtbilds“. Sie gibt Ihnen eine Momentaufnahme der wichtigsten Vorgänge und Meilensteine für Statusbesprechungen an die Hand. Legen Sie sie einfach auf einer PowerPoint-Folie ab, drucken Sie sie, oder senden Sie sie per E-Mail an Ihren Vorgesetzten, um im Handumdrehen einen Bericht zu liefern. |
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Wenn Projekte hoch komplex werden, hilft ein Netzplandiagramm der Vorgangsbeziehungen beim Sortieren der vielen verbundenen Teile eines Projektplans. Netzplandiagramme zeigen eine klassische Ansicht von Projektinformationen mit verbindenden Kästen und Linien. |
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Der Ertragswert ist ein leistungsstarkes Nachverfolgungs- und Budgetierungsfeature in Project, das nicht besonders kompliziert ist. Der Ertragswert hilft Ihnen bei der Beantwortung von Fragen wie: "Wie viel Geld sollten wir ausgegeben haben, wenn wir uns die bisher in diesem Projekt geleistete Arbeit ansehen?" oder "Werden wir rechtzeitig fertig?" |
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Anzeigen von Projektinformationen in einem attraktiven Bericht |
Erstellen Sie eindrucksvolle grafische Berichte aller Projektinformationen, die Sie wünschen. Und wenn die Gestaltung eines Berichts Ihnen nicht gefällt, ist sie in wenigen Sekunden geändert. |
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In komplexen Projekten wird das Gantt-Diagramm mit seinen mehrfarbigen Balken und den kreuz und quer verlaufenden Verknüpfungslinien häufig unübersichtlich. Sie können die Übersichtlichkeit verbessern, indem Sie einen Vorgangspfad anzeigen, der die Vorgänger und Nachfolger eines einzelnen Vorgangs hervorhebt. |
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Drucken Sie Project-Ansichten mit dem Abteilungsdrucker oder auf einem riesigen Plotter, um sie in den Gang oder auf einen Zeichentisch zu hängen. |
Schritt 2: Optimieren der Ansicht
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Fügen Sie einer Projektansicht Spalten hinzu, wenn Sie weitere Informationen zu einem Vorgang sehen möchten. Sie können Spalten auch ausblenden, um alle sensiblen Informationen zu verbergen. |
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Sie können die Zeitskala anpassen, um kleinere oder größere Zeiteinheiten, von Stunden durchgängig bis zu Jahren, anzuzeigen. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, die Zeit in Geschäftsjahren statt in Kalenderjahren anzuzeigen, oder Sie möchten Vorgangsbalken über Monate anstelle von Tagen anzeigen. |
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Wenn Ihr Projekt so viele Vorgänge enthält, dass nicht alle übersichtlich angezeigt werden können, versuchen Sie, die Vorgänge in Kategorien zu gruppieren. Durch das Gruppieren erhalten Sie zahlreiche Sortieroptionen, wie Priorität, Einschränkungsart oder Abschlussstatus. |
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Manchmal sind zwei Ansichten besser als eine. Beispielsweise können Sie bei einem oben angezeigten Gantt-Diagramm in einer unteren Ansicht einen Drilldown in die Details eines bestimmten Vorgangs ausführen. Ausgebildete Projektmanager haben die Verwendung von geteilten Ansichten gelernt, um ihre alltägliche Projektmanagementarbeit zu beschleunigen. |
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Sortieren von Projektinformationen nach Vorgang, Ressource oder Datum |
Die meiste Zeit zeigen Sie Vorgänge beim Verwalten in chronologischer Reihenfolge an. In dem Maß, da ein Projekt wächst, finden Sie es aber vielleicht praktischer, Vorgänge alphabetisch nach dem Status oder der Ressource zu strukturieren. |
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Sie müssen Projektinformationen nicht unbedingt im üblichen chronologischen Format betrachten. Sie können sie in beliebiger Weise durcheinander würfeln. |
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Herunterstufen von Vorgängen, um Teilvorgänge und Sammelvorgänge zu erstellen |
Stufen Sie Vorgänge herunter und herauf, um die Hierarchie oder das Verhältnis von Vorgängen in Phasen und Teilphasen kenntlich zu machen. |
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Sie möchten Ihre angepassten Ansichten nicht im Papierkorb verschwinden sehen. Teilen Sie sie mit anderen Personen, oder speichern Sie sie für kommende Projekte als Vorlagen. |
Schritt 3: Anzeigen von Project-Daten in anderen Programmen
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Anzeigen von Projektinformationen auf einer SharePoint-Website |
Wenn Sie vorhatten, Ihre Projekte mit einer SharePoint-Aufgabenliste zu synchronisieren – ohne dazu Project Server zu verwenden – dann haben Sie jetzt Gelegenheit dazu. Project Professional kann Sie beim Einrichten einer SharePoint-Aufgabenliste, die sich mit Ihrem Projekt synchronisiert, unterstützen. Ihre Teammitglieder können den Zeitplan sehen und ihre Arbeit in SharePoint aktualisieren, und Sie sehen die Änderungen in Project. |
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Wenn Sie Ihren Projektplan in ein PDF- oder XPS-Dokument umwandeln, können Sie es mit jedem teilen, der über einen Computer verfügt, auch wenn Project darauf nicht installiert ist. |
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Wenn Sie ein komplexes Projekt in Excel oder einer Datenbank begonnen haben und Sie Angst vor einem Datenschluckauf beim Portieren des Projekts nach Microsoft Project haben, verwenden Sie einen Import-Assistenten. Er übernimmt den Import zäherer Projekte. |
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Project unterstützt das Exportieren von Projektinformationen nach Excel, Visio, PDF und einer Reihe anderer gängiger Formate. |
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