Microsoft 365-grupper i Outlook tilbyder en effektiv løsning til kommunikation og samarbejde med personer både i og uden for virksomheden. Opret en gruppe for at dele en indbakke, kalender, OneDrive, SharePoint-websted, OneNote-notesbog og meget mere. Du kan også invitere gæster uden for virksomheden, så de kan samarbejde ved hjælp af de samme ressourcer.
Når du opretter en Microsoft 365-gruppe, opretter Outlook automatisk en delt Outlook indbakke, delt kalender og et dokumentbibliotek til samarbejde om filer. Du kan også oprette et Microsoft-team og integrere opgaver med Planner i Teams. Du behøver ikke at bekymre dig om manuelt at tildele tilladelser til alle disse ressourcer, da tilføjelse af medlemmer til gruppen automatisk giver dem de tilladelser, de skal bruge til de værktøjer, din gruppe leverer.
Microsoft 365-grupper give medlemmer:
-
Delt indbakke – Hvor de samtaler, du traditionelt har i dine distributionslister, finder sted. Denne delte indbakke er fuldt søgbar, så den opretter et levende arkiv over gruppens meddelelser. Nytilkomne i gruppen kan søge eller rulle tilbage gennem historikken for at komme hurtigt i gang med det, der er blevet publiceret i gruppen tidligere. Se: Send en mail til en gruppe i Outlook.
-
Bibliotek med delte filer – Din gruppe har et SharePoint-filbibliotek, hvor brugerne kan gemme, dele og samarbejde om dokumenter, projektmapper, præsentationer, billeder eller enhver anden type fil, de skal arbejde på. Se: Del filer med en gruppe i Outlook.
-
Delt kalender – Din gruppe får en delt kalender til at slå begivenheder op, der er relateret til gruppen. Hvert medlem, der abonnerer på gruppen, inviteres automatisk til begivenheder, der udgives i kalenderen, så disse begivenheder også kan vises i deres personlige kalendere, hvis de ønsker det. Se: Brug en gruppekalender i Outlook til at planlægge og redigere begivenheder.
-
Delt OneNote-notesbog – Gruppen har automatisk en delt OneNote-notesbog, hvor gruppemedlemmer kan indsamle og samarbejde om oplysninger. Mange grupper bruger notesbogen til at oprette en levende wiki med ofte stillede spørgsmål og andre ressourcer.
-
Gæsteadgang – Før kunne du føje eksterne kontakter til distributionsgrupper, men det eneste, de fik, var mail. Med grupper kan du tilbyde gæster adgang til mailsamtaler, filer og endda den delte OneNote-notesbog. Se: Brug Grupper i Outlook som gæst.
-
Indhold er synligt – Grupper i Outlook er som standard offentlige, hvilket betyder, at det er nemt for andre personer i organisationen at finde og deltage i eller gennemse materialerne i gruppen. Hvis gruppens indhold er mere følsomt, kan du ændre gruppen til privat, hvilket skjuler indholdet for ikke-medlemmer og kræver, at gruppeejeren godkender anmodninger om at deltage.
-
Oprettelse via selvbetjening – IT behøver ikke at blive overbebyrdet af anmodninger fra brugere om at oprette grupper. Brugerne kan oprette deres egne grupper efter behov. Hvis du vil styre, hvilke brugere i organisationen der kan oprette grupper, skal du se: Administrer, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper.
Administration af dine grupper
Microsoft 365 indeholder en række nyttige værktøjer og funktioner, som gør det nemmere at administrere og administrere dine grupper.
Tip!: Bogmærke Microsoft 365-grupper – almindelige opgaver for nem adgang til administratoroplysninger om oprettelse af grupper, delegering, mailadministration, mailflow, gendannelse og nyttige scripts.
At holde dit katalog under kontrol er et problem for alle administratorer. Her er nogle af de værktøjer, Microsoft 365 tilbyder for at gøre det nemmere:
-
Navngivningspolitikker – Navngivningspolitikker giver dig mulighed for at definere, hvad der er og ikke er acceptable navne for dine grupper. Det forhindrer brugerne i at give grupperne krænkende eller forbudte navne. Desuden kan du gennemtvinge virksomhedens standardpræfikser eller suffikser til gruppenavnene.
Dynamisk medlemskab – Dynamisk medlemskab giver dig mulighed for at angive gruppemedlemskab efter regel, som tilføjer (eller fjerner) gruppemedlemmer baseret på metadata (f.eks. afdeling eller rolle) i active directory. Se Brug af attributter til at oprette avancerede regler for at få mere at vide om oprettelse af dynamisk medlemskab.
-
Skjult medlemskab – Hvis du har en grund til at ønske, at medlemskabet af din gruppe skal være fortroligt, f.eks. hvis medlemmerne er studerende, kan du skjule medlemskabet for eksterne parter.
-
Tilladelser til oprettelse – Der kan være nogle personer i organisationen, som du ikke vil kunne oprette nye grupper. Der er flere teknikker til administration af tilladelser til oprettelse i mappen. Se Administrer oprettelse af grupper i Microsoft 365.
-
Overvågningslogge – Du kan have større tillid til at give dine brugere tilladelse til at oprette grupper og administrere gruppemedlemskab, fordi Microsoft 365 Grupper overvågningslogge giver dig mulighed for at finde ud af, hvem der har oprettet eller slettet en bestemt gruppe eller foretaget ændringer i medlemskabet af gruppen. Se: Søg i overvågningsloggen i Microsoft 365 Security & Compliance Center.
Leveringsstyring giver dig nogle metoder til at håndtere, hvordan meddelelser skal sendes eller modtages af gruppen. Derudover er der værktøjer til at overvåge flowet i disse meddelelser. Se Microsoft 365-grupper – almindelige opgaver for at få flere oplysninger.
-
Send som eller Send på vegne af – Disse indstillinger giver angivne brugere mulighed for at sende mails, som om de kom fra eller er på vegne af gruppen.
-
Afsenderbegrænsninger – Disse indstillinger giver dig mulighed for at styre, hvem der har tilladelse til at sende meddelelser til gruppen. Gruppen kan konfigureres til at tillade mail fra eksterne parter, men det kan være en god ide at begrænse dette til kun at omfatte bestemte eksterne parter.
-
Understøttelse af eksterne brugere – Ved at invitere gæster til din gruppe kan du vælge at få dem inkluderet i mailsamtalerne i gruppen. Se Tilføje gæster til Grupper i Outlook for at få mere at vide om, hvordan du tilføjer gæster.
-
Transportregler – Transportregler fungerer for grupper på samme måde som for din Exchange-server. Reglerne kan søge efter meddelelser, der opfylder bestemte betingelser, og de kan derefter udføre handlinger på disse meddelelser.
-
MailTips – MailTips er informative meddelelser, der vises for brugerne, mens de skriver en meddelelse. De kan hjælpe med at reducere NDR'er ved at advare en bruger, hvis brugerens meddelelse sandsynligvis sendes til eksterne parter eller overskrider meddelelseskvoter.
-
Flere proxyadresser – En gruppe kan have aliasser, ligesom en brugerpostkasse gør. Yderligere proxyadresser kan være praktiske, hvis du vil acceptere meddelelser, der sendes til disse andre aliasser, eller for at gøre det nemmere at nå en gruppe, der har et langt eller svært navn. Du kan finde flere oplysninger under Vælg det domæne, der skal bruges, når du opretter Microsoft 365-grupper
-
Maksimal størrelse på Send/modtag – Disse kvoter kan hjælpe med at reducere problemer med, at gruppen modtager (eller sender) ekstremt store meddelelser for bedre at kunne administrere krav til lagerplads og båndbredde.
Microsoft 365 giver dig også nogle værktøjer til at administrere den type indhold, der deles i din gruppe. Se Microsoft 365-grupper – almindelige opgaver for at få flere oplysninger.
-
Retningslinjer for brug – Du kan definere retningslinjer for brug af Microsoft 365 Grupper – for at informere brugerne om bedste fremgangsmåder, der hjælper med at holde deres grupper effektive og informere dem om interne indholdspolitikker.
-
Dataklassificering – Du vil kunne oprette et dataklassificeringssystem, der kan tilpasses, for Microsoft 365 Grupper, der tillader adskillelse af grupper efter politiktype (f.eks. "uklassificeret", "fortroligt for virksomheder" eller "tophemmelighed"). På denne måde kan dine grupper udvise politikkerne for andet indhold i organisationen. Med udvidet politik kan din organisation konfigurere et slutpunkt, der kaldes, når en gruppe oprettes eller ændres – og du kan derefter implementere dine egne politikker for gruppeoprettelse eller -ændring.
Alle Microsoft 365abonnementer, der har Exchange Online og SharePoint Online, understøtter grupper. Det omfatter Business Essentials- og Business Premium-planer samt Enterprise E1-, E3- og E5-planerne.
Hvis du har en plan kun med Exchange, kan du stadig få funktionerne delt indbakke og delt kalender i grupper i Outlook, men du får ikke dokumentbiblioteket, Planner eller nogen af de andre funktioner.
Brugerne er nogle gange utilpasse med ændringer, så det er vigtigt at kommunikere med de eksisterende medlemmer af dine distributionslister for at fortælle dem, hvad de kan forvente. Her er nogle af de oplysninger, du skal medtage i denne meddelelse, samt nogle svar, du kan finde nyttige:
Hvad er Grupper i Outlook?
Microsoft 365 grupper i Outlook er en enkelt samarbejdsløsning til teams/grupper, der ønsker et sted at dele diskussioner, filer, kalendere og noter på en ensartet måde, der er nem at finde. Den bedste enkeltstående funktion er sandsynligvis, at gruppens indbakke bevarer en oversigt over diskussionerne, hvilket gør det nemt at søge i tidligere diskussioner.
Du kan finde flere oplysninger under Den Grupper oplevelse i Outlook.
Hvorfor foretager vi denne ændring?
Mennesker har ofte anmodet om muligheden for at søge i de meddelelser, der er sendt til vores distributionsliste, for at finde oplysninger, der er blevet diskuteret tidligere. Opgradering af distributionslisten til en gruppe betyder, at folk ikke behøver at stille eller besvare de samme spørgsmål igen og igen.
Den nye gruppe vil også indeholde en kalender til vores gruppebegivenheder, et bibliotek med delte filer og en OneNote-notesbog, hvor vi kan samarbejde og indsamle oplysninger til fremtidig brug.
Skal jeg gøre noget for at deltage i denne gruppe, hvis jeg allerede var medlem af distributionslisten?
Nej, hvis du allerede er medlem af distributionslisten, bliver du automatisk medlem af den nye gruppe.
Hvordan gør jeg få adgang til den nye gruppe i Outlook? Hvad med Outlook på internettet?
For at få adgang til den nye gruppe i Outlook skal du blot gå til den Grupper kategori nederst i navigationsruden til venstre. Hvis du ofte bruger denne gruppe, kan du overveje at fastgøre den som favorit ved at højreklikke på den og vælge Vis som favorit.
Derudover er der gratis mobilklienter til Microsoft 365 Grupper tilgængelige på alle mobilplatforme (iOS, Android osv.), så du nemt kan få adgang til gruppen på farten.
Kan jeg ikke stadig bare sende en mail?
Ja selvfølgelig. Det samme mailalias, du brugte til distributionslisten, fungerer stadig fint for gruppen i Outlook.
Også...
Husk at fortælle dem, hvornår denne ændring forekommer, og hvem de skal kontakte, hvis de har yderligere spørgsmål.
Microsoft indeholder ikke et værktøj til at konvertere en delt postkasse til en Microsoft 365-gruppe eller omvendt. Du kan dog opgradere distributionslister til Microsoft 365-grupper. Det er en god måde at give organisationens distributionslister alle funktionerne og funktionaliteten i Microsoft 365-grupper. Se Microsoft 365-grupper – almindelige opgaverfor at få flere oplysninger.
Hvilke distributionslister kan ikke opgraderes til Microsoft 365-grupper?
Du kan kun opgradere skyadministrerede, enkle, ikke-indlejrede distributionslister til Microsoft 365-grupper. Se Kan ikke opgradere distributionslister til Microsoft 365-grupper.
Når du har opgraderet din distributionsgruppe til enMicrosoft 365 gruppe, er der et par opfølgende opgaver, du kan udføre for at sikre, at den forløber problemfrit.
-
Opfølgning med dine brugere – Kontakt dem, så snart opgraderingen er fuldført, og derefter igen et par dage senere. Hvis du viser, at du lytter og besvarer eventuelle spørgsmål, de måtte have, vil det gøre dem glade og fortrolige med ændringen.
-
Overvåg aftalerapporterne – Microsoft 365 Administration Portal indeholder nogle gode rapporter, der kan vise dig, hvor mange brugere der bruger gruppen, hvor ofte og hvilke funktioner de bruger. Disse rapporter kan hjælpe dig med at designe din opfølgning og dine brugerkurser samt fremhæve, hvor brugerne får mest muligt ud af den nye gruppe. Se: Aktivitetsrapporter i Microsoft 365 Administration.
-
Del din oplevelse – Fortæl andre teams i virksomheden, at du har opgraderet din distributionsgruppe, og hvilke trin du har taget for at gøre den vellykket! Deling af disse oplysninger kan hjælpe disse andre teams med at følge dit eksempel og selv få en vellykket opgradering.
Har du spørgsmål om Microsoft 365-grupper? Besøg Microsoft 365-grupper Tech Community.
Tip!: Som standard kan alle brugere oprette Microsoft 365-grupper. Få mere at vide under Administrer, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper.
Du kan oprette Microsoft 365-grupper fra en række forskellige værktøjer, herunder Outlook, Outlook på internettet, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams og meget mere. Hvilket værktøj du vælger at starte fra, afhænger af, hvilken type gruppe du arbejder med. Hos Microsoft har vi f.eks. en tendens til at starte fra Outlook , når vi opretter en gruppe, der er organiseret omkring mail og kalender. Hvis gruppen er til kommunikation for hele virksomheden, har vi en tendens til at starte med Viva Engage. For chatbaseret samarbejde ville vi starte vores gruppe fra Microsoft Teams.
Hverken offentlige grupper eller private grupper kan ses eller åbnes af personer uden for organisationen, medmindre disse personer specifikt er blevet inviteret som gæster. Se Føje gæster til Grupper i Outlook for at få flere oplysninger.
Administrer ejere, medlemmer og gæster
Gruppeejere er redaktører af gruppen. De kan tilføje eller fjerne medlemmer og have separate tilladelser som f.eks. muligheden for at slette samtaler fra den delte indbakke eller ændre forskellige indstillinger for gruppen. Gruppeejere kan omdøbe gruppen, opdatere beskrivelsen eller billedet og meget mere. Hvis du er bekendt med SharePoint-roller, er en gruppeejer administrator for en gruppe af websteder.
Tip!: Det er bedste fremgangsmåde at have mindst to ejere for en gruppe, hvis det er muligt. På den måde kan den anden ejer foretage ændringer i gruppen, hvis den ene ejer ikke er tilgængelig.
Gruppemedlemmer er de almindelige brugere i organisationen, der bruger gruppen til at samarbejde. De kan få adgang til alt i gruppen, men de kan ikke ændre gruppeindstillingerne. I SharePoint-verdenen er de webstedsmedlemmer. Hvis du vil have mere at vide om at tilføje eller fjerne gruppemedlemmer, skal du se Tilføj, rediger og fjern medlemmer af Grupper i Outlook.
Gæster er som gruppemedlemmer, men de er uden for organisationen. Som standard kan brugerne invitere gæster til at deltage i din gruppe, og du kan styre denne indstilling. Du kan få mere at vide under Føje gæster til Grupper i Outlook.
Brug Microsoft Teams til et fast, chatbaseret arbejdsområde
En fremragende måde at holde kontakten med din gruppe på er Microsoft Teams. Microsoft Teams er dit teams indre kredsløb – et fast, chatbaseret arbejdsområde, hvor du kan have uformelle samtaler i realtid om meget fokuserede emner eller bestemte undergrupper i gruppen. Selvom Teams-integration ikke kommer automatisk, kan du nemt oprette en Teams-gruppe baseret på din Microsoft 365-gruppe.
Når en gruppe har udlevet sit formål, kan du slette den for at frigøre systemressourcer og for at fjerne gruppen fra at blive vist eller blive vist. Se Rediger eller slet en gruppe i Outlook for at få flere oplysninger. Hvis du ikke vil huske at slette forældede grupper, kan administratoren angive udløbspolitikker, der medfører, at gamle grupper udløber og fjernes automatisk efter en bestemt tidsperiode. Se også: Udløbspolitik for Microsoft 365-gruppe.
Der findes tre primære modeller af klargøringMicrosoft 365-grupper: Åbne, IT-ledede eller kontrollerede. Hver har sine egne fordele.
|
Model |
Fordele |
|---|---|
|
Åbn (standard) |
Brugerne kan oprette deres egne grupper efter behov uden at skulle vente på, eller genere, IT |
|
It-ledt |
Brugere anmoder om en gruppe fra it-gruppen. It-afdelingen kan hjælpe dem med at vælge de bedste samarbejdsværktøjer til deres behov |
|
Kontrolleret |
Gruppeoprettelse er begrænset til bestemte personer, teams eller tjenester (Se: Bestyr, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper) |
Hvis du vil styre, hvordan dine Microsoft 365-grupper navngives, kan du bruge navngivningspolitik til at tvinge gruppenavne til at overholde visse standarder, herunder præfikser eller suffikser, samt blokere anstødelige navne. Se Microsoft 365-grupper navngivningspolitik for at få flere oplysninger.
Hver gruppe har mindst én ejer , der kan tilføje eller fjerne medlemmer og foretage grundlæggende sortering af gruppen og dens indhold. Hvis en gruppes ejer (eller ejere) forlader organisationen af en eller anden grund, kan administratoren tildele en ny ejer til gruppen. Se Tildele en ny ejer til en tabt gruppe.
Hvis du har Exchange Online administratortilladelser, kan du desuden administrere dine grupper fra Microsoft 365 Administration Center (se Administrer gruppemedlemskab i Microsoft 365 Administration) eller fra PowerShell (se Administrer Microsoft 365-grupper med PowerShell.
Der kan komme et tidspunkt, hvor du vil slette en gruppe fra din lejer. Hvis du vil have mere at vide om, hvordan du sletter en gruppe, skal du se: Slet en gruppe i Outlook. Hvis en gruppe ved et uheld slettes, kan administratorer gendanne den pågældende gruppe i op til 30 dage. Se: Gendan en slettet Microsoft 365-gruppe.
Hvis du foretrækker en mere automatiseret metode til at administrere livscyklussen for din Microsoft 365-grupper, kan du bruge udløbspolitikker til at udløbe grupper med et bestemt tidsinterval. Gruppens ejere får en mail 30, 15 og 1 dag før gruppens udløb, så de nemt kan forny gruppen, hvis det stadig er nødvendigt. Se: Udløbspolitik for Microsoft 365-gruppe.
-
Tillad medlemmer at sende som eller sende på vegne af en Microsoft 365-gruppe
-
Ændre et websteds titel, beskrivelse, logo og indstillinger for webstedsoplysninger
Microsoft 365-gruppegrænser
Find Gruppegrænser under Oversigt over Microsoft 365-grupper for administratorer.
Hvis du planlægger at bruge funktionen "Tilbageførsel af gruppe" fra Azure Active Directory Connect-værktøjet, er den maksimale længde 448 tegn, der er relateret til attributten "Beskrivelse".
Du kan finde flere oplysninger om SharePoint Online-lager under SharePoint Online-begrænsninger.
Administration af din Microsoft 365-grupper er mere effektivt, når du har brugbare oplysninger om Grupper brug. Microsoft 365 Administration Center har et rapporteringsværktøj, der gør det muligt at se oplysninger som f.eks. lagerbrug, hvor mange aktive Grupper du har, og endda hvordan dine brugere bruger Grupper. Se: Microsoft 365-rapporter i Administration for at få flere oplysninger.
Microsoft 365-grupper giver dig en række værktøjer til overholdelse, beskyttelse af oplysninger og eDiscovery.
