Най-добри практики за Outlook

Папки за търсене

Папките за търсене са полезни за събиране на информация измежду различни пощенски и RSS папки. Папките за търсене могат да бъдат особено полезни, когато трябва да съберете информация, която е записана в различни папки – например при подготовка за тримесечно събрание.

Ако получавате голямо количество съобщения (повече от 200 съобщения на ден), папките за търсене могат да са за вас един добър начин за правене на разбор на пощата от различни податели.

Предпочитани (незадължително)

Предпочитани дава видимост на папки, които иначе са заровени в списъка с пощенски папки.

Предпочитани, което е поднабор на пощенските папки, се показва най-отгоре в навигационен екран. Използването на Предпочитани не е задължително, за да работи тази система, но ако имате малък екран, можете да намалите навигационния екран и пак да класифицирате успешно съобщенията, като ги плъзгате до намалената лента, да извършвате прости търсения и да преминавате към Календар, Контакти и Задачи.

Счита се за най-добра практика да имате следните папки в папката Предпочитани: Входящи, 1 – справка, Изпратени и Изтрити.

Най-горе на страницата

Флаг по подразбиране

Счита се за най-добра практика да зададете флага "Бързо щракване" на "Днес " (което е настройката по подразбиране).

Най-горе на страницата

Незадължителни бързи стъпки

Освен бързите стъпки по-горе, в зависимост от задълженията ви и от ежедневните ви дейности, може да пожелаете да създадете следните видове бързи стъпки:

След като започнете създаването на бързи стъпки, ще откриете, че може да има и други начини за оптимизиране на броя щраквания, необходими за извършване на нещо. Всеки път когато откриете, че правите едно и също нещо нееднократно, опитайте да създадете бърза стъпка. А като промяна в проектите, актуализирайте вашите бързи стъпки така, че те да са единственото нещо, което наистина правите.

Най-горе на страницата

Изтрийте го

Изтрийте съобщенията, които не е необходимо да четете. Ако това е нежелана поща, изтрийте я.

Ако не искате никога да получите друго съобщение като част от този разговор, игнорирайте го.

Направете го: Двуминутната бормашина

Удивително е какво може да се свърши за 2 минути. Например на много съобщения може да се отговори за две минути или по-малко. Но ако съобщението изисква повече от две минути за обработване, отложете го. За да получите усещането за това какво са две минути, опитайте да си засечете време.

След като сте се занимали със съобщението, направете едно от следните неща:

• Изтрийте го, ако това е нещо важно.

• Картотекирайте го в една от папките за справки (например 1 – справка), като използватеБърза стъпка.

За да запазите запис на нещата, които сте направили, особено за целите на отразяване около времето на ежегодните прегледи или при подготовката на отчетите, използвайте бързата стъпка Готово , която също маркира съобщенията като завършени.

Делегирайте го

Понякога получавате съобщение, което всъщност е предназначено за някой друг, който да се занимае с него. В тези случаи отговорете и включете лицето, на което делегирате съобщението, в реда До . Ако смятате, че правите това често, помислете за създаване на бърза стъпка, която отговаря и добавя делегираното лице към реда До .

Ако искате да продължите по-късно, маркирайте го с флаг за себе си, преди изпращането. В лентата на задачите маркирайте задачата с категорията @Чакане.

Отложете го

Да кажеш "не"

Докато преглеждате календара и списъка със задачите, бъдете реалистични относно това какво можете да изпълните. Понякога това означава да кажете "не". Ето няколко начина за печелене на време с казване на "не":

• Откажете събранията, на които не е необходимо да присъствате. Да, можете да го направите.

• Изтрийте задачите, които не е необходимо да изпълнявате или за които знаете, че няма да ги изпълните.

• Изпратете съобщения, за да уведомите хората, че работите по отговор (и се уверете, че сте го маркирали с флаг за изпращане до себе си). По-добре е да уведомите някого, че ще му отговорите на реалистична дата, отколкото да го оставите да мисли, че сте забравили за молбата.

Управление на календара

Реалността е, че ако имате ден, запълнен със събрания, имате по-малко време за изпълнение на задачи и писане на съобщения, така че преместете задачите за други дни.

Ако дадена задача е на път да отнеме много време или е нещо, което трябва да свършите (за разлика от задачите, за които сте решили, че не е необходимо да извършвате), плъзнете я от списъка на задачи за деня в календара, за да блокирате време за нея.

Начини за създаване на задачи

Докато минавате през календара и задачите, неизбежно ще започнете да мислите за още неща, които трябва да направите. Ето няколко начина за създаване на задачи в Outlook:

• Маркирайте съобщението с флаг.

• Пишете в полето Въведете нова задача отгоре на списъка със задачи.

• Използвайте клавишната комбинация Ctrl+Shift+K, за да създадете нова задача.

• Ако шофирате и е законно и безопасно да правите така, използвайте функцията за записване на говор на мобилното ви устройство или мобилния ви телефон, за да запишете задачите си и да ги пренесете по-късно в своя списък на задачите.

• Ако сте на събрание, си водете бележки в OneNote. Елементите с флаг в OneNote се показват в Outlook списък със задачи.

Начини за управление на задачи

Ето няколко начина, с които да си помогнете при работата със задачите си:

• Добавете задачите, когато те пристигат при вас, като въведете в полето Въведете нова задача в лентата To-Do или в горния край на списъка Със задачи, на празно място в списъка на задачите за деня или като изберете Нова задача в лентата.

• Изчистете задачите, които не е необходимо да извършвате. Списъкът със задачите е вашето свещено място – не позволявайте да бъде замърсено, иначе губи полезността си. За маркирани с флаг съобщения, които искате да запазите, изберете Премахни от списъка, в противен случай просто Изтрий.

• Маркирайте изпълнените задачи като изпълнени, така че да се премахнат от лентата със задачи.

• Направете задачите по-лесни за манипулиране, като промените темата на задачата на маркирано с флаг съобщение. Например едно маркирано с флаг съобщение с ред за темата Членството в група не може да се променя с клавиатура трябва да се преименува на Отговор до Мартин, което е следващото действие за тази задача. За да промените темата на задачата, изберете елемента в лентата на To-Do и въведете нова тема или щракнете с десния бутон, след което изберете Преименуване на задача. Промяната на темата на задачата не променя темата на съобщението. Променя се само темата, която виждате в списъка със задачи.

• Създайте и присвоете цветни категории , за да ви помогнат да определите къде трябва да сте, за да предприемете следващата стъпка и да направите така, че някои задачи да изпъкнат.

• Преподредете задачите, за да групирате сходните задачи, например задачите с една и съща категория. За да преместите задача, изберете задачата в списъка със задачи и я плъзнете. По този начин можете да работите едновременно по сходни задачи.

• Плъзнете задачите в списъка с ежедневни задачи и в лентата на задачите към деня, в който планирате да извършите задачата. За задачи, които ще отнемат известно време, плъзнете задачите върху календара, за да зададете допълнително време за изпълнение на тези задачи.

Макар че да си организиран е добре, не губете твърде много време за определяне на приоритети и управление на списъка със задачи. Процесът на управление на списъка със задачи не бива да е на първо място в живота ви!

Използвайте календара: Създайте срещи, за да управлявате времето си

Помнете: Винаги има повече за правене, отколкото време, за да се направи.

Като част от доброто управление на времето, ще имате нужда от време, за да се занимаете със съобщенията, да управлявате срещите и задачите и да отразите какво трябва да правите.

Можете да планирате това време за себе си с редовни срещи и събрания в календара. Календарът трябва да се разглежда като реален план на времето ви – ако сте го планирали, тогава това е, с което сте ангажирани да правите в този момент.

Отделете допълнително време за:

• Обработване на съобщенията. Да отделите време за обработването на съобщенията е особено важно, ако получавате голям брой съобщения. Дори ако имате зададени правила, така че само важните съобщения да се показват в папката "Входящи", все пак е нужно време за обработка на тези съобщения.

• Правете ежедневен и седмичен преглед на задачите и срещите. Погледнете календара и задачите и оценете срещите и задачите спрямо приоритетите. Ако имате натоварен календар, време е за:

• Изчистване на несъвместимите срещи, понеже не можете да сте на две места едновременно.

• Планиране на времето за работа.

• Размишляване върху това, което правите – дали е полезно използване на времето ви и дали сте задали правилните приоритети.

• Срещайте се редовно с ръководителя си. Редовните събрания с ръководителя ви могат да ви помогнат да си изясните над какво работите и да си възстановите приоритетите, където е необходимо. За да настроите редовно или повтарящо се събрание, изберете Повторяемост .

Най-горе на страницата

Седмичен преглед

Погледът върху цялостната картина на времето и задачите ви ще ви помогне да определите приоритетите за важна работа спрямо не толкова спешни задачи. Той ще ви помогне да изясните на другите какво реално може и какво не може да се очаква от вас да бъде изпълнено. Преглеждането на миналата и предстоящата седмица също е полезен начин да си помогнете за седмично събрание с ръководителя ви или да си помогнете при подготовка на имейл съобщение за състоянието.

Къде да извършвате работата

След като сте обработили съобщенията, най-добрата практика за извършване на работа в Outlook (отговор на съобщения и т. н.) е в "Задачи". Като превключите на "Задачи", няма да се разсейвате от никакви съобщения, пристигащи в папката "Входящи".

Групово обработване на задачите

Докато преминавате през списъка със задачи и календара, извършвайте сходните задачи едновременно. Ако например имате само няколко минути, проведете всичките си телефонни обаждания (ако са малко на брой). Заемете се с изискващите енергия задачи (за някой това може да е отговаряне на съобщения), когато имате повече енергия. Захванете се с изискващите по-малко енергия задачи, например четене на съобщения за състояние, по-късно през деня или когато енергията ви е спаднала. Като "обработвате групово" задачите, ще напредвате във всичките си проекти едновременно.

Един начин за групова обработка на задачи е да се промени подреждането от Подреждане по: Начална дата на Подреждане по: Категории. За да направите това, изберете заглавието Подреждане по и след това изберете Категории.

Завършване на задачите

При завършване на задачите ги маркирайте като изпълнени. Outlook запазва автоматично списъка на изпълнените задачи. Това може да е полезно резюме на това какво сте свършили. Ако не ви трябва запис на задачата или съобщението, изтрийте я или изчистете флага.

Работа офлайн

Ако имате много работа за вършене, обмислете излизането офлайн, за да спрете прилива от разсейващи входящи съобщения.

Когато превключвате между работа онлайн и офлайн, всички имейл акаунти във вашия профил в Outlook се променят.

• В раздела Изпращане/получаване , в групата Предпочитания изберете Работа офлайн.

  

Командата Работа офлайн е осветена, когато работите офлайн.

Изберете осветената работа офлайн , за да се върнете в онлайн режим.

Най-горе на страницата

Как да се открие съобщение от точно определен човек

• Ако искате да намерите съобщение от определен човек, изберете полето Търсене в произволна папка и след това в раздела Търсене изберете От.

  

• Въведете името на лицето.

  

Или започнете, като въведете името в полето Търсене , след което натиснете клавиша със стрелка надолу, за да изберете От , за да стесните резултатите.

Как да се открие съобщение с прикачен файл

За да намерите съобщение с прикачен файл, изберете полето Търсене и в раздела Търсене изберете Има прикачени файлове.

Всички изрази за търсене са адитивни, така че ако искате да намерите съобщение от някого с прикачени файлове, изберете командите на лентата (От, Има прикачени файлове), за да съставите търсенето си.

За да намирате съобщения из цялата пощенска кутия

Понякога не можете да намерите съобщение, като търсите само в папката за справки – то може да е съобщение, което сте изпратили или съобщение, което е погрешно класифицирано. В тези случаи започнете с търсене в произволна папка (Входящи, 1 – справка и т.н.), след което изберете падащото меню от полето за търсене и след това изберете Текуща пощенска кутия.

Можете също да изберете Текуща пощенска кутия в раздела Търсене .

Ако подозирате, че това, което търсите, може да е в прието искане за събрание (и следователно е в календара ви), опитайте да изберете Всички елементи на Outlook.

Ако откриете, че често извършвате търсене из цялата пощенска кутия, може да зададете обхватът на търсене по подразбиране винаги да е търсене из всички папки, като отидете в изгледа Backstage.

1. Изберете раздела Файл , след което изберете Опции.

2. Изберете Търсене .

3. Под Резултати изберете Текуща пощенска кутия.

   

За да спрете търсенето

След като намерите елемента, който търсите, и сте готови да преминете към следващата задача, изберете иконата за затваряне до полето Незабавно търсене или в раздела Търсене , в групата Затваряне изберете Затваряне на търсенето.

Основни правила на страхотните съобщения: Какво да се направи

• Прочете съобщението си, преди да го изпратите.

• Направете темата описателна и ориентирана към действие. Например: Екип по продажбите: Моля, изпратете предложените дати за отстъпване на съвета, където екип по продажбите е името на групата, а Моля, изпратете е действието. Други полезни префикси включват За ваша информация: и Изисква се действие.

• Ако се изисква действие, изложете исканото в полето Тема.

• Променете темата на съобщението, ако темата на разговора се промени.

• Поддържайте всички съобщения кратки и по същество.

• Организирайте съдържанието на съобщението от най-важното към най-маловажното.

• Помислете дали да не форматирате важната информация в получерно.

• Поставяйте елементите за действие или въпроси на отделни редове, така че да изпъкват и да привлекат вниманието.

• Форматирайте имената на хората в получерно, когато поставяте въпроси. Например: "Явор: Какво е състоянието на проекта?

• Ограничете броя на хората, на които изпращате съобщение, до тези, които трябва да го прочетат.

• Поставете хората, които трябва да бъдат информирани, в реда "Як".

• Поставете хората, които трябва да отговорят или да предприемат действие, в реда "До".

• Използвайте подпис, когато е подходящо, но запазете подписа си кратък, професионален и ако е възможно, без графика.

• Ако искате незабавен отговор, не изпращайте съобщение. Телефонирайте или изпратете незабавно съобщение.

• Ако сте в имейл разговор, който има повече от десет съобщения, без да вземе решение, помислете за настройване на събрание , за да обсъдите проблема. Имейлът не винаги е ефикасна среда за решаване на сложни проблеми. При избрано съобщение, в раздела Начало , в групата Отговор изберете Събрание.

  

• Потвърдете съобщения, които изискват по-обширен отговор. Ако сте заети, за да отговорите с пълен отговор веднага, уведомете подателя, че сте видели въпроса и ще отговорите след определено време или на дадена дата. Маркирайте с флаг за себе си да го направите по-късно.

• Използвайте много важно пестеливо.

  

• Ако поставяте въпрос и има няколко души, които могат да отговорят, изберете само един човек, вместо да изпращате въпроса си до група.

За изпълнение: Маркиране с флаг при изпращане

Когато изпращате съобщение до някого, от когото ви трябва отговор, направете следното:

• Маркирайте го с флаг за себе си при изпращане.

• Променете името на задачата на маркираното с флаг съобщение в лентата на задачите да започва с За изпълнение.

• Маркирайте го с категорията @Чакане.

• Когато изпълните тези стъпки, знаете, че следващото ви действие е да изпратите друго съобщение или да следите за отговор.

Основни правила на чудесните съобщения: Какво да не се прави

• Не използвайте бланка.

• Не включвайте ръководителя си във всяко съобщение, което изпращате.

• Не изпращайте съобщение, когато сте ядосани. По-добре го напишете в папката за чернови и се върнете към него по-късно.

• Не очаквайте бърз отговор, когато изпратите дълги съобщения (повече от два абзаца).

• Не изпращайте последващо съобщение по-рано от деня след първото съобщение. Ако не ни чуете своевременно, опитайте да използвате телефона или приложението за съобщения, като например Microsoft Teams.

• Не използвайте разписка за прочитане или разписка за получаване за всяко изпращано съобщение. Използвайте ги, ако не сте сигурни дали получателите ви ще получат съобщението.

• Не прикачвайте флагове или много важно към всяко съобщение, което изпращате. Получателите ви ще се научат да не им обръщат внимание.

• Не използвайте САМО ГЛАВНИ.

• Не изпращайте прикачени файлове – вместо това изпращайте връзки. Това правило се отнася особено за искания за събрание, където прикачените файлове могат да утежнят значително квотите на сървъра.

• Не разгъвайте списъците за разпространение. Разгъването на списъците за разпространение прави съобщенията по-трудни за четене и води до отиването им в погрешни папки за хората, които използват правила.

• Не използвайте сарказъм. Хуморът ви може да не бъде разбран правилно.

• Не пишете нещо, което не бихте искали да прочете някой от фирмата ви. Никога не знаете къде може да се озове съобщението ви накрая.

• Не използвайте курсивни или "забавни" шрифтове, които са трудни за четене.

• Не използвайте червени шрифтове, понеже са трудни за четене и могат да се изтълкуват като критични.

• Не използвайте "Отговори на всички" до група с контакти с молба да бъдете премахнати. Никога.

Съвет за групи с контакти (наричани преди списъци за разпространение)

Ако отговаряте на голяма група с контакти, следвайте всички правила "какво да се направи" и "какво да не се прави" за съобщение.

Ако ви е необходима повече информация или изследвате въпроса поотделно, отговорете на цялата група с контакти, за да уведомите всеки, че отговаряте, а след това ще отговорите на всеки поотделно. Трябва да отговорите на групата с контакти, след като въпросът е решен, с решението му. По този начин решението може да служи за справка на другите хора в групата с контакти.

Как да използвате вмъкнати коментари

Добавянето на вмъкнати коментари в съобщение, което сте получили, е удобен начин за отговор на въпроси и непосредствена реакция на проблеми. Смята се за най-добра практика да направите следното:

1. Посочете в съобщението си, че правите вмъкнати коментари. Включете например "Вижте допълнителните коментари по-долу".

2. Разграничете вашия текст от оригиналното съобщение. Някои предложения са следните:

   • Смяна на цвета на шрифта.

   • Поставяне в началото на името или инициалите ви в квадратни скоби, например, [Мартин Банков].

     

   • Променяне на шрифта в курсив, получер или получер курсив.

3. Не изтривайте нищо, което не сте писали вие.

Ако искате да коментирате само малка част от по-дълго съобщение, копирайте този раздел във вашия отговор, като използвате различен цвят и поставяйки цитата в кавички, след което напишете отговора.

Кога да се използва "Ск"

Ако добавите името на получател в полето Ск (скрито копие) на съобщение, получателят ще получи копие на съобщението, но името му няма да се вижда от останалите получатели на съобщението.

Използвайте функцията "Ск", за да премахнете допълнителни хора от имейл разговор, когато мислите, че те вече не се нуждаят от допълнителен имейл или темата на разговора е променена.

Ако например сте един от петимата, които получават въпрос, и искате да му отговорите, преместете другите четирима в реда Ск и напишете нещо подобно на това "Мартин, Петър, Христо и Ивайло са в "Ск". Ето отговора…" След това бъдещите съобщения ще са само между вас и първоначалния подател.

Не използвайте "Ск" за да позволите на трета страна (например ръководителят ви) да узнае за поверително съобщение. Получателят от скрито копие може да не схване, че е получил скрито копие и би могъл да отговори на всеки, разкривайки, че е получил скрито копие от вас. Това може да се счете за подло поведение от ваша страна.

Вместо да използвате "Ск", за да информирате трето лице за проблем, препратете съобщението, след като го изпратите.

Най-горе на страницата

Кога е подходящо да се свика събрание?

Свикайте събрание, когато:

• Нова група от хора работи заедно за първи път.

• Няколко души са разменили помежду си повече от 10 относително дълги съобщения.

• Има нужда от обсъждане, мозъчна атака или сътрудничество.

• Свикайте събрание, когато това е най-ефикасният начин за придвижване напред, и бъдете наясно каква е целта на събранието, преди да го свикате.

Кой да бъде поканен

Поканете само хора, които трябва да вземат отношение. Всеки допълнителен човек, когото поканите на събранието, добавя още усложнения, правейки събранието по-трудно за ръководене. От друга страна, ако трябва да се вземе решение, осигурете присъствието на ключовите заинтересовани лица, иначе събранието ще е напразно прахосване на време и ресурси.

Как да се избере час за събрание

Изберете час, в който всеки може да участва в събранието, като прегледате в календара информацията за заетостта за всеки поканен. Използвайте Помощник за график, за да прегледате заетостта на всички участници в събранието.

Мрежата на заетостта показва дали участниците са на разположение. Двойка линии и осветяване показват предложения начало и край на събранието.

За да видите помощника за планиране, когато съставяте искане за събрание, в раздела Събрание , в групата Показване изберете Помощник за планиране.

Екранът Търсене на стаи съдържа препоръчваните най-добри часове за вашето събрание (когато повечето участници са налични). За да изберете час на събранието, изберете предложение за час в екрана Търсене на стаи в секцията Предлагани часове или изберете час в мрежата на заетостта.

Забележка: Ако екранът Търсене на стаи не се показва, в раздела Събрание , в групата Опции изберете Търсене на стаи.

Ако откриете, че редовно създавате събрания с една и съща група хора, създайте група в навигационния екран, така че да можете по-лесно да виждате информацията за заетост на хората. Тези групи могат също да съдържат (времеви) прозорци, което улеснява намирането на свободен прозорец за събиране.

За да създадете група в календара, направете следното:

• В Календар, в навигационния екран превъртете надолу до списъка с календари и щракнете с десния бутон върхуМоите календари.

• Въведете име за новата група календари и изберете Enter.

• Щракнете с десния бутон върху вашата нова група календари и изберете Добавяне на календар.

• Изберете източника и след това изберете календарите, които искате да добавите.

Кога събирането да е с лично присъствие, а не отдалечено

Срещнете се лично, ако:

• Това е първият път, когато тази група ще работи заедно.

• Ще бъдат показвани или предавани неелектронни елементи.

• Това е мозъчна атака.

• Това е събрание с усилено сътрудничество.

• Не всеки има телефон, приложение за онлайн конференции или подходящ софтуер и оборудване за електронни събрания.

В противен случай помислете за използване на приложение за онлайн събрание, като например Microsoft Teams или събрание по телефона.

Как да се обработват свързани документи

При подготовката за събрание често има документи, които трябва да се споделят преди или по време на събранието.

Ако всички участници са свързани с вашата корпоративна мрежа, поставете документите в сайт на SharePoint или в споделено мрежово устройство.

Ако някои участници са външни за фирмата ви (например доставчик, който няма достъп до вашият интранет), обмислете използване на SharePoint Workspace.

Не изпращайте прикачени файлове в исканията за събрание.

Подготовка на дневен ред: Нека задачите да помогнат

• @Събрание е централното място за точките от дневния ред   .

Създайте проста задача, маркирайте я с категорията @Събрание и задайте начална и крайна дата за събранието. С приближаване на датата на събранието постъпват излизат пунктове за обсъждане, коментари и мнения. Тази задача ще стане дневният ред на събранието.

След събранието маркирайте задачата като изпълнена и създайте нови задачи за вашите действия.

• Ако искате да обсъдите набор от съобщения или само едно съобщение…   

Ако имате съобщение, което искате да обсъдите на събранието, маркирайте съобщението с флаг за деня на събранието и го маркирайте с категорията @Събрание.

Ако имате повече от три съобщения за обсъждане, не маркирайте с флаг всяко едно от тях, защото ще замърсят списъка със задачи. Вместо това създайте нова задача с името на събранието; щракнете с десния бутон и плъзнете съобщенията към задачата (копирайки в движение). Маркирайте тази задача с категорията @Събрание.

• Ако искате повече място за размишления...   

Ако си сътрудничите с други хора или просто се нуждаете от повече място за размислите си, обмислете използването на бележник на OneNote, който може да бъде споделен или чрез сайт на SharePoint, или на локален сървър. OneNote предоставя по-богати възможности за водене на бележки от Outlook задачи.

По време на събранието: Как да си сътрудничите

Инструментът, който използвате за съвместна работа по време на събрание, зависи от местоположението и достъпа на участниците.

Ако работите съвместно по даден документ и всички са в едно и също помещение, използвайте функциите "Проследяване на промени" или "Коментари" в Word.

Ако представяте и някои хора са отдалечени, използвайте онлайн събрание и функциите за чат на Microsoft Teams или за по-неформални събрания се присъединете към всички чрез Microsoft Teams групов чат и споделете вашия работен плот или втори монитор.

Ако искате да си сътрудничите по-непосредствено, можете да използвате OneNote, за да си водите бележки заедно в единствен бележник. Ако бележникът не е споделен бележник, изпратете бележките в съобщение след събранието.

Ако водите бележки или протокол за събранието, можете също да използвате OneNote, за да вмъкнете подробни данни за събранието от Outlook във вашите бележки. След събранието можете да изпратите бележките си до участниците като съобщение.

Как се завършва повтарящо се събрание

Когато се провеждат поредица от събрания, вместо да отмените събранието, което ще премахне всички хронологично предшестващи издания на събранието, променете схемата на повторяемост да завършва на последното събрание. За да направите това, изберете бутона Повторяемост и променете крайната дата.

Кога и как да споделяте календара си

Може да нямате нужда да споделяте календара си, понеже всеки във вашата организация има право да види кога сте свободни или заети, но не непременно да види съдържанието или темата на събранията и срещите. Можете обаче лесно да споделите календара с вашия екип, ако искате те да могат да видят всичките ви събрания и срещи.

Може да поискате някой друг да управлява вашия календар във ваш интерес, например помощник, който може да приема или отказва събрания вместо вас. В този случай можете да делегирате вашия календар. Ако делегирате календара си, изберете само един човек: Не правете всеки представител на вашия календар. Притежаването на повече от един представител може да стане причина за грешки в календара.

Създайте календар на SharePoint за група дейности, до които всеки може да има достъп, вместо да споделяте календара. Създайте например календар в сайт на SharePoint, за да проследявате графика за отпуски на групата.

Изпратете календара си в съобщение, когато насрочвате събрание с хора, които не могат да видят информацията за заетостта ви, например хора извън фирмата ви.

Най-горе на страницата

Кога да използвате Outlook контакти в корпоративна среда

Дори ако работите за фирма с глобален адресен списък, ще има случаи, когато искате да запазите контакт в Outlook. Създайте контакти за:

• Хора, които са извън вашата фирма.

• Хора, на които искате да напомните нещо или да добавите информация за техния контакт, например рождения им ден.

• Хора, с които искате да синхронизирате мобилния си телефон, особено ако вашият телефон не е свързан във вашата корпоративна адресна книга или за случаи, в които нямате възможност за свързване.

Кога да създадете група с контакти в Outlook

Можете да създавате групи с контакти (известни преди като списъци за разпространение) в Outlook, когато искате да улесните изпращането на съобщения до група от хора извън вашата фирма. За всички други групи във вашата фирма създавайте публична група с контакти (попитайте своя ИТ администратор как да направите това).

Най-горе на страницата

Какво са бързите стъпки?

Бързите стъпки ви дават възможност да извършвате няколко действия с едно щракване. Те са полезен инструмент, който ви помага да поддържате чиста папка "Входящи" и като цяло да сте по-ефективни при използването на Outlook. Всеки път, когато откриете, че извършвате едни и същи стъпки в Outlook, опитайте да създадете бърза стъпка.

Защо екранът за четене да се показва отдясно, а не най-отдолу (или да се махне)?

Четенето на дълги колони или стеснен текст е по-лесно от четенето на кратки, широки раздели от текст. Това е така, понеже очите ви се движат по-лесно надолу, отколкото отляво надясно на дълго разстояние, което може да е причина да местите главата и врата си и води до умора. По-добре е екранът за четене да е включен, така че да не ви се налага да отваряте всяко съобщение, за да прочетете съдържанието му.

Какво да правя с папките, които повече не ми трябват?

Списъкът с папки в навигационния екран трябва да е запазен за папки, които използвате често. Ако е запълнен с папки, които дори не разпознавате, преместете цялата поща в папката за справки и изтрийте съществуващите папки.

Как да правя сини всички съобщения, които са изпратени само до мен?

1. В раздела Изглед , в групата Текущ изглед изберете Настройки на изгледа.

   

2. В диалоговия прозорец Разширени настройки на изгледа изберете Условно форматиране.

   

3. В диалоговия прозорец Условно форматиране изберете Добави.

4. В полето Име въведете Аз и след това изберете Шрифт.

5. В диалоговия прозорец Шрифт , под Цвят изберете Синьо, след което изберете OK.

6. В диалоговия прозорец Условно форматиране изберете Условие.

7. В диалоговия прозорец Филтър поставете отметка в квадратчето Къде съм до Единственият човек в реда До и след това изберете OK във всеки отворен диалогов прозорец.

   Забележка: Можете да използвате падащото меню, за да промените условието Къде съм.

Кога трябва да използвам изглед на разговор?

Изгледът на разговор е полезен, когато:

• Проверявате съобщенията си не толкова често и следователно имате повече съобщения за разглеждане едновременно.

• Имате много нишки на съобщения, които имат много обсъждания назад-напред.

• Трябва да видите контекста кой на кого е отговорил.

• Получавате много съобщения.

Като разглеждате съобщенията в изглед на разговор, можете лесно да видите кои разговори са имали най-много обсъждане назад-напред. В тези случаи може да пожелаете да прочетете и отговорите само на последното съобщение в разговора. Можете също да изберете целия разговор и да действате по него. Може например да има твърда дълга поредица от съобщения, където последното просто гласи "Благодаря за отговора на въпроса ми", така че просто можете да изтриете целия разговор.

Когато сте в изглед на разговор, можете също да видите съобщения от други папки, което е много полезно, когато получавате ново съобщение в проточен разговор – можете да видите цялата хронология, включително вашите отговори.

Трябва ли да запазвам лични и служебни съобщения заедно?

Намаляването на броя на местата, където четете съобщения, не означава, че трябва да смесвате работата си с лични съобщения. Най-добра практика е да използвате отделни акаунти за електронна поща за работа и лични комуникации. Трябва обаче да намалите броя на имейл адресите, с които работите. За щастие, с Outlook можете да преглеждате няколко акаунта едновременно. В допълнение към вашия служебен имейл акаунт (Exchange Server) можете да добавяте други акаунти, като например Outlook.com или Gmail, към същия профил в Outlook.

По какъв начин ми помагат състоянията прочетено и непрочетено?

Състоянията на прочетено и непрочетено в Outlook ви помагат, като ви показват бързо кои съобщения са били прочетени поне веднъж и кои – не. Обаче състоянията за прочетено и непрочетено на съобщенията могат лесно да се превключват чрез щракване в съобщението, така че не са съвършен запис – просто инструмент.

За да маркирате бързо дадено съобщение като прочетено, използвайте клавишната комбинация Ctrl+Q. За да го маркирате като непрочетено, натиснете Ctrl+U.

Защо състоянието прочетено/непрочетено не е достатъчно?

Някои хора опитват да използват състоянията за прочетено и непрочетено, за да посочват дали дадено съобщение е ново, или е справка. Но състоянието непрочетено е ненадеждно, защото веднага щом съобщението загуби фокуса си (когато изберете друго съобщение), то автоматично се маркира като прочетено и твърде често други устройства (телефони например) маркират съобщенията като прочетени. Неизбежно съобщенията ще се прочетат отново и умственото усилие за пресмятане на това кое ви е нужно ще се извърши отново. Използването на състояние прочетено/непрочетено като “ред” между тези елементи в папката ви "Входящи", които са "задачи", и тези, които просто не са обработени, често се проваля, когато получавате много съобщения, някои от които никога няма да прочетете, понеже при поглед върху темата можете да разберете, че не е нужно да ги четете. Далеч по-ефикасен план за папката "Входящи" е да се премине през съобщенията и да се реши какво да се прави с всяко едно. След това то трябва да напусне папката "Входящи" – а не да остане "непрочетено".

Защо трябва да класифицирам съобщенията си?

Най-добрата практика е да имате централно хранилище за вашите съобщения, така че да можете да направите справка за тях, след като "сте се занимали" с тях. Като имате ограничен брой папки за преглеждане (1 – справка и 2 – лични) не е необходимо да се безпокоите за погрешно картотекирано съобщение или за нуждата да го копирате в няколко папки, ако то се отнася до повече от една тема или проект.

Това не означава, че няма нужда от преглеждане на съобщенията, които са всички за конкретна тема или проект. Outlook предоставя по-добри инструменти – например категории и папки за търсене – така че да можете да търсите ефективно.

Защо трябва да имам само една папка за справки?

Когато имате само една папка, не е нужно да мислите за това в коя папка кои съобщения се съдържат, а знаете, че всичко в тази папка е нещо, което сте видели преди това и сте поискали да го запазите.

Наличието на много папки означава, че всеки път, когато класифицирате съобщение, вие сте принудени да решавате коя папка да използвате. Това става дори още по-сложно, ако има повече от една подходяща папка за всяко съобщение. Тъй като много папки остават неизползвани при наличие на няколко възможности за избор, това създава безредие.

Въпреки че може да изглежда много важно да оставите всичките си съобщения в папката "Входящи", има скрита цена, която плащате всеки път, когато гледате съобщение и се чудите: "Това нещо, с което трябва да се справя или е точно тук за справка?" Също така има спокойствие, придобито от попълването на папка "Входящи" само с нови неща. Вашата папка "Входящи" е място, което други хора могат да манипулират; това, което поставяте в папката за справки е строго зависи от вас.

Защо ми трябват различни папки за групите за контакти?

• Различни проценти на архивиране    Трябва да имате различни папки за различните групи с контакти въз основа на темата и честотата на автоархивиране. Ако например сте в групата с контакти за съвместен превоз, съобщенията в папката Съвместен превоз трябва да се изтриват ежедневно. Дадена група с контакти, която обхваща свързана с работата тема, трябва да се архивира по-рядко, например веднъж годишно.

• Ефикасно групиране на разговор    Когато имате отделни папки за тематични групи с контакти, можете да видите цели разговори, групиране заедно. При необходимост можете да търсите ефикасно в дадена папка.

Защо ми трябват отделни папки за групи с контакти и RSS?

Съобщенията, които са изпратени до големи списъци за разпространение и към RSS канали, могат лесно да претрупат папката "Входящи". Разглеждайте тези потоци от информация по-скоро като голям вестник – може да има полезна или интересна статия, но прочитането на всичко би отнело значително време. Нека правилата ви помогнат да четете това, което е най-интересно и се отнася до вас.

Кои групи с контакти трябва да отидат в папка, а не във "Входящи"?

Добри кандидати за правило за списък за разпространение и папка са списъците за разпространение, които:

• Получават много съобщения.

• Се пренасочват до много хора.

Съобщенията на корпоративно ниво с важни новини (например от изпълнителния директор) и съобщенията от ИТ отдела относно времето на престой на сървъра не трябва да отиват в папка. Съобщенията до група с контакти, които само от време на време съдържат полезно и интересно съдържание, независимо от честотата, трябва да имат правило и папка.

Как да задам правила за RSS?

Ако сте абонирани за няколко RSS канала, третирайте ги като друг списък за разпространение. Преместете интересните RSS елементи (на базата на ключови думи) в папка Входящи; в противен случай ги оставете автоматично да се класифицират в RSS папки.

Какво става, ако имам правила за задържане или онлайн архив на Exchange Server?

Използвайте решението на вашата организация вместо автоматично архивиране и както винаги следвайте правилата във вашата фирма. Ако правилата във фирмата налагат да имате няколко папки за всеки тип елемент, следвайте ги.

Защо трябва да използвам правила?

С течение на времето вероятно ще получавате все повече и повече съобщения. Не можете да прочетете всяко получено съобщение – нито пък трябва да опитвате. Вместо това просто четете съобщенията, които е важно да прочетете. Правилата ще ви помогнат да дадете по-голям приоритет на важните съобщения и да намалите до минимум разсейването.

Какви дати поставят флаговете

Какво трябва да направя със задачите и маркираните с флаг съобщения от години назад в лентата със задачи?

Ако не използвате активно задачи или маркиране с флаг за някакви цели, изберете всичките елементи, щракнете с десния бутон и след това изберете "Изтрий". Това действие ще изтрие стари задачи и ще премахне флага от маркираните с флаг съобщения и контакти, без да изтрива елементите.

Какво трябва да направя с неизползваните категории?

Изтрийте всички категории, които не планирате да използвате. Един и същ набор от категории се отнася за всички елементи, така че ако използвате категории за контакти, запазете го.

Какъв е най-добрият начин за избиране на цветове?

Когато създавате цветови категории, избирайте грижливо цветовете. Например не избирайте един и същ цвят за @phone като @email, но изберете подобни цветове (например нюанси на зеленото) за всички ваши категории "1:1". С времето ще сте в състояние да погледнете списъка със задачи и да определите само по цвета дали задачата в момента е готова за действие. Ако например @Вкъщи е пурпурно и сте на работа, не можете да извършвате никакви задачи, оцветени в пурпурно.

Защо да си планирам времето?

Като си планирате времето в календара, информацията за заетостта ви ще се актуализира и е по-малко вероятно хората да ви включват в разписание за това време. Ако имате натоварен календар, това може да е единственият начин да успеете да посветите време на задълженията си.

Това помага също да поемате ангажимент за извършване на работа – ако го поставите в календара си, трябва да извършите тази работа по това време. Ако някой ви планира за времето на работата ви, коригирайте разписанието си. Не се самозалъгвайте!

Как да обработя тези 10 000 съобщения в папката ми "Входящи"?

Ако имате повече от 20 елемента във "Входящи", обработете съобщенията от последната седмица, след което изберете останалите съобщения и ги преместете в папката 1 – справка. Да, можете да го направите и ще се чувствате чудесно.

Защо получавам толкова много съобщения?

Ако се чувствате затрупани от съобщения, вероятно получавате повече, отколкото можете да обработите, и може би трябва да зададете по-агресивни правила. Опитайте да анализирате откъде пристигат съобщенията, като ги подредите по От, а след това свиете всички заглавки. Прочитате ли групи с контакти, които не е необходимо да четете? Ако е така, създайте правило. Ако сте сменили изгледа, не забравяйте де го върнете обратно!

Имам 10 минути: Какво трябва да прочета най-напред в папката "Входящи"?

Ако разполагате с малко време, например между събранията, можете да прочетете съобщенията в синьо – съобщения, изпратени направо до вас. Често тези съобщения очакват вашата следващата стъпка и са най-важните.

Колко често трябва да чета съобщенията си?

За много от нас четенето на съобщения е почти пристрастеност. Пожертвайте 20 минути сутринта за минаване през съобщенията, а след това насочете вниманието си към извършване на ежедневен преглед на списъка със задачи. След това започнете деня си! Ограничаването на отделеното време за четене на съобщения до веднъж сутрин и веднъж в края на деня може значително да увеличи производителността ви. Пробвайте за една седмица и се наблюдавайте.

Как мога да управлявам сложни задачи?

Някои задачи изискват повече място за планиране. За тези задачи използвайте OneNote. Ако например планирате проект с множество стъпки, вложени задачи и т. н., OneNote е най-подходящият инструмент.

Ако просто искате да запомните няколко свързани задачи, направете им списък в основния текст на задачата. Ако съществуват свързани съобщения, плъзнете ги в задачата.

Трябва ли да запазвам лични и служебни задачи заедно?

Ако е възможно, задръжте личните и служебните задачи на едно място. Поддържането на един списък намалява броя на местата, които трябва да преглеждате за това, което трябва да се свърши. Дори ако вече имате само един списък, използвайте категории, за да отделите личните от служебните задачи и да управлявате списъка ефективно. Личните ви задачи ще бъдат съхранени в Exchange Server на фирмата ви и може да са видими за ИТ отдела, така че поставяйте в списъка си само уместни лични задачи.

Какво нередно има в това да пазя задачите в главата си?

Поддържането на задачите в главата ви не работи. Освобождаващо е да разчиташ на Outlook вместо на претоварен мозък, за да проследяваш задачите си. Можете да спрете да изразходвате енергията на мозъка, като си напомняте за вашите задачи ("Добре, не забравяйте да изпратите на Йоан съобщение за шаблоните, да изпратите на Йоан съобщение за шаблоните...") и да се фокусирате върху под ръка дейността.

Защо да запазвам задачите си в Outlook ?

Защо списъкът със задачи в Outlook работи по-добре от списък на хартия:

• Списъците на хартия не могат автоматично да се поддържат актуализирани.

• Списъците на хартия не могат лесно да се преподреждат.

• Можете да използвате Outlook в уеб, за да преглеждате списъка със задачи от всяко място.

• Outlook се интегрира с OneNote, Microsoft SharePoint Server и мобилното ви устройство.

• Списъците на хартия могат лесно да се загубят.

Разширени: Как да създам папка за търсене за имейл съобщения?

Можете лесно да осъществите достъп до набор от съобщения на конкретна тема за събрание. Създайте категория за събранието и след това създайте папка за търсене със следните критерии: категория <име> и незавършено и от определен период време. При получаване на съобщения на тази тема ги маркирайте с категорията. Когато се съберете, маркирайте като завършени съобщенията, които сте обсъдили.

Най-горе на страницата

Книги и други ресурси

• Системата "Да свършим нещата" (ДСН), налична от David Allen & Company

• Цялостно управление на работния ден с помощта на Microsoft Outlook от Michael Linenberger

• Хакер на живота Съвети и файлове за изтегляне, за да си вършите работата

• Как работи Бил Гейтс, списание "Fortune 500" на CNNMoney.com

Най-горе на страницата