Видео: Копиране на данни от Excel

Опитайте!

Възползвайте се от опростените възможности за редактиране, мощни заявки и полезни отчети в Access, като копирате данни от Excel електронна таблица. Поставете данните си в съществуваща таблица или в нова празна таблица.

Преди да копирате данни, уверете се, че са съгласувани и структурирани, така че да се копират чисто.

Почистване на вашите данни

• Всички данни в колона трябва да са от един и същ тип и трябва да имат подобен формат. Уверете се например, че всички телефонни номера включват код на област, но няма префикс на страна, всички адреси включват град и щат, но няма страна, а всички цени включват цента – дори ако сте изброили .00.

• Премахнете подзаглавията, обобщените редове или редовете за коментари и празните редове.

  Забележка: Ако е необходимо, добавете ги по-късно с помощта на заявката на Access и групирането и сумирането на отчети.

  Ако стипвате данните в съществуваща таблица на Access, уверете се, че електронната таблица има същия брой колони – в същия ред – като таблицата на Access. (От друга страна, ако планирате да създадете нова таблица на Access с тези данни, име и ред на колоните, както предпочитате.)

  Съвет: Добра практика е да изброите всяка дискретна информация в собствената си колона. Например разделете името и фамилията в различни колони и отделен адрес на улица, град, щат и пощенски код.

Добавяне Excel данни към нова таблица

1. Изберете и копирайте данните в Excel, които искате да добавите към таблицата.

2. В Access изберете Начало >Постави.

3. За да укажете дали първият ред от вашите данни съдържа заглавия на колони, изберете Да или Не.

4. Ако искате, преименувайте таблицата и полетата.

Добавяне Excel данни към съществуваща таблица

1. Изберете и копирайте данните в Excel, които искате да добавите към таблицата.

2. В Access отворете таблицата, в която искате да поставите данните.

3. В края на таблицата изберете празен ред.

4. Изберете Начало >постави > добавяне на поставяне.

Когато копирате Excel данни в база данни на Access, първоначалните ви данни в Excel остават непроменени.

Искате още информация?

Преместване на данни от Excel към Access

Обучение за Excel

Обучение за Outlook