Oparbejdet værdi er en effektiv registrerings- og budgetteringsfunktion i Project. På trods af den masse skræmmende akronymer, der definerer det (som AC, BCWP, TPI, EV og lignende), er det ikke specielt kompliceret. Oparbejdet værdi hjælper dig med at besvare spørgsmål som "Hvor mange penge skulle vi have brugt?" Hvilket så fører til andre spørgsmål som" Bliver vi færdige til tiden?"
Et simpelt eksempel Du arbejder på et havearbejde projekt for 10 hjem i encul-de-sac, og du forventer at få hele projektet med 10 boliger gjort i 10 måneder. Derudover skal du udfylde et hjems have i hver måned. Lad os gennemgå nogle af oplysningerne om dette projekt.
-
$ 10.000 er dit samlede budget for alle 10 boliger.
-
Der er budgetteret med $ 1.000 for hver bolig, hvilket betyder, at du planlægger at bruge $ 1.000 pr. måned på hele projektet. Dette omfatter penge brugt på planter, værktøjer og en gartner.
-
Du skal bede din konto om en rapport, når der er gået 2 måneder. Regnskabsmedarbejderen fortæller dig, at der indtil videre er brugt $1.500 på projektet. Du tænker: "Godt, jeg sparer penge."
-
Så opdager du din fejl. Efter 2 måneder skulle 20 % af projektet være udført, fordi 2 måneder er 20 % af de 10 måneder, du oprindeligt havde planlagt at bruge på projektet. Men kun en og en halv haver er faktisk gjort, ikke 2.
-
Så efter to måneder skulle du have brugt 20 procent X $ 10.000 (eller $ 2.000) på projektet for at få det gjort til tiden, og to haver skal være færdige - ikke $ 1.500 for en og halv haver. Nu ved du, at du faktisk er bagud med tidsplanen. Yikes! Tid til at tale med gartneren.
Her er den vanskelige ting (og gode ting) om oparbejdet værdi. Det gifter sig med penge, fordi det multiplicerer valuta med planlagt tid (eller procent fuldført, i jargonen af professionelle projektledere).
Lektionen? "Tiden er penge," som det gamle ordsprog siger. Nu kan du ikke prale af din dygtighed med oparbejdet værdi endnu. Du skal læse videre . . .
Mere om oparbejdet værdi
Vis oparbejdet værdi
Project viser oplysninger om oparbejdet værdi på to måder: med visninger og med rapporter. Men først skal du gøre et par ting for at konfigurere oparbejdet værdi til rapportering.
Brug af rapporter
-
Vælg Project>-rapporter > Flere rapporter.
-
Vælg Omkostninger, og vælg derefter Oparbejdet værdi.
Brug af visninger
-
Vælg Vis > Tabel, og vælg derefter Flere tabeller.
-
På listen skal du vælge Indikatorer for oparbejdet værdi, Omkostningsindikatorer for oparbejdet værdi eller Tidsplan for oparbejdet værdi.Hvis du ikke er sikker på hvilken tabel, skal du blot vælge Oparbejdet værdi.
-
Vælg Anvend.
Fortolke oparbejdet værdi
Tre nøgleværdier er roden til analyse af oparbejdet værdi, og du har stort set brug for at kende mindst disse tre værdier for at bruge oparbejdet værdi.
|
Planlagt værdi (NV) Dette kendes også af akronymet BCWS. |
Dette er de budgetterede (eller oprindelige) omkostninger for opgaver, der er anslået ved start af projektplanen, baseret på omkostningerne for ressourcer , der er tildelt disse opgaver, plus eventuelle faste omkostninger, der er knyttet til opgaverne, op til den statusdato du vælger. Det samlede planlagte budget for en 4-dages opgave er f.eks. 100 USD, og det starter om mandagen. Hvis du angiver statusdatoen til følgende onsdag, kan du se, at NV er 75 USD. Men med denne værdi ved du ikke, hvor godt projektet klarer sig. |
|
Faktiske omkostninger (AC) Dette er også kendt af ACWP. |
Dette er den faktiske omkostninger , der kræves for at fuldføre alle eller nogle dele af opgaverne indtil statusdatoen. Hvis f.eks. opgaven på 4 dage rent faktisk påløber en samlet omkostning på 35 USD i løbet af hver af de første 2 dage, er AC for denne periode 70 USD (men NV er stadig 75 USD). Men med denne værdi ved du ikke, hvor godt projektet klarer sig. Hvis du f.eks. havde planlagt at få meget mere arbejde udført for de samme $70, lyder det ikke godt. Du skal kende (du gætter på det) oparbejdet værdi for fuldt ud at vurdere effektiviteten af dit projekt. |
|
Oparbejdet værdi (EV) Dette kaldes også BCWP |
Dette er værdien af det arbejde, der er udført på statusdatoen, målt i valuta. Hvis f.eks. 60 % af arbejdet på en opgave er afsluttet efter 2 dage, kan du forvente at have brugt 60 % af det samlede opgavebudget eller 60 usd. Hvis det viser sig, at du har brugt $ 80, så kan du roligt sige, at du er over budget og efter tidsplanen. Av! |
Et vigtigt tema, der kører gennem disse almindelige betingelser for oparbejdet værdi, er statusdatoen. Analyse af oparbejdet værdi forudsætter, at du vil se status for projektet før et bestemt tidspunkt, du vælger.
Da et billede siger mere end tusind ord, så lad os se på det grafisk. Her er et diagram, der viser en stabil akkumulering af omkostninger i løbet af et projekts levetid. Den stiplede linje viser en konstant udgift i projektets levetid.
Når arbejdet på projektet er begyndt, kan et diagram over nøgleværdierne for analyse af oparbejdet værdi se sådan ud.
Statusdatoen bestemmer de værdier, der beregnes af Project. De faktiske omkostninger (AC) for dette projekt har overskredet de budgetterede omkostninger. Den oparbejdede værdi (EV) afspejler den sande værdi af det udførte arbejde. I dette tilfælde er værdien af det udførte arbejde mindre end det beløb, der er brugt til at udføre det pågældende arbejde.
Nogle råd om brug af oparbejdet værdi
|
Skal du |
Sådan gør du |
|
Gør noget snart |
Jo tidligere i et projekts livscyklus du identificerer sådanne uoverensstemmelser mellem faktiske omkostninger, budgetterede omkostninger og oparbejdet værdi, jo hurtigere kan du tage skridt til at afhjælpe problemet. |
|
Arbejd hårdere |
Lettere sagt end gjort. Jo mere arbejde du får udført før den næste statusdato for fastlæggelse af oparbejdet værdi, jo bedre. Simpelthen ansætte flere arbejdstagere kan ikke hjælpe, men leje billigere arbejdstagere måske. Eller du skal måske "gå på gulvet" for at finde ud af, hvorfor medarbejderne ikke er mere produktive. Eller måske er problemet med de ledere, der leverer maskiner, der har brug for mere vedligeholdelse end forventet. Der kan være mange årsager, men pointen er, at brug af en "taltilgang" med oparbejdet værdi hjælper dig med at få øje på negative tendenser. |
|
Arbejd smartere |
Jagt ikke efter produktivitetsproblemer på de opgaver, der er mindre vigtige end andre. Kontrollér først opgaver på den kritiske vej for den største påvirkning af positive tal for oparbejdet værdi. |
|
Kør dine rapporter igen |
En analyse af oparbejdet værdi i slutningen af et projekt har i virkeligheden ikke meget værdi. Kilderne til dit projekts problemer er sandsynligvis tidligt i det og vil sandsynligvis have haft for stor effekt til at rette uden at pådrage sig store omkostninger og frustration fra dit team, din leder og andre interessenter. Få for vane at køre rapporter om oparbejdet værdi månedligt, hvis du overhovedet vil gøre dem. |
|
Lad være med at svede de tidlige ting |
Hvis du ser problemer meget tidligt i projektet, kan det bare være ekstra omkostninger eller omkostningerne ved uddannelse, at få alle om bord, rigeligt, men nødvendigt tidligt samarbejde med dit team, og andre husholdningsopgaver. Ignorer ikke disse tidlige tegn på problemer, men de kan være mere forståelige tidligt i projektet end senere. |
