Създаване на заявки с повече от един източник на данни

Опитайте!

Често, за да получите нужните ви отговори, създавате заявки, които събират информация от повече от една таблица или комбинация от таблици и заявки.

Първи стъпки в съединенията

Понякога трябва да използвате данни от повече от един източник (таблица или заявка), за да отговорите на въпрос. Например може да искате да видите колко клиенти в определен регион са поръчали конкретен продукт.

Когато добавите повече от един източник на данни, Access използва съществуващите, дефинирани релации между тях или създава съединения между тях за целите на заявките. Съединението е просто тип релация между източници на данни в заявка.

Вътрешни съединения

Повечето съединения са вътрешни съединения. Това се противопоставя на външните съединения, които се обсъждат в Създаване на съдържание заявки с външни съединения.

Вътрешното съединение връща данни от един източник само когато намери съвпадащи записи в другия. Ако например правите заявка за информация за продукти и поръчки, ще виждате само данни за продукти, които имат съответстваща поръчка.

Самосъединения

Съединението на себе си съединява две копия на една и съща таблица или заявка. Използвайте го, за да комбинирате записи от една и съща таблица, когато има съвпадащи стойности в съединените полета.

Да предположим например, че имате таблица "Служители", която изброява всички служители във вашата организация, включително ръководителите. Таблицата съдържа поле "Отчети до", което съдържа ИД на ръководителя на служителя.

За да намерите името на ръководителя на служител, намерете служителя в таблицата, намерете ИД на ръководителя в полето Отчети до и след това потърсете ИД на ръководителя в същото поле Служители. Например Нанси съобщава на ръководителя, чийто ИД на служител е 5 – това е Стивън Торп.

За да автоматизирате тази задача, добавете таблицата Служител към вашата заявка два пъти и след това създайте самосъединение. Когато добавите източника на данни втори път, Access добавя _1 към името на втория екземпляр. Ако например добавите таблицата "Служители" два пъти, вторият екземпляр се нарича Employees_1. За да покажете имената на ръководителите за всеки служител, трябва да създадете съединение между полето "Отчети до" в таблицата "Служители" и полето "ИД на служител" в таблицата Employees_1.

1. Добавяне на източници на данни

• Изберете Създаване на съдържание > проектиране на заявка.

Добавете всички таблици и заявки, които са ви необходими, като източници на данни. (Не се притеснявайте. Ако забравите такъв, все още имате възможност да добавите още източници на данни по-късно.)

Източниците на данни може да включват таблици, от които искате да покажете информация (например таблица с продукти) и таблици, съдържащи информация, която трябва да използвате за критерии.

Не забравяйте, че съществуващите записани заявки са налични и като източници на данни. Ако например вече сте създали заявка, за да намерите всички поръчки за даден месец, използвайте тази заявка плюс таблицата с продукти, за да покажете всички продукти, продадени за даден месец.

2. Съединяване на свързани източници на данни

• За да добавите съединение сами, плъзнете поле от един източник на данни в съответното поле в друг източник на данни. По подразбиране Access създава вътрешно съединение.

За повечето релации Access създава вътрешно съединение. И ако сте указали, че целостта на връзките трябва да бъде наложена, тя е включена. Но в някои случаи Access не създава съединението, което ви трябва. Ако например добавите съществуващи заявки към вашата нова заявка и не сте създали релации, Access не създава автоматично съединения.

3. Завършете заявката

• Следвайте обичайните стъпки за създаване на заявка: добавяне на изходни полета, добавяне на критерии и изпълнение или записване на вашата заявка. За да научите как, вижте Създаване на съдържание основни заявки.

Искате още информация?

Обучение за Excel

Обучение за Outlook