Bedste fremgangsmåder for meddelelser i Microsoft Teams
En produktivitetsvejledning, der er fuld af tip og tricks til brug af Microsoft Teams, fra de personer, der opbygger og bruger Teams på deres arbejde, hver dag.
Teams er en byge af aktiviteter: chats, møder, fildeling og projektplanlægning. Men byger kan blive til skybrud, hvis man ikke er forsigtig. Vi har fundet ud af, at vi er mere produktive (og gladere!), når vi organiserer vores meddelelser.
Du kan f.eks. gøre følgende:
1. Følg kun chats og kanaler, der er relevante for dig.
Vi kan godt lide at tænke på Teams som vores moderne arbejdsplads. Vi ville heller ikke fylde vores fysiske arbejdspladser med interessante, men ikke relevante opdateringer fra andre grupper, men det er nemt at lade det ske i Teams. Vi bliver tagget i en chat eller på en kanal, og derefter fortsætter vi med at følge samtalen, også lang tid efter den har mistet sin relevans for os, bare, fordi den er der.
Vi gør følgende, når vi organiserer vores kanaler:
-
Vi skjuler kanaler, vi ikke er interesserede i. Vi viser kun kanaler med vigtige oplysninger.
-
Vi justerer vores meddelelser for hver kanal afhængigt af relevans og prioritet.
-
Fastgør vigtige kanaler, så de er nemmere at få adgang til.
Og for chats:
-
Vi slår lyden fra, og fastgør chats, vi vil vende tilbage til senere.
-
Vi forlader chats, der ikke er relevante for os.
Hvis du vil ændre dine indstillinger for en chat eller kanal, skal du vælge Flere indstillinger 
2. Skift din status, når du har brug for at være fokuseret.
Hvis du vil ændre din status, skal du gå til dit profilbillede i øverste højre hjørne af appen og vælge en status fra listen.
De fleste af os render til og fra møder og har ikke så meget fokuseret arbejdstid, som vi gerne vil have (vi er sikre på, at der ikke er nogen, der kan genkende det ;)). Vi vil ikke have, at den begrænsede tid, vi har, går med hurtige spørgsmål og samtaler, der ikke kræver dybt fokus.
Når vi vil give andre besked om, at det ikke er et godt tidspunkt at kontakte os, ændrer vi vores status til "optaget" eller "vil ikke forstyrres". (Teams gør dette automatisk, når du sidder til møde, eller når du deler noget, men du kan også indstille det selv).
Du kan også vælge Varighed for at angive et fast tidsrum i den status, du vælger.
I vores team forhindrer en status som "Travl" eller "Forstyr ikke" ikke nogen i at sende os en meddelelse, men der er andre forventninger til, hvor hurtigt vedkommende kan forvente et svar.
3. Juster dine indstillinger, så du får besked, når og hvordan du vil.
Vi har fundet ud af, at den bedste måde at sikre, vi kun får meddelelser, der betyder noget for os, er at arbejde med indstillingerne.
Det er op til den enkelte selv at vælge, hvordan og hvor vedkommende vil have besked om forskellige typer af ting, så vores team er over det hele. Nogle har alle meddelelser aktiveret, andre ingen.
Hvis du går til Indstillinger med mere > Indstillinger > Meddelelser og aktivitet, kan du se, at der er nogle få kategorier til at justere, hvordan Teams kan give dig besked:
-
Generelt
-
Chats og kanaler
-
Møder
-
Kalender
-
Apps (Bemærk! Indstillingerne for apps vises kun, når du har konfigureret meddelelser på appniveau for første gang).
Teams har flere muligheder for at administrere meddelelser og aktivitet på tværs af forskellige funktioner.
Mailbeskeder
De fleste af os slår mailbeskeder fra, da vi bruger det meste af vores tid i Teams og ikke i mail. Hvis du bruger mere tid i mail, kan det være en god idé at beholde disse aktiverede, så du ved, hvad der sker i dine teams.
Bannerbeskeder
De fleste af os bruger kun bannermeddelelser til ting, vi gerne vil vide med det samme, f.eks. når en person sender en mail eller @omtaler os, eller når et møde starter.
Det kan være lidt omfattende at få bannerbeskeder for andre ting, når man har et stort team. F.eks. likes. Vi er et venligt team, og vi liker ofte beskeder for at sige "modtaget", så hvis vi fik bannerbeskeder for alle de likes, vi får, ville vi bruge dagen på bannerbeskeder. Hvis dit team bruger likes på en anden måde, f.eks. til godkendelser, kan det være en god idé at få bannerbeskeder, når nogen liker dine beskeder.
Dit aktivitetsfeed
Nogle af os begrænser vores feeds til ting, vi er nødt til at handle på, f.eks. svar og @omtaler, så vi kan bruge det som en opgaveliste. (Hvis du kan lide lister, vil du måske også vældigt godt kunne lide dette).
Andre bruger dette sted til at udforske, hvad vores teams har gang i, så de kan reagere på ting, der haster her og nu, og derefter tage et kig på f.eks. foreslåede og populære aktiviteter, når der er tid.
Hvis du vil have mere at vide om Teams-beskeder, kan du se Administrer beskeder i Teams.
Har du brug for mere hjælp?
Vil du have flere indstillinger?
Udforsk abonnementsfordele, gennemse kurser, få mere at vide om, hvordan du sikrer din enhed og meget mere.
Communities hjælper dig med at stille og besvare spørgsmål, give feedback og høre fra eksperter med omfattende viden.
