郵件合併可讓您建立一批個人化信件,其中每個字母在版面配置、格式設定、文字和圖形上都相同,但問候語等個人化部分除外。
準備您的信件
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移至 [郵寄 > 啟動郵件合併 > 信件]。
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在 Word中,輸入您要傳送到郵件清單的信件本文。
設定您的郵件清單
您的郵件清單是包含 Word 用來自定義信件之信息的數據來源。 請參閱 可用於郵件合併的數據來源。
如果您需要排序或篩選郵件清單,請參閱 郵件合併:編輯收件者。
在信件中新增個人化內容
新增內容至每位收到信件的人員不同的信件。
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移至 [郵件] > [地址區塊]。
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在 [ 插入位址區塊 ] 對話框中,選擇收件者名稱的格式。
如需詳細資訊,請參閱插入地址區塊。
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選擇 [確定]。
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選擇 [問候行]。
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在 [ 插入問候行 ] 對話框中選取您要使用的格式。
如需詳細資訊,請參閱插入問候行。
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選取 [確定 ] 以插入問候行字段。
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移至 [檔案] > [儲存]。
若要從郵件清單插入其他自訂資訊,請參閱 一次新增一個郵件合併功能變數。
預覽及列印信件
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移至 [郵寄 > 預覽結果 ] 以預覽您的信件。
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選擇 [下一 ] 或 [ 上一個 ] 以捲動您的數據集,以確保名稱和地址看起來正確無誤。
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再次選取 [預覽結果 ],從合併的結果切換回信件中的郵件合併功能變數
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選 取 [完成 & 合併 > 列印檔]。
選擇 [編輯個別檔]、[列印檔] 或 [傳送 Email 訊息]。
儲存您的個人化信件
移至 [檔案] > [儲存]。 當您儲存郵件合併檔時,它會與郵件清單保持連線,以供日後使用。
若要重複使用郵件合併檔,請開啟郵件合併檔。 當 Word 提示您保留連線時,請選擇 [ 是 ]。
準備主文件
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移至 [郵寄 > 啟動郵件合併 > 信件]。
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在 Word中,輸入您要傳送到郵件清單的信件本文。
設定您的郵件清單
您的郵件清單是包含 Word 用來自定義信件之信息的數據來源。 請參閱 可用於郵件合併的數據來源。
如果您需要排序或篩選郵件清單,請參閱 郵件合併:編輯收件者。
在信件中新增個人化內容
透過合併功能變數在資料庫中新增名稱、位址和其他欄位。
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移至 [郵件 > 插入合併功能變數 ],然後選取您要新增的欄位。
接著繼續新增欄位,直到您將所需的資訊全部新增到信件上為止。
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選擇 [確定]。
預覽及列印信件
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移至 [郵寄 > 預覽結果 ] 以預覽您的信件。 使用向左鍵和向右鍵捲動每一筆記錄。
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若要進行其他變更,請再次選取 [預覽結果 ] 以返回字段檢視。
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當字母呈現您想要的外觀時,請選取 [ 郵寄 > 完成] & [合併] >[列印檔]。
移至 郵件 > 完成 & 合併 >編輯個別檔 以個別檢閱及更新每個信件,然後再列印。
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選 取 [檔案 > 列印 ] 以列印信件。
儲存您的個人化信件
當您儲存郵件合併檔時,它會與郵件清單保持連線,以供日後使用。
若要重複使用郵件合併檔,請開啟郵件合併檔。 當 Word 提示您保留連線時,請選擇 [ 是 ]。
您可以在下列 屬於訓練課程的影片中深入瞭解信件的郵件合併運作方式。