Senest gennemgået den 2. december 2022
Microsoft 365-grupper er en tjeneste, der fungerer sammen med de Microsoft 365-værktøjer, du allerede bruger, så du kan samarbejde med dine teammedlemmer, når du skriver dokumenter, opretter regneark, udarbejder projektplaner, planlægger møder eller sender mails.
Du kan bruge denne artikel som en introduktion til Grupper og til at finde praktiske links til de næste trin.
|
Du kan finde de seneste nyheder og videoer om Microsoft 365-grupper i Office-blogs |
Tip!:
-
Hvis du leder efter oplysninger om brug af Outlook kontaktgrupper til at sende mails til en liste over personer – f.eks. en gruppe af venner – skal du se Opret en kontaktgruppe eller distributionsliste i Outlook til pc.
-
Hvis du vil have mere at vide om Microsoft Family Safety, og hvordan en familiegruppe hjælper dig med at holde kontakten med dine familiemedlemmer og holde dem sikre på Windows 10, Xbox-enheder og Android-enheder, skal du se Microsoft-familiegruppe.
Hvad er Microsoft 365-grupper?
Med Grupper i Microsoft 365 kan du vælge en gruppe af personer, som du ønsker at samarbejde med og let definere en ressourcesamling, som de pågældende personer kan dele. Ressourcer som f.eks. en delt Outlook indbakke, delt kalender eller et dokumentbibliotek til samarbejde om filer.
Du behøver ikke at bekymre dig om at tildele tilladelser til alle disse ressourcer manuelt, for når du tilføjer medlemmer til gruppen, får de automatisk de nødvendige tilladelser til de værktøjer, som din gruppe leverer. Desuden er grupper den nye og forbedrede oplevelse af, hvad vi plejede at bruge distributionslister eller delte postkasser til.
Tip!: Du kan få mere at vide om, hvordan du opgraderer traditionelle distributionslister til Microsoft 365-grupperunder Derfor skal du opgradere dine distributionslister til grupper i Outlook.
Hvilken slags gruppe skal du oprette?
Mens du overvejer mulighederne, er det vigtigt at huske, at en størrelse sjældent passer alle. Forskellige teams kan foretrække at arbejde på forskellige måder, og Microsoft 365 har værktøjerne til at muliggøre samarbejde på de måder, som dine teams foretrækker.
Hvis dit team foretrækker at samarbejde via mail og har brug for en delt kalender: Opret en Microsoft 365-gruppe i Outlook.
Hvis dit team ønsker at samarbejde i et fast chatmiljø eller bruge integrerede apps: Opret et Microsoft-team.
Hvis du vil oprette et stort, åbent diskussionsforum for virksomheden – f.eks. til meddelelser og diskussioner på ledelsesniveau: Opret en gruppe i Yammer.
Du kan oprette Microsoft 365-grupper fra en række forskellige værktøjer, herunder Outlook, Outlook på internettet, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams og meget mere. Hvilket værktøj du vælger at starte fra, afhænger af, hvilken type gruppe du arbejder med. Hos Microsoft har vi f.eks. en tendens til at starte fra Outlook , når vi opretter en gruppe, der er organiseret omkring mail og kalender. Hvis gruppen er til kommunikation for hele virksomheden, starter vi som regel med Yammer. For chatbaseret samarbejde ville vi starte vores gruppe fra Microsoft Teams.
Når du opretter en gruppe, skal du beslutte, om det skal være en privat eller en offentlig gruppe. Indhold i en offentlig gruppe kan ses af alle i organisationen, og alle i organisationen kan deltage i gruppen. Indhold i en privat gruppe skal ses af medlemmerne af gruppen, og de personer, der vil deltage i en privat gruppe, skal godkendes af en gruppeejer.
Bemærk!: Grupper, der er oprettet via Outlook på internettet, er i øjeblikket private som standard.
Hverken offentlige eller private grupper kan ses eller åbnes af personer uden for organisationen, medmindre de pågældende personer specifikt er blevet inviteret som gæster.
Du kan få mere at vide om, hvordan du ændrer dine grupper fra Offentlig til Privat (eller omvendt), under Gør Microsoft 365-grupper offentlige eller private.
Ejere, medlemmer og gæster
Gruppeejere er redaktører af gruppen. De kan tilføje eller fjerne medlemmer og har separate tilladelser som f.eks. muligheden for at slette samtaler fra den delte indbakke eller ændre de forskellige indstillinger for gruppen. Gruppeejere kan omdøbe gruppen, opdatere beskrivelsen eller billedet og meget mere. Hvis du er bekendt med SharePoint-roller, er en gruppeejer administrator for en gruppe af websteder.
Tip!: Hvis du, såfremt det er muligt, har mindst to ejere af en gruppe, følger du bedste praksis. På den måde, kan den ene ejer foretage ændringer i gruppen, hvis den anden ejer ikke er tilgængelig.
Gruppemedlemmer er almindelige brugere i organisationen, der bruger gruppen til at samarbejde. De kan få adgang til alt i gruppen, men de kan ikke ændre gruppeindstillingerne. I SharePoint-terminologi er de webstedets medlemmer. Hvis du vil have mere at vide om at tilføje eller fjerne gruppemedlemmer, skal du se Tilføj og fjern gruppemedlemmer i Outlook.
Gæster er ligesom gruppemedlemmer, men de er uden for organisationen. Som standard kan brugerne invitere gæster til at deltage i din gruppe, og du kan styre denne indstilling. Du kan finde flere oplysninger under Gæsteadgang til Microsoft 365-grupper.
Vælg, hvilken type gruppe du vil oprette:
Hvis du foretrækker den delte indbakketilstand for samarbejde, er gruppeoplevelsen i Outlook noget for dig. Ved at oprette en gruppe i Outlookfår du:
-
Delt indbakke – til mailsamtaler mellem dine medlemmer. Denne indbakke har en mailadresse og kan indstilles til at acceptere meddelelser fra personer uden for gruppen og uden for organisationen, hvilket svarer meget til en traditionel distributionsliste
-
Delt kalender – Til planlægning af begivenheder, der er relateret til gruppen
-
SharePoint-dokumentbibliotek – Et centralt sted, hvor gruppen kan gemme og dele filer
-
Delt OneNote-notesbog – Til indsamling af idéer, research og information
-
SharePoint-teamwebsted – Et centralt lager til information, links og indhold, der er tilknyttet din gruppe
-
Planner– Til tildeling og administrering af projektopgaver blandt dine gruppemedlemmer
Du behøver ikke at oprette nogen af disse ressourcer manuelt – når du opretter gruppen, bliver de automatisk oprettet for dig og dine gruppemedlemmer får tildelt de nødvendige tilladelser, så de kan begynde at bruge dem med det samme.
Du kan få adgang til disse ressourcer via den velkendte Microsoft Outlook -skrivebordsklient (2016 eller nyere), via Outlook på internettet, via Outlook 2016 til Mac (kun delt indbakke) eller via Outlook Mobile. Du finder dine Microsoft 365-grupper i navigationsruden til venstre i Outlook skrivebord eller på internettet.
Med det nye pegefølsomme kort for Microsoft 365-grupper får du hurtig adgang til delte grupperessourcer. Du skal bare holde markøren over et gruppenavn i Outlook på internettet eller i SharePoint.
Den nyeste del af vores samarbejdsudvikling er Microsoft Teams. Microsoft Teams er dit teams indre kredsløb – et vedvarende, chatbaseret arbejdsområde, hvor man kan have uformelle samtaler i realtid om meget fokuserede emner eller blandt specifikke undergrupper inden for gruppen.
Yammer knytter virksomhedens sociale oplevelse til dit samarbejde. Tjenesten hjælper dig med at skabe nye forbindelser og erfaringer på tværs af organisationen. Den kan hjælpe dig med at kommunikere og drøfte ideer på virksomhedsniveau eller om fælles interesser.
Ved at oprette enMicrosoft 365 forbundet gruppe i Yammer får du:
-
Yammer-gruppe – et fælles sted at føre samtaler og dele oplysninger
-
SharePoint-dokumentbibliotek – et centralt sted, hvor gruppen kan gemme og dele filer
-
Shared OneNote-notesbog – til indsamling af idéer, research og information
-
SharePoint-teamwebsted – et centralt lager til information, links og indhold, der er tilknyttet din gruppe
-
Planner – til tildeling og administrering af projektopgaver blandt dine gruppemedlemmer
Du kan få adgang til disse værktøjer via Yammer i din browser eller ved at bruge Yammer-appen på din iOS-, Android- eller Windows Phone-enhed.
Når en gruppe i Outlook har udtjent sit formål, kan du slette den for at frigøre systemressourcer og for at fjerne gruppen fra lister, eller så den ikke bliver vist. Se: Slet en gruppe. Hvis du ikke ønsker at huske at slette forældede grupper, kan din administrator angive udløbspolitikker, der medfører, at gamle grupper udløber og automatisk bliver fjernet efter en bestemt tidsperiode. Se: Udløbspolitik for Microsoft 365-grupper.
Bemærk!: Indholdet på denne fane henvender sig til administratorer.
Der findes tre primære modeller af klargøringMicrosoft 365-grupper: Åbne, IT-ledede eller kontrollerede. Hver har sine egne fordele.
|
Model |
Fordele |
|---|---|
|
Åbn (standard) |
Brugerne kan oprette deres egne grupper efter behov, uden at skulle vente på eller ulejlige it-afdelingen |
|
It-ledede |
Brugere anmoder om en gruppe fra it-afdelingen. It-afdelingen kan hjælpe dem med at vælge de bedste samarbejdsværktøjer til deres behov |
|
Kontrolleret |
Gruppeoprettelse er begrænset til bestemte personer, teams eller tjenester (Se: Bestyr, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper) |
Hvis du vil styre, hvordan dine Microsoft 365-grupper navngives, kan du bruge navngivningspolitik til at tvinge gruppenavne til at overholde visse standarder, herunder præfikser eller suffikser, samt blokere anstødelige navne. Se Navngivningspolitik for Microsoft 365-grupper for at få flere oplysninger.
Hver gruppe har mindst én ejer, der kan tilføje eller fjerne medlemmer og foretage grundlæggende sortering af gruppen og dens indhold. Normalt gør ejeren det i Outlook. Se: Tilføj og fjern gruppemedlemmer i Outlook. Hvis en gruppes ejer (eller ejere) forlader organisationen af en eller anden grund, kan administratoren tildele en ny ejer til gruppen. Se Tildel en ny ejer til en tabt gruppe.
Hvis du har Exchange Online administratortilladelser, kan du desuden administrere dine grupper fra Microsoft 365 Administration Center (se Administrer gruppemedlemskab i Microsoft 365 Administration) eller fra PowerShell (se Administrer Microsoft 365-grupper med PowerShell.
Der kan komme et tidspunkt, hvor du gerne vil slette en gruppe fra din lejer. Du kan finde oplysninger om, hvordan du sletter en gruppe i: Slet en gruppe. Hvis en gruppe ved et uheld slettes, kan administratorer gendanne den pågældende gruppe i op til 30 dage. Se: Gendan en slettet Microsoft 365-gruppe.
Hvis du foretrækker en mere automatiseret metode til at administrere livscyklussen for din Microsoft 365-grupper, kan du bruge udløbspolitikker til at udløbe grupper med et bestemt tidsinterval. Gruppens ejere får en mail 30, 15 og 1 dag før gruppens udløb, så de nemt kan forny gruppen, hvis det stadig er nødvendigt. Se: Udløbspolitik for Microsoft 365-grupper.
-
Giv brugere tilladelse til at sende som eller sende på vegne af en Microsoft 365-gruppe
-
Administrer indstillinger for gruppen tilknyttet dit teamwebsted
Begrænsninger for gruppe
|
Maksimum... |
Værdi |
|
Ejere pr. gruppe |
100 |
|
Grupper, som en bruger kan oprette |
250 |
|
Grupper, en administrator kan oprette |
Op til standardgrænsen for lejere på 500.000 |
|
Antal medlemmer |
Mere end 1.000, men kun 1.000 kan få adgang til gruppesamtaler samtidigt. Brugere kan opleve forsinkelser, når de åbner kalenderen og samtaler i meget store grupper i Outlook |
|
Antal grupper, som en bruger kan være medlem af |
1.000 |
|
Fillagring |
1 terabyte + 10 GB pr. bruger med abonnement + ekstra købt lagerplads. Du kan købe en ubegrænset mængde ekstra lagerplads. |
|
Størrelse på gruppepostkasse |
50 GB |
Det maksimale antal grupper, der som standard kan være i en Microsoft 365-organisation, er i øjeblikket 500.000. Hvis du planlægger at bruge funktionen "Tilbageførsel af gruppe" fra Azure Active Directory Connect-værktøjet, er den maksimale længde 448 tegn, som er relateret til attributten "Beskrivelse".
Få mere at vide om SharePoint Online-lager under SharePoint Online-begrænsninger og Sharepoint Online-softwaregrænser og –begrænsninger.
Administration af Microsoft 365-grupper er mere effektivt, når du har brugbare oplysninger om brugen af Grupper. Microsoft 365 Administration Center har et rapporteringsværktøj, der giver dig mulighed for at se oplysninger som f.eks. lagerbrug, hvor mange aktive grupper du har, og endda hvordan dine brugere bruger grupperne. Se: Microsoft 365-rapporter i Administration for at få mere at vide.
Microsoft 365-grupper giver dig en række værktøjer til overholdelse, beskyttelse af oplysninger og eDiscovery.
