Opret en simpel udvælgelsesforespørgsel

Fordelene ved at bruge en forespørgsel

Med en forespørgsel kan du:

• Få vist data udelukkende fra felterne, du er interesseret i at få vist. Når du åbner en tabel, kan du se alle felterne. En forespørgsel er en praktisk måde at gemme et udvalg af felter på.

  Bemærk!: En forespørgsel peger kun på data, den lagrer ikke data. Når du gemmer en forespørgsel, gemmer du ikke en kopi af dataene.

• Kombiner data fra flere datakilder. En tabel viser som regel kun data, som lagres i den. En forespørgsel lader dig frit vælge felter fra forskellige kilder og angive, hvordan oplysningerne skal kombineres.

• Brug udtryk som felter. Du kan f.eks. bruge funktionen Dato som et felt, eller du kan bruge funktionen Format sammen med et felt til at styre den måde, dataene fra feltet formateres på i forespørgselsresultaterne.

• Få vist de poster, der opfylder de kriterier, du angiver. Når du åbner en tabel, kan du se alle posterne. En forespørgsel er en praktisk måde at gemme et udvalg af poster.

Grundlæggende trin til at oprette en udvælgelsesforespørgsel

Du kan oprette en udvælgelsesforespørgsel ved hjælp af guiden Forespørgsel eller ved at arbejde i designvisning. Nogle designelementer er ikke tilgængelige, når du bruger guiden, men du kan tilføje disse elementer senere ved hjælp af designvisning. Selvom de to metoder er forskellige, er de grundlæggende trin i bund og grund de samme:

1. Vælg de tabeller eller forespørgsler, du vil bruge som datakilder.

2. Angiv hvilke felter, du vil medtage fra datakilder.

3. Du kan også angive kriterier for at begrænse antallet af poster, som forespørgslen returnerer.

Når du har oprettet en udvælgelsesforespørgsel, skal du køre den for at se resultaterne. Hvis du vil køre en udvælgelsesforespørgsel, skal du åbne den i dataarkvisning. Hvis du gemmer forespørgslen, kan du genbruge den, når du har brug for det, f.eks. som en datakilde til en formular, rapport eller en anden forespørgsel.

Inden du går i gang

Hvis du bruger felter fra datakilder, der ikke er relateret til hinanden, spørger guiden Forespørgsel, om du vil oprette relationer. Guiden åbner vinduet Relationer for dig, men du skal genstarte guiden, hvis du redigerer relationer. Inden du kører guiden, skal du derfor overveje at oprette relationer, som din forespørgsel har brug for.

Du kan finde flere oplysninger om at oprette tabelrelationer i artiklen Vejledning i tabelrelationer.

Brug guiden Forespørgsel

1. Klik på Guiden Forespørgsel i gruppen Forespørgsler under fanen Opret. 

   

2. Klik på Guiden Simpel forespørgsel i dialogboksen Ny forespørgsel, og klik derefter på OK.

3. Derefter skal du tilføje felter. Du kan tilføje op til 255 felter fra op til 32 tabeller eller forespørgsler.

   For hvert felt, skal du udføre disse to trin:

   1. Under Tabeller/forespørgsler skal du klikke på den tabel eller forespørgsel, der indeholder feltet.

   2. Under Tilgængelige felter skal du dobbeltklikke på feltet for at føje det til listen Valgte felter. Hvis du vil tilføje alle felterne til forespørgslen, skal du klikke på knappen med de dobbelte højrepile (>>).

   3. Når du har tilføjet alle de ønskede felter, skal du klikke på Næste.

      

4. Hvis du ikke har tilføjet nogen talfelter (felter, der indeholder numeriske data), kan du gå videre til trin 9. Hvis du har tilføjet talfelter, bliver du spurgt, om du ønsker, at forespørgslen skal vise detaljer eller opsummerede data.

   Gør et af følgende:

   1. Hvis du vil se individuelle poster, skal du klikke på Detaljer, og derefter Næste. Spring til trin 9.

   2. Hvis du vil have vist opsummerede numeriske data, f.eks. gennemsnit, skal du klikke på Opsummering, og derefter vælge Opsummeringsindstillinger.

      

5. I dialogboksen Opsumeringsindstillinger skal du angive, hvilke felter der skal opsummeres, og hvordan du vil have dataene opsummeret. Der vises kun talfelter.

   For hvert tal skal du vælge en af følgende funktioner:

   1. Sum    Forespørgslen viser summen af alle værdierne i feltet.

   2. Gns    Forespørgslen viser gennemsnittet af alle værdierne i feltet.

   3. Min    Forespørgslen viser den mindste værdi i feltet.

   4. Max    Forespørgslen viser den største værdi i feltet.

   

6. Hvis du ønsker, at forespørgselsresultatet skal vise en optælling af posterne i en datakilde, skal du vælge afkrydsningsfeltet Tæl poster i datakildenavn.

7. Klik på OK for at lukke dialogboksen Opsummeringsindstillinger.

8. Hvis du ikke føjede et dato/klokkeslætsfelt til forespørgslen, skal du gå videre til trin 9. Hvis du har føjet et dato-klokkeslætsfelt til forespørgslen, spørger guiden Forespørgsel, hvordan du vil gruppere datoværdierne. Antag f.eks., at du har føjet et talfelt ("Pris") og et dato-/klokkeslætsfelt ("Transaction_Time") til forespørgslen og derefter angivet i dialogboksen Opsummeringsindstillinger , at du vil have vist gennemsnitsværdien af talfeltet "Pris". Da du har medtaget et dato-/klokkeslætsfelt, kan du beregne opsummeringsværdier for hver entydig dato/klokkeslæt-værdi, for hver dag, for hver måned, for hvert kvartal eller for hvert år.

   

   Vælg det tidsinterval, du ønsker at bruge til at gruppere dato-/tidsværdier, og klik så på Næste.

   Bemærk!: I designvisning kan du bruge et udtryk til at gruppere efter et hvilket som helst tidsinterval, du ønsker, men guiden giver kun disse valgmuligheder.

9. På den sidste side i guiden skal du give forespørgslen en titel, angive om du vil åbne eller redigere forespørgslen, og derefter klikke på Udfør.

   Hvis du vælger at åbne forespørgslen, viser forespørgslen de markerede data i dataarkvisning. Hvis du vælger at redigere forespørgslen, åbner forespørgslen i designvisning.

Toppen af siden

Automatiske joinforbindelser

Når du tilføjer datakilderne, hvis kilderne har relationer defineret mellem dem, føjes disse relationer automatisk til forespørgslen som joinforbindelser. Joinforbindelser angiver, hvordan data fra relaterede kilder bør kombineres. Access opretter også automatisk en joinforbindelse mellem to tabeller, hvis de har felter, der har kompatible datatyper og ét felt er en primær nøgle.

Du ønsker muligvis at justere de joinforbindelser, som Access opretter. Access bestemmer, hvilken type joinforbindelse, der skal oprettes, baseret på relationen som joinforbindelsen repræsenterer. Hvis Access opretter en joinforbindelse, men der ikke er nogen defineret relation, opretter Access en Indre joinforbindelse.

Hvis Access automatisk opretter korrekte joinforbindelser, når du tilføjer datakilderne, kan du gå videre til Trin 3: Tilføj outputfelter.

Brug den samme datakilde flere gange

I nogle tilfælde vil du forbinde to kopier af den samme tabel eller forespørgsel, kaldet en selv-join, der kombinerer poster fra den samme tabel, når der er matchende værdier i de sammenkædede felter. Antag f.eks., at du har tabellen Medarbejdere, hvor feltet ReportsTo for hver medarbejders post viser hans eller hendes chefs id i stedet for navn. Du kan bruge en selvtilslutning til at vise lederens navn i hver medarbejders post i stedet.

Når du tilføjer en datakilde endnu en gang, føjer Access _1 til navnet på forekomst nummer 2. Hvis du for eksempel tilføjede tabellen Medarbejdere to gange, kaldes den anden forekomst Medarbejdere_1.

Tilføj en joinforbindelse

• For at tilføje en joinforbindelse skal du trække ét felt fra en datakilde til et tilsvarende felt i en anden datakilde.

  Access viser en linje mellem de to felter for at vise, at en joinforbindelse er blevet oprettet.

  

Rediger en joinforbindelse

1. Dobbeltklik på den joinforbindelse, du vil ændre.

   Dialogboksen Joinegenskaber vises.

   

2. Gennemgå de tre indstillinger i dialogboksen Joinegenskaber.

3. Klik på den indstilling, du vil bruge, og klik derefter på OK.

Når joinforbindelserne er klar, skal du tilføje outputfelter – felter, der indeholder data, du vil have i forespørgselsresultaterne.

Brug et udtryk som et outputfelt

Hvis du vil udføre beregninger eller bruge en funktion til at producere forespørgselsoutput, kan du bruge en udtryk som et outputfelt. Et udtryk kan bruge data fra alle datakilder i forespørgslen samt funktioner, f.eks. Formatér eller InStr, og kan også indeholde konstanter og matematiske operatorer.

1. I en tom kolonne i forespørgselsgitteret skal du højreklikke på rækken Felt og klikke på Zoom i genvejsmenuen.

2. I feltet Zoom skal du skrive eller indsætte dit udtryk. Der skal være kolon efter udtrykket med det navn, du vil bruge til outputudtryk. Hvis du f.eks. ønsker, at udtrykket skal navngives "Senest opdateret", skal du starte dit udtryk med Senest opdateret:.

   Bemærk!: Du kan gøre en lang række forskellige ting ved brug af udtryk. En komplet forklaring af udtryk ligger uden for omfanget af denne artikel. Du kan få mere at vide om at oprette et udtryk i artiklen Opret et udtryk.

Angiv kriterier for et outputfelt

1. I forespørgselsdesigngitteret i rækken Kriterier for det felt, der indeholder værdier, du vil begrænse, skal du skrive et udtryk, som feltværdier skal opfylde for at blive medtaget i resultaterne. Hvis du f.eks. vil begrænse en forespørgsel, så kun poster, hvor værdien i feltet By er Las Vegas, skal du skrive Las Vegas i rækken Kriterier under feltet.

   For at se mange eksempler på forespørgselskriterier for forskellige datatyper, kan du læse artiklen Eksempler på forespørgselskriterier.

2. Angiv alternative kriterier i rækken Eller under rækken Kriterier.

   Hvis du angiver forskellige kriterier, kan en feltværdi opfylde en hvilken som helst af de angivne kriterier, for at den medtages i forespørgselsresultatet.

Flere feltkriterier

Du kan bruge kriterier med flere felter. Når du gør, skal alle kriterier i en given Kriterier- eller Eller-række være sande, for at posten bliver medtaget.

Angiv kriterier ved hjælp af et felt, du ikke vil have vist resultaterne af.

Du kan tilføje et felt til dit forespørgselsdesign uden at medtage feltets data i forespørgselsresultatet. Du gør dette, hvis du vil bruge feltets værdier til at begrænse forespørgselsresultaterne, men ikke vil have vist feltværdierne.

1. Tilføj feltet til designgitteret.

2. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for rækken Vis for feltet.

3. Angiv kriterier efter behov for et outputfelt.