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郵件合併可讓您建立一批個人化信件,其中每個字母在版面配置、格式設定、文字和圖形上都相同,但問候語等個人化部分除外。

準備您的信件

  1. 移至 [郵寄 > 啟動郵件合併 > 信件]

    已選取 [信件] 的 [郵件合併開始] 功能表

  2. 在 Word中,輸入您要傳送到郵件清單的信件本文。

設定您的郵件清單

您的郵件清單是包含 Word 用來自定義信件之信息的數據來源。 請參閱 可用於郵件合併的數據來源

如果您需要排序或篩選郵件清單,請參閱 郵件合併:編輯收件者

在信件中新增個人化內容

新增內容至每位收到信件的人員不同的信件。

  1. 移至 [郵件] > [地址區塊]。

    做為 Word 郵件合併的一部分,請在 [郵寄] 索引標籤的 [寫入 & 插入字段] 群組中,選擇 [位址區塊]。

  2. 在 [ 插入位址區塊 ] 對話框中,選擇收件者名稱的格式。

    [地址區塊] 選項

    如需詳細資訊,請參閱插入地址區塊

  3. 選擇 [確定]。

  4. 選擇 [問候行]。

    做為 Word 郵件合併的一部分,請在 [郵寄] 索引標籤的 [寫入 & 插入字段] 群組中,選擇 [問候行]。

  5. 在 [ 插入問候行 ] 對話框中選取您要使用的格式。

    如需詳細資訊,請參閱插入問候行

  6. 選取 [確定 ] 以插入問候行字段。

  7. 移至 [檔案] > [儲存]。

若要從郵件清單插入其他自訂資訊,請參閱 一次新增一個郵件合併功能變數

預覽及列印信件

  1. 移至 [郵寄 > 預覽結果 ] 以預覽您的信件。

    在 Word 中,於 [郵件] 索引標籤上的 [預覽結果] 群組。

  2. 選擇 [下一 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 ] 或 [ 上一個 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 ] 以捲動您的數據集,以確保名稱和地址看起來正確無誤。

  3. 再次選取 [預覽結果 ],從合併的結果切換回信件中的郵件合併功能變數

  4. 取 [完成 & 合併 > 列印檔]

    選擇 [編輯個別檔]、[列印檔] 或 [傳送 Email 訊息]。

    做為 Word 郵件合併的一部分,請在 [郵件] 索引標籤的 [完成] 群組中,選擇 [完成] & [合併],然後選擇一個選項。

儲存您的個人化信件

移至 [檔案] > [儲存]。 當您儲存郵件合併檔時,它會與郵件清單保持連線,以供日後使用。

若要重複使用郵件合併檔,請開啟郵件合併檔。 當 Word 提示您保留連線時,請選擇 [ ]。

準備主文件

  1. 移至 [郵寄 > 啟動郵件合併 > 信件]

    套印信件

  2. 在 Word中,輸入您要傳送到郵件清單的信件本文。

設定您的郵件清單

您的郵件清單是包含 Word 用來自定義信件之信息的數據來源。 請參閱 可用於郵件合併的數據來源

如果您需要排序或篩選郵件清單,請參閱 郵件合併:編輯收件者

在信件中新增個人化內容

透過合併功能變數在資料庫中新增名稱、位址和其他欄位。

  1. 移至 [郵件 > 插入合併功能變數 ],然後選取您要新增的欄位。

    在 [郵件] 索引標籤上,[插入合併欄位] 為醒目提示

    接著繼續新增欄位,直到您將所需的資訊全部新增到信件上為止。

  2. 選擇 [確定]。

預覽及列印信件

  1. 移至 [郵寄 > 預覽結果 ] 以預覽您的信件。 使用向左鍵和向右鍵捲動每一筆記錄。

    在 [郵件] 索引標籤上,[預覽結果] 為醒目提示

  2. 若要進行其他變更,請再次選取 [預覽結果 ] 以返回字段檢視。

  3. 當字母呈現您想要的外觀時,請選取 [ 郵寄 > 完成] & [合併] >[列印檔]

    在 [郵寄] 索引標籤上,[完成與合併] 和 [列印文件] 選項為醒目提示

    移至 郵件 > 完成 & 合併 >編輯個別檔 以個別檢閱及更新每個信件,然後再列印。

  4. 取 [檔案 > 列印 ] 以列印信件。

儲存您的個人化信件

當您儲存郵件合併檔時,它會與郵件清單保持連線,以供日後使用。

若要重複使用郵件合併檔,請開啟郵件合併檔。 當 Word 提示您保留連線時,請選擇 [ ]。

您可以在下列 屬於訓練課程的影片中深入瞭解信件的郵件合併運作方式。

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