Office Accessibility
Outlook 與郵件
Outlook 與郵件
讓身心障礙使用者方便使用您的 Outlook 電子郵件
Applies ToOutlook for Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook.com New Outlook for Windows Outlook for Android Outlook for iOS Outlook on the web for Exchange Server 2016

本主題提供您有關如何讓電子郵件訊息易於存取的逐步指示，併為包括身心障礙用戶在內的所有人解除鎖定內容。

例如，您瞭解如何在撰寫電子郵件訊息時使用輔助功能檢查程式來解決輔助功能問題。 您也將瞭解如何在影像中新增替換文字，讓使用螢幕助讀程式的用戶能夠聆聽影像的內容。 您也可以先瞭解如何使用字型、色彩和樣式，將電子郵件訊息的包容性最大化，然後再傳送電子郵件訊息。

Windows 版 OutlookiOS 版 OutlookAndroid 版 OutlookOutlook 網頁版

本主題內容

在 Windows 版 Outlook中工作時檢查輔助功能

輔助功能檢查程式是一項工具，可檢閱您的內容，並標幟您所遇到的輔助功能問題。 它說明為什麼每個問題都可能是身心障礙用戶的潛在問題。 輔助功能檢查程式也會建議您如何解決出現的問題。

在 全新的 Outlook 和傳統版 Outlook 中，當您撰寫電子郵件時，輔助功能檢查程式會自動在背景中執行。 如果輔助功能檢查程式偵測到輔助功能問題，MailTip 會提供方便的微調，讓您在傳送電子郵件之前先檢閱並修正問題。

Windows 版 Outlook 中的協助工具問題郵件提示

您的瀏覽器不支援影片。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

在全新的 Outlook 和傳統版 Outlook 中，您可以定義輔助功能通知和輔助功能檢查程式的運作方式。 選取 [檔案 > 選項 > 輔助功能 ]，然後選取您想要在工作、在某些情況下，或只有在您手動啟動輔助功能檢查程式時，透過 [郵件提示] 查看輔助功能通知。

預設選項是在特定情況下顯示輔助功能通知。 如果偵測到任何輔助功能問題，就會出現MailTip來引導您檢閱建議並修正問題。

Windows 版 Outlook 中的協助工具檢查程式選項。

下列為可用的選項：

  • 在我工作時顯示協助工具警告

  • 在下列情況顯示協助工具警告:

    • 至少有一位收件者偏好無障礙內容 

    • 使用深色背景撰寫郵件。 如果您是在啟用深色模式的黑色佈景主題中撰寫時 (此為佈景主題的預設值)，[協助工具檢查程式] 會執行，但僅會在文字對比不足時顯示通知。 任何其他問題仍會顯示在 [輔助功能 ] 窗格中，但不會造成 [郵件提示] 出現。

    • 撰寫郵件給廣大觀眾

    • 至少有一位收件者不在我的組織中

    • 撰寫高重要性郵件

  • 僅在啟 [協助工具檢查程式] 時，顯示協助工具警告

若要手動啟動輔助功能檢查程式，請選取 [檢 閱 > 檢查輔助功能]。 [ 輔助功能] 窗格隨即開啟，您現在可以檢閱並修正輔助功能問題。 如需詳細資訊，請移至使用輔助功能檢查程式改善輔助功能。

頁面頂端 

避免在 Windows 版 Outlook中使用表格

在 windows 版全新的 Outlook 或傳統版 Windows 版 Outlook 中，請盡可能避免使用表格，並以其他方式呈現數據，例如含有標題和橫幅的段落。 對於使用放大鏡的用戶來說，使用固定寬度的數據表可能難以閱讀，因為這類表格會強制將內容調整為特定大小。 這會讓字型變得非常小，這會強制放大鏡使用者水平捲動，尤其是在行動裝置上。

如果您必須使用資料表，請使用下列指導方針，確保您的資料表盡可能易於存取：

  • 避免使用固定寬度表格。

  • 請確定表格在所有裝置上正確呈現，包括手機和平板電腦。

  • 如果您的表格中有超連結，請編輯連結文字，讓它們具有意義，而且不會中斷句子中句子。

  • 請確定使用放大鏡輕鬆讀取電子郵件。 將電子郵件草稿傳送給自己，並在行動裝置上檢視，以確保使用者不需要在手機上水準卷動電子郵件。

  • 使用表格標題。

  • 使用 沈浸式閱讀程式 測試輔助功能。

使用表格標題

在 windows 版全新的 Outlook 或傳統版 Windows 版 Outlook 中，螢幕助讀程式會計算表格單元格來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中，或儲存格經過合併或分割處理，螢幕助讀程式就無法計算儲存格，進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者，誤以為表格已經沒有內容了。 只針對數據使用簡單的表格結構，並指定欄標題資訊。 螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

若要確保表格不包含分割儲存格、合併儲存格或嵌套表，請使用 輔助功能檢查程式。

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 在 [ 表格設計] 索引 標籤的 [ 表格樣式選項] 群組中，選取 [ 標題欄] 複選框。

  3. 輸入您的欄標題。

Outlook 功能區上已選取 [表格標題] 選項。

頁面頂端 

在 Windows 版 Outlook中使用內建標題和樣式

在 windows 版全新的 Outlook 版或傳統版 Windows 版 Outlook 中，標題應以視覺和輔助技術進行掃描。 在理想情況下，標題會說明電子郵件區段的意義。 使用內建的標題樣式並建立描述性的標題文字，讓螢幕助讀程式使用者更輕鬆地判斷郵件結構並瀏覽標題。

以指定的邏輯順序整理標題。 例如，使用 標題 1，然後標題 2。 將電子郵件中的資訊整理成小型區塊。 在理想情況下，每個標題只應包含幾個段落。

如需如何使用標題和樣式的逐步指示，請移至使用樣式設定電子郵件訊息格式。

頁面頂端 

在 Windows 版 Outlook中建立段落橫幅

在 windows 版全新的 Outlook 或傳統版 Windows 版 Outlook 中，除了使用標題整理電子郵件訊息中的內容外，您也可以建立段落橫幅。 在段落橫幅中，背景色彩區塊會延伸電子郵件訊息的寬度，並醒目提示橫幅內的文字。 這是數據表組織和分隔內容的絕佳替代方案。

  1. 選取您的橫幅文字。

  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。

  3. 在 [ 段落 ] 群組中，選取 [ Outlook 中為段落加上底紋的按鈕。 (底紋) ，然後選取您要的色彩。

Outlook 中含有彩色橫幅的段落。

頁面頂端 

在 Windows 版 Outlook的視覺效果中新增替換文字

在 windows 版全新的 Outlook 或傳統版 Windows 版 Outlook 中，替換文字可協助看不到螢幕的使用者瞭解影像、圖案、SmartArt 圖形、圖表及其他視覺效果中的重要資訊。 在替換文字中，簡短描述影像並提及其用途。 螢幕助讀程式會朗讀文字，向看不到影像的使用者描述影像。

如需如何新增替換文字的逐步指示，請移至新增 替換文字至圖案、圖片、圖表、SmartArt 圖形或其他物件。

如需有關如何撰寫替換文字的詳細資訊，請移至您需要知道的所有專案，以撰寫有效的替換文字。 視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。

若要尋找遺失的替換文字，請在全新的 Outlook或傳統 Outlook 中使用 輔助功能檢查程式。

附註: 

  • 針對音訊和視訊內容，除了替換文字之外，還包含適用於聽障或聽力不佳用戶的隱藏式輔助字幕。

  • 避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用內含文字的影像，請在電子郵件訊息中重複該文字。

頁面頂端 

在 Windows 版 Outlook中使用易於存取的字型格式和色彩

在 windows 版全新的 Outlook 或傳統版 Windows 版 Outlook 中，易於存取的字型並不會排除或減慢任何閱讀電子郵件訊息的讀取速度，包括弱視或閱讀障礙使用者或視障使用者。 正確的字型可提升電子郵件訊息的易讀性和可讀性。

如需如何變更預設字型的相關指示，請移至變更或設定 Outlook 中的預設字型。

使用易於存取的字型格式

若要降低閱讀負載，請選取熟悉的無襯線字型，例如 Arial 或 Calibri。 避免使用全大寫字母的用字，以及過多斜體或底線。

視障人士可能會錯過特定色彩所傳達的意義。 例如，新增底線到色彩編碼的超連結文字中，以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。 針對標題，請考慮新增粗體或使用較大的字型。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。

  3. 在提供字型類型、大小、樣式和色彩選項的 [ 字 型] 群組中，選取全新的 Outlook 或傳統版 Outlook 中的格式設定選項。

在 Outlook 中設定文字群組的格式。

使用易於存取的字型色彩

在 windows 版全新的 Outlook 或傳統版 Windows 版 Outlook 中，您電子郵件中的文字應該可以在高對比度模式下閱讀。 例如，使用色彩頻譜相反端上的鮮豔色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分文字和圖案。

若要確保文字在高對比度模式下顯示良好，請使用字型色彩的 [自動 ] 設定。 若要找出色彩對比不足的地方，請使用 輔助功能檢查程式。

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [郵件]。

  3. 在 [ 字型] 群組中，選 Outlook 功能區上的 [字型色彩] 按鈕。 ([字型色彩]) ]。

  4. 選取 [自動]。

Outlook 中的 [字型色彩] 功能表。

頁面頂端 

在 Windows 版 Outlook中建立易於存取的清單

若要讓螢幕助讀程式更輕鬆地讀取您的電子郵件，請將電子郵件中的資訊整理成小型區塊，例如專案符號或編號清單。

如需如何建立清單的逐步指示，請移至在郵件中新增編號或點符清單。

頁面頂端 

在 Windows 版 Outlook中調整句子和段落之間的間距

在適用於 Windows 或傳統 Windows 版 Outlook 的全新的 Outlook 中，有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「擠在一起」， (將一行文字壓縮到下一行文字) 。 他們經常看到文字合併或扭曲。 若要降低閱讀負載，您可以增加句子和段落之間的空白區域。 

  1. 選取您的文字。

  2. 選取 [設定格式文字] 索引標籤。

  3. 在 [ 段落 ] 群組的群組右下角，選取對話框啟動器按鈕以展開群組。 [段落] 對話方塊隨即開啟，顯示 [縮排與行距] 索引標籤。

    Outlook 功能區上的 [段落] 群組。

  4. 在 [ 間距] 底下，選取您要的間距選項，然後在全新的 Outlook或傳統 Outlook 中選取 [ 確定]。

Outlook 中的 [段落] 對話框。

頁面頂端 

在 Windows 版 Outlook中要求易於存取的電子郵件

在 windows 版全新的 Outlook 或傳統版 Windows 版 Outlook 中，讓傳送電子郵件給您的人員知道您偏好接收易於存取的內容。

  1. 若要在網络上移至您的帳戶詳細數據，請在 Outlook中選取 [ 檔案 > 資訊]，然後在 [ 帳戶設定] 中，按兩下 [在 網络上存取此帳戶] 底下的連結。 Outlook 網頁版會在瀏覽器中開啟。

  2. 在 Outlook 網頁版中，若要移至 [輔助功能設定]，請選 [設定] 圖示 > [一般 > 輔助功能]。

  3. 若要要求易於存取的內容，請選取 [要求寄送者傳送易無障礙內容] 核取方塊。 然後關閉 [ 設定] 視窗。

頁面頂端 

在 Windows 版 Outlook中使用 沈浸式閱讀程式 測試輔助功能

在 windows 版全新的 Outlook 或傳統版 Windows 版 Outlook 中，嘗試閱讀含有 沈浸式閱讀程式 的電子郵件，以查看其外觀。

  1. 在電子郵件訊息中，選取 [郵件 > 沈浸式閱讀程式]。

  2. 在 [沈浸式閱讀程式] 索引標籤上，選取 [大聲朗讀]。

  3. 若要結束 沈浸式閱讀程式，請選取 [關閉 沈浸式閱讀程式]。

頁面頂端 

另請參閱

影片：改善電子郵件協助工具

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

協助工具檢查程式規則

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

本主題內容

讓 iOS 版 Outlook易於存取電子郵件的最佳做法

下列表格包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 iOS 版 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在視覺效果中包含替換文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

在視覺效果中新增替換文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。

新增易於存取的超連結文字

使用內建清單。

將電子郵件中的資訊整理及結構化為可輕鬆閱讀、流覽及流覽的小型單位。

建立易於存取的清單

頁面頂端 

為iOS 版 Outlook中的視覺效果新增替換文字

替換文字可協助看不到螢幕的使用者瞭解影像、圖案、SmartArt 圖形、圖表及其他視覺效果中的重要資訊。 在替換文字中，簡短描述影像並提及其用途。 螢幕助讀程式會朗讀文字，向看不到影像的使用者描述影像。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用內含文字的影像，請在電子郵件訊息中重複該文字。 這一點在使用 iOS 版 Outlook 時特別重要。

要撰寫出好的替代文字，請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。 替代文字不應超過一個簡短的句子，多數時候精挑細選兩個單詞即可。 不要重複以周圍的文字內容作為替代文字，或使用影像的用語，例如「的圖形」或「的影像」。

如需有關如何撰寫替換文字的詳細資訊，請移至您需要知道的所有專案，以撰寫有效的替換文字。 

  1. 在您撰寫的電子郵件中，點選影像加以選取，然後開啟操作功能表。

  2. 在操作功能表中向左撥動，然後選取 [替換文字]。

  3. 輸入影像的替代文字。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊，並盡可能精簡。

  4. 完成後，請選取 [確定]。

iOS 版 Outlook 的影像替代文字功能表

頁面頂端 

在iOS 版 Outlook中新增易於存取的超連結文字

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應清楚傳達與目的地相關的正確資訊。 例如，避免使用連結文字，例如「按兩下這裡」、「查看此頁面」、「前往這裡」或「深入瞭解」。 請改為包含目的地頁面的完整標題。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要，請在超連結文字中使用此標題。 例如，此超連結文字符合目的地頁面上的標題：使用Microsoft範本建立更多。

  1. 在您以iOS 版 Outlook撰寫的電子郵件中，選取一段要插入超連結的文字。

  2. 如有需要，請點兩下選取的文字以開啟操作功能表。

  3. 在操作功能表中向左撥動，然後選取 [新增連結]。

  4. 如果您要變更超連結文字，請在 [ 文字 ] 欄位中輸入新的文字。

  5. 在 [ 連結] 欄位中，輸入或貼上目的地 URL。

  6. 若要插入超連結，請選 [完成] 按鈕(完成) 。

iOS 版 Outlook 中的 [新增連結] 對話方塊。

頁面頂端 

在iOS 版 Outlook中建立易於存取的清單

若要讓螢幕助讀程式在iOS 版 Outlook中更輕鬆地讀取您的電子郵件，請將其中的資訊整理成小型區塊，例如項目符號或編號清單。

設計清單，讓您不需要在列表中間新增不含項目符號或編號的純文本段落。 如果您的清單被純文本段落分割，某些螢幕助讀程式可能會念出清單項目的數量錯誤。 此外，使用者可能會在清單中間聽到他們要離開清單。

  1. 在您撰寫的電子郵件訊息中，將游標放在您要建立清單的位置。

  2. 在螢幕小鍵盤上方的工具列中，選 iOS 版 Outlook 中的 [RTF 格式設定] 選單按鈕。 (RTF 文字格式設定) 。

  3. 在文字格式設定功能表中，選 iOS 版 Outlook 中的 [項目符號] 選單按鈕。 (項目符號) 或 iOS 版 Outlook 中的 [編號] 功能表按鈕。 (編號) 。

  4. 輸入清單專案文字，然後選取 [退回]。 新增清單專案。 針對您要新增的每個清單項目重複此步驟。

頁面頂端

另請參閱

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

讓身心障礙使用者方便使用您的 OneNote 筆記本

本主題內容

讓 Android 版 Outlook易於存取電子郵件的最佳做法

下表包含建立讓身心障礙使用者易於存取之 Android 版 Outlook 電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

在視覺效果中包含替換文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

在視覺效果中新增替換文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。

新增易於存取的超連結文字

使用內建清單。

將電子郵件中的資訊整理及結構化為可輕鬆閱讀、流覽及流覽的小型單位。

建立易於存取的清單

頁面頂端 

為Android 版 Outlook中的視覺效果新增替換文字

替換文字可協助看不到螢幕的使用者瞭解影像、圖案、SmartArt 圖形、圖表及其他視覺效果中的重要資訊。 在替換文字中，簡短描述影像並提及其用途。 螢幕助讀程式會朗讀文字，向看不到影像的使用者描述影像。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用內含文字的影像，請在電子郵件訊息中重複該文字。

要撰寫出好的替代文字，請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。 替代文字不應超過一個簡短的句子，多數時候精挑細選兩個單詞即可。 不要重複以周圍的文字內容作為替代文字，或使用影像的用語，例如「的圖形」或「的影像」。

如需有關如何撰寫替換文字的詳細資訊，請移至您需要知道的所有專案，以撰寫有效的替換文字。 

  1. 在您在Android 版 Outlook中撰寫的電子郵件中，點選並按住影像以開啟操作功能表。

  2. 在操作功能表中，選取 [替換文字]。

  3. 輸入影像的替代文字。

    提示: 在第一行包含最重要的資訊，並盡可能精簡。

  4. 當您準備好時，選取 [儲存]。

Android 版 Outlook 替換文字對話框。

頁面頂端  

在Android 版 Outlook中新增易於存取的超連結文字

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應清楚傳達與目的地相關的正確資訊。 例如，避免使用連結文字，例如「按兩下這裡」、「查看此頁面」、「前往這裡」或「深入瞭解」。 請改為包含目的地頁面的完整標題。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要，請在超連結文字中使用此標題。 例如，此超連結文字符合目的地頁面上的標題：使用Microsoft範本建立更多。

  1. 在您以Android 版 Outlook撰寫的電子郵件中，選取一段您要新增超連結的文字。 操作功能表隨即開啟。

  2. 在操作功能表中，選取 [新增連結]。

  3. 如果您想要變更超連結文字，請在 [ 顯示文字] 欄位中輸入新文字。

  4. 在 [ 鏈接文字] 欄位中，輸入或貼上目的地 URL。

  5. 若要插入超連結，請選取 [儲存]。

Android 版 Outlook 編輯連結對話方塊。

頁面頂端  

在Android 版 Outlook中建立易於存取的清單

若要讓螢幕助讀程式更輕鬆地讀取您的電子郵件，請將其中的資訊整理成小型區塊，例如專案符號或編號清單。

設計清單，讓您不需要在列表中間新增不含項目符號或編號的純文本段落。 如果您的清單被純文本段落分割，某些螢幕助讀程式可能會念出清單項目的數量錯誤。 此外，使用者可能會在清單中間聽到他們要離開清單。

  1. 在您在Android 版 Outlook中撰寫的電子郵件訊息中，將游標置於您要建立清單的位置。

  2. 在螢幕小鍵盤上方的工具列中，選 Android 版 Outlook 中的 [顯示格式設定選項] 選單按鈕。 (顯示格式設定選項) 。

  3. 在文字格式設定功能表中，選取 Android 版 Outlook 中的 [點符清單] 按鈕。 (點符清單) 或 Android 版 Outlook 中的 [編號清單] 按鈕。 (編號清單) 。

  4. 輸入清單專案文字，然後選取 [Android 螢幕小鍵盤上的 [輸入] 按鈕。 (Enter) ]。 新增清單專案。 針對您要新增的每個清單項目重複此步驟。

頁面頂端  

另請參閱

確定您的 Word 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

讓身心障礙使用者方便使用您的 OneNote 筆記本

本主題內容

讓 Outlook 網頁版易於存取電子郵件的最佳做法

下表包含建立 Outlook 網頁版身心障礙使用者易於存取之電子郵件的重要最佳做法。

要修正的內容

為什麼要修正

如何修正

避免常見的輔助功能問題，例如替換文字遺失 (替換文字) 和低對比度色彩。

讓每個人都能輕鬆閱讀您的電子郵件訊息。

在 Outlook 中工作時檢查協助工具

如果您需要使用數據表，請為數據建立簡單的表格結構，並指定欄標題資訊。

螢幕助讀程式會計算表格儲存格，來追蹤它們在表格中的位置。

避免使用表格

使用內建標題和樣式。

若要讓螢幕助讀程式更易於讀取您的電子郵件，請使用合乎邏輯的標題順序，以及 Outlook中的內建格式設定工具。

使用內建標題和樣式

建立易於存取的清單

在所有視覺效果中包含替代文字。

替代文字可協助看不到螢幕的使用者了解影像和其他視覺效果中的重要資訊。

在視覺效果中新增替代文字

新增有意義的超連結文字。

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。

使用易於存取的超連結文字

確定色彩不是傳達資訊的唯一方式。

視障、弱視或色盲使用者可能會錯過特定色彩所傳達的意義。

使用易於存取的字型格式和色彩

針對文字與背景色彩，請使用足夠的對比。

電子郵件中的文字在 [高對比] 模式下應該要能夠閱讀，這樣每個使用者 (包括視障使用者) 才能清楚看見。

使用易於存取的字型格式和色彩

使用較大的字型大小 (11pt 或更大)、無襯線字型，以及足夠的空白區域。

有閱讀障礙的使用者描述在頁面上看到文字「攪和在一起」(一行文字與下一行文字壓縮在一起)。 他們經常看到文字合併或扭曲。

使用易於存取的字型格式和色彩

使用易於存取的文字對齊方式和間距

頁面頂端

在Outlook 網頁版中工作時檢查輔助功能

輔助功能檢查程式是一項工具，可檢閱您的內容，並標幟您所遇到的輔助功能問題。 它說明為什麼每個問題都可能是身心障礙用戶的潛在問題。 輔助功能檢查程式也會建議您如何解決出現的問題。

若要啟動輔助功能檢查程式，請選取 [選項 > 檢查輔助功能 ] 或 [ 郵件 > 檢查輔助功能]。 [輔助功能檢查程式] 窗格隨即開啟，您現在可以檢閱並修正輔助功能問題。 如需詳細資訊，請移至使用輔助功能檢查程式改善輔助功能。

頁面頂端

避免在Outlook 網頁版中使用表格

一般說來，請盡可能避免使用表格，並以另一種方式呈現數據，例如含有標題和橫幅的段落。 對於使用放大鏡的用戶來說，使用固定寬度的數據表可能難以閱讀，因為這類表格會強制將內容調整為特定大小。 這會讓字型變得非常小，這會強制放大鏡使用者水平捲動，尤其是在行動裝置上。

如果您必須使用資料表，請使用下列指導方針，確保您的資料表盡可能易於存取：

  • 避免使用固定寬度表格。

  • 請確定表格在所有裝置上正確呈現，包括手機和平板電腦。

  • 如果您的表格中有超連結，請編輯連結文字，讓它們具有意義，而且不會中斷句子中句子。

  • 請確定使用放大鏡輕鬆讀取電子郵件。 將電子郵件草稿傳送給自己，並在行動裝置上檢視，以確保使用者不需要在手機上水準卷動電子郵件。

  • 使用表格標題。

  • 測試電子郵件訊息的輔助功能。

頁面頂端

在Outlook 網頁版中使用表格標題

螢幕助讀程式會計算表格儲存格，來追蹤它們在表格中的位置。 如果表格內嵌於另一個表格中，或儲存格經過合併或分割處理，螢幕助讀程式就無法計算儲存格，進而無法針對該處之後的表格內容提供實用資訊。 表格中的空白儲存格可能也會誤導使用螢幕助讀程式的使用者，誤以為表格已經沒有內容了。 只針對數據使用簡單的表格結構，並指定欄標題資訊。 螢幕助讀程式也使用標題資訊來識別列或欄。

若要確保表格不包含分割儲存格、合併儲存格或嵌套表，請使用輔助功能檢查程式。

  1. 將游標放在表格中的任何位置。

  2. 在 [表格] 索引標籤上，選取 [標題欄] > [表格] 選項。

  3. 輸入欄標題。

[表格選項] 選單顯示已在 Outlook 網頁版 中選取的 [標題欄] 選項。

頁面頂端

在Outlook 網頁版中使用內建標題和樣式

標題的用意是透過視覺和輔助技術進行掃描。 在理想情況下，標題會說明電子郵件區段的意義。 使用內建的標題樣式並建立描述性的標題文字，讓螢幕助讀程式使用者更輕鬆地判斷郵件結構並瀏覽標題。

以指定的邏輯順序整理標題，而不要略過標題階層。 例如，使用標題 1、標題 2，然後標題 3，而不是標題 3、標題 1，然後標題 2。 將檔中的資訊整理成小型區塊。 在理想情況下，每個標題只應包含幾個段落。

  1. 選取一段您要轉換成標題的文字。

  2. 選取 [郵件 > 樣 式]，然後挑選您想要的標題樣式，例如 [ 標題 1]。

Outlook 網頁版 中的 [樣式] 功能表。

 頁面頂端

新增替換文字至Outlook 網頁版中的視覺效果

替換文字可協助看不到螢幕的使用者瞭解視覺內容中的重要內容。 視覺內容包括圖片、SmartArt 圖形、圖案、群組、圖表、內嵌物件、筆跡及影片。 在替換文字中，簡短描述影像並提及其用途。 螢幕助讀程式會朗讀文字，向看不到影像的使用者描述影像。

避免在影像中以文字做為傳達重要資訊的唯一方式。 如果您必須使用其中含有文字的影像，請在文件中重複該文字。 在替代文字中，簡短描述影像，並提及文字的存在及它的用途。

要撰寫出好的替代文字，請務必精簡且明確的方式傳達該內容與影像的用途。 替代文字不應超過一個簡短的句子，多數時候精挑細選兩個單詞即可。 不要重複以周圍的文字內容作為替代文字，或使用影像的用語，例如「的圖形」或「的影像」。 如需有關如何撰寫替換文字的詳細資訊，請移至您需要知道的所有專案，以撰寫有效的替換文字。

若要尋找遺失的替換文字，請使用輔助功能檢查程式。

  1. 當您撰寫電子郵件時，以滑鼠右鍵按兩下郵件內文中的影像。 操作功能表隨即開啟。

  2. 在操作功能表中，選取 [新增替換文字]。

  3. 輸入影像的替換文字，然後選取 [確定]。

頁面頂端 

在Outlook 網頁版中使用易於存取的超連結文字

使用螢幕助讀程式的人士有時會瀏覽連結清單。 連結應清楚傳達與目的地相關的正確資訊。 例如，避免使用連結文字，例如「按兩下這裡」、「查看此頁面」、「前往這裡」或「深入瞭解」。 請改為包含目的地頁面的完整標題。

提示: 如果超連結目的地頁面上的標題提供頁面內容的正確摘要，請在超連結文字中使用此標題。 例如，此超連結文字符合目的地頁面上的標題：使用Microsoft範本建立更多。

  1. 當您撰寫電子郵件時，請在郵件內文中輸入有意義的連結文字。

  2. 選取連結文字，然後按 Ctrl+K。 [ 插入連結] 對話框隨即開啟。

  3. 如果您想要變更連結文字，請在 [ 顯示為 文字] 欄位中輸入新文字。

  4. 在 網址 (URL) 文字欄位中，輸入或貼上目的地 URL。

  5. 完成後，請選取 [確定]。

Outlook 網頁版 中的 [插入連結] 對話框。

頁面頂端

關閉連結預覽

當您在 Outlook.com 或 Outlook 網頁版的電子郵件中新增 URL，或當您收到內文含有 URL 的電子郵件時，您會看到包含連結標題、縮圖影像和連結描述的 RTF 預覽。 這稱為鏈接預覽，預設為開啟。

若要減少雜亂和干擾，您可以關閉鏈接預覽。

  1. 選 (設定) 。 [設定] 視窗隨即開啟。

  2. 在 [設定] 視窗中，選取 [郵件 > Compose 並回復。

  3. 在 [鏈接預覽] 底下，清除 [電子郵件中的預覽連結 ] 複選框以關閉鏈接預覽。

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在Outlook 網頁版中使用易於存取的字型格式和色彩

易於存取的字型不會排除或減慢任何讀取電子郵件訊息的速度，包括弱視或閱讀障礙使用者或視障使用者。 正確的字型可提升電子郵件訊息的易讀性和可讀性。

使用易於存取的字型格式 

若要降低閱讀負載，請選取熟悉的無襯線字型，例如 Arial 或 Calibri，並使用夠大的字型大小 (11pt 或更大的) 。 避免使用全大寫字母的用字，以及過多斜體或底線。

視障人士可能會錯過特定色彩所傳達的意義。 例如，新增底線到色彩編碼的超連結文字中，以讓色盲使用者了解這是連結文字 (即使他們看不到色彩)。

  1. 選取一段要設定格式的文字。

  2. 若要變更字型類型，請展開功能區上的 [字型] 功能表，然後選取您要的字型。

    Outlook 網頁版 中的 [字型] 功能表。

  3. 若要變更字型大小，請展開功能區上的 [字型大小] 功能表，然後選取您要的大小。

    Outlook 網頁版 中的 [字型大小] 選單。

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使用易於存取的字型色彩

電子郵件中的文字在 Outlook 網頁版的高對比度模式下應該可以讀取。 例如，使用色彩頻譜相反端上的鮮豔色彩或高對比色彩配置。 黑白配置可協助色盲使用者區分文字和圖案。

若要找出色彩對比不足的地方，請使用輔助功能檢查程式。

  1. 選取一段要設定格式的文字。

  2. 在功能區上，選 Outlook 網頁版 中的 [字型色彩] 按鈕。 (字型色彩) 。

  3. 在 [字型色彩] 功能表中，然後選取您要的色彩。

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在Outlook 網頁版中建立易於存取的清單

若要讓螢幕助讀程式更輕鬆地讀取您的電子郵件訊息，請將郵件中的資訊整理成小型區塊，例如專案符號或編號清單。

設計清單，讓您不需要在列表中間新增不含項目符號或編號的純文本段落。 如果您的清單被純文本段落分割，某些螢幕助讀程式可能會念出清單項目的數量錯誤。 此外，使用者可能會在清單中間聽到他們要離開清單。 

  1. 在電子郵件中，將游標置於您要建立清單的位置。

  2. 在功能區上，選 Outlook 網頁版格式工具列上的點符清單按鈕。 (項目符號) 或 Outlook 網頁版中的 [排序列表] 按鈕。 (編號) 。

  3. 在點符清單或編號清單中輸入每個清單專案。

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在Outlook 網頁版中使用易於存取的文字對齊方式和間距  

有閱讀障礙的使用者理解文字的方式，會使他們難以辨別單字字母與字詞。 舉例來說，他們可能會覺得上下兩行的文字擠在一起，或是相連的字母是併在一起。 此外，有多個空白行或連續空格可能會讓鍵盤流覽速度變慢，而讓螢幕助讀程式的使用情形變得更棘手。

將段落靠左對齊，以避免字與字之間留下不平均的間距，以及增加或減少行之間的空白區域以改善可讀性。 在行與段落之間包含足夠的空白區域，但避免字與段落之間有兩個以上的空格和兩個空白行。

  1. 在電子郵件中，將游標放在您要調整文字對齊方式的段落內。

  2. 在功能區上，選取 [Outlook 網頁版 功能區上的 [對齊] 按鈕。 (靠左對齊) > 對 齊]。

Outlook 網頁版 中的 [對齊] 功能表。

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在Outlook 網頁版中要求易於存取的電子郵件

讓傳送電子郵件給您的人員知道您偏好接收易於存取的內容。

  1. 在 Outlook 網頁版中，選 ([ 設定]) 。 [設定] 視窗隨即開啟。

  2. 在 [ 設定] 視窗中 ，選取 [ 一般 ]> 輔助功能]。

  3. 若要要求易於存取的內容，請選取 [要求寄送者傳送易無障礙內容] 核取方塊。 然後關閉 [設定] 視窗。

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在Outlook 網頁版中測試電子郵件訊息的輔助功能

當您的電子郵件準備就緒時，您可以嘗試幾個方法來確保電子郵件易於存取：

  • 執行輔助功能檢查程式。 如需相關指示，請移至在 Outlook 中工作時檢查輔助功能，或使用 輔助功能檢查程式改善輔助功能。

  • 嘗試使用內建的螢幕助讀程式「朗讀程式」瀏覽和閱讀電子郵件。 朗讀程式隨附 Windows，因此不需要安裝任何專案。 舉例來說，這是在導覽順序中發現問題的一個額外方法。

    1. 若要開啟朗讀程式，請按 Windows 標誌鍵+Ctrl+Enter。

    2. 若要瀏覽郵件中的內容，請使用箭頭鍵。 視需要修改電子郵件中元素的閱讀順序。

      若要讓朗讀程式朗讀整個電子郵件視窗，請按朗讀程式按鍵 (Caps lock 或 Insert) +W。

      如需有關如何使用朗讀程序瀏覽的詳細資訊，請移至第 3 章：使用掃描模式、 第 4 章：閱讀文字或 第 5 章：流覽。

    3. 若要關閉朗讀程式，請按 Windows 標誌鍵+Ctrl+Enter。

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另請參閱

使用協助工具檢查程式來改善協助工具

協助工具檢查程式規則

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確定您的 Excel 文件可供身心障礙使用者存取。

確定您的 PowerPoint 簡報可供身心障礙使用者存取。

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