|
|
Hvis du planlægger at holde styr på dine omkostninger, så er du kommet til rette sted. Se, hvordan og hvor du skal angive de forskellige omkostningsoplysninger, så du kan se og analysere dine samlede omkostninger i løbet af projektet. Hvis du har styr på, hvad pengene bruges til, kan du bedre træffe de beslutninger, som sikrer, at projektet afsluttes inden for budgettet. |
Tip til omkostningsstyring, før du starter
Denne artikel er et af mange projektstyringsmål i Projektstyringsvejledningen.
-
Anslå projektomkostningerne Omkostningshistorikken for tidligere projekter, der ligner det projekt, du er i gang med at planlægge, kan være praktisk for at komme i gang. Det kan være en hjælp til at undgå dyre fejl. Hvis der findes PMO-eksperter (Project Management Office) i organisationen, kan du muligvis også diskutere dine omkostningsplaner og budgetplaner med dem, eller du kan bede et mere erfarent teammedlem om at gennemse dine anslåede omkostninger til opgaver og ressourcer. Det kan være svært at anslå omkostningerne – store organisationer følger PMO-vejledningerne, eller de ansætter eller hyrer eksperter inden for området.
-
Vide, hvilke typer omkostninger der er i Project De fleste projektomkostninger kommer fra arbejdsressourcer – de personer, der arbejder på tildelte opgaver, eller de materialer og det udstyr, der skal bruges til at fuldføre et projekt. Ressourceomkostninger er typisk baseret på timelønssatser eller enhedssatser, men de kan også være engangsomkostninger som konsulentgebyrer, leverandøromkostninger eller rejseomkostninger. Omkostninger, der ikke er knyttet til ressourcer, angives typisk som faste omkostninger for bestemte opgaver eller hele projektet.
-
Angivelse af omkostninger Ressourceomkostninger angives i visningen Ressourceark for timearbejdere, funktionærer, kontrahenter, materialeomkostninger eller andre engangsressourceomkostninger, f.eks. omkostninger til forsikring eller obligationer. Opgaveomkostninger angives i en omkostningstabel, som du kan føje til et hvilket som helst opgaveark.
-
Finde de samlede omkostninger Project beregner omkostningstotalen for enhver omkostning, som du angiver, så du hurtigt kan se de samlede projektomkostninger. Du kan dele disse oplysninger om omkostningerne med projektets interessenter, som formentlig gerne vil se dem.
-
Angive dit budget Når omkostningstotalen ligner det budget, som du og interessenterne havde forestillet jer for projektet, kan du gemme en oprindelig plan for at bruge de samlede omkostninger som projektets budget. Det vil man som regel gøre, efter at der er angivet alle de oplysninger, der er brug for på projektet, og før der startes på arbejdet. Der kræves et budget for den oprindelige plan, hvis du planlægger at spore og administrere omkostningerne, især hvis du foretager analyse på den oparbejdede værdi for at analysere omkostningsafvigelser i projektet. Du kan finde flere oplysninger i Angive og gemme en oprindelig plan.
-
Udføre en omkostningsanalyse Eksportér dine omkostningsdata til Excel for at foretage en dybdegående dataanalyse ved hjælp af pivottabeller, diagrammer og andre funktioner i Excel, f.eks. betinget formatering og minidiagrammer (som vist i følgende billede).
Angive omkostningerne i dit projekt
|
Start fra en ende af med at angive lønsatserne for de personer, der skal udføre arbejdet, og enhedspriserne for de materialer, du skal bruge i projektet. Derefter skal du angive de "faste" ressourceomkostninger til udstyr sammen med de engangsressourceomkostninger, du vil registrere i projektet. Project beregner automatisk de faktiske omkostninger baseret på det faktiske akkumulerede arbejde eller de materialer, der er brugt i opgaverne. Hvis det er nødvendigt, kan du angive de faktiske omkostninger for de tildelte opgaver, der er færdige. |
|
|
Efter at du har angivet omkostningerne for ressourcer, opgaver eller begge, kan du undersøge de samlede omkostninger for at se, om de skal tilpasses for at stemme overens med målet for omkostningerne. |
|
|
På et tidspunkt skal du rapportere oplysninger om projektomkostninger til andre personer i organisationen. Brug en foruddefineret omkostningsrapport, f.eks. en rapport over pengestrøm eller oparbejdet værdi, eller få øjeblikkeligt vist dine omkostningsdata i en visuel rapport, f.eks. et Pivotdiagram i Excel eller Visio. |
Administrere dine projektomkostninger
|
Når du har angivet dine omkostningsestimater, skal du gemme dem sammen med den oprindelige plan for at oprette dit budget. Dette giver dig mulighed for at sammenligne dine planlagte omkostninger med de faktiske omkostninger, dit projekt påløber, efterhånden som det skrider frem, og forudsiger, om dine projektomkostninger holder sig inden for budgettet eller ej. |
|
|
Følg udviklingen i forhold til tidsplanen – fra begynder- til ekspertniveau |
Hold øje med med fremdriften i arbejdet på opgaver, og se, hvordan de faktiske omkostninger akkumuleres for at fastslå, om projektet overholder eller overskrider budgettet. |
|
Du kan når som helst analysere den oparbejdede værdi for projektet for at finde ud af, om de penge, der indtil videre er brugt, stemmer overens med det udførte arbejde og de omkostninger, du har angivet for opgaver, ressourcer og tildelinger i den oprindelige plan. |
