Introduktion til forespørgsler

• Forespørgsler hjælper dig med at finde og arbejde med dine data

• Opret en udvælgelsesforespørgsel

• Opret en parameterforespørgsel

• Opret en totalforespørgsel

• Opret en krydstabuleringsforespørgsel

• Opret en tabeloprettelsesforespørgsel

• Opret en tilføjelsesforespørgsel

• Opret en opdateringsforespørgsel

• Opret en sletteforespørgsel

Forespørgsler hjælper dig med at finde og arbejde med dine data

I en database med et godt design er de data, som du vil præsentere i en formular eller rapport som regel placeret i flere tabeller. En forespørgsel kan hente oplysninger fra forskellige tabeller og samle dem i formularen eller rapporten. En forespørgsel kan enten være en anmodning om dataresultater fra din database eller en anmodning om handling på dataene eller begge dele. Du kan bruge forespørgsler til at få svar på simple spørgsmål, udføre beregninger, kombinere data fra forskellige tabeller og tilføje, ændre eller slette data fra en database. Da forespørgsler er meget fleksible, findes der mange typer forespørgsler, og hvilken type du skal bruge afhænger af opgaven.

Opret en udvælgelsesforespørgsel

Hvis du kun vil gennemse data fra bestemte felter i en tabel, eller hvis du vil gennemse data fra flere tabeller på samme tid eller kun se data baseret på bestemte kriterier, skal du vælge en udvælgelsesforespørgsel. Du kan finde flere oplysninger under Oprette en simpel udvælgelsesforespørgsel.

Oprette en parameterforespørgsel

Hvis du med jævne mellemrum vil køre varianter af en bestemt forespørgsel, bør du overveje at bruge en parameterforespørgsel. Når du kører en parameterforespørgsel, bliver du bedt om at angive feltværdier, som derefter bruges til at oprette kriterier til forespørgslen.

I forlængelse af det forrige eksempel, hvor du lærte at oprette en udvælgelsesforespørgsel, der returnerer ordrerne for de kunder, der findes i Las Vegas, kan du ændre udvælgelsesforespørgslen, så du bliver bedt om at angive et bynavn, hver gang du kører forespørgslen. Hvis du vil prøve eksemplet, skal du åbne den database, du oprettede i det forrige eksempel:

1. Højreklik på den forespørgsel, der hedder Ordrer efter by (som du oprettede i forrige afsnit), i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

2. I forespørgselsdesigngitteret i rækken Kriterier for kolonnen By skal du slette Las Vegas og derefter skrive [for hvilken by?].

   Strengen [For hvilken by?] er dit parameterspørgsmål. De kantede parenteser angiver, at du vil have forespørgslen til at bede om input, og at teksten (i dette tilfælde For hvilken by?) er det spørgsmål, der vises i parametermeddelelsen.

   Bemærk!: Du må ikke bruge punktummer (.) og udråbstegn (!) i parametermeddelelser.

3. Markér afkrydsningsfeltet i rækken Vis for kolonnen By, så forespørgselsresultaterne viser byen.

4. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Forespørgselsdesign. Forespørgslen beder dig angive en værdi for By.

5. Skriv New York, og tryk derefter på ENTER for at se ordrer til kunder i New York.

   Men hvad nu, hvis du ikke kender de værdier, du kan angive? Du kan bruge jokertegn som en del af spørgsmålet:

6. Klik på Vis på fanen Startside i gruppen Visninger og derefter på Designvisning.

7. I forespørgselsdesigngitteret i rækken Kriterier for kolonnen By skal du skrive F.eks. [for hvilken by?] &"*".

   I denne parameterprompt giver nøgleordet Like , og-tegnet (&) og stjernen (*) i anførselstegn brugeren mulighed for at skrive en kombination af tegn, herunder jokertegn, for at returnere en række resultater. Hvis f.eks. brugeren skriver *, returnerer forespørgslen alle byer. hvis brugeren skriver L, returnerer forespørgslen alle byer, der starter med bogstavet "L;", og hvis brugeren skriver *s*, returnerer forespørgslen alle byer, der indeholder bogstavet "s".

8. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Forespørgselsdesign, skriv Ny i forespørgselsprompten, og tryk på Enter.

   Forespørgslen kører, og ordrer for kunder i New York vises.

Oprette en totalforespørgsel

Rækken Total i et dataark er meget nyttig, men til mere komplekse spørgsmål bruger du en totalforespørgsel. En totalforespørgsel er en udvælgelsesforespørgsel, der gør det muligt at gruppere og opsummere data, f.eks. når du vil se samlet salg pr. produkt. I en totalforespørgsel kan du bruge funktionen Sum (en aggregeringsfunktion) til at få vist samlet salg pr. produkt.

Brug følgende procedure til at ændre forespørgslen Produktsubtotaler, som du oprettede i det forrige eksempel, så den opsummerer produktsubtotalerne efter produkt.

1. På fanen Hjem skal du klikke på Vis > Designvisning.

   Forespørgslen Produktsubtotaler åbnes i designvisning.

2. Klik på Totaler i gruppen Vis/skjul under fanen Forespørgselsdesign.

   Rækken Totaler vises i forespørgslens designgitter.

• Du kan gruppere efter feltværdier ved hjælp af rækken Totaler i designgitteret.

• Du kan tilføje rækken Total i et dataark til resultaterne af en totalforespørgsel.

• Når du bruger rækken Totaler i designgitteret, skal du vælge en aggregeringsfunktion for hvert felt. Hvis du ikke vil udføre en beregning på et felt, kan du gruppere efter feltet.

• Vælg Sum på rullelisten i rækken Total i anden kolonne i designgitteret.

• Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Forespørgselsdesign. Forespørgslen køres, og der vises en liste over produkter med subtotaler.

• Tryk på Ctrl+S for at gemme forespørgslen. Lad forespørgslen være åben.

Du kan få mere at vide under Få vist kolonnetotaler i et dataark ved hjælp af rækken Totaler.

Øverst på siden

Vise opsummerede eller aggregerede data

Når du bruger tabeller til at registrere transaktioner eller gemme regelmæssigt forekommende numeriske data, er det nyttigt at kunne gennemse disse data samlet, f.eks. summer eller gennemsnit. I Access kan du føje rækken Totaler til en dataark. Rækken Total er en række nederst i dataarket, der kan vise en løbende total eller anden aggregeringsværdi.

1. Kør forespørgslen Produktsubtotaler, du oprettede tidligere, og lad resultaterne være åbne i Dataarkvisning.

2. Klik på Totaler under fanen Startside. Der vises en ny række nederst i dataarket, med ordet Total i den første kolonne.

3. Klik på cellen i den sidste række i dataarket kaldet Total.

4. Klik på pilen for at få vist de tilgængelige aggregatfunktioner. Da kolonnen indeholder tekstdata, er der kun to valgmuligheder: Ingen og Tæl.

5. Vælg Tæl. Indholdet af cellen ændres fra Total til en optælling af kolonneværdierne.

6. Klik på nabocellen (den anden kolonne). Der vises en pil i cellen.

7. Klik på pilen, og klik derefter på Sum. Feltet viser summen af kolonneværdierne.

8. Lad forespørgslen være åben i dataarkvisning.

Øverst på siden

Oprette en krydstabuleringsforespørgsel

Antag nu, at du vil se produktsubtotaler, men at du også vil sammenlægge pr. måned, så hver række viser subtotaler for et produkt, og hver kolonne viser produktsubtotaler for en måned. Når du vil have vist subtotaler for et produkt samt produktsubtotaler for en måned, skal du bruge en krydstabuleringsforespørgsel.

Du kan ændre forespørgslen Produktsubtotaler igen, så forespørgslen returnerer rækker med produktsubtotaler og kolonner med månedlige subtotaler.

1. Klik på Vis på fanen Startside i gruppen Visninger og derefter på Designvisning.

2. Klik på Tilføj tabeller i gruppen Konfiguration af forespørgsel.

3. Dobbeltklik på Ordrer, og klik derefter på Luk.

4. Klik på Krydstabulering i gruppen Forespørgselstype under fanen Forespørgselsdesign. I designgitteret skjules rækken Vis, og rækken Krydstabulering vises.

5. Højreklik på rækken Felt i gitterets tredje kolonne, og klik derefter på Zoom i genvejsmenuen. Feltet Zoom åbnes.

6. I feltet Zoom skriver eller indsætter du følgende: Måned: "Måned" & DatoDel ("m", [Ordredato])

7. Klik på OK.

8. Vælg følgende værdier fra rullemenuen i rækken Krydstabulering: Rækkeoverskrift for den første kolonne, Værdi for den anden kolonne samt Kolonneoverskrift for den tredje kolonne.

9. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Forespørgselsdesign. Forespørgslen køres, og der vises produktsubtotaler, som er aggregeret pr. måned.

10. Tryk på Ctrl+S for at gemme forespørgslen.

    Du kan få mere at vide om krydstabuleringsforespørgsler under Gør det nemmere at læse opsummeringsdata ved hjælp af en krydstabuleringsforespørgsel.

Toppen af siden

Oprette en tabeloprettelsesforespørgsel

Du kan bruge en tabeloprettelsesforespørgsel til at oprette en ny tabel ud fra data, der er gemt i andre tabeller.

Antag f.eks., at du vil sende data for Chicago-ordrer til en Chicago-forretningspartner, der bruger Access til at udarbejde rapporter. I stedet for at sende alle dine ordredata, skal du begrænse de data, du sender, til data, der er specifikke for Chicago-ordrer.

Du kan oprette en udvælgelsesforespørgsel, der indeholder Chicago-ordredata, og derefter bruge udvælgelsesforespørgslen til at oprette en ny tabel på følgende måde:

1. Åbn eksempeldatabasen fra det forrige eksempel.

   Hvis du vil køre en tabeloprettelsesforespørgsel, skal du aktivere databaseindholdet.

   Bemærk!: Hvis du ser en meddelelse under båndet om aktivering af databasen, skal du klikke på Aktivér indhold.Hvis din database allerede har en pålidelig placering, vises meddelelseslinjen ikke.

2. Klik på Forespørgselsdesign på fanen Opret i gruppen Forespørgsel.

3. Dobbeltklik på Ordredetaljer og ordrer.

4. Dobbeltklik på Kunde-id og Modtagerby i tabellen Ordre for at tilføje disse felter til designgitteret.

5. Dobbeltklik på Ordre-id, Produkt-id, Antal, Enhedspris og Rabat i tabellen Ordreoplysninger for at tilføje disse felter til designgitteret.

6. Ryd feltet i rækken Vis i kolonnen Modtagerby i designgitteret. Indtast 'Chicago' (husk at medtage enkelte anførselstegn) i rækken Kriterier. Kontrollér forespørgselsresultaterne, før du bruger dem til at oprette tabellen.

7. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Forespørgselsdesign.

8. Tryk på Ctrl+S for at gemme forespørgslen.

9. I feltet Forespørgselsnavn skriver du Chicago-ordreforespørgsel og klikker derefter på OK.

10. Klik på Vis i gruppen Visninger under fanen Startside, og klik derefter på Designvisning.

11. Klik på Tabeloprettelse i gruppen Forespørgselstype under fanen Forespørgselsdesign.

12. I dialogboksen Tabeloprettelse i Tabelnavnet skriver du Chicago-ordrer og klikker derefter på OK.

13. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Forespørgselsdesign.

14. Klik på Ja i bekræftelsesdialogboksen og se, hvordan den nye tabel vises i navigationsruden.

    Bemærk!: Hvis der allerede findes en tabel med det navn, du har angivet, slettes den tabel, inden forespørgslen køres.

Du kan finde flere oplysninger om brug af tabeloprettelsesforespørgsler under Opret en tabeloprettelsesforespørgsel.

Øverst på siden

Oprette en tilføjelsesforespørgsel

Du kan bruge en tilføjelsesforespørgsel til at hente data fra en eller flere tabeller og føje disse data til en anden tabel.

Antag, at du har oprettet en tabel, du vil dele med en forretningsforbindelse i Chicago, men du indser, at forbindelsen også arbejder med kunder i Milwaukee-området. Du vil føje rækker, der indeholder data om Milwaukee-området, til tabellen, før du deler tabellen med forbindelsen. Du kan føje data om Milwaukee-området til tabellen med Chicago-ordrer ved at bruge følgende procedure:

1. Åbn forespørgslen med navnet "Chicago-ordreforespørgsel", du oprettede tidligere i designvisning.

2. Klik på Tilføj i gruppen Forespørgselstype under fanen Forespørgselsdesign. Dialogboksen Tilføj åbnes.

3. Klik på pilen i feltet Tabelnavn i dialogboksen Tilføj, vælg Ordrer for Chicago fra rullelisten og klik på OK.

4. I designgitteret i rækken Kriterier for kolonnen Skibsby sletter du "Chicago" og skriver derefter 'Milwaukee'.

5. Vælg det relevante felt for hver kolonne i rækken Tilføj til.

   I dette eksempel bør rækkeværdierne for Tilføj til svare til rækkeværdierne for Felt, men det er ikke nødvendigt, for at tilføjelsesforespørgsler kan fungere.

6. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Forespørgselsdesign.

Du finder flere oplysninger om tilføjelsesforespørgsler under Føj poster til en tabel ved hjælp af en tilføjelsesforespørgsel.

Øverst på siden

Oprette en opdateringsforespørgsel

Du kan bruge en opdateringsforespørgsel til at ændre data i tabeller, og du kan bruge en opdateringsforespørgsel til at indtaste kriterier for at angive, hvilke rækker der skal opdateres. En opdateringsforespørgsel giver dig mulighed for at gennemse de opdaterede data, før du udfører opdateringen.

I det forrige eksempel føjede du rækker til tabellen Chicago-ordrer. I tabellen Chicago-ordrer viser feltet Produkt-id det numeriske Produkt-id. Hvis du vil gøre dataene endnu mere anvendelige i rapporter, kan du erstatte produkt-id'erne med produktnavne ved at bruge følgende procedure:

1. Åbn tabellen Chicago-ordrer i designvisning.

2. Ret datatypen fra Tal til Tekst i rækken Produkt-id.

3. Gem og luk tabellen Chicago-ordrer.

4. Klik på Forespørgselsdesign på fanen Opret i gruppen Forespørgsel.

5. Dobbeltklik på Chicago-ordrer og -produkter.

6. Klik på Opdater i gruppen Forespørgselstype under fanen Forespørgselsdesign.

7. Rækkerne Sorter og Vis vises i designgitteret, og rækken Opdater til vises.

8. Dobbeltklik på Produkt-id i tabellen Ordrer for Chicago for at tilføje dette felt til designgitteret.

9. I designgitteret i rækken Opdater til for kolonnen Produkt-id skal du skrive eller indsætte følgende: [Produkter]. [Produktnavn]

   Tip!: Du kan bruge en opdateringsforespørgsel til at slette feltværdier ved at bruge en tom streng ("") eller NUL i rækken Opdater til.

10. I rækken Kriterier skal du skrive eller indsætte følgende: [Produkt-id] F.eks. ([Produkter]. [id])

11. Du kan få vist, hvilke værdier der bliver ændret af en opdateringsforespørgsel, ved at se forespørgslen i dataarkvisning.

12. På fanen Design skal du klikke på Vis > Dataarkvisning. Forespørgslen returnerer en liste over produkt-id'er, som vil blive opdateret.

13. Klik på Kør under fanen Forespørgselsdesign.

    Når du åbner tabellen Chicago-ordrer, kan du se, at de numeriske værdier i feltet Produkt-id er blevet erstattet af produktnavnene fra tabellen Produkter.

Du finder flere oplysninger om opdateringsforespørgsler under Oprette og køre en opdateringsforespørgsel.

Øverst på siden

Oprette en sletteforespørgsel

Du kan bruge en sletteforespørgsel til at slette data fra tabeller, og du kan bruge en sletteforespørgsel til at indtaste kriterier for at angive, hvilke rækker der skal slettes. En sletteforespørgsel gør det muligt at se de rækker, der bliver slettet, inden du udfører sletningen.

Antag f.eks., at mens du forbereder at sende tabellen Chicago-ordrer fra det forrige eksempel til din forretningsforbindelse i Chicago, så bemærker du, at nogle af rækkerne indeholder nogle tomme felter. Du beslutter, at du vil slette disse rækker, inden du sender tabellen. Du kan åbne tabellen og slette rækkerne manuelt, men hvis du har kriterier for, hvilke rækker der skal slettes, kan det være praktisk at bruge en sletteforespørgsel.

Du kan bruge en forespørgsel til at slette rækker i tabellen Chicago-ordrer, som ikke har en værdi for Ordre-id, på følgende måde:

1. Klik på Forespørgselsdesign på fanen Opret.

2. Dobbeltklik på Chicago-ordrer.

3. Klik på Slet i gruppen Forespørgselstype under fanen Forespørgselsdesign. Rækkerne Sortér og Vis vises i designgitteret, og rækken Slet vises.

4. Dobbeltklik på Ordre-id i tabellen Ordrer for Chicago for at tilføje den til gitteret.

5. I designgitteret, i rækken Kriterier for kolonnen ordre-id skriver du Er Nul.

6. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Forespørgselsdesign.

Du kan finde flere oplysninger om sletteforespørgsler under Opret og kør en sletteforespørgsel.

Toppen af siden