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Word 中的目录功能将数据合并到单个文档,例如成员身份目录、目录或部件列表。 由于可以合并多种数据源类型,因此可以使用 Word 的所有格式设置功能从 Access 等数据库创建报表。

目录邮件合并示例

启动文档

  1. 打开空白文档。

  2. 转到 “邮件” > “启动邮件合并 > 目录”。

  1. 转到“邮件”>“选择收件人”。

  2. 选择一个数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

  3. 选择“文件”>“保存”。

如需编辑邮寄列表,请参阅邮件合并:编辑收件人

此时,请勿在生成的目录文档中包含你只想打印一次的文本。

  1. 键入要针对目录中每个项重复的文本,例如 “名称:” 或“ 地址: ”各个记录的标签”。

  2. 单击或点击文档中要放置合并域的位置,然后插入合并域。 有关详细信息,请参阅 邮件合并字段

    提示: 

    • 若要创建具有一个标签或标题行的表,请创建文档标题。 将表格的标签行置于标题内。 然后将合并字段放在文档正文中。

    • 表在标题内标题,表在正文中

    • 这适用于跨多个页面的长目录,因为它为每个页面创建一个标头。

    无法手动 (») 键入合并域字符。 必须使用“邮件合并”任务窗格。

    “插入合并字段”菜单

    如果合并字段显示在大括号内,如 { MERGEFIELD City },则Word显示字段代码而不是字段结果。 这不会影响合并,但难以格式化。 右键单击域代码,然后在快捷菜单中选择“ 切换域代码 ”。

    切换所选域代码

    如果地址的任一部分缺失,请参阅邮件合并:匹配域进行修复。

  3. 根据需要重复步骤 2。

  4. 完成main文档并插入所有合并字段后,请转到“文件 > 另存为”。

  1. 转到 “邮件 > 预览结果”。

  2. 使用“ 后退 ”和“ 转发 ”按钮滚动浏览数据,或使用 “查找收件人” 搜索特定记录

  3. 如果需要编辑,请选择“ 预览结果” 以返回到合并字段视图。

  1. 选择“ 邮件 > 完成 & 合并 ”,然后选择 “编辑单个文档”。 你将看到 2 个其他选项,但不能将它们与目录一起使用。

  2. 选择下列选项之一:

    • 若要合并所有记录,请选择“ 全部”。

    • 若要仅合并在文档窗口中看到的记录,请选择“ 当前记录”。

    • 若要合并记录范围,请在“ 发件人 ”和“ 收件人 ”框中键入记录编号。

    选择“确定”。

  3. 在新文档中,添加只需打印一次的文本,例如页眉、页脚、列标题或任何其他文本。

  4. 像保存或打印任何常规文档一样保存或打印目录。

启动文档

  1. 打开空白文档。

  2. 转到 “邮件” > “启动邮件合并 > 目录”。

  1. 转到“邮件”>“选择收件人”。

  2. 选择一个数据源。 有关详细信息,请参阅可用于邮件合并的数据源

  3. 选择“文件”>“保存”。

如需编辑邮寄列表,请参阅邮件合并:编辑收件人

此时,请勿在生成的目录文档中包含你只想打印一次的文本。

  1. 键入要针对目录中每个项重复的文本,例如 “名称:” 或“ 地址: ”各个记录的标签”。

  2. 单击或点击文档中要放置合并域的位置,然后插入合并域。 有关详细信息,请参阅 邮件合并字段

    无法手动 (») 键入合并域字符。 必须使用“邮件合并”任务窗格。

    如果合并字段显示在大括号内,如 { MERGEFIELD City },则Word显示字段代码而不是字段结果。 这不会影响合并,但难以格式化。 Ctrl - 单击域代码,然后在快捷菜单中选择“ 切换域代码 ”。

    已选择上下文菜单上的切换字段代码

    如果地址的任一部分缺失,请参阅邮件合并:匹配域进行修复。

  3. 根据需要重复步骤 2。

  4. 完成main文档并插入所有合并字段后,请转到“文件 > 另存为”。

  1. 转到 “邮件 > 预览结果”。

  2. 使用“ 后退 ”和“ 转发 ”按钮滚动浏览数据,或使用 “查找收件人” 搜索特定记录

  3. 如果需要编辑,请选择“ 预览结果” 以返回到合并字段视图。

  1. 选择“ 邮件 > 完成 & 合并 ”,然后选择 “编辑单个文档”。

  2. 在新文档中,添加只需打印一次的文本,例如页眉、页脚、列标题或任何其他文本。

  3. 像保存或打印任何常规文档一样保存或打印目录。

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