Rækken Totaler i Access gør det nemt hurtigt at se, hvad totalerne er for kolonner i et dataark. I en tabel med købsoplysninger kan vi f.eks. vise summen af prisen eller købte enheder eller et samlet antal varer ved at føje rækken Totaler til dataarket:
Bemærk!: Hvis du vil vise sumværdien for en kolonne, skal kolonnens datatype være angivet til Tal, Decimal eller Valuta. Når det gælder kolonner, der ikke er numeriske, kan du kun vælge totaltypen Antal.
Tilføje en række med totaler
-
Dobbeltklik på tabellen, forespørgslen eller den delte formular fra navigationsruden for at åbne den i dataarkvisning.
-
På fanen Hjem i gruppen Poster skal du klikke på Totaler.
En række med totaler føjes til slutningen af dataarket:
-
For hver enkelt celle i rækken Total, hvor der skal vises en total, skal du klikke i cellen og vælge den ønskede type total.
Sådan vælger du totaltypen
Når du har tilføjet rækken Total , kan du vælge, hvilken type totalværdi der skal vises for hver kolonne. F.eks. kan aggregater som f.eks. summer vises, når datatypen er angivet til Tal, Decimal eller Valuta. Det er muligt at tælle værdier, når datatypen er en tekstværdi.
Lad os bruge et dataark til at vise den samlede sumværdi for kolonnerne Indkøbspris og Købte enheder og det samlede antal for kolonnen Vare i billedet nedenfor:
-
I stedet for ordet Totali den første kolonne kan vi vise et samlet postantal. Klik på totalrækken for kolonnen Element, klik på pilen, og vælg Antal for at se det samlede tal for eller antal af elementer.
-
Klik derefter på pilen i kolonnen Indkøbspris, og vælg Sum for at få vist den samlede indkøbspris for alle varer.
-
Gentag det foregående trin for kolonnen Købt enhed for at få vist totalværdierne for de købte enheder.
Bemærk!: Selvom rækken Total ikke kan slettes eller klippes, kan den skjules ved at klikke på Totaler under fanen Hjem.
Forstå Sum og andre aggregeringsfunktioner
Aggregeringsfunktioner udfører beregninger på kolonner med data og returnerer et enkelt resultat. Du kan bruge aggregeringsfunktioner, når du har brug for at beregne en enkelt værdi, f.eks. en sum eller et gennemsnit. Når du fortsætter, skal du huske, at du bruger aggregeringsfunktioner med kolonner med data. Det kan virke som en indlysende sætning, men når du designer og bruger en database, har du en tendens til at fokusere på rækker med data og individuelle poster – du sikrer dig, at brugerne kan angive data i et felt, flytte markøren til højre eller venstre og udfylde det næste felt osv. I modsætning hertil bruger du aggregeringsfunktioner til at fokusere på grupper af poster i kolonner.
Antag f.eks., at du bruger Access til at lagre og spore salgsdata. Du kan bruge aggregeringsfunktioner til at tælle antallet af solgte produkter i én kolonne, beregne det samlede salgsbeløb i en anden kolonne og beregne det gennemsnitlige salgsbeløb for hvert produkt i en tredje kolonne.
Denne tabel viser og beskriver aggregeringsfunktionerne, som Access leverer i rækken med totaler. Husk, at Access indeholder flere aggregeringsfunktioner, men du skal bruge dem i forespørgsler.
|
Funktion |
Beskrivelse |
Brug med datatype(r) |
Er det tilgængeligt i rækken med totaler? |
|
Middel |
Beregner den gennemsnitlige værdi for en kolonne. Kolonnen skal indeholde numeriske data, valutadata eller dato/klokkeslæt-data. Funktionen ignorerer null-værdier. |
Tal, Decimal, Valuta, Dato/tid |
Ja |
|
Antal |
Returnerer antallet af elementer i en kolonne. |
Alle datatyper undtagen komplekse gentagne skalardata, f.eks. en kolonne med lister med flere værdier. Du kan få mere at vide om lister med flere værdier i artiklerne Vejledning til felter med flere værdier og Create eller slette et felt med flere værdier. |
Ja |
|
Maksimum |
Returnerer elementet med den højeste værdi. For tekstdata er den højeste værdi den sidste alfabetiske værdi, og Access skelner ikke mellem store og små bogstaver. Funktionen ignorerer null-værdier. |
Tal, Decimal, Valuta, Dato/tid |
Ja |
|
Minimum |
Returnerer elementet med den laveste værdi. For tekstdata er den laveste værdi den første alfabetiske værdi, og Access skelner ikke mellem store og små bogstaver. Funktionen ignorerer null-værdier. |
Tal, Decimal, Valuta, Dato/tid |
Ja |
|
Standardafvigelse |
Måler, hvor meget værdier afviger fra gennemsnitsværdien (middelværdien). Få mere at vide under Mere om funktionerne Standardafvigelse og Varians i næste afsnit. |
Tal, Decimal, Valuta |
Ja |
|
Sum |
Summerer elementerne i en kolonne. Fungerer kun med numeriske data og valutadata. |
Tal, Decimal, Valuta |
Ja |
|
Varians |
Måler den statistiske varians for alle værdier i kolonnen. Du kan kun bruge denne funktion på numeriske data og valutadata. Hvis tabellen indeholder færre end to rækker, returnerer Access en null-værdi. Få mere at vide om variansfunktioner under Mere om funktionerne Standardafvigelse og Varians i næste afsnit. |
Tal, Decimal, Valuta |
Ja |
Mere om funktionerne Standardafvigelse og Varians
Funktionerne Standardafvigelse og Varians beregner statistiske værdier. Nærmere bestemt beregner de, hvor værdierne er grupperet omkring deres middelværdi (gennemsnit) i en normalfordeling (klokkeformet kurve).
Antag f.eks., at du tilfældigt indsamler 10 værktøjer, der er stemplet fra den samme maskine, og måler dem for brudstyrke – en proces, der tester maskinen og dine kvalitetskontrolforanstaltninger. Hvis du beregner en gennemsnitlig brudstyrke, kan du se, at de fleste værktøjer har en brudstyrke, der er tæt på dette gennemsnit, mens nogle få har en større styrke, og nogle få har en mindre styrke. Men hvis du kun beregner den gennemsnitlige brudstyrke, fortæller denne værdi dig ikke, hvor godt din kvalitetskontrolproces fungerer, fordi et par usædvanligt stærke eller svage værktøjer kan skævgøre gennemsnittet op eller ned.
Funktionerne Varians og Standardafvigelse løser dette problem, da du her får vist, hvor tæt dine værdier ligger på middelværdien. Hvad angår brudstyrke, kan det siges, at jo mindre tal, der returneres af en af disse funktioner, desto bedre fungerer produktionsprocesserne, da kun få af værktøjerne har en brudstyrke, der ligger over eller under gennemsnittet.
En fuldstændig beskrivelse af begreberne varians og standardafvigelse behandles ikke i denne artikel. Der findes en lang række websteder omhandlende statistik, som du kan besøge, hvis du ønsker yderligere oplysninger om disse emner. Husk disse regler, når du bruger funktionerne Varians og Standardafvigelse:
-
Funktionerne ignorerer null-værdier.
-
Funktionen Varians anvender denne formel:
-
Funktionen Standardafvigelse anvender denne formel:
