Опитайте!
Възползвайте се от опростените възможности за редактиране, мощни заявки и полезни отчети в Access, като копирате данни от Excel електронна таблица. Поставете данните си в съществуваща таблица или в нова празна таблица.
Преди да копирате данни, уверете се, че са съгласувани и структурирани, така че да се копират чисто.
Почистване на вашите данни
-
Всички данни в колона трябва да са от един и същ тип и трябва да имат подобен формат. Уверете се например, че всички телефонни номера включват код на област, но няма префикс на страна, всички адреси включват град и щат, но няма страна, а всички цени включват цента – дори ако сте изброили .00.
-
Премахнете подзаглавията, обобщените редове или редовете за коментари и празните редове.
Забележка: Ако е необходимо, добавете ги по-късно с помощта на заявката на Access и групирането и сумирането на отчети.
Ако стипвате данните в съществуваща таблица на Access, уверете се, че електронната таблица има същия брой колони – в същия ред – като таблицата на Access. (От друга страна, ако планирате да създадете нова таблица на Access с тези данни, име и ред на колоните, както предпочитате.)
Съвет: Добра практика е да изброите всяка дискретна информация в собствената си колона. Например разделете името и фамилията в различни колони и отделен адрес на улица, град, щат и пощенски код.
Добавяне Excel данни към нова таблица
-
Изберете и копирайте данните в Excel, които искате да добавите към таблицата.
-
В Access изберете Начало >Постави.
-
За да укажете дали първият ред от вашите данни съдържа заглавия на колони, изберете Да или Не.
-
Ако искате, преименувайте таблицата и полетата.
Добавяне Excel данни към съществуваща таблица
-
Изберете и копирайте данните в Excel, които искате да добавите към таблицата.
-
В Access отворете таблицата, в която искате да поставите данните.
-
В края на таблицата изберете празен ред.
-
Изберете Начало >постави > добавяне на поставяне.
Когато копирате Excel данни в база данни на Access, първоначалните ви данни в Excel остават непроменени.