Použití šablony týmového webu pro správu smluv s technologií Microsoft Syntex

Nejprve postupujte podle pokynů k přidání šablony webu na nový nebo existující sharepointový web.

Prozkoumejte předem vyplněný obsah webu, webové části a stránky a rozhodněte se, jaké přizpůsobení webu bude nutné, aby bylo v souladu se značkou, hlasem a celkovým obchodním cílem vaší organizace. 

Předvyplněné stránky webu:

• Domovská stránka – poskytuje a cílová místa pro návštěvníky, kde si mohou prohlédnout novinky o probíhajících krizích, aktualizace reakcí, informace o zásadách a postupech a užitečné zdroje informací.

• Klienti – tato stránka poskytuje informace o klientovi v jednom vhodném umístění.

• Potvrzovací dopisy – sledujte korespondenci, která formalizuje podmínky smluv mezi vašimi klienty a vaší organizací. 

• Šablony smluv – Vyberte vhodnou šablonu smlouvy pro typ smlouvy, jako jsou smlouvy o mlčenlivosti, smlouvy o poskytování služeb a prohlášení o práci. 

• Žádosti o kontrakty – pomocí seznamu předpřispěvků můžete sledovat požadované kontrakty a jejich stav nebo odeslat žádost přímo vašemu týmu. Upravte tuto šablonu seznamu úpravou textových polí seznamu.

• Modely – umožňuje ukládat knihovnu modelů pro extrahování metadat a klasifikaci informací z dokumentů pomocí Microsoft Syntexu. Dodává se se dvěma předem naformátovanými modely kontraktů. 

• Oblasti – tato předem připravená knihovna slouží ke klasifikaci dokumentů smlouvy podle zeměpisné oblasti, země nebo oblasti.

• Smlouvy o službách – obsahuje seznam předpřispěvných součástí, který pomáhá sledovat stav smluv o poskytování služeb, a poskytuje přehled podrobností o smlouvě.

• Příkazy práce – obsahuje vlastní předkonfigurovaný seznam, který vám pomůže uspořádat výkazy práce v zobrazení panelu.

• Koš – poskytuje přístup k nedávno zahozenému obsahu týmu.

Po přidání šablony týmového webu správy kontraktů je čas ji přizpůsobit a nastavit jako vlastní. 

Využijte uvedený kurz o Microsoft Syntexu – ukazuje, jak funguje váš web pro správu smluv, abyste se mohli naučit používat a vytvářet vlastní modely dokumentů. Používá webové části Text a Obrázek k poskytování poutavého obsahu a lze je upravovat nebo odebírat.  Prezentace důležitých novinek a oznámení Pomocí webové části Hero můžete zvýraznit důležité zásady, aktualizace a další užitečné zdroje informací. Dejte odkazům tlačítko, aby vynikly – Pomocí webové části Tlačítko můžete důležité odkazy na webu vyniknout.  Zajištění snadného přístupu k dokumentům – Pomocí webové části Knihovna dokumentů můžete poskytnout rychlý přístup k šabloně smluv a dokumentům. Zkontrolovat nedávnou aktivitu týmového webu – pomocí webové části Aktivita na webu můžete zobrazit obsah, ke který nedávno použili ostatní členové týmu. Zvýrazněte odkazy na často používané prostředky – pomocí webové části Rychlé odkazy získáte snadný přístup k prostředkům. Poskytnutí přístupu ke klíčovým kontaktům – Pomocí webové části Lidé můžete zobrazit seznam klíčových kontaktů pro tým pro správu smluv.

Přizpůsobte si vzhled webu, navigaci na webu, webové části a obsah tak, aby vyhovoval potřebám uživatelů a organizace. Když provádíte vlastní nastavení, ujistěte se, že je web v režimu úprav, a to výběrem možnosti Upravit v pravém horním rohu webu. Při práci můžete změny uložit jako koncept nebo znovu publikovat , aby byly úpravy viditelné pro diváky.

1. Použití webových částí Text a Obrázek k poskytování poutavého obsahu 

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Text a vyberete Upravit vlastnosti ().

2. Upravte text přímo ve webové části. 

3. Vyberte webovou část Obrázek a zvolte Upravit vlastnosti ().

4. Vyberte Změnit a vyberte zdroj obrázku. 

5. Po výběru obrázku vyberte Vložit.  

Přečtěte si další informace o úpravách webových částí Texta Obrázek.

2. Pomocí webové části Hero zvýrazněte důležité zásady, aktualizace a další užitečné zdroje informací.

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Hero a vyberete Upravit vlastnosti ().

2. Pak vyberte možnosti Vrstvy a Dlaždice, které nejlépe vyhovují potřebám organizace.

Podívejte se na různá rozložení a přečtěte si další informace o úpravách webové části Hero.

3.  Použití webové části Tlačítko k tomu, aby důležité odkazy na vašem webu vynikly

1. Vyberte webovou část Tlačítko a zvolte Upravit vlastnosti ().

2. Proveďte změny popisku tlačítka, odkazu a zarovnání.

Přečtěte si další informace o používání webové části Tlačítko. 

4. Webová část Knihovna dokumentů umožňuje rychlý přístup k šabloně smluv a dokumentům.

1. Pokud chcete změnit zobrazení nebo zdroj složky pro webovou část Knihovna dokumentů, vyberte upravit vlastnosti ().

2. Pokud chcete upravit složky, popisky a obsah knihovny dokumentů, přejděte do knihovny v části Obsah webu, proveďte úpravy a pak uvidíte aktualizaci obsahu ve webové části.

Přečtěte si další informace o úpravách webové části Knihovna dokumentů.

5. Pomocí webové části Aktivita na webu můžete mít přehled o týmových aktivitách.

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Aktivita webu a vyberete Upravit vlastnosti ().

2. Zadejte číslo na panelu nástrojů v části Zobrazit tento počet položek najednou.

Přečtěte si další informace o používání webové části Aktivita webu.

6. K zajištění snadného přístupu k prostředkům použijte webovou část Rychlé odkazy.

1. Přejděte do webové části Rychlé odkazy, vyberte odkaz a pak vyberte Upravit vlastnosti ().

2. V případě potřeby upravte odkaz, název, ikonu a popis.

3. Pokud chcete přidat odkaz, vyberte + Přidat odkazy.

Podívejte se na různá rozložení a přečtěte si další informace o úpravách webové části Rychlé odkazy.

7.  Zobrazení seznamu klíčových kontaktů pro tým pro správu kontraktů pomocí webové části Lidé

1. Začněte odstraněním zástupné webové části Lidé.

2. Na pravé straně najděte panel nástrojů (). Vyberte Zobrazit všechny webové části a pak v seznamu webových částí vyberte nebo přetáhněte položku Lidé . 

3. Vyberte Upravit vlastnosti ().

4. Upravte rozložení, zadejte jméno osoby nebo skupiny a pak vyberte Uložit.

Přečtěte si další informace o webové části Lidé.

Přizpůsobení následujících stránek v rámci webu 

• Klienti – udržujte si seznam informací o klientovi pro snadný přístup. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu. 

• Potvrzovací dopisy – Uspořádejte důležitou dokumentaci mezi klienty a vaší organizací.  Knihovnu dokumentů můžete upravit tak, že aktualizujete názvy složek a nahrajete prostředky.

• Šablony kontraktů – Použijte některé z poskytnutých šablon kontraktů nebo uložte vlastní šablony, ke kterým má snadno přístup tým pro správu kontraktů. Knihovnu dokumentů můžete upravit tak, že aktualizujete názvy složek a nahrajete prostředky.

• Žádosti o kontrakty – Pomocí seznamu předpřispěvků můžete sledovat požadované kontrakty a jejich stav. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu. 

• Modely – pomocí předkonfigurovaných ukázkových modelů můžete extrahovat a klasifikovat informace z dokumentů. Dodává se se dvěma předem naformátovanými modely kontraktů. Další informace o používání Microsoft Syntexu najdete tady. 

• Oblasti – Ukládejte smluvní dokumenty podle zeměpisné oblasti, země nebo oblasti. Knihovnu dokumentů můžete upravit tak, že aktualizujete názvy složek a nahrajete prostředky.

• Smlouvy o službách – obsahuje seznam předpřispěvných součástí, který pomáhá sledovat stav smluv o poskytování služeb, a poskytuje přehled podrobností o smlouvě. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu. 

• Příkazy pracovního seznamu – obsahuje vlastní předkonfigurovaný seznam, který vám pomůže uspořádat výkazy práce v zobrazení panelu. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu. 

Přizpůsobení vzhledu a navigace na webu

Než svůj web nasdílíte s ostatními, dotkněte ho tím, že zajistíte, aby uživatelé mohli web najít, snadno procházet odkazy a stránky a rychle přistupovat k obsahu webu.

• Knihovny dokumentů můžete upravovat tak, že aktualizujete názvy složek a nahrajete prostředky.

• Upravte a přizpůsobte navigaci na webu.

• Vzhled webu můžete změnit přizpůsobením motivu, loga, rozložení záhlaví a vzhledu webu.

• Přidejte nebo odeberte stránky na tento web nebo navigaci na webu tak, aby vyhovovaly existujícímu obsahu.

• Zvolte, jestli chcete tento web přidružit k centrálnímu webu ve vaší organizaci, nebo ho v případě potřeby přidejte do existující navigace na centrálním webu .

Sdílejte svůj web s ostatními poté, co jste web přizpůsobili, zkontrolovali a publikovali konečný koncept. 

1. Vyberte Nastavení a pak Oprávnění webu.

   

2. Vyberte Přidat členy a pak vyberte Přidat členy do skupiny.

   

3. Vyberte Přidat členy a pak zadejte jména všech uživatelů, kteří mají udělit úplný přístup k obsahu týmového webu, sdíleným prostředkům, jako je týmový outlookový kalendář a práva pro úpravy webu. 

4. Po dokončení přidávání členů a nastavení oprávnění vyberte Uložit.

Přečtěte si další informace o správě nastavení týmového webu, informací o webu a oprávněních.

Po vytvoření a spuštění webu je další důležitou fází údržba obsahu webu. Ujistěte se, že máte plán pro udržování obsahu a webových částí v aktualizovaném stavu. 

Osvědčené postupy údržby webu:

• Plán údržby webu – Vytvořte plán pro kontrolu obsahu webu tak často, jak je potřeba, abyste měli jistotu, že je obsah stále přesný a relevantní.

• Pravidelně publikujte příspěvky – distribuujte nejnovější oznámení, informace a stav v rámci organizace.  Zjistěte, jak přidat příspěvek na týmový nebo komunikační web a ukázat ostatním uživatelům, kteří budou publikovat oznámení o tom, jak můžou používat sharepointové příspěvky.

• Kontrola odkazů a webových částí – Udržujte odkazy a webové části aktualizované, abyste měli jistotu, že využíváte plnou hodnotu svého webu.

• Použití analýz ke zlepšení zapojení – Zobrazte si využití webu pomocí integrované sestavy dat o využitía získejte informace o oblíbeném obsahu, návštěvách webů a dalších informacích.

• Pravidelné kontroly nastavení webu – Po vytvoření webu v SharePointu můžete měnit nastavení, informace o webu a oprávnění pro tento web.