Gøre det lettere at læse opsummeringsdata ved at bruge en krydstabuleringsforespørgsel

Ved at bruge Designvisning til at oprette din krydstabuleringsforespørgsel kan du bruge så mange postkilder (tabeller og forespørgsler), som du ønsker. Du kan dog holde designet simpelt ved først at oprette en udvælgelsesforespørgsel, der returnerer alle de data, du ønsker, og derefter bruge denne forespørgsel som den eneste postkilde til din krydstabuleringsforespørgsel. Du kan få mere at vide om oprettelse af en udvælgelsesforespørgsel under afsnittet Se også.

Når du opbygger en krydstabuleringsforespørgsel i designvisning, bruger du rækkerne Total og Krydstabulering i designgitteret til at angive, hvilket felts værdier skal anvendes som kolonneoverskrifter, hvilket felts værdier anvendes som rækkeoverskrifter, og hvilket felts værdier skal anvendes til opsummering, beregning af gennemsnit, optælling eller anden beregning.

1. Indstillingerne af disse rækker bestemmer, om feltet er en rækkeoverskrift, kolonneoverskrift eller en opsummeringsværdi.

2. Denne indstilling viser feltets værdier som rækkeoverskrifter.

3. Denne indstilling viser feltets værdier som kolonneoverskrifter.

4. Disse indstillinger beregner opsummeringsværdierne.

Opret forespørgslen

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

   

2. Dobbeltklik på hver tabel eller forespørgsel i dialogboksen Vis tabel, som du ønsker at bruge som postkilde.

   Hvis du bruger mere end én postkilde, skal du sikre dig, at tabellerne eller forespørgslerne er joinforbundet i felter, som de har til fælles. Du kan finde flere oplysninger om joinforbindelse af tabeller og forespørgsler under afsnittet Se også.

3. Luk dialogboksen Vis tabel.

4. Klik på Krydstabulering i gruppen Forespørgselstype under fanen Design.

5. Dobbeltklik på hvert felt, som du vil bruge som en kilde til rækkeoverskrifter, i forespørgselsdesignvinduet. Du kan vælge op til tre felter til rækkeoverskrifter.

6. Vælg Rækkeoverskrift på rækken Krydstabulering for hvert rækkeoverskriftsfelt i forespørgselsdesigngitteret.

   Du kan skrive et udtryk på rækken Kriterier for at begrænse resultaterne for det pågældende felt. Du kan også bruge rækken Sortér til at angive en sorteringsrækkefølge for et felt.

7. Dobbeltklik på det felt, som du vil bruge som en kilde til kolonneoverskrifter, i forespørgselsdesignvinduet. Du kan kun vælge ét felt til kolonneoverskrifter.

8. Vælg Kolonneoverskrift på rækken Krydstabulering for kolonneoverskriftsfeltet i forespørgselsdesigngitteret.

   Du kan skrive et udtryk på rækken Kriterier for at begrænse resultaterne for kolonneoverskriftsfeltet. Hvis du dog bruger et kriterieudtryk sammen med kolonneoverskriftsfeltet, begrænser det ikke antallet af kolonner, der findes med krydstabuleringsforespørgslen. I stedet begrænser det, hvilke kolonner indeholder data. Antag f.eks., at du har et kolonneoverskriftsfelt med tre positive værdier: rød, grøn og blå. Hvis du anvender kriteriet ='blå' på kolonneoverskriftsfeltet, vil krydstabuleringen stadig vise en kolonne for rød og en kolonne for grøn, men kun kolonnen for blå indeholder data.

   Hvis du vil begrænse de værdier, der vises som kolonneoverskrifter, kan du angive en liste over faste værdier ved at bruge egenskaben Kolonneoverskrifter for forespørgslen. Du kan finde flere oplysninger i det næste afsnit.

9. Dobbeltklik på det felt, som du vil bruge til beregning af opsummeringsværdier, i forespørgselsdesignvinduet. Du kan kun vælge ét felt til brug i opsummeringsværdier.

10. Vælg en aggregeringsfunktion til beregning af værdierne på rækken Total for feltet med opsummeringsværdier i forespørgselsdesigngitteret.

11. Vælg Værdi på rækken Krydstabulering for feltet med opsummeringsværdier.

    Du kan ikke angive kriterier for eller sortere ud fra feltet med opsummeringsværdier.

12. Klik på Kør i gruppen Resultater under fanen Design.

Angiv faste værdier til kolonneoverskrifter

Hvis du vil angive faste værdier til kolonneoverskrifter, kan du indstille egenskaben VisteKolonneoverskrifter for forespørgslen.

1. Åbn krydstabuleringsforespørgslen i designvisning.

2. Hvis egenskabsarket ikke er synligt, skal du trykke på F4 for at få det vist.

3. Lige over fanen Generelt i egenskabsarket skal du kontrollere, at der er valgt Egenskaber for forespørgsel under Markeringstype. Hvis det ikke er tilfældet, skal du klikke på et tomt sted i området over forespørgselsdesigngitteret.

4. Indtast en kommasepareret liste over værdier, som du vil bruge som kolonneoverskrifter, i egenskaben VisteKolonneoverskrifter under fanen Generelt i egenskabsarket.

   Nogle tegn (f.eks. de fleste tegnsætningstegn) er ikke tilladt i kolonneoverskrifter. Hvis du bruger disse tegn på listen over værdier, erstatter Access et understregningstegn (_) med hvert af disse tegn.

SQL-syntaks for en krydstabuleringsforespørgsel

En krydstabuleringsforespørgsel udtrykkes som en TRANSFORM-sætning i SQL. En TRANSFORM-sætning har følgende syntaks:

TRANSFORM aggfunction
selectstatement
PIVOT pivotfield [IN (værdi1[, værdi2[, ...]])]

TRANSFORM-sætningen består af følgende dele:

Del	Beskrivelse
aggfunction	En SQL-aggregeringsfunktion, der opererer på de markerede data.
selectstatement	En SELECT-sætning.
pivotfield	Det felt eller udtryk, du vil bruge til at oprette kolonneoverskrifter i resultatsættet for forespørgslen.
værdi1, værdi2	Faste værdier, der bruges til at oprette kolonneoverskrifter.

SQL-visning begrænser ikke antallet af tabeller eller forespørgsler, du kan bruge som postkilder til en krydstabuleringsforespørgsel. Du kan dog holde designet simpelt ved at oprette en udvælgelsesforespørgsel, der returnerer alle de data, du ønsker at bruge i krydstabuleringsforespørgsel, og derefter bruge denne udvælgelsesforespørgsel som postkilden. Du kan få mere at vide om oprettelse af en udvælgelsesforespørgsel under afsnittet Se også.

1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Andre under fanen Opret.

2. Luk dialogboksen Vis tabel.

3. På fanen Design skal du i gruppen Visninger klikke på Vis og derefter klikke på SQL-visning.

4. I fanen SQL-objekt skal du skrive eller indsætte følgende SQL:

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. På den første linje efter TRANSFORM skal du skrive et udtryk, der bruges til at beregne sumværdier f.eks. Sum([Antal]).

   Hvis du bruger mere end én tabel eller forespørgsel som postkilde, skal du medtage navnet på tabellen eller forespørgslen som en del af hvert feltnavn; f.eks. Sum([Udgift].[Antal]).

6. På den anden linje efter SELECT skal du skrive en liste over felter eller feltudtryk, du vil bruge til rækkeoverskrifter. Adskil listeelementerne ved hjælp af kommaer. f.eks. [Budget].[Dept_ID], [Udgift]. [Type].

7. På den tredje linje efter FRA skal du skrive en liste over de tabeller eller forespørgsler, du bruger som postkilder, f.eks. Budget, Udgift.

8. På fjerde linje efter GROUP BY skal du skrive den samme liste over felter, du har brugt i SELECT-delsætningen i trin 6.

9. På femte linjen efter PIVOT skal du skrive et feltnavn eller udtryk, du vil bruge som kolonneoverskrifter, f.eks. PIVOT [Budget].[År].

Nogle gange vil du i stedet for at bruge hver enkelt værdi i et felt til række- eller kolonneoverskrifter gruppere værdierne i et felt i områder og derefter bruge disse områder til række- eller kolonneoverskrifter. Antag f.eks., at du bruger et "Alder"-felt til kolonneoverskrifter. I stedet for at bruge en kolonne for hver alder kan du foretrække at bruge kolonner, der repræsenterer aldersintervaller.

Du kan bruge funktionen Ilf i et udtryk til at oprette områder til brug i række- eller kolonneoverskrifter.

1. Åbn krydstabuleringsforespørgslen i designvisning.

2. Højreklik på en tom kolonne på rækken Felt i forespørgselsdesigngitteret, og klik derefter på Zoom i genvejsmenuen.

3. Skriv et feltalias efterfulgt af et kolon (:) i feltet Zoom.

4. Skriv IIf().

5. Skriv et sammenligningsudtryk, der definerer det første område af feltværdier, i parentesen, der efterfølger Ilf.

   Antag f.eks., at du opretter områder til et Alder-felt, og du vil have, at hvert område skal omfatte 20 år. Sammenligningsudtrykket for det første område er [Alder]<21.

6. Indtast et komma efter sammenligningsudtrykket, og skriv derefter et navn på området i parentes. Det navn, du bruger, er krydstabuleringsoverskriften for værdier, der falder inden for området.

   Skriv f.eks. et komma efter [Alder]<21, og skriv derefter "0-20 år".

7. Skriv et komma efter områdenavnet (uden for anførselstegnene), og gør derefter ét af følgende:

   • Skriv IIf() for at oprette endnu et område, og gentag derefter trin 5, 6 og 7.

   • Til det sidste område skal du blot skrive et navn til området.

     Et komplet integreret Ilf-udtryk, der opdeler et aldersfelt i tyveårsområder, kunne f.eks. se ud som følger (der er tilføjet linjeskift for at øge overskueligheden):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     Bemærk!: Evalueringen af udtrykket i Access stoppes, så snart én af IIf-sætningerne evalueres som sand. Du behøver ikke at angive den laveste del af hvert område, fordi enhver værdi, der ligger under den laveste del af et givent område, allerede vil være evalueret som sand.

8. Vælg Gruppér efter på rækken Total i forespørgselsdesigngitteret.

9. På rækken Krydstabulering skal du angive, om der skal bruges områder som rækkeoverskrifter eller kolonneoverskrifter. Husk, at du kan angive fra én til tre rækkeoverskrifter og én kolonneoverskrift.

Du vil muligvis have, at krydstabuleringsforespørgslen beder om input, når den køres. Antag f.eks., at du bruger flere rækkeoverskrifter, og at en af dem er Land/Område. I stedet for altid at få vist data for hvert land eller område, kan du få forespørgslen til at bede dig angive et navn og derefter vises data i overensstemmelse med brugerens input.

Du kan føje en parametermeddelelse til ethvert rækkeoverskriftsfelt.

1. Åbn krydstabuleringsforespørgslen i designvisning.

2. På rækken Kriterier for det rækkeoverskriftsfelt, som du vil bede om brugerinput til, skal du skrive spørgsmålsteksten i firkantede parenteser. Spørgsmålsteksten vises som en meddelelse, når forespørgslen køres.

   Hvis du f.eks. skriver [Hvilket land eller område?] på rækken Kriterier, vises en dialogboks med spørgsmålet "Hvilket land eller område?", en inputboks og knappen OK, når forespørgslen køres.

   Tip!: Hvis du vil have, at din parameter skal være fleksibel, skal du sammenkæde udtrykket med jokertegn ved hjælp af operatoren Like . I stedet for at bruge [Hvilket land eller område?] som kriterium kan du f.eks. bruge Synes godt om [Hvilket land eller område?] &"*" for at få parameteren til at matche et større inputområde. Brug af Like ændrer ikke udseendet af parameterprompten.

3. Klik på Parametre i gruppen Vis/skjul under fanen Design.

4. I kolonnen Parametre i dialogboksen Forespørgselsparametre skal du skrive samme parametermeddelelse, som du brugte på rækken Kriterier. Medtag de kantede parenteser, men medtag ikke nogen sammenkædede jokertegn eller operatoren Like.

5. Vælg datatype for parameteren i kolonnen Datatype. Datatypen skal svare til datatypen i rækkeoverskriftsfeltet.

Hvis det felt, du bruger til at beregne opsummeringsværdier i din krydstabuleringsforespørgsel, indeholder null-værdier, ignoreres disse værdier af enhver aggregeringsfunktion, du bruger. For nogle aggregeringsfunktioner kan dine resultater blive påvirket. Hvis du f.eks. vil beregne et gennemsnit, skal du tilføje alle værdierne og dividere resultatet med antallet af værdier. Men hvis feltet indeholder null-værdier, tælles disse Null-værdier ikke som en del af antallet af værdier.

I nogle tilfælde vil du måske foretrække at erstatte eventuelle NULL-værdier med nuller, så værdierne tælles med under aggregerede beregninger. Du kan bruge funktionen Nz til at erstatte NULL-værdier med nuller.

Nz-syntaks

Nz ( variant [, værdihvisnull ] )

Syntaksen til funktionen Nz indeholder følgende argumenter:

Argument	Beskrivelse
variant	Obligatorisk. En variabel af datatypevariant.
værdihvisnull	Valgfrit (medmindre det bruges i en forespørgsel). En variant-datatype, der angiver den værdi, som skal returneres, hvis argumentet variant er Null. Dette argument gør det muligt at få returneret en anden værdi end nul og en streng af længden nul. Bemærk!: Hvis du bruger funktionen Nz i et udtryk i en forespørgsel uden at medtage argumentet værdihvisnull, indsættes der en streng af længden nul i de felter, der indeholder Null-værdier.

1. Når forespørgslen er åben i designvisning, skal du højreklikke på feltet Værdi i forespørgselsdesigngitteret.

2. Klik på Zoom i genvejsmenuen.

3. I feltet Zoom skal du sætte feltnavnet eller udtrykket i parenteser og derefter skrive Nz foran parenteserne.

4. Skriv , 0 lige inden for højre parentes.

   Hvis du f.eks. brugte Nz med et felt med navnet "Tabte timer" til at lave NULL-værdier om til nuller, ville det færdige udtryk se ud som følger:

Nz([Hours Lost], 0)

• Hold det enkelt.    Krydstabuleringsforespørgsler kan blive svære at læse i takt med, at antallet af rækkekombinationer vokser. Brug ikke flere rækkeoverskrifter end nødvendigt.

• Overvej at opbygge din krydstabulering i trin.    Begræns ikke dig selv til udelukkende at bruge tabeller. Du kan ofte starte med at bygge en totalforespørgsel og derefter bruge denne forespørgsel som postkilde for en krydstabuleringsforespørgsel.

• Vælg dit kolonneoverskriftsfelt omhyggeligt    Krydstabuleringsdataark er som regel nemmere at læse, når antallet af kolonneoverskrifter forbliver relativt lille. Når du har identificeret de felter, du vil bruge som overskrifter, kan du overveje at bruge det felt, der har færrest entydige værdier, til at oprette kolonneoverskrifter. Hvis forespørgslen f.eks. beregner en værdi efter alder og køn, kan du overveje at bruge køn til kolonneoverskrifter i stedet for alder, da køn typisk har færre mulige værdier end alder.

• Brug en underforespørgsel i en WHERE-delsætning    Du kan du bruge en underforespørgsel som en del af en WHERE-delsætningen i en krydstabuleringsforespørgsel.

Toppen af siden