在工作流程中傳送電子郵件

開啟 SharePoint Designer 2013 並連線到 SharePoint 網站

SharePoint Designer 2013 會安裝為 Office 2013 App。 若要開啟 SharePoint Designer 2013 並連線至 SharePoint 網站，請遵循下列步驟：

1. 若要開啟 SharePoint Designer 2013，請在 [開始] 功能表上選取它。 >SharePointDesigner 2013 Microsoft Office 2013>>選取 [開始] 圖示。

2. 在 SharePoint Designer 2013 開始頁面上，選取 [開啟網站]。

3. 輸入您要連線的 SharePoint 網站，例如 http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site。

4. 若要開啟網站，請選取 [開啟]。

5. 如果出現提示，請輸入您的認證。 (如果安全性未與您登入的電腦整合，系統會提示您輸入認證。) 請務必使用可存取 SharePoint 網站的認證。

根據 SharePoint 工作流程平台建立清單工作流程

1. 在瀏覽窗格中，選取 [工作流程節點]。

2. 在 [工作流程] 索引標籤的 [新增] 區段中，選取 [清單工作流程] 下拉式清單。

3. 選取您想要與新工作流程建立關聯的清單。

4. 在 [ 建立清單工作流程 ] 對話框中，輸入工作流程的名稱和描述，然後務必將 [平臺類型] 設定為 SharePoint 2013 工作流程。

5. 若要建立工作流程，請選取 [ 確定]。

既然已經建立工作流程，您可以新增 [動作]、[條件]、[階段]、[步驟] 與 [迴圈]，以建立您的工作流程。 這些工作流程元件可在 SharePoint Designer 2013 功能區中使用。

如需工作流程動作可用清單的詳細資訊，請參閱另請參閱。

建立傳送電子郵件的動作

1. 選取 [動作]，然後選取 [傳送 Email]。

2. 在動作中，選取這些使用者。

3. 在 [定義 Email 郵件] 對話框中，從現有的 [使用者] 和 [群組] 中選取使用者，或在 [收件者] 字段中輸入您自己的電子郵件位址。

   附註: 

   • 若要將電子郵件傳送到外部電子郵件地址， 您必須能夠從個別的電子郵件伺服器擷取資訊。

   • 電子郵件的 [收 件者] 位址可以是特定的靜態位址 (例如 NORTHWINDTRADERS\junmin 或 junmin@northwindtraders.com) ，或是工作流程查閱變數資訊。 如需使用工作流程查閱來動態處理從工作流程傳送的電子郵件，而不是使用靜態位址的詳細資訊，請參閱動態選取要接收郵件的使用者或群組。

   • 除非伺服器系統管理員變更目前 Web 應用程式或所有 Web 應用程式的寄件者地址，否則轉寄電子郵件的寄件者位址一律會是伺服器系統管理員的電子郵件位址。 若要深入了解，請閱讀針對特定的 Web 應用程式設定外寄電子郵件 (英文)。

4. 在 [ 主旨] 欄位中，輸入電子郵件的主旨，或定義工作流程查閱您在這裡想要的文字，選取 [顯示數據系結 。

   附註: 若要讓工作流程正確編譯，您必須在 [ 主旨] 字段中進行一些專案。

5. 在 [ 主旨] 字段下的大型方塊中，輸入或貼上電子郵件的本文。

   

6. 選取[確定]。

7. 選 取 [動作>移至階段]。

8. 選 取 [工作流程結束]。

9. 選取 [發佈]。

如需修改電子郵件內容的進階選項，請參閱下列各節。

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使用自訂清單儲存收件者地址

如果收件者會定期變更，但通常不夠頻繁，每次開始工作流程時都必須在初始窗體上指定收件者，您可以建立一個自定義的收件者清單，其中每個參照該工作流程的工作流程都包含一個清單專案，然後建立欄，讓您可以儲存每個工作流程中每封電子郵件的收件者位址。 當任何工作流程郵件的收件者變更時，您只需要在該工作流程的收件者清單項目中，變更適當欄位內的地址即可。

若要對自訂的收件者清單使用工作流程查閱：

1. 在瀏覽器中，建立一個名為 [收件者] 的自訂清單，其中包含下列三欄：

   • 將預設的 [標題] 欄名稱變更為 [工作流程名稱]。 將所有其他選項保持原樣。 如需詳細資訊 關於變更清單或文檔庫中的欄，請參閱 另請參閱。

   • 新增一個名為 [收件者] 的 [個人] 或 [群組] 欄。 在此欄中，允許同時選取 [人員] 和 [群組]，但不允許複選。 將所有其他選項保持原樣。 如需在清單或文檔庫中建立欄的詳細資訊，請參閱 另請參閱。

   • 新增一個名為 [副本] 的 [單行文字] 欄。 將所有其他選項保持原樣。

2. 在 [收件者] 清單中，建立新專案，然後執行下列動作：

   • 在 [ 工作流程名稱] 字段中，輸入 [文件檢閱]，此為此處所使用的範例工作流程名稱。

   • 在 [收件者] 字段中，選取 [通訊簿 ]，然後在 [選取 人員 並 群組] 對話框中，選取要寄送電子郵件的單一人員或群組。

   • 在 [ 副本 ] 字段中，輸入收件者的電子郵件位址，以分號分隔多個位址。

3. 建立新的工作流程。

4. 選取 [動作]，然後選取 [傳送 Email]。

5. 在 [動作] 中，選取這些使用者。

6. 在 [定義 Email 郵件] 對話框的 [收件者] 方塊結尾，按兩下 [通訊錄] 。

7. 在 [選取使用者] 對話框的 [或從現有使用者和 群組 列表中選取 [使用者的工作流程查閱]，然後選取 [新增]。

8. 在 [ 人員或群組查閱 ] 對話框中，選取下列選項：

   • 資料來源：收件者，或是您自訂清單的名稱。

   • 來源的欄位： 收件者，或在 [收件者] 行中保留您要位址的欄位。

   • 將欄位傳回為： 登入名稱。 這會決定電子郵件中的 [收件者] 字段格式。

   • 欄位：收件者：工作流程名稱

   • 值：輸入文件檢閱或目前工作流程的名稱。

     

     此查閱指出：「從 [收件者] 清單中，選取 [收件者] 字段的值，其中 [工作流程名稱] 等於 [文件檢閱]」。

     對話框的上半部會指定清單和欄;對話框的下半部會指定該列。

9. 在 [ 人員或群組查閱 ] 對話框中，選取 [確定]。

10. 在確保唯一查閱的電子郵件中，選取 [確定]。

11. 若要關閉 [ 選取使用者 ] 對話框，請再次選取 [確定] 。

12. 在 [定義 Email 郵件] 對話框中，選取 [副本] 字段結尾的 [通訊簿] 。

13. 在 [選取使用者] 對話框的 [或從現有使用者和 群組 列表中選取 [使用者的工作流程查閱]，然後選取 [新增]。

14. 在 [ 定義工作流程查閱 ] 對話框中，選取下列選項：

    • 資料來源：收件者，或是您自訂清單的名稱。

    • 來源的 欄位：副本，或在 [副本] 行中保留您要位址的欄位。

    • 將欄位傳回為： 登入名稱。 這會決定電子郵件中的 [收件者] 字段格式。

    • 欄位：收件者：工作流程名稱

    • 值：輸入文件檢閱或目前工作流程的名稱。

      

      此查閱指出：「從 [收件者] 清單中，選取 [工作流程名稱] 等於 [檔檢閱] 的 [副本] 字段的值。」

15. 選取 [確定]，然後在警告訊息中再次選取 [確定] 。

16. 若要關閉 [ 選取使用者 ] 對話框，請選取 [確定]。

現在，當工作流程傳送此電子郵件時，它會將它傳送到自定義收件者清單中 [檔檢閱] 專案 [收件者] 和 [副本] 字段中所列的位址。 若要變更收件者，只要在清單項目中進行所需的變更即可。

單一工作流程可能會傳送多封電子郵件，而且並非所有電子郵件都會傳送給相同的收件者。 若要針對此工作流程傳送的其他電子郵件儲存其他位址，您可以在清單中新增欄以儲存其他位址。 在此情況下，您可以將欄命名為 "First message To"、"Second message To" 等等。

或者，您可以設計清單，讓您為工作流程傳送的每封電子郵件建立一個專案，而不是為每個工作流程建立一個專案。 在此情況下，請確定用來識別每封電子郵件的名稱都是唯一的，這樣擷取位址的查閱就會傳回您要的唯一值。

使用工作流程初始表單指定收件者

如果您希望在每次手動啟動工作流程時指定收件者，您可以自訂工作流程初始表單，向啟動工作流程的人員收集地址。 之後工作流程只需要直接使用輸入的地址，或是將這些地址複製到目前項目中的欄位，讓這些地址在工作流程完成其目前的執行個體之後，仍然可供參考之用。 如果將工作流程設定為也可以自動啟動，您可以在初始表單中，指定每次自動啟動時的預設地址。

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如果目前的項目是文件庫中的一個文件

在工作流程啟動通知範例中，您可以提供一個新文件本身的連結：

1. 輸入或貼上您要顯示連結的靜態文字。

2. 選取文字，然後選取 [編輯超連結]。

3. 在 [ 編輯超連結 ] 對話框中，選取 fx) (函數。

   提示: 插入查閱之後，您無法將它拖曳到新的位置。 (但是，將其他文字拖曳到查閱周圍，就可以「重新安置」其位置)。 同樣地，您無法剪下、複製或貼上查閱或包含查閱的任何文字。

4. 在 [字串 查閱 ] 對話框的 [ 數據源] 字段中，選取 [ 目前專案]。

5. 在 [ 來自來源的欄位] 字段中，選 取 [編碼絕對 URL]，然後選取 [確定]。

   

當電子郵件收件者選取連結時，檔會開啟以供檢視或編輯。

如果目前項目為清單項目

當您建立清單項目的連結時，例如公告或行事曆事件，您可以選擇讓鏈接開啟顯示表單 (DispForm.aspx) 或清單專案的編輯表單 (EditForm.aspx) 。

若要建立一個開啟清單項目的連結：

1. 在瀏覽器中，流覽至您要建立此工作流程的清單。

2. 開啟文件庫中任何現有檔案的清單專案，如果您希望連結開啟顯示表單，請使用 [ 檢視專案 ]，或如果您希望連結開啟編輯表單，請使用 [ 編輯專案 ]。

3. 從開頭 HTTP：或 HTTPs：複製網址列中的位址：透過第一個等號 (=) 。

   

4. ?ID= 文字是一個查詢字串參數，可指示網頁顯示目前清單或文件庫中，等號 (=) 後面有清單識別碼之項目的表單，在此範例中將是工作流程查閱所識別之目前項目的清單識別碼。

   附註: 如果目前專案是由三個工作流程工作動作的其中一個建立的工作，而且您希望鏈接開啟自定義工作表單 (，而不是 [工作] 清單) 的默認顯示或編輯表單，請參閱目前專案是否為自定義工作表單。 對於非工作流程工作動作所建立的工作，甚至是由其中一個工作流程工作動作所建立之工作的顯示表單，目前的程序就是您所需要的程序。

5. 在 [定義 Email 郵件] 對話框中，輸入或貼上您要顯示連結的靜態文字，例如 ： 若要檢視清單專案，請按兩下這裡。

6. 選取文字，然後選取 [編輯超連結]。

7. 在 [編輯超連結] 方塊中，針對 [位址] 字段選取 [字符串建立器]。

8. 在 [ 字串建立器] 對話框中，貼上位址。

9. 將插入點直接放在等號之後 (=) ，然後選取 [新增] 或 [變更查閱]。

10. 在 [字串查閱] 對話方塊的 [來源] 欄位中，選取 [目前專案]，然後在 [來源] 字段的 [字段] 中選取 [標識符]。

    

11. 選取 [確定]。

    字串建立器中的最後一個字串應該以 http:// 或 https:// 開頭，並以 [%Current Item:ID%].

    重要: 雖然目前專案標識碼查閱在建立目前清單項目的連結時很有用，但下列查閱可能會在轉譯的路徑中顯示錯誤，我們不建議將它們包含在電子郵件連結中：路徑、伺服器相對 URL、來源 URL 和 URL 路徑。

12. 選取 [確定 ] 兩次。

您的連結會以藍色文字顯示，並在電子郵件中加上底線。

如果您打算多次使用該連結，請繼續進行下一節。

將清單項目地址儲存為工作流程變數

您可以使用工作流程變數儲存清單項目之顯示表單或編輯表單的 URL，讓您可以將其用於相同工作流程中的多個位置。

1. 在 [工作流程 Designer 視窗中，選取 [動作]，然後選取 [從字串索引擷取子字串]。

   

2. 在階段中，選取字串，然後選取省略號按鈕 [...]。

3. 在 [ 字串建立器] 對話框中，貼上URL (的靜態文字部分，但不會貼上目前專案標識碼) 的查閱。

   

4. 將插入點放在等號之後 (=) ，然後選取 [新增] 或 [變更查閱]。

5. 在 [字串 查閱 ] 對話框的 [ 數據源] 字段中，選取 [ 目前專案]， 然後在 [來源] 字段的 [ 字段] 中選取 [標識符]。

   

6. 選取 [確定]。

   查閱會新增至對話框中的文字。

   

7. 若要關閉 [字串建立器] 對話框，請選取 [確定]。

8. 在 [從 0 開始] 中選取 0，並以 1 取代它。

   附註: 當 [ 起始值 ] 的值大於 1 時，最後一個字串會移除字元。

9. 選取 [輸出至變數： 子字串] 中的 [變數：子字串] 或 [變數：子字串]。

10. 在清單中，選取 [建立新變數 ]，然後在 [ 編輯變數 ] 對話框中輸入新變數的名稱。

11. 確認 [ 類型 ] 已設定為 [字串]，然後選取 [確定]。

12. 選取您剛建立的動作下方，並將 [傳送電子郵件 ] 動作新增至 [動作]，然後選取動作中的這些使用者 。

13. 若要使用 [定義 Email 郵件] 對話框中的新變數，請輸入或貼上您要連結在其中顯示在電子郵件內文中的文字。 選取文字，然後從格式化功能表中選取 [編輯超連結]。 選取 [fx] 按鈕，或選取省略號按鈕 [...]，然後選取 [新增] 或 [變更查閱]。

14. 在 [字串 查閱 ] 對話框的 [ 數據 源 ] 方塊清單中，選取 [工作流程變數與參數]。

15. 在 [來源欄位] 清單中，選取 [變數：變數的名稱]，然後選取 [確定]，然後選取 [確定 in] 下一個方塊。

    

您現在可以將此變數插入目前工作流程中您想要的任何位置。

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基本疑難排解秘訣 

下列問題清單可能會協助您判斷建立工作流程問題的原因：

1. 是否可以在相同的清單上建立其他任何類型的工作流程？ 例如，嘗試建立 核准工作流程。

2. 是否可以建立相同的工作流程：

   • 在相同網站的不同清單上？

   • 在相同網站集合底下的不同網站上？

   • 在相同 Web 應用程式底下的不同網站集合上？

   • 在不同的 Web 應用程式上？

   • 使用不同的帳戶登入？

   • 使用不同的電腦？

 進階疑難排解秘訣

如果基本疑難解答秘訣都無法協助判斷工作流程問題的原因，請使用下列步驟：

1. 請確定您具備網站和工作流程層級所需的的權限。 移至 [ 網站許可權>網站設定>檢查許可權/清單設定>此列表的 許可權，並確認 檢查許可權 結果符合下列條件：

   1. 設計工作流程的最低權限 (儲存並發佈)：

      1. 在 SharePoint 網站上：設計

      2. 在 SharePoint 清單上：編輯

   2. 啟動工作流程的最低權限：

      1. 在 SharePoint 網站上：僅供檢視/讀取

      2. 在 SharePoint 清單上：參與

2. 確定外寄電子郵件設定設為正確的 Exchange 伺服器。

   1. 以系統管理員身分開啟 [命令提示字元]

   2. 執行 nslookup <Exchange 伺服器位址>。 例如：nslookup exch.contoso.com

   3. 您應該會在輸出中看到 Exchange 伺服器已解析的 IP 位址。 如果沒有，請連絡您的 Exchange 系統管理員，並要求正確的 Exchange 完整的網域名稱 (FDQN)。

3. 使用SPUtility類別的SendEmail函數與 SharePoint 管理命令介面，使用下列步驟傳送電子郵件給相同的人員。

   1. 以系統管理員的身分，開啟 SharePoint 管理命令介面 (以滑鼠右鍵按兩下 SharePoint Management Shell>以系統管理員身 分執行)

   2. 執行下列指令碼。 如果腳本以 True 回復，而使用者收到來自 SharePoint的電子郵件，則 SMTP 在 SharePoint中設定正確。

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. 使用 SMTP 功能，從 SharePoint 伺服器傳送電子郵件給同一個使用者。 請依照使用 Telnet 測試 SMTP 通訊中的步驟進行。